OASIS est une fabrique à bien commun via l utilisation des applications proposées sur son store.

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1 Guide Utilisateur 1.1 Présentation d OASIS OASIS est une fabrique à bien commun via l utilisation des applications proposées sur son store. Grâce à OASIS, vous serez capable d acheter ou de choisir des applications au sein de son store qui utilisent et créent de la donnée partagée, et également de bénéficier d un environnement personnel qui vous permet d accéder à vos applications et de les gérer. Cet environnement vous fournit les moyens de créer votre organisation professionnelle (Entreprise, Association ), d inviter vos collaborateurs ou d être invité, et d utiliser les applications dans un cadre professionnel. Explorer le store d OASIS et trouver une application Connecter-vous ou créer votre compte et commencer à utilise OASIS Visiter le site web du projet Européen Chercher une application par mot-clefs ou par géolocalisation

2 1.2 Commencer OASIS est une plate-forme d applications orientée utilisateur. Elle fournit des outils et fonctionnalités utilisables dans un contexte personnel ou professionnel avec un unique compte personnel. Du point de vue d OASIS, les utilisateurs sont des personnes qui opèrent dans des contextes différents. Avec un unique compte, vous serez capable de gérer les applications que vous avez choisies pour votre utilisation personnelle, celles sélectionnées pour votre entreprise, ou encore celles dont vous bénéficiez grâce à votre appartenance à une organisation utilisant la plate-forme. C est pourquoi il n y a pas de compte pour les organisations sur OASIS : Les utilisateurs sont autorisés à agir au nom d une organisation. Les étapes et procédures pour créer votre organisation et déclarer ses membres sont détaillées dans la partie Utilisation Professionnelle (2.3). Cette capacité permet d acheter des applications au nom d une organisation, d assigner des utilisateurs à ces applications, de décider quand rendre accessible l application à votre équipe Utiliser un compte OASIS implique d accepter les Conditions Générales d Utilisation de la plate-forme. Nous vous recommandons de lire attentivement ces dernières avant de créer votre compte. Pour créer votre compte, cliquez sur le bouton «connectez-vous» et accédez à la page d authentification suivante : Pour rejoindre la communauté d utilisateurs d OASIS, il vous suffit d avoir une adresse mail, un mot de passe et un nom d utilisateur.

3 Attention, l adresse mail doit être valide, un de confirmation vous sera envoyé avec un lien de validation pour activer votre compte. Vous trouverez ces informations (adresse mail, nom d utilisateur et mot de passe) et serez capable de les modifier dans votre environnement personnel, dans l onglet «Profile». Attention : Votre compte permettra de stocker et de gérer vos données personnelles, et d accéder à vos applications. Donc pour des raisons de sécurité, il est fortement recommandé de ne fournir vos identifiants de connexion à personne. 1.3 Environnement Utilisateur Après validation de votre compte et une fois authentifié, vous accéderez à votre environnement personnel qui inclut les fonctionnalités vous permettant de lancer et de gérer vos applications, professionnelles comme personnelles. Les éléments qui composent votre environnement personnel sont détaillés dessous Bureau utilisateur La page d accueil de votre environnement personnel est le bureau où vous trouverez les icônes des applications choisies dans le store. Cliquez sur les icônes pour ouvrir les applications. Menu de navigation de votre environnement personnel Lien vers le store d applications Gestion du Bureau

4 Pour faciliter l utilisation de votre environnement personnel OASIS dans différents contextes (personnel et professionnel) vous serez capable de créer plusieurs Bureaux vous permettant d organiser l affichage de vos icônes. Pour créer un Bureau, remplissez le champ approprié (voir image ci-dessous) avec le nom de votre nouveau Bureau et cliquez sur le bouton «+». Le lien pour afficher le nouveau Bureau apparaîtra dessous celui par défaut. Pour changer le nom d un Bureau ou le supprimer, cliquez sur le crayon à côté de son nom, la fenêtre suivante s affichera. Attention : Quand vous supprimez un Bureau, vous ne supprimez pas les applications. Les applications présentes sur le Bureau que vous voulez supprimer finissent automatiquement dans votre Bureau par défaut. Astuce : Pour bouger l icône d une application d un Bureau à l autre, vous avez juste à glisser et déposer l icône sur le nom du Bureau dans lequel vous voulez mettre votre icône, dans le menu «Changer de Bureau». Glisser-déposer fonctionne également au sein d un même Bureau pour changer la position des icônes. Information : Le Bureau par défaut ne peut pas être supprimé Profil Utilisateur

