Cadre de référence pour soutenir la gestion et la revue diligente des projets en ressources informationnelles

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1 Cadre de référence pur sutenir la gestin et la revue diligente des prjets en ressurces infrmatinnelles Dcument d rientatin aux rganismes publics Annexe C Descriptin de la revue par les pairs Directin générale de l encadrement du prtefeuille guvernemental des prjets en ressurces infrmatinnelles Versin 1.00 datée du 18 mars 2013

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Intrductin 3 2. Cntexte d utilisatin 3 3. Définitin 3 4. Étapes de réalisatin Préparatin de la revue Revue Rapprt des réviseurs Analyse du rapprt des réviseurs Intégratin des recmmandatins 6 5. Valeur de la démarche et enjeux 6 6. Extrants 6 Annexe C Descriptin de la revue par les pairs Annexe C - 2 Cadre de référence pur sutenir la gestin et la revue diligente des prjets en ressurces infrmatinnelles

3 1. Intrductin Ce dcument vise à présenter ce qu est une revue par les pairs ainsi qu à répndre à cmment cette apprche peut être utilisée en appui à la revue diligente d un prjet, vire d un prtefeuille de prjets u d un prgramme. Puisque chaque prjet est unique et dté de spécificités prpres, il est difficile de présenter une apprche unique et hermétique guidant l utilisatin d une revue par les pairs. Il est tutefis pssible, et ceci représente l bjectif premier du présent dcument, de définir les grandes lignes et les cncepts sutenant l utilisatin d une revue par les pairs. Ces cncepts purrnt ensuite être adaptés seln le cntexte et les particularités prpres à un prjet et à un rganisme public (OP) dnné. 2. Cntexte d utilisatin Parce que l évident devient trp suvent invisible après un certain temps, nus perdns parfis ns repères par rapprt à la glbalité, la pertinence (en regard des bjectifs et de la valeur du prjet) et la chérence d un prjet, de l une de ses livraisns u encre, de l un de ses éléments imprtants (planificatin détaillée, analyse de risques, stratégie de réalisatin, etc.). Dans un tel cntexte, il devient essentiel de prendre le recul nécessaire afin de les apprécier dans leur ensemble. Il imprte aussi d impliquer des gens qui prpsent un regard neuf du prjet qui influencera la suite de la démarche du prjet. La revue par les pairs cnsiste à furnir une apprche cncrète qui peut être utilisée pur faire une revue diligente appliquée dans un cntexte glbal de prjet, de prtefeuille de prjets u de prgramme de même que dans un cadre plus spécifique appliqué à une activité, une étape, une phase, etc. Vici quelques exemples d utilisatin de la revue par les pairs : la cnstitutin, la pertinence et l ptimisatin d un prtefeuille de prjets; la cnstitutin et les risques assciés à un prgramme; l état de santé d un prjet; la chérence et la pertinence d un dssier de présentatin stratégique, d un dssier d affaires initial u d un dssier d affaires final; l ptimisatin du décupage d un prjet en livraisns autprtantes et à valeur ajutée; l ptimisatin de la planificatin, de l architecture détaillée u de la stratégie de réalisatin d un prjet; l exactitude et l efficacité d un devis d imprtance visant l acquisitin de biens u de services prfessinnels externes; la validatin d un livrable stratégique de prjet. 3. Définitin La revue par les pairs est un prcessus qui s inscrit dans une démarche d assurance-qualité et qui vise, d une part, à évaluer la qualité d un élément du prjet avant sn évlutin dans une phase subséquente et, d autre part à mettre en place, le cas échéant, des mécanismes d améliratin cntinue. Une telle revue est réalisée par des experts du u des dmaines visés n ayant aucunement pris part au dévelppement de l élément en questin. Elle vise à qualifier et quantifier le cntenu de l élément sus analyse en vue de frmuler des recmmandatins d améliratin u de crrectin fndées sur les nrmes, réglementatins, plitiques, bnnes pratiques, tendances du marché et règles de l art applicables en RI. 4. Étapes de réalisatin La réalisatin d une revue par les pairs repse typiquement sur cinq (5) étapes distinctes, mais cmplémentaires. Ces étapes snt : 1. la préparatin de la revue; 2. la revue; 3. le rapprt des réviseurs; 4. l analyse du rapprt des réviseurs; 5. l intégratin des recmmandatins. 4.1 Préparatin de la revue La première étape, celle de la préparatin, vise à préciser les bjectifs de la démarche, à identifier les prfils et les mdes de sélectin des réviseurs, à cnslider les infrmatins qui sernt utilisées au curs de la revue et à permettre aux réviseurs impliqués de se les apprprier. Les activités types de cette étape snt : préciser les bjectifs pursuivis; définir les grandes questins à répndre; préciser le dérulement (décupage), le plan et le budget; Annexe C Descriptin de la revue par les pairs Annexe C - 3 Cadre de référence pur sutenir la gestin et la revue diligente des prjets en ressurces infrmatinnelles

4 identifier le prfil des réviseurs et leur rôle spécifique; sélectinner les réviseurs; préciser les «règles» qui balisernt le dérulement de la revue; btenir les ressurces nécessaires et faire les arrangements requis; préparer et acheminer les cahiers d infrmatin aux réviseurs; préparer les présentatins requises; infrmer l ensemble des parties prenantes cncernées. La cmpsitin de l équipe impliquée dans la préparatin et la tenue d une revue par les pairs est variable seln la nature et la prtée de l élément en évaluatin. Tutefis, n nte typiquement la présence des participants suivants : un facilitateur, respnsable de préparer et de réaliser la revue par les pairs. Il est imprtant que cette persnne sit parfaitement neutre afin de lui permettre de juer pleinement sn rôle sans parti pris; des représentants de l équipe de prjet u de l équipe prteuse de l élément en évaluatin; des représentants neutres, internes u externes à l OP, très familiers avec la nature de l élément en évaluatin, mais n ayant jamais pris part directement u indirectement aux travaux ciblés par la revue. La cmpsitin des participants peut varier au curs de la revue seln les sujets abrdés. La durée d une revue par les pairs peut également varier seln le nmbre de sujets abrdés, l imprtance de chacun et la prfndeur d analyse escmptée. Une revue par les pairs peut être réalisée en quelques heures u s échelnner sur quelques jurs seln les cas. Les intrants utilisés lrs d une revue dépendent de la nature de l élément sus analyse. Des exemples d intrants puvant être utilisés snt : l infrmatin d affaires : dssier justificatif; dssiers de présentatin stratégique; dssiers d affaires; besins d affaires; plans stratégiques; architectures d affaires; stratégies (réalisatin, migratin, frmatin, gestin du changement); l infrmatin de gestin : rapprts d avancement et tableaux de brd; cadres de gestin; planificatins détaillées; manuels d rganisatin de prjet; registres; l infrmatin technique : architectures technlgiques; stratégies d implantatin; stratégies de cnversin; besins matériels; architectures de sécurité; l infrmatin de cntexte : missin, visin et rientatins stratégiques; envirnnement légal et réglementaire; frces, faiblesses, pprtunités et menaces; enjeux et risques; climat rganisatinnel. Annexe C Descriptin de la revue par les pairs Annexe C - 4 Cadre de référence pur sutenir la gestin et la revue diligente des prjets en ressurces infrmatinnelles

5 4.2 Revue La secnde étape, celle de la revue, vise à permettre aux réviseurs d évaluer les infrmatins cnsignées et à pser des questins en vue de la frmulatin de leurs cmmentaires et recmmandatins. Les activités types de cette étape snt : tenir la revue par les pairs; présenter le matériel nécessaire; répndre aux questins des réviseurs; btenir les infrmatins manquantes; assurer un pst-mrtem à la fin de chaque jurnée (si la revue est réalisée sur plus d une jurnée) en vue d rienter la suite et récupérer les écarts; assurer une synergie avec tutes les parties prenantes impliquées; assurer la dcumentatin en lien avec l avancement des discussins; gérer les humeurs, les susceptibilités et les perceptins. Le tableau suivant résume les grandes lignes du dérulement d une revue par les pairs. Puisque la durée et la prtée d une revue peuvent grandement varier, le cntenu suivant dit être vu à titre infrmatif et dit être adapté aux particularités de chaque revue. Au début de la revue Au curs de la revue À la fin de la revue Avec tus les participants qui interviendrnt au curs de la revue : présenter l rganisatin; préciser le cntexte; présenter le facilitateur et sn rôle; psitinner les bjectifs ainsi que la prtée de la revue; préciser et présenter l élément en évaluatin; psitinner la démarche et le calendrier glbal; assurer la présentatin des participants et leurs rôles respectifs; préciser les «règles»; préciser l hraire détaillé des travaux et les résultats attendus. Seln le décupage établi et l hraire détaillé, pur chaque sujet u sus-ensemble de l élément en évaluatin : présenter l élément en évaluatin; préciser les pints de discussin; permettre les questins des réviseurs et les discussins; identifier les faits saillants et les travaux résiduels, le cas échéant; passer en revue l élément pur en assurer la cuverture à 100 %; passer au sujet u susensemble suivant, le cas échéant; réaliser un pst-mrtem de la jurnée en cmité restreint et identifier les crrectifs pur la jurnée suivante, le cas échéant. Avec tus les participants impliqués dans la revue : passer en revue l ensemble de la démarche pur assurer la cuverture à 100 % de tut l élément en évaluatin; préciser, le cas échéant, les travaux devant être exécutés et l apprche pur se faire; identifier les faits saillants; préciser les prchaines étapes et leur calendrier, à savir, et au besin, l écriture du rapprt de chaque réviseur (u cnjint) et la date de dépôt de ces rapprts (et leur frmat, le cas échéant); remercier tus les participants et clre la revue; réaliser un pst-mrtem de la démarche en cmité restreint et préciser les leçns apprises. 4.3 Rapprt des réviseurs Cette trisième étape vise à cnslider les cmmentaires et recmmandatins recueillis auprès de l ensemble des réviseurs. Les activités types de cette étape snt : dcumenter les cmmentaires, bservatins et recmmandatins dans un rapprt u bien permettre aux divers réviseurs de cnslider ces infrmatins dans leur rapprt respectif; cnslider en un seul et unique rapprt (facultatif). 4.4 Analyse du rapprt des réviseurs Cette quatrième étape vise à permettre l apprpriatin du cntenu du rapprt en vue de décider des suites à dnner. Les activités types de cette étape snt : prendre cnnaissance et cmprendre les cmmentaires, bservatins et recmmandatins des réviseurs; Annexe C Descriptin de la revue par les pairs Annexe C - 5 Cadre de référence pur sutenir la gestin et la revue diligente des prjets en ressurces infrmatinnelles

