Dans le cadre du bon déroulement du Forum et par égard pour les organisateurs, merci de veiller au bon respect des modalités d organisation.

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1 Dossier technique destiné aux exposants Forum des Loisirs Culturels 2014 Mardi 23 septembre de 10h à 17h Dans le cadre du bon déroulement du Forum et par égard pour les organisateurs, merci de veiller au bon respect des modalités d organisation. Présentation et participants La 12e édition du Forum des Loisirs Culturels se tiendra à la, de 10h à 17h, le mardi 23 septembre A l occasion de cet événement, des visites libres de la et des expositions temporaires seront programmées tout au long de la journée. Explora (10h à 18h) et La Cité des enfants (10h à 16h) seront en accès libre pour le public. La cible Les publics ciblés sont les collectivités (CE, associations, etc ), les professionnels du tourisme de loisirs (hébergeurs, conférenciers, agences réceptives ), d affaires (agences incentives, organisateurs d évènements, ) et la presse. Pour la 4 e année consécutive, et afin d élargir la cible de visiteurs que représentent habituellement les CE, les associations et les collectivités, des agences événementielles sont conviées sur le forum. Par conséquent, il est important qu un représentant chargé de la commercialisation de vos espaces soit présent sur votre stand le jour de la manifestation et de mentionner ses coordonnées dans le livret visiteurs. Les partenaires : Office du Tourisme et des Congrès de Paris Comité Régional du Tourisme Paris Ile-de-France Etablissement public du Palais de la découverte et de la - Universcience Les 60 exposants (voir liste p 5 et 6) Déroulé de la journée 8h30-10h 10h 11h-12h 12h-14h 17h Installation des stands par les exposants dans le CCV (Centre des Congrès de la Villette) Petit-déjeuner des exposants Ouverture du Forum au public (entrée par le 30 avenue Corentin Cariou) Accueil par le Directeur Général Visite location d espace inscriptions stand OTCP (pour agences événementielles) Déjeuner des exposants dans la salle Louis Armand, au niveau S3 du Centre des Congrès de la Villette (CCV) Fermeture de l entrée du Forum au public 1

2 18h 17h00-19h Fermeture du musée au public Démontage des stands par chaque exposant Un pass sera remis à l arrivée pour profiter des visites libres e l étage Explora (expositions permanentes et temporaires) et de la Cité des enfants (2/7 ans et 5/12 ans) pendant la journée (planning ci-dessous). Vous en trouverez les horaires dans le tableau ci-dessous. Nous vous rappelons que les visites sont prioritairement réservées aux visiteurs et non aux exposants qui doivent maintenir leur stand tout au long de la journée! 30 personnes maximum sont prévues pour la visite des agences événementielles. L inscription et le point de départ se feront au point d accueil à l entrée du CCV, par ordre d arrivée. Chaque visiteur recevra un ou plusieurs coupons indiquant la visite de son choix à un horaire défini. Horaires 10h-18h 11h30 11h45 (durée 1h30) 12h00 13h30 (durée 1h30) 14h30 16h00 Thème Explora (expositions permanentes et temporaires) La Géode : séance Imax South Pacific (100 places) La Cité des enfants (2/7 ans et 5/12 ans) Séance au Planétarium (100 places) La Cité des enfants (2/7 ans et 5/12 ans) La Géode : séance Imax Grand Canyon / South Pacific (200 places) Dégustation culinaire (CE, CRT, CDT 77) dans la salle Louis Armand Cible L invitation de la 12 e édition du Forum est adressée à contacts : représentants de CE (près de contacts), associations culturelles et 3 e âge, autocaristes du grand bassin parisien et de Belgique professionnels du tourisme franciliens adhérents de l'otcp (agences réceptives, hébergeurs, conférenciers, excursionnistes ) journalistes contacts corporate agences événementielles contacts FLC 2013/ agences réceptives - 33 autocaristes L éductour multiculturel proposé par le Comité Régional de Tourisme Paris Île-de-France aura lieu les 22, 23 et 24 septembre 2014 et fera l objet d une animation sur le Forum dans la salle Louis Armand. Infos techniques Le montage et le démontage se dérouleront uniquement le jour du Forum. Aucun dépôt ni stockage de documentation ne sera possible les jours précédents ou suivants la manifestation! Montage Le montage se déroulera de 8h30 à 10h00 dans l espace dédié dans le CCV. Accès par l entrée principale au 30, avenue Corentin Cariou Paris. 2

