COMPTE RENDU DU BUREAU Du 04 septembre h 00

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1 COMPTE RENDU DU BUREAU Du 04 septembre h 00 Sous la présidence de Gérard LANDEMAINE Sont présents : 13 membres Ont délibéré : Mr LANDEMAINE Gérard, SCHMITT Pierre, TRABOLD André, DIETMANN Daniel, MUMBACH Paul, SUTTER Bernard, SCHITTLY Philippe, BOLORONUS Bernard, GISSINGER François, PROB Anne, ROY Thierry, SCHNOEBELEN Jean-Marie, WIES Joël. Assistent également : Mlle Audrey MONGODIN, Mmes Nadia GOURDON, Sylvie SCHILLING et Mr Eric BOETSCH Les membres approuvent, à l unanimité, le compte-rendu de la séance du 26 juin 2008 POINT 1 REAMENAGEMENT NOUVEAU SIEGE 1.1. CONSTAT D HUISSIER Affichage permis Vu la délivrance du permis de construire concernant la réhabilitation du nouveau siège de La Porte d Alsace, sis au 7 rue de Bâle à Dannemarie ; Considérant qu il y a lieu de procéder aux constats d affichage du dit permis, tant sur le site qu en Mairie de Dannemarie, fixant ainsi le délais de recours éventuel ; Le Bureau, après délibération et à l unanimité, DECIDE : DE FAIRE PROCEDER aux constats d affichage (au nombre de trois) du permis de construire des travaux de réhabilitation du nouveau siège de La Porte d Alsace, par Maître Rémi SEEMANN, Huissier de Justice à Altkirch. 1

2 Présentation de l avant projet définitif par l Architecte et pour le lot chauffage, du thermicien APPROBATION Avant Projet Définitif Vu la décision du Conseil de Communauté en date du 22 mai 2008, portant délégation au Bureau pour l approbation de l Avant Projet Définitif ; Vu la présentation ce jour, par l Atelier d Architecture FINCK Roland SARL de Dannemarie, de l avant projet définitif des travaux d aménagement du nouveau siège de La Porte d Alsace ; Le Bureau, après délibération à 12 voix pour et 1 abstention, DECIDE : D APPROUVER l Avant Projet Définitif des travaux d aménagement du nouveau siège de La Porte d Alsace Communauté de Communes, au montant estimatif HT de ,00. Non compris : honoraires, mobilier et espaces verts. Le Bureau demande que des modifications et options soient intégrées à l avant projet définitif ainsi adopté : 1. Lot 7 : Double parement en plaques de plâtre plafonds du 3 e étage 2. Lot 8 : Parlophone à chaque niveau pour ouverture de la porte d entrée avec gâche électrique 3. Lot 9 : Rafraichissement salle multimédia, bureau adjacent et plateau de bureaux au 3 e étage 4. Lot 17 : Plancher salle de réunion (parquet) 5. Lot 18 : En remplacement des stores vénitiens, mise en place de stores à bandes verticales stores extérieurs à commande électrique sur l ensemble des baies de la façade sud Le Président est autorisé à signer toutes pièces à intervenir FIXATION type de marché et critères d attributions Vu la décision du Conseil de Communauté en date du 28 février 2008, portant approbation de l avant projet sommaire pour un montant estimatif de ,00 HT et engagement de la procédure ; Vu la décision du Conseil de Communauté, en date du 22mai 2008, portant délégation au Bureau ; Le Bureau, après délibération, à 11 voix pour le marché négocié et 2 voix pour l appel d offres ouvert DECIDE : DE FIXER la procédure de passation des marchés en marché négocié ; DE FIXER les critères d attribution comme suit : Prestations techniques : 40 Références/qualifications : 30 Prix : 30 D AUTORISER le Président à signer toutes pièces à intervenir. 2

3 POINT 2 AGENTS DE DEVELOPPEMENT 2.1. APPROBATION LOCATION LOCAUX Vu le retard de la prise de possession du bâtiment acquis par La Porte d Alsace afin d y installer son futur siège, ayant pour conséquence un retard dans les travaux de réaménagement ; Compte tenu du développement et de la réorganisation des services administratifs de La Porte d Alsace et le manque de place jusqu au déménagement dans les nouveaux locaux ; Considérant la nécessité d installer, provisoirement et à proximité du siège actuel, une partie du personnel ; Le Bureau, après délibération et à l unanimité DECIDE : DE LOUER, à compter du 5 septembre 2008 et pour une durée d une année, un local au rez de chaussée du 4 rue du marché à Dannemarie, d une surface de 101,91m2 destiné à recevoir les 3 agents de développement jusqu au déménagement dans le futur siège ; FIXE le loyer mensuel à 500,00, charges en sus ; AUTORISE le Président à conclure le bail à intervenir avec Mme Marie-Jeanne SCHERRER, propriétaire CREATION POSTE PERMANENT DE TECHNICIEN SUPERIEUR - 3 e agent de développement PRECISIONS Vu la décision du Conseil de Communauté, en date du 11 décembre 2007, portant création d un poste permanent de technicien supérieur, afin d y nommer un 3 e agent de développement spécialisé «environnement» ; Considérant qu en raison de la nature des fonctions et besoins liés à la spécificité du poste ouvert au grade de technicien supérieur en qualité de 3 e agent de développement, aucun titulaire du concours n a fait acte de candidature ; Le Bureau par délégation, après délibération et à l unanimité : PRECISE le recrutement d un agent contractuel en qualité de 3 e agent de développement spécialisé «environnement» ; FIXE la rémunération du 3 e agent de développement, sur la base du grade de technicien supérieur, indice brut/majoré 380/350. 3

4 POINT 3 ZA DES TUILIERS RETZWILLER : VENTE LOT N 5A - Complément Vu la délibération du Conseil de Communauté en date du 17 septembre 2007, donnant délégation au Bureau pour toute décision complémentaire à prendre dans le cadre de la vente du lot n 5A de la ZA des Tuiliers à Retzwiller ; Vu le PV d arpentage n 173 dressé par les géomètres experts associés CLOG NUNINGER PREVOST HABERER de Mulhouse, portant modification de la surface souche lot 5B, par détachement d une surface de 7a21ca constituant un complément à la parcelle 5A, soit section 9 n 206/2 pour 20 ares et section 9 n 209/2 pour 7a21, soit une surface totale du lot 5A porté à 27a21ca ; Le Bureau par délégation du Conseil de Communauté DECIDE, à l unanimité : DE VENDRE la parcelle section 9 n 206/2 d une surface de 20 ares et la parcelle section 9 n 209/2 d une surface de 7a21ca formant ainsi le lot n 5A, à la société civile immobilière ARIANE ayant son siège 56 rue de Belfort à Retzwiller ; Les autres conditions fixées par le Conseil de Communauté du 17 septembre 2007, sont inchangées. POINT 4 FETES ET CEREMONIES - Précisions : motivations et montant maximum Vu la délibération du Bureau en date du 24 avril 2008, portant détail des inscriptions budgétaires à l article 6232 ; Vu l avis du contrôle de légalité, en date du 10 juillet 2008, demandant de compléter la dite décision en précisant : la motivation l attribution de cadeaux et fixer un montant maximum ; Le Bureau, après délibération et 12 voix pour, 1 abstention PRECISE : EVENEMENT MOTIVATION MONTANT maximum de la dépense Réception Acquisition de présents lors de grandes occasions Acquisition de gerbes, bouquets, matériel divers à l occasion d évènements et cérémonies Acquisition de médailles et décorations Agent ou élu ou membre associé. naissance. mariage. départ en retraite. départ de la collectivité. 80, , ,00. 80,00 4

5 Acquisition d articles funéraires à l occasion du décès d agents, d élus en activité ou en retraite, d un bénévole Publication d annonces mortuaires Repas/cocktail du personnel Apéritifs et vins d honneur Repas ponctuels dits «d affaires» Repas annuel du Bureau Fournitures diverses (boissons, alimentation, petit matériel) dans le cadre de l organisation générale des services POINT 5 GRATIFICATION STAGIAIRES Vu la possibilité offerte aux collectivités locales, de verser une gratification aux stagiaires en fonction de la durée du stage effectué ; Considérant que La Porte d Alsace accueille régulièrement des stagiaires, notamment des étudiants de l enseignement supérieur et/ou en formation professionnelle (organisme public ou privé) ou dans le cadre d un DIF ou CIF et ne faisant pas l objet d un contrat de travail ; Le Bureau, après délibération et à l unanimité DECIDE : D ATTRIBUER une gratification aux stagiaires accueillis par La Porte d Alsace, soit les étudiants de l enseignement supérieur et/ou en formation professionnelle (organisme public ou privé) ou dans le cadre d un DIF ou CIF ne faisant pas l objet d un contrat de travail, sur la base de : Stage de moins de 3 mois mais supérieur à 1 mois : aucune gratification n étant obligatoire, le montant est fixé à 400,00 /forfaitaire. Stage de plus de 3 mois : suivant décret fixant le montant dans la fonction publique. Ces montants seront versés au prorata du temps de travail. POINT 6 APPROBATION AVENANT n 4 DSP - CLSH de Bréchaumont Vu la délégation de service public conclue avec la Fédération Départementale des Foyers Clubs du Haut-Rhin, en date du 20 décembre 2005, confiant la gestion du Centre de Loisirs Sans Hébergement (CLSH) à Bréchaumont ; Vu les avenants successifs N 1 portant sur l augmentation des moyens de transports et de transfert des enfants entre les écoles et le CLSH 5

6 N 2 portant sur l augmentation de la fréquentation et revalorisation des salaires, N 3 portant sur l augmentation de l activité prévisionnelle du Centre, Considérant le rattachement de la Commune de Chavannes-sur-l Etang, au CLSH et le transfert des enfants au restaurant scolaire ; Vu l avis de la commission DSP réunie ce même jour, approuvant l avenant n 4 à intervenir ; Le Bureau, après délibération et à l unanimité DECIDE : DE CONCLURE un avenant n 4 à la DSP conclue avec la Fédération des Foyers Clubs du Haut-Rhin, afin de tenir compte du rattachement de la Commune de Chavannes-Surl Etang au CLSH à Bréchaumont et le transfert des enfants au restaurant scolaire ; DE PORTER la participation annualisée de 90073,04 à 94939,68, soit + 5,40%. POINT 7 RENOUVELLEMENT CONVENTION D OUVERTURE D UNE LIGNE DE TRESORERIE Vu la décision du Conseil de Communauté en date du 17 septembre 2007, portant délégation au Bureau pour procéder au renouvellement de la ligne de trésorerie ; Vu la décision du Bureau en date du 15 novembre 2007, portant décision de contracter auprès du CREDIT AGRICOLE ALSACE VOSGES une ouverture de crédit d un montant maximum de ; Vu la convention n conclue en date du 14 décembre 2007, avec le Crédit Agricole Alsace Vosges et arrivant à échéance le 14 décembre 2008 ; Après avoir entendu le rapport du Président et après en avoir délibéré, le Bureau à l unanimité : Article 1 Pour le financement de ses besoins ponctuels de trésorerie, le Bureau décide de renouveler pour une nouvelle période d un an la convention d ouverture d une ligne de trésorerie, conformément aux conditions de l article 2 de la convention n Article 2 Le Bureau par délégation, autorise le Président à signer la convention de renouvellement d ouverture de crédit avec le Crédit Agricole Alsace Vosges et à procéder, sans autre délibération, aux demandes de versement des fonds et aux remboursements des sommes dues, dans les conditions prévues par le contrat. POINT 8 RESTAURATIONS SCOLAIRES 8.1. INFORMATIONS rentrée 2008/2009 Une étude globale de l accueil de la petite enfance et de la jeunesse (y compris le relais d assistantes maternelles) est en cours d élaboration par les services de La Porte 6

7 d Alsace. Celle-ci sera présentée lors d un Conseil de Communauté. Le Président remercie Audrey MONGODIN et Myriam PEQUIGNOT, agents chargé des dossiers de restaurations scolaires pour le travail effectué et la surcharge liée à l ouverture de 4 nouveaux restaurants, ce qui porte à 6 le nombre total de sites en service à la présente rentrée. IL rappelle également le budget alloué à ces services pour 2008 sur la base des effectifs des restaurations de Bernwiller et Hecken alors qu il est constaté une nette progression. Le budget 2009 devra prendre en compte les nouvelles données et l impacte sur la fiscalité de Il relève que la part restant à la charge de la CCPA pour un CLSH se situe entre et , soit l équivalent de 5 restaurants ouverts à ce jour. Le coût du service de restauration, par enfant, représente environ 11,00 : 6,00 pour les parents et 5,00 pour la Communauté de Communes ANNULATION DECISION Suppression postes adjoint technique 2 e classe Vu la décision du Conseil de Communauté en date du 3 juillet 2008, portant suppression de 5 postes d adjoint technique de 2 e classe, dans le cadre de la mise en place de nouveaux sites de restauration scolaire ; Considérant les modifications d horaires de temps de travail des agents recrutés pour les restaurations scolaires ; Le Bureau, après délibération et à l unanimité DECIDE : D ANNULER la délibération du Conseil de Communauté portant suppression de 5 postes d adjoints techniques de 2 e classe. POINT 9 INFOS ET DIVERS 9.1. ACQUISITION DESHERBEUR THERMIQUE Mr Daniel Dietmann rappelle que le désherbant est strictement interdit dans certaines zones dites «étanches». La Communauté de Communes devrait se doter d un désherbeur thermique afin que les ouvriers intercommunaux puissent procéder par brûlage. Ce type de matériel, d un coût d environ 2400,00 est aidé à hauteur de 50% par l Agence de l Eau. Il faut également que les ouvriers soient à nouveau rendus attentif aux règles de sécurité en cas d usage de désherbants et les doter d une combinaison adaptée. Mr Dietmann rappelle également qu en matière de SPANC, nouvelle compétence prise par La Porte d Alsace, toute opération non engagée au 31 décembre 2009 ne bénéficiera plus de subvention de la part de l Agence de Eau. Un décret est en cours afin de fixer les conditions d organisation technique et logistique. 7

8 9.2. FIXATION CONSEIL DE COMMUNAUTE Le prochain Conseil de Communauté est fixé au 2 octobre 2008 à 19 heures. Le lieu reste à définir. L'ordre du jour étant épuisé, