Nicolas Denis Lola Favre. Vincent Verdet. Projet d option. nomadisme pour le travail collaboratif

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1 Nicolas Denis Lola Favre Gaëtan Rebufet Vincent Verdet Projet d option Synchronisation i de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 27/03/2007

2 Introduction Travail collaboratif : Organiser le travail en séquences de tâches parallèles Fournir aux acteurs de chacune des tâches une information utile et facilement exploitable sur les autres tâches parallèles et sur l'environnement de la réalisation Problème : comment allier les besoins du travail collaboratif et les nouveaux usages nomades? Comment passer de la mobilité au nomadisme? Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 2

3 Une équation assez simple Mobilité Solutions de synchro. Nomadisme Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 3

4 Introduction Contexte de l étude : Education Projets d étudiants Trouver des solutions libres et gratuites, facilement utilisables Ne pas modifier fondamentalement les usages Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 4

5 Lola Fabre Notre équipe Gaëtan Rebufet Vincent Verdet Nicolas Denis Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 5

6 Plan Partage de calendriers Communication Partage de fichiers Outils intégrés Groupware Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 6

7 Agenda Problématique But : mettre en commun des calendriers électroniques et les partager en temps réel Problèmes soulevés : Respect de la vie privée Mise à jour des calendriers Disparité des logiciels utilisés Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 7

8 Agenda Solutions envisageables Confidentialité : Notion de filtres de confidentialité Utilisation de plusieurs calendriers avec copie Calendriers complémentaires Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 8

9 Agenda Solutions envisageables Mise à jour des calendriers partagés : Deux solutions : En ligne Hors ligne Des avantages et des inconvénients pour chacun des deux modes Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 9

10 Agenda Quels outils utiliser? Deux solutions différentes testées et validées : Microsoft Outlook Google Agenda Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 10

11 Agenda Outlook : Fonctionnement Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 11

12 Agenda Outlook : Partage de calendrier Pour partager son calendrier, on utilise icalx On diffuse l adresse webcal://icalx.com/public/userid/xxx.ics Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 12

13 Agenda Google : Fonctionnement Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 13

14 Agenda Google : Partage Chaque membre a un compte Gmail Envoi d invitations à d autres dautres personnes utilisant Gmail de manière très simple Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 14

15 Agenda Comparaison des 2 solutions Google Outlook Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 15

16 Agenda Quelle solution choisir? Google Simple d utilisation En ligne Gratuit Partage aisé Interface conviviale Pas de copie native hors ligne Bugs Outlook Nécessite icalx Hors ligne Payant Partage plus compliqué Interface plus complexe Mieux adapté aux projets jt simultanés Intégré à la messagerie Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 16

17 Agenda Cohabitation Peut on faire cohabiter les 2 solutions? Réponse : Oui Importation de calendrier sous Google par lien ical depuis le site d icalx Importation de calendrier sous Outlook par lien ical fourni par Google Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 17

18 Agenda Sécurité des données Aucune transaction sécurisée : Interface web non sécurisée Utilisation d un tiers non sécurisé Contexte du projet ne demande pas de sécurité particulière!! Ne pas utiliser cette démarche dans le cadre d un projet en entreprise Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 18

19 Partage de calendriers Communication Partage de fichiers Outils intégrés Groupware Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 19

20 Communication Deux types de communication Communication synchrone Analogie avec le langage oral Résolution immédiate des problèmes Communication asynchrone Présence permanente non requise Travail désynchronisé possible Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 20

21 Communication synchrone Messageries instantanées ICQ Précurseur Dépassé Google Talk Très simple, abordable Pas assez de fonctionnalités Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 21

22 Communication synchrone Messageries instantanées Skype Voix + vidéo, conférence de groupe Basé sur le Peer to Peer Windows Live Messenger Conférence de groupe Publicités Marketing Microsoft «envahissant» Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 22

23 Communication synchrone Messageries instantanées Bilan Pas de changement des usages Mi Mais des fonctionnalités limitéesité IRC Salles de discussion Sauvegarde Modérateur(s) Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 23

24 Communication asynchrone Courrier électronique Universellement employé Pour garder une trace Créer une adresse dédiée Mettre en copie cette adresse Dans la pratique, oubli fréquent Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 24

25 Communication asynchrone Liste de diffusion Propager l'information à de multiples personnes simultanément t Trace des discussions Administration libre ou soumise à approbation De nombreux outils disponibles Sympa à l ECL Google groupes Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 25

26 Communication asynchrone Forum de discussion Structuration des idées Onpeut écrire : un nouveau message sans rapport avec ceux existants une réponse publique à un message existant (il apparaîtra dans le forum) une réponse privée à un message existant (il ne sera envoyé qu'à l'auteur du message) Présence sur Claroline Google groupes Possibilité d une alerte mail Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 26

27 Bilan : Communication asynchrone Travail désynchronisé Plus de contrainte de présence Travail possible en mode déconnecté Choix Forums Listes de diffusion Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 27

28 Partage de calendriers Communication Partage de fichiers Outils intégrés Groupware Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 28

29 Docs Contexte Projet d'étudiant de petite envergure Documents partagés sous forme électronique dès leur production : documents texte feuilles Excel fichiers PDF Présentation Powerpoint liens vers des pages web Caractère des documents : produits en commun ressources produits par un membre du groupe fichiers de taille trop importante pour passer par mail Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 29

30 Docs Critères de comparaison Le tri (par nom, par date, par taille, etc.) L'organisation des fichiers (dossiers, sous dossiers) La mise à jour / le suivi des modifications (nouvelle version, signalisation) Le type de documents supporté (documents texte, feuilles Excel, fichiers PDF, présentation Powerpoint et les liens) La taille de fichiers / d'espace Le partage (édition, lecture / public, restreint) La sécurité / confidentialité (protection CNIL) Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 30

31 Docs Outils testés Google docs Google documents et tableur : docs.google.com Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 31

32 Docs Outils testés Google Groupes Google groupes groups.google.com/group/synchronisation_ecl2007/files?upload=1 Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 32

33 Docs Outils testés Claroline lyon.fr/ projets ec Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 33

34 Docs Tableau comparatif google - gmail google - groupes claroline version centrale accès google mobilite.noma disme projet tic Fonctions de Fonctions de importation organisation recherche tri de fichier des fichiers par la fonction recherche du navigateur par nom / date de modif / propriétaire par création en ligne / mail (PJ ou corps) projet_tic navigateur /url mobilite.noma disme projet_tic gestion.projet s.ec-lyon.fr par la fonction recherche du navigateur Recherche sur le nom en incluant les sous dossiers par nom / date de transfert / personne qui a transféré / taille par l'url pas de possibilité de dossiers pas de possibilité de dossiers / par l'url par dossiers partage public / avec un groupe limité chaque doc avec groupe restreint pour l'édition ou la publication (publique ou non) avec le groupe membres choisis ou tous Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 34

35 Docs Tableau comparatif mise à jour suivi des modifications type de documents supportés récupération des documents (téléchargement) taille espace taille de fichiers google - gmail à chaque édition pour un doc / toutes les 5 min pour un tb tab ou manuellement flux rss Documents * HTML.txt *.doc.rtf.odt.sxw Feuilles de calcul *.csv.xls.ods ~ enregistrer sous (pas de sortie.xls) oo 500 Ko google - groupes pas de mise à jour, supprimer le fichier pour importer la mise à jour mail tous oui 100 Mo / claroline version centrale pas de mise à jour, supprimer le fichier pour importer la mise à jour signalement par un point à côté du dossier tous oui oo oo Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 35

36 Docs Bilan Google Le Google docs : documents texte et feuilles Excel Avantages + éditions et mises à jour faciles + travail collaboratif et versionnage simple à mettre en œuvre + publication pour tous au format.html + importation de fichiers très souple Inconvénients peu de types de fichiers supportés nécessité itéd'êt d'être en ligne pour le travail collaboratif et une mise à jour automatique Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 36

37 Docs Bilan Google Le Google groupes : adapté aux fichiers figés Inconvénients pas de structuration (pas de dossier) ni de recherche documents stockés hors France pas soumis à la CNIL Rien ne garantit qu'ils ne seront pas lus ou utilisés pour cibler des comportements utilisateurs tolérable dans la cadre de notre projet Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 37

38 Docs Bilan Claroline Avantages + Possibilité de structuration (j (ajout simple d'un dossier) + Fonction de recherche qui parcourt les sousdossiers Inconvénients Pas mise à jour un fichier Pas de document en partage public Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 38

39 Docs Notre choix : Outils Google Facilités d'édition, de mise à jour L accès plus rapide aux documents et sessions sauvegardées Choix davantage porté sur une solution souple et rapide que sur une solution sûre Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 39

40 Partage de calendriers Communication Partage de fichiers Outils intégrés Groupware Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 40

41 Outils Le Wiki Outil de travail asynchrone Outil de production et non de présentation Flexible et facile à installer Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 41

42 Outils Test d egroupware Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 42

43 Outils Avantages/Inconvénients groupware Avantages : Le site est accessible avec n importe quelle plateforme depuis n importe quel endroit. Il est ainsi une excellente réponse à notre demande de mobilité. Un groupware rassemble tous les outils nécessaires à la gestion de projet et au travail collaboratif au sein d un même environnement. Les solutions libre de groupware sont diverses et variées. Elles sont même plus développées que leurs alternatives payantes. Inconvénients : Nécessite la possession d un nom de domaine et d un espace web. Installation parfois difficile Sécurité du site difficile à mettre en œuvre (installation d un protocole https, quin est pasoffertepastousles tous hébergeurs, notamment les hébergeurs gratuits) Synchronisation des données impossible en temps réel avec un client externe, comme le calendrier sous Outlook Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 43

44 Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif Conclusion

45 Conclusion Diverses problématiques traitées Plusieurs solutions alternatives et complémentaires aux problématiques Possibilité de dégager une solution qui permette d obtenir la continuité de l information au sein du groupe de travail Cette solution dépend du groupe Attention à la sécurité des données toutefois Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif 45

46 Synchronisation de données : de la mobilité au nomadisme pour le travail collaboratif Merci de votre attention

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