Gestion Internet de données de projet

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1 Gestion Internet de données de projet Technip TPS Ingénierie du bâtiment et des infrastructures TOULOUSE PARIS LYON Espace HADRIEN Bâtiment B 80 av. des Terroirs de France 30 Rue Edouard NIEUPORT 3, rue des Charrons Immeuble Lumière LYON BLAGNAC PARIS Tél : Tél : Tél : Fax : Fax: Fax : tpsblagnac@techniptps.com tps@techniptps.com tpslyon@techniptps.com

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3 SOMMAIRE GESTION INTERNET DE DONNEES DE PROJET... LISTE DES FICHES DE PRISE EN MAIN D'E-GID... TOUS MODULES DOCUMENTAIRE ET FINANCIER... F2 - COMMENT INSTALLER e-gid Java... F3 - COMMENT SE CONNECTER A e-gid Java: "AIDE EN LIGNE"... MODULE DOCUMENTAIRE... F4 - COMMENT TROUVER UN DOCUMENT AVEC e-gid Java... F5 - COMMENT TELECHARGER UN OU DES DOCUMENTS AVEC E-GID e-gid Java... F6 - COMMENT DEPOSER UN OU DES DOCUMENTS AVEC e-gid Java... F7 - COMMENT REVISER UN DOCUMENT AVEC e-gid Java... F8 - COMMENT AJOUTER UN DESTINATAIRE A UN DOCUMENT AVEC e-gid Java... F9 - COMMENT REVISER UN DOCUMENT AVEC E-GID JAVA... 1

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5 Gestion Internet de Données de Projet Les atouts d' Technip TPS Environnement simple est utilisable en version Internet (https) et Intranet. Le programme écrit en Java, fonctionne avec tous les navigateurs compatibles à Windows (versions 2000, XP, Vista et Seven) et Mac d Apple Inc. Efficacité Véritable assistant,, permet des recherches d information exhaustives ou filtrées, sur des critères tels que les lots, les émetteurs, les sujets,... Adaptabilité Sur,l intégralité des paramètres peut être configurée spécifiquement pour chaque projet. Gestion des documents Les fonctions évoluées d permettent une visualisation rapide des documents, de leurs évolutions et un travail en temps réel par Internet gère en particulier: Le lien entre tous les documents et leurs révisions (spécifications techniques, comptes rendus, plans, pièces écrites, courriers ). Les diffusions pour information et les circuits de validations «en ligne» avec délai d'approbation. Le statut de validité des documents. La coordination ou la synthèse des plans produits par différents émetteurs. Rigueur L accès à est contrôlé, et les droits ainsi que les profils des utilisateurs sont définis en fonction de l organisation du projet. Audits permet de reconstituer à tout moment l historique détaillé du projet à travers les échanges d informations et les mises à jour des documents. Gestion financière de marché intègre un module de gestion financière de marché de travaux permettant : Saisie, traitement et validation des situations de travaux Suivi des fiches modificatives Ordres de services Avenants 3

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7 F1 - Comment Obtenir ses codes d'accès à e-gid pour Java Inscription en ligne via le site: puis suivez simplement les instructions. Tapez le code fourni: Si le code n'est pas le bon le message suivant s'affiche: Si le code est bon vous passez à l'étape 2 / 10, vous devez confirmer votre choix: F1-1

8 Puis vous passez au remplissage des champs: Voici une copie d'écran de l' type que vous allez recevoir: F1-2

9 Si vous cliquez sur le lien de l' , votre adresse de courriel sera validée. Dans les étapes suivantes vous devrez remplir les différents champs des fenêtres successives, Etape 6, coordonnées de l'utilisateur, Etape 7, Choix de la société, et Etape 8, coordonnées de la société (qui peuvent être différentes, de celles de l'utilisateur). Puis: A cette étape il vous faut choisir l'entité fonctionnelle dont vous dépendez (ou le lot). En cas de doute sélectionnez: "Je ne trouve pas mon entité dans la liste" Puis vous pouvez sélectionner si vous êtes "Visualisateur" ou "Contributeur", puis cliquer sur le bouton : "Envoyer la demande de création de compte" F1-3