3 Accès exposants Vous êtes en voiture Parking couvert de places avec accès direct à la. Arrivée niveau -2. Le CCV se trouve au niveau -1 de la Cité. Vous êtes à pied Entrée par l accès principal 30, avenue Corentin Cariou, Paris, niveau 0 de la Cité. Prendre l escalator ou l escalier pour vous rendre au niveau -1, à l entrée du CCV. M ligne 7 (station Porte de la Villette), bus 139, 150, 152 (arrêt Porte de la Villette) et Tram T3b (arrêt Porte de la Villette). Station Vélib 28 bis, avenue Corentin Cariou, Paris. Station Autolib 169 avenue de Flandre, Paris. Espace exposant Stands (cf fin du document) Vous pourrez accéder à la à partir de 8h30. Votre stand devra être prêt à 10h00! Forum : stands 1 à 62 Chaque exposant est chargé de la mise en place de son stand, du montage au démontage. Vous disposerez d 1 table nappée et de 4 chaises. Les exposants devront respecter les mises à distance de sécurité installées dans chaque salle. Matériel autorisé sur le stand : - affiches (taille maximum 40 x 60 cm) à positionner uniquement devant de votre table, sur le nappage - votre documentation (qui peut être stockée sous les tables des stands) - vous avez la possibilité d emmener vos propres diables pour transporter la documentation dans la salle NB : les kakémonos ne sont pas autorisés le jour de la manifestation. Sur votre stand, vous trouverez le chevalet d identification de votre site, conformément aux informations que vous nous avez transmises. Les exposants bénéficieront du même vestiaire que les visiteurs du Forum. Le vestiaire est situé à l entrée du Centre des Congrès de la Villette (CCV). Démontage Le démontage se déroulera de 17h à 19h. Il s effectuera par le même trajet que le matin. Tous les exposants devront avoir quitté la Cité au plus tard à 19h. Chaque exposant est responsable de son espace et ne devra rien y laisser à son départ. Les cartons vides restant devront être pliés et mis dans les bennes prévues à cet effet. Restauration des exposants Vous trouverez vos coupons repas dans l enveloppe qui vous aura été remise en main propre par le CRT ou l OTCP. La formule est composée d un petit-déjeuner servi entre 10h et 11h (1 boisson chaude ou 1 jus de fruit + 2 mini viennoiseries) et d un déjeuner servi de 12h à 15h (1 sandwich ou 1 salade + 1 dessert + 1 boisson, eau minérale ou soda) au prix de 15,40 TTC. Les commandes seront à retirer dans la salle Louis Armand (dans l espace dédié aux exposants, niveau S3). Des boissons chaudes et froides et des snacks seront à disposition des exposants et des visiteurs tout au long de la journée : - Café, restauration rapide : Atmosphère (niveau 0) 11h30 à 18h - Restauration rapide : Biosphère (niveau 1) 10h à 18h - Restaurant (11h30-15h), salon de thé (15h-17h) : Le Rest ô (niveau 2) 3

4 Budget En 2014, le Comité Régional de Tourisme Paris Ile de France centralisera les frais qui resteront à la charge des exposants et leur refacturera à la fin de l année (contact : Yamiley Bayonne). L estimation actuelle est de 350 à 600 HT. Le CRT vous transmettra le coût exact fin octobre, à réception de l ensemble des factures des prestataires. Votre participation financière inclut : - la location du mobilier - le nappage des stands - 50% du coût de la mise à jour graphique des documents (logo, invitations, livret visiteur, communiqué de presse) - les frais de personnels liés à l événement : agents de sécurité et d accueil sur site, vestiaire - les formules repas (petit-déjeuner + déjeuner) en fonction des commandes de chacun - les frais de personnel liés à l engagement d une personne à 4/5 e en charge de l organisation et du suivi de la manifestation seront ajoutés (CDD Nadia Coppi) Sont par ailleurs offerts aux exposants : - l espace d exposition - 50% du coût de la mise à jour des documents par un graphiste - la réalisation et l impression :. les invitations et des livrets des visiteurs. la réalisation et l impression des badges, de la signalétique et du diaporama - la location des fichiers - le routage des invitations et le routage des livrets visiteurs aux invités et aux exposants - les conférenciers Le Bureau du Forum 2014 Yamiley Bayonne CRT Paris Ile-de-France François Navarro CRT Paris Ile-de-France Isabelle Vignaud OTCP Marie-Christine Boully-Demange OTCP Nadia Coppi OTCP Muriel Zisman EPPD - Musée de l histoire de l immigration Lola Gabrielle Lago Centre des monuments nationaux Anais Barillet Cité de la musique Alexandra Bounajem Institut du Monde Arabe Eric Pacheco Paris Story Nelly Girault Musée du Louvre Amélie Venuat Musée de la FFT Carole Marine Karine Yahmi Lorraine Blouin Zuber ybayonne@visitparisregion.com fnavarro@visitparisregion.com ivignaud@parisinfo.com mcboully@parisinfo.com ncoppi@parisinfo.com muriel.zisman@histoire-immigration.fr lola-gabrielle.lago@monuments-nationaux.fr abarillet@cite-musique.fr abounajem@imarabe.org epacheco@community.fr nelly.girault@louvre.fr amelie.venuat@laffiche.fr carole.marine@unverscience.fr karine.yahmi@unverscience.fr lorraine.blouinzuber@unverscience.fr 4

5 Les exposants 2014 Le plan des stands sera affiché à l entrée du CCV le jour de la manifestation. En rose = première participation en 2014 Exposants N Stands Abbaye de Royaumont 1 Les Arts Décoratifs 2 Bibliothèque Nationale de France 3 Centre des monuments nationaux 4 Château d Auvers 5 Château de Breteuil 6 Château d Ecouen Musée national de la Renaissance 7 Château de Fontainebleau 8 Château et parc de Thoiry 9 Château de Vaux le Vicomte 10 Château de Versailles 11 La Cinémathèque française - Musée du Cinéma 12 Cité de l'architecture & du patrimoine 13 Cité de la céramique de Sèvres 14 Palais de la découverte 15 Domaine de Chantilly 16 Espace Dalí 17 Fondation Le Corbusier 18 La Gaîté Lyrique 19 Grévin 20 Hauts-de-Seine Réservation 21 L Institut du monde arabe 22 Maison Elsa Triolet - Aragon 23 Mémorial de la Shoah Paris - Mémorial de la shoah Drancy 24 Musée de l'air et de l'espace 25 Musée d'art et d'histoire du Judaïsme 26 Musée national des arts asiatiques - Guimet 27 Musée des Arts et Métiers 28 Musée de la gendarmerie nationale 29 Musée gourmand du Chocolat Choco Story 30 Musée de la Grande Guerre du Pays de Meaux 31 Musée Gustave Moreau 32 Musée des Impressionnismes Giverny 33 Musée Jacquemart-André 34 Musée Jean Gabin 35 Musée du Louvre 36 Musée national de la Marine 37 Musée Maxim's - La collection Musée de Montmartre et jardin Renoir 39 Musée d'orsay - Musée de l'orangerie 40 Musée du Parfum - Fragonard 41 Musée du quai Branly 42 Musée du Vin Paris 43 Musée et visites de Roland Garros 44 Musées départementaux des Hauts-de-Seine 45 Musées de la ville de Boulogne-Billancourt 46 5

6 Muséum national d'histoire naturelle - Jardin des Plantes & Parc zoologique de Paris 47 Le Nord-Est Parisien Seine Saint Denis Tourisme 48 Opéra national de Paris 49 Palais de la Porte Dorée - Musée de l histoire de l immigration Aquarium Tropical 50 Paris musées, les musées de la Ville de Paris 51 Paris-Story 52 Pavillon de l'arsenal 53 Philharmonie de Paris Cité de la musique 54 Provins, cité médiévale 55 Seine et Marne Tourisme 56 Théâtre des Champs-Elysées 57 Tour Jean Sans Peur 58 Val-de-Marne Tourisme & Loisirs 59 Val d Oise Tourisme - Comité départemental du Tourisme Val d Oise 60 OTCP 61 CRT IDF 62 6