5 Le profil utilisateur vous permet de stocker les informations nécessaires pour le fonctionnement du portail, ainsi que vos données personnelles afin d optimiser l utilisation d applications en éliminant le besoin de retaper les mêmes informations plusieurs fois. Cependant, entrer vos données personnelles comme votre identité ou votre adresse reste optionnel. Vous pouvez compléter vos données personnelles à n importe quel moment, soit directement dans l onglet «Profil», soit en permettant à une application d écrire dans votre profil les informations rentrées dans cette application. Important : Vous gérez complètement l accès à ces informations. Aucune application peut accéder (lire ou écrire) à votre profil sans votre accord. L accès à vos données personnelles peut être demandé quand vous achetez une application ou quand vous la lancez. Pour certaines applications, vous pourrez y trouver un bouton vous permettant de retrouver les données utiles à partir de votre profil. Une confirmation vous sera demandée, détaillant les données personnelles auxquelles vous serez sur le point de donner accès (voir dessous).

6 1.3.3 Réseau Avec le même compte OASIS et à l intérieur du même environnement personnel, vous serez capable d installer et d utiliser des applications personnelles ou professionnelles. À cet effet, l outil de réseau d OASIS permet de lier votre compte à une ou plusieurs organisations. Dans la version actuelle du réseau d OASIS, seules les relations avec les organisations sont implémentées. Les relations entre utilisateurs seront disponibles dans une prochaine version de la plate-forme. Important : le réseau d OASIS n est pas une application de réseau social. Comme pour les donnés personnelles contenues dans votre profile, les relations que vous créez seront utilisées pour accéder à certaines applications ou à l intérieur d une application, toujours avec votre accord. Pour relier votre compte à une organisation et obtenir une utilisation professionnelle des applications, s il vous plait, rendez vous à la partie «Utilisation Professionnelle» Gestion des Applications Cette section est dédiée à la gestion des applications que vous avez choisies dans le store pour une utilisation personnelle ou professionnelle. Cette partie vous permet de trouver toutes les informations à propos de vos applications (date de souscription, fournisseurs, tarifs, version et mise à jour ) et de désinstaller les applications.

7 Certaines applications peuvent vous permettre de publier sur le store vos propres applications dérivées. Quand et comment les publier se gère également dans cette section Centre de Notifications Les applications que vous utilisez peuvent vous notifier certains évènements (tâches à traiter, changement de statut d une tâche, évolution d une tâche ou d un contenu, action requise dans une application ). Les notifications sont affichées sur chaque icône des applications concernées, comme montrer ci-contre, avec le nombre de notifications mentionné pour chacune. Vous les trouverez dans toutes les applications. Dans le menu de navigation principal, en haut de votre environnement, le total des notifications est affiché sur le logo OASIS. En cliquant dessus, vous accèderez au centre de notifications et vous les trouverez classables par application, date 1.4 Utilisation Professionnelle En plus de pouvoir acheter des applications au nom d une entreprise, les fonctionnalités de l environnement utilisateur d OASIS ont été créées pour devenir l environnement de travail d une organisation entière. Vous serez capable de créer une organisation professionnelle, de déclarer les membres de l équipe et d assigner les applications achetées aux utilisateurs appropriés. Vous êtes un Responsable Informatique ou vous avez une délégation pour agir au nom d une organisation, allez dans l onglet «Réseau» et créer votre organisation professionnelle Créer votre organisation Dans la section «Réseau», cliquez sur le bouton organisation. et commencer à créer votre Entrez le nom de votre organisation et choisissez si c est une entité publique ou privée.

8 Info : Organisation à but non lucratif, ONG, sont considérées comme des «entités privées». Une fois que votre organisation a été créée, elle est affichée dans l interface «Réseau» et vous êtes déjà enregistré en tant que membre «Admin». Le statut «Admin» vous permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités pour gérer les utilisateurs et les applications de votre organisation. Vous serez également capable de partager l administration avec d autres membres de votre organisation. Info : OASIS permet de créer autant d organisations que vous voulez Inviter votre équipe à rejoindre votre organisation Pour ajouter des utilisateurs à votre organisation, cliquez sur le bouton nom de votre organisation. La fenêtre suivante apparaîtra : à côté du

9 Entrez l adresse mail de l utilisateur voulu pour l inviter. Vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs en même temps en entrant toutes les adresses mail séparées par une virgule. Les utilisateurs invités recevront un avec un lien leur permettant d accepter l invitation. Info : Les utilisateurs invités n ont pas besoin d avoir déjà un compte OASIS, quand ils cliqueront sur le lien d activation, il leurs sera demandé de créer leur compte et l invitation sera automatiquement validée. Info : Les utilisateurs invités peuvent déjà avoir un compte OASIS avec une autre adresse mail. Quand ils cliqueront sur le lien d activation, ils peuvent créer un nouveau compte dédié à un usage professionnel ou s authentifier pour gérer leurs différentes activités avec un seul compte. Pour simplifier la gestion de votre organisation et de son équipe, l Administrateur n a pas besoin d attendre que les utilisateurs acceptent pour commencer à assigner des rôles et des applications. Les utilisateurs invités sont affichés dans le réseau de votre organisation Assigner un rôle à un utilisateur OASIS a deux types de rôles pour les utilisateurs : -Administrateur, qui permet d agir au nom d une organisation pour par exemple acheter une application ou s en désabonner et gérer les utilisateurs liés à l organisation. -Utilisateurs, à qui les administrateurs peuvent assigner des applications.

10 Cliquez sur le lien «Edit» à côté du nom de l utilisateur pour changer son rôle. Quand les utilisateurs et les rôles sont prêts, vous êtes capables de leur assigner les applications voulues. 1.5 Le store d OASIS

11 1.5.1 Trouver une application Le store d OASIS est accessible publiquement mais un compte est requis dès lors que vous souhaitez acheter une application. Dans le store, vous trouverez des applications dédiées aux entités publiques, aux entreprises privées et aux citoyens. Cliquez sur la case appropriée du filtre pour voir uniquement les applications adaptées à vos objectifs. Cliquez sur l application désirée pour avoir des informations supplémentaires et commencez le processus d achat. Sur la page d information de l application vous trouverez les détails suivants : - Le nom du fournisseur - La version de l application - La dernière mise à jour de l application - Des impressions d écran - Le coût de l application - Les langues disponibles au sein de l application

12 - Une description Cliquez sur le bouton pour commencer le processus d achat. Selon le type d application, il peut vous être demandé d acheter une application pour une utilisation personnelle ou au nom d une organisation que vous gérez. Attention : En plus des Conditions Générales d Utilisation d OASIS, chaque application à les siennes. Nous vous recommandons de les lire attentivement avant de valider votre achat. Une fois qu une application a été acheté, sont icône est automatiquement affichée sur votre bureau par défaut et listée dans la section «Gestion des Applications». Info : L achat d une application n implique pas sa disponibilité immédiate. Le processus d achat peut inclure de fournir de la documentation à propos de votre organisation, votre autorisation d achat au nom de cette organisation, et dans le cas d entités publiques, la délibération prouvant la décision d achat. 1.6 Gestion des Applications

13 La gestion d une application, qu elle soit utilisée dans un cadre personnel ou professionnel, vous permet de trouver toutes les informations concernant cette application (fournisseur, version de l application, dernière mise à jour ) et ses conditions d achat (type de souscription, prix, date d achat ). Info : désinstaller une application est également géré dans cette section. En plus de ces fonctionnalités basiques, la «Gestion des Applications» vous permet d assigner une application achetée au nom d une organisation à ses employés et certaines applications pourront vont permettre de publier des applications dérivées dans le store Assigner une application à un utilisateur Uniquement disponible pour les «Administrateurs» des organisations enregistrées dans la section «Réseau», OASIS fournit la possibilité d assigner une application aux utilisateurs qui appartiennent à une organisation qui l a achetée. Dans la section «Gestion des applications», affichez les applications de votre organisation en cliquant sur la flèche à côté de son nom. Sur OASIS, derrière le terme «application» nous distinguons les applications génériques qui permettent les réglages généraux des différentes interfaces utilisatrices possibles considérées comme des applications dérivées (l icône de l application sur le bureau donne l accès aux applications dérivées). À titre d'exemple, le portail de demandes citoyennes est une application dédiée aux collectivités qui fournissent une application dérivée qui est le back-office pour l agent de collectivité et autant d applications dérivées que de formulaires de demandes citoyennes. Applicatio n générique Afficher ou cacher les applications Applications dérivées L affectation des utilisateurs se fait en deux étapes. 1 ère étape

14 2 ème étape 1 ère étape : La première étape consiste à déclarer les utilisateurs de l application. Cliquez sur «Gérer les utilisateurs» à côté du nom de l application générique et accédez à la fenêtre comme ci-dessous : Dans le champ «Ajouter un utilisateur», remplissez le nom de l utilisateur et cliquez sur le bouton pour l ajouter. C est un champ qui utilise l auto-complétion vous aidant à trouver l utilisateur voulu parmi les relations de l organisation concernée. Info : Vous ne pouvez pas assigner une application à un utilisateur qui n appartient pas à l organisation qui a acheté l application. Quand l étape des réglages (rentrer les utilisateurs et faire les réglages possibles présents au sein de l application) est terminée, vous pouvez, dans l étape 2, ouvrir l accès et l utilisation de l application aux utilisateurs assignés. 2 ème étape : La deuxième étape consiste à donner aux utilisateurs l accès à l application. Cliquez sur le lien «Assigné aux utilisateurs» à côté du nom de l application dérivée désirée et accéder à la fenêtre comme ci-dessous :

15 Ajouter des utilisateurs dans l étape 2 affiche automatiquement l icône de l application sur le bureau de l utilisateur. Dans cette étape, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs que vous avez déjà déclarés dans l étape 1. Info : Sur OASIS, ajouter un utilisateur à une application est le moyen de lui donner accès à l application. Les différents droits d accès au sein de l application restent gérés au niveau de l application. Une fois que l icône est disponible sur le bureau de l utilisateur, l application est prête à être utilisée Publier une application dérivée sur le store Quelques applications peuvent vous fournir la possibilité de publier des applications dérivées sur le store, lorsque l application requière ou autorise des utilisateurs externes à votre organisation à s en servir. Ces utilisateurs externes peuvent être des citoyens, des collectivités ou des entreprises. Pour le moment, seules les applications gratuites peuvent être publiées sur le store avec des applications dérivées. Publication on the store

16 Cliquez sur le lien «Réglages» à côté du nom de l application dérivée et accédez à la fenêtre suivante : A l instar d un fournisseur de service, vous serez capable de définir la façon dont votre application sera affichée dans le store. Les réglages disponibles sont : - Le nom que portera votre application - Une description (objectif de l application, message commercial, détail des fonctionnalités ) - L icône - La localisation (optionnelle) qui vous permet de viser les utilisateurs finaux selon leur position. Vous pouvez spécifier une ville, un code postal, un pays Cochez la case dessous et sauvegarder les changements pour publier l application. Info : Au niveau actuel de développement, OASIS ne fournit pas l interface pour générer les utilisateurs extérieurs d une application dérivée. L application elle-même peut parfois le faire.

17 1.7 Autres Fonctionnalités Session utilisateur et déconnexion Quand vous vous authentifiez sur OASIS, vous créez une session valide pour toutes les applications, ce qui évite de devoir se connecter pour chacune d elles. Attention : - Quand vous vous déconnectez d une application, votre session reste valide pour les autres. Une fenêtre s ouvre pour vous demander si vous voulez vous déconnecter de toutes les applications ouvertes. - Quand vous vous déconnectez du portail OASIS, cela ferme votre session en cours ainsi que l accès à toutes vos applications. Donc une future tentative d accès à un service protégé déclenchera une nouvelle authentification Fonctionnalités à venir Gestion de l accès aux données personnelles Actuellement, les utilisateurs donnent l accès à leurs données personnelles (leur profil) aux applications lors du processus d achat ou lorsqu ils utilisent l application. Le développement en cours permettra à terme d afficher dans l onglet «Profil» quelles applications ont accès à quelles données (Informations de connexions, identité, adresse, ) et de refuser ou d autoriser l accès à n importe quel moment.

18 Bloquer l accès aux données personnelles ne compromettra pas une bonne utilisation de l application, mais l utilisateur devra autoriser l accès à son profil à chaque fois qu il utilisera l application ou devra entrer à nouveau manuellement les informations requises. Notes des utilisateurs et avis Sur la page d information de l application, les utilisateurs seront capables de noter et de commenter les applications. Les utilisateurs pourront laisser un avis suivant les conditions suivantes : - Un utilisateur peut donner son avis uniquement s il est authentifié. - Un utilisateur peut donner son avis sur une application uniquement s il l a déjà utilisée. Les avis peuvent être laissés par deux moyens : - Un système de notation de une à quatre étoiles (je n aime pas, pas mal, j aime, j aime beaucoup) - Commentaires L auteur de l avis sera indiqué grâce à son nom d utilisateur. La modération des avis sera faite a posteriori.

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