10 Vous avez confirmation de l'envoi, après réception de la demande : Vous allez recevoir à votre adresse (celle donnée lors de l'inscription), un courriel de ce type : La création de compte est terminée. (ATTENTION ne pas utiliser cette procédure pour vos sous-traitants. Contacter nous.) F1-4

11 F2 - Comment Installer e-gid pour Java Comme pour l'inscription en ligne, il faut utiliser le site: vos codes qui vous ont été transmis, et suivre simplement les instructions. puis se connecter sous ATTENTION: Il faut au préalable avoir installé la dernière version de JAVA. Cliquez sur le lien : Selon votre navigateur, les fenêtres suivantes peuvent être différentes. Cocher "Ouvrir" puis "OK" : F2-1

12 A ce stade si votre accès internet l'autorise, le logiciel tente se connecter. Si la connexion est possible, e-gid vous demande vos identifiants et mot de passe. Et il est aussi nécessaire de renseigner le répertoire de travail, si ce n'est pas fait automatiquement. Vous pouvez réduire la fenêtre en cliquant sur "Options", puis sur "Se connecter". Il vous est possible de mémoriser votre mot de passe si vous le souhaitez. F2-2

13 F3 - Comment se connecter à e-gid Java: "Aide en ligne" Comme pour le site e-gid Java, l'aide en ligne est accessible, même si le logiciel, n'est pas installé ou non accessible. Il suffit de se connecter à l'adresse suivante : F3-1

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15 F4 - Comment trouver un document avec e-gid Java La recherche d'un document peut être effectuée selon 3 méthodes: Par l'arborescence Par la Zone de recherche rapide Par les "filtres" Par l'arborescence Chaque nœud se comporte comme un filtre et n'affiche que les éléments qui lui sont liés. Le nœud "Tout les documents" affiche tous ceux pour lesquels vous avez les droits. Les nœuds marqués par un "T" sont particuliers et donnent la liste des actions en attente. Le nœud "Documents récents" donne les derniers documents. La référence au délai passé est ajustable en unité jour. (clic droit: "Régler le délai") F4-1

16 Par la Zone de recherche rapide Par les "Filtres" Les différents critères sont sélectionnables par des cases à cocher. Le clignotement du bouton, vous indique qu'il vous faut "Rafraichir" l'affichage. Les états des filtres peuvent aussi être mémorisés via la petite disquette située à droite. F4-2

17 F5 - Comment télécharger un ou des documents avec e-gid Java Il vous faut d'abord sélectionner un ou plusieurs documents dans la fenêtre située à droite (Liste documentaire). Les documents sélectionnés passent en "bleu foncé", par un CLIC DROIT, le menu contextuel, vous permet de "Télécharger la sélection". Les N fichiers sélectionnés peuvent être téléchargés, au choix : dans le répertoire de travail dans le répertoire de votre choix. dans un répertoire favori (clic droit dans la fenêtre ou sur le dossier, puis paramétrer les favoris) Remarque: Tous les fichiers téléchargés sont mis en protection en écriture. Cet attribut est modifiable par l'exploreur Windows selon vos besoins. Si UN seul fichier est sélectionné, vous pouvez soit : Ouvrir le fichier avec le logiciel susceptible de l'afficher selon le format du document. Il faut bien sur que ce logiciel existe sur votre ordinateur. Il n'y a pas de visionneuse intégrée à e-gid. Télécharger le fichier (Se référer au paragraphe précédent). F5-1

18 Contrôle du téléchargement Afin de vérifier le téléchargement qui s'effectue en tâche de fond, vous pouvez aller sur la petite flèche en bas "zone entourée en rouge", pour ouvrir la fenêtre particulière, qui donne les détails des "Téléchargements en cours". Des barre-graphes à droite donnent l'état d'avancement. Cette fenêtre est vidée à l'ouverture d'e-gid. Un clic droit sur un des documents, ouvre un menu contextuel, qui vous permet : - d'"annuler" le téléchargement en cours - d'"ouvrir" le fichier téléchargé. - d'"ouvrir" le dossier parent. Téléchargement direct par clic sur l'icône du document Une fenêtre "INFO BULLE" (zone verte) jaune indique la taille du fichier que vous souhaitez télécharger. En cas de sélection multiple, vous devez passer sur chacun des fichiers pour en évaluer la taille. Toutes les tâches de fond sont interrompues à la fermeture du logiciel par la commande "Quitter". F5-2

19 F6 - Comment déposer un ou des documents avec e-gid Java Pour ajouter un document il suffit dans le menu fichier de sélectionner "Nouveau" ou Cliquer sur le bouton "Nouveau", ou Par le menu contextuel, "Nouveau". La fenêtre de choix de la NATURE et du type d'ajout apparait: Selon les NATURES le type d'ajout peut être différent. UN FICHIER= DWG PLUSIEURS= PDF p.e. RESERVATION D'ESPACE: Permet de préparer vos dépôts avant de mettre les fichiers, pour avoir les bons numéros. Il vous faut ensuite sélectionner TOUS les champs marqués d'une étoile rouge, même si le choix est unitaire. Lorsque toutes les valeurs sont correctes et que le fichier est sélectionné, la flèche du bouton "Suivant" passe à la couleur verte. TITRE: Il faut mettre comme pour vos cartouches de plans, un titre clair, qui perme une recherche simplifiée. F6-1

20 Diffusion à un ou des destinataires pour obtenir "réponse" mais visible par Tous Soit à la suite de la fenêtre précédente, soit par la commande ajouter des destinataires: Vous arrivez à la fenêtre suivante: Les flèches vous permettent de mettre (ou enlever) l'utilisateur sélectionné dans la zone pour APPROBATION ou pour CONSULTATION. A noter que lorsque vous arriverez à cette étape, e-gid peut avoir déjà présélectionné certains utilisateurs : Les utilisateurs imposés par l'administrateur du projet. (Paramètre "Obligatoire") Les utilisateurs déjà sélectionnés pour cette révision, apparaissent en "grisé" (dans le cas où vous venez en ajouter d'autres en ayant cliqué sur le bouton «Ajouter des destinataires» depuis la fiche des propriétés d'un document). Les utilisateurs qui avaient été sélectionnés lors de la révision précédente (si vous êtes en train de réviser le document). Vous arrivez à la fenêtre suivante: Sélection de la date limite pour une APPROBATION: Vous pouvez maintenant "Valider" vos choix. F6-2

21 F7 - Comment réviser un document avec e-gid Java Soit à partir du menu principal, du menu contextuel ou de la fenêtre des propriétés du document: Selon le dépôt précédent bien choisir le même type, UN seul fichier ou PLUSIEURS fichiers. Bien penser à mettre un commentaire de révision. Cette fenêtre donne toutes les informations sur les précédentes révisions et toutes les propriétés du document. L'indice papier peut vous être demandé ou non! Avec "Parcourir", la fenêtre "Ouvrir", vous permet de sélectionner le(s) fichier(s) que vous souhaitez adjoindre. Bien faire attention au document choisi, éviter les ".bak",".tmp" et autres fichiers, car vous serez obligé d'effectuer une nouvelle révision pour corriger votre erreur! F7-1

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23 F8 - Comment ajouter un destinataire à un document avec e-gid Java Soit à partir du menu contextuel par un clic droit aprés avoir sélectionné le document concerné, ou de la fenêtre des propriétés du document: Deux choix sont possibles: pour "Approbation" ou pour "Consultation". F8-1

24 Dans le cas pour "Approbation", la date limite de réponse, est sélectionnable dans une liste déroulante. F8-1

25 F9 - Comment gérer les s transmis par e-gid Java Soit à partir de l'onglet : "Mon profil". Dans la zone réservée au paramétrage de vos alertes courriels. A la première connexion, tout est grisé. Cliquer sur "Modifier" Cocher vos choix. Alertes courriels activées Documents à approuver Documents à consulter Documents à retravailler Réponses à mes documents Nouveaux documents déposés Nombre Maxi de documents de la liste 1 à 3 Sélections horaires F9-1

26 Résultat à l'affichage: Courriel type: F9-2