6 demander des clarificatins, le cas échéant; sélectinner les recmmandatins à cnsidérer à curt, myen et lng terme; partager les résultats de la revue avec les parties prenantes cncernées. 4.5 Intégratin des recmmandatins Cette dernière étape vise à intégrer les recmmandatins retenues à l étape précédente. Les activités types de cette étape snt : préciser les suites à dnner; définir le plan détaillé des travaux requis à l intégratin des recmmandatins et la prise en cmpte des cmmentaires et bservatins; inclure dans le plan détaillé glbal; gérer en mde prjet; partager les impacts de la revue avec les parties prenantes impliquées. 5. Valeur de la démarche et enjeux La réalisatin d une revue par les pairs ffre d imprtants avantages, dnt les principaux snt : un regard neuf, nn biaisé et nn teinté du passé sur l élément en évaluatin; l apprt d expertise inestimable aux travaux; un temps d arrêt et de remise en questin; une pprtunité de synergie cllective des principales parties prenantes des travaux; une ccasin de regarder l élément différemment, avec d autres yeux et sus d autres angles; des cnstats neutres, avec cmme seul bjectif le succès et la perfrmance de l élément en évaluatin; une pprtunité d échanger et de dévelpper une culture cmmune et une visin partagée entre tus les participants; une étape charnière et une pierre d assise exceptinnelle pur la pursuite des travaux. Certains enjeux snt également à cnsidérer dans l rganisatin et la tenue d une revue par les pairs, par exemple : une participatin timide de certains intervenants vyant cet exercice cmme une critique uverte de leurs travaux : la revue par les pairs dit être cnduite avec une apprche cnstructive basée sur des échanges d expérience et les réviseurs divent être bien préparés à intervenir dans un style qui suscite les échanges plutôt que la méfiance; le facilitateur a un rôle fndamental à juer afin de préserver un climat prpice aux échanges; le danger de tut remettre en questin et/u de truver des façns différentes menant aux mêmes résultats : l imprtant est le résultat et nn pas le chemin pur y arriver; les enjeux cntractuels lrsqu un furnisseur externe est impliqué dans les travaux qui peut, par exemple, traiter la revue cmme un élément hrs prtée ayant une incidence sur le calendrier : 6. Extrants l impact sur les travaux et biens livrables réalisés en mde frfaitaire dit être évalué et négcié au préalable; la cntributin d une firme externe à une revue par les pairs dit être négciée au préalable. La réalisatin d une revue par les pairs prduit divers livrables, dnt les principaux snt : un ensemble de recmmandatins visant exclusivement l améliratin de l élément sus évaluatin; une augmentatin de la qualité de l élément sus évaluatin et de sa valeur pur l OP; une visin et des acquis fermes et tangibles pur rchestrer la suite des travaux; des plans d actin appuyés sur les bnnes pratiques du marché et des experts du dmaine visé; un argumentaire slide sur la valeur des travaux réalisés à ce jur; un nuveau suffle et une synergie renuvelée pur l ensemble des parties prenantes impliquées. Annexe C Descriptin de la revue par les pairs Annexe C - 6 Cadre de référence pur sutenir la gestin et la revue diligente des prjets en ressurces infrmatinnelles

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