JEUX D'HIVER DU CANADA DE Responsable de l exploitation des sites

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1 JEUX D'HIVER DU CANADA DE 2015 Titre du poste : Responsable de l exploitation des sites Secteurs de responsabilité : 40 Exploitation des sites 44 Aménagement des sites 88 Services essentiels [déneigement] Montage des sites ensemble des domaines fonctionnels Supérieur : Interactions : Directeur, sports et sites Directeurs et directeurs adjoints des domaines fonctionnels énumérés ci-dessus; comité des opérations; directeur général; régie; ensemble du personnel DESCRIPTION GÉNÉRALE Le responsable de l exploitation des sites occupe un rôle de premier plan au sein du personnel du service des sports et des sites. Il soutient la gestion, la coordination, l intégration, la planification, le développement et les opérations des domaines fonctionnels énumérés dans le tableau ci-dessus. Les responsabilités du poste peuvent évoluer au fur et à mesure que s intensifient les activités de planification et le déploiement de l organisation des Jeux. RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES Les principales responsabilités du titulaire sont : contribuer à l élaboration et à la mise en œuvre des plans des domaines fonctionnels énumérés ci-dessus; assurer la communication et l intégration au sein du personnel et des bénévoles des domaines fonctionnels respectifs; réaliser des analyses techniques, préparer des rapports, effectuer des recherches et autres tâches en lien avec les domaines fonctionnels respectifs; assurer l intégration et la coordination avec la régie et le personnel et les bénévoles des autres domaines fonctionnels; soutenir les directeurs et les directeurs adjoints des domaines fonctionnels dans la planification et les opérations des domaines fonctionnels.

2 RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES Élaboration de plans et de chemins critiques participer à l élaboration des plans identifiés dans les devis des domaines fonctionnels respectifs, y compris l élaboration des chemins critiques; effectuer la préparation des documents de planification, ainsi que les recherches et les activités s y rapportant; assurer la liaison entre les domaines fonctionnels afin d assurer une planification cohérente avant les Jeux et soutenir les opérations et la mise en œuvre des plans pendant les Jeux; faire un suivi des chemins critiques et faire rapport aux directeurs et directeurs adjoints des domaines fonctionnels sur les progrès, problèmes et besoins; participer à l intégration des chemins critiques des différents domaines fonctionnels au sein du processus global de planification des Jeux; coordonner les ententes contractuelles conclues aux fins de la mise en œuvre des plans; soutenir les sept piliers de la Société hôtesse des Jeux d hiver du Canada de Communication et liaison être membre des structures et comités des domaines fonctionnels respectifs; assurer la liaison, communiquer et collaborer avec le personnel et les bénévoles de l ensemble des domaines fonctionnels afin de coordonner l intégration des domaines fonctionnels respectifs avec les autres volets de l organisation, assumer les tâches administratives nécessaires et participer aux activités et événements de communication des Jeux au nom des domaines fonctionnels respectifs; assurer la liaison avec le personnel du Conseil des Jeux du Canada, le personnel et les bénévoles de la Société hôtesse et autres intervenants; assurer la liaison avec les équipes de chaque site (sportif et non sportif). Réunions aider à l organisation des réunions des domaines fonctionnels respectifs; rédiger ou faire rédiger le procès-verbal des réunions, le soumettre à l approbation du directeur de domaine fonctionnel concerné et le distribuer; être membre actif de tous les comités et fournir un apport, des conclusions de recherche et des rapports aux domaines fonctionnels respectifs;

3 assurer la liaison régulière avec les directeurs et directeurs adjoints des domaines fonctionnels, leur fournir un apport et assumer les tâches et responsabilités demandées. Ressources humaines identifier les besoins en bénévoles pour les domaines fonctionnels et sites respectifs; superviser les bénévoles de planification affectés aux domaines fonctionnels respectifs; participer au recrutement du personnel sous sa supervision; gérer le personnel sous sa supervision; Développement communautaire donner des présentations à des groupes et intervenants communautaires au nom des Jeux et des domaines fonctionnels respectifs; aider à la préparation et la prestation de grandes présentations; participer aux volets éducatif et culturel des Jeux au nom des domaines fonctionnels respectifs. Immobilisations, sites sportifs et aménagement contribuer à l élaboration et la mise en œuvre des plans et budgets du service des sports et sites; soutenir le directeur de l équipe de site et son adjoint (aménagement) dans la planification et les opérations des domaines fonctionnels respectifs, en s assurant de l observation des interdépendances avec les autres domaines fonctionnels et des exigences; coordonner les mises à niveau à l ensemble des sites sportifs et non sportifs, ainsi que leur exécution (rénovations, construction, éclairage, plateforme de diffusion, etc.); aider à l organisation de l ensemble des sites sportifs et non sportifs des Jeux, y compris les sites de compétition, les installations d entraînement, les concessions, les sites de divertissement, etc.;

4 s assurer que les sites répondent aux exigences opérationnelles, y compris les ententes d accès, l accessibilité, le contrôle d accès, l entreposage, la gestion des déchets, l entretien, etc.; s assurer que les services aux spectateurs pertinents sont offerts pendant les Jeux, y compris les concessions, les kiosques d information, les estrades, les objets perdus, etc. coordonner le montage et le démontage (tentes, clôtures, estrades, mobilier, services, systèmes de haut-parleurs, tableaux d affichage, etc.); aider à l élaboration et la révision des politiques et procédures des domaines fonctionnels respectifs; élaborer un horaire quotidien de minute en minute pour tous les sites; collaborer avec les intervenants en vue d élaborer et de mettre en œuvre des plans et normes opérationnels de santé et sécurité pour tous les sites conformément aux exigences des autorités compétentes. Logistique Sécurité/transport/gestion des matériaux s assurer que les exigences en matière de transport de tous les domaines fonctionnels sont satisfaites (centre de répartition, entreposage des véhicules, stationnement, transport des équipes, officiels, personnel médical, médias, dignitaires, etc.); s assurer que les exigences en matière d entreposage, de transport et de gestion des matériaux sont satisfaites (locaux d entreposage, gestion de l entreposage de l équipement, véhicules de livraison, contrôle de l inventaire, etc.); élaborer et mettre en œuvre des plans d aménagement et d exploitation des sites; participer à la mise au point et à la révision de politiques et procédures des domaines fonctionnels respectifs. Opérations sportives/services aux missions participer à l élaboration et la révision des plans, politiques et procédures relatifs aux opérations sportives; participer à l élaboration et la révision des ententes d utilisation des sites; participer à l élaboration et la mise en œuvre de plans d aménagement et d exploitation des sites sportifs.

5 Exploitation du Village/services alimentaires participer à l élaboration et à la révision de plans, politiques et procédures relatifs à l exploitation du Village; élaborer et mettre en œuvre les plans d aménagement et d exploitation des sites. Services médicaux élaborer et mettre en œuvre les plans d aménagement et d exploitation des sites médicaux. Période des Jeux soutenir tous les aspects de la mise en œuvre des plans des domaines fonctionnels pendant les Jeux; collaborer étroitement avec le personnel et les bénévoles du domaine Exploitation des sites en vue d assurer le bon déroulement de la gestion des sites, des modifications d horaire, de la coordination et de l intégration pendant les Jeux; collaborer étroitement avec les directeurs sportifs, les directeurs techniques, les directeurs de compétition, le personnel du Conseil des Jeux du Canada, le personnel de Sport Canada, le personnel de mission et les bénévoles aux sports, aux services aux athlètes et aux services médicaux en vue d assurer la disponibilité de l équipement nécessaire, le traitement des demandes, l exploitation des sites, la coordination et l intégration pendant les Jeux; assurer la liaison régulière avec le directeur, sports et sites, et tous les intervenants concernés relativement à la résolution de problèmes, aux enjeux, aux préoccupations et aux opportunités en vue d assurer le bon déroulement des opérations et activités des Jeux. Divers assumer d autres fonctions se rapportant au poste pouvant lui être attribuées par le directeur, sports et sites, dans le but de faire avancer les objectifs des Jeux; soutenir tous les aspects de la mise en œuvre des plans de domaines fonctionnels pendant les Jeux; représenter les domaines fonctionnels ou les Jeux aux réunions, événements et autres forums pendant les Jeux; assurer la liaison régulière avec les intervenants concernés relativement à la résolution de problèmes, aux enjeux, aux préoccupations et aux opportunités en vue d assurer le bon déroulement des opérations et activités des Jeux.

6 Après les Jeux rédiger le rapport final des équipes de site et domaines fonctionnels respectifs; assurer le démantèlement de l organisation, y compris l inventaire final des biens des domaines fonctionnels, la fermeture de l entrepôt, etc. RESPONSABILITÉS DÉCISIONNELLES Travailler dans les limites du cadre de gestion établi par la régie, le comité des opérations et le conseil d administration et conformément aux orientations établies par le directeur général relativement aux politiques, aux procédures, à l allocation des ressources et aux opérations de la Société hôtesse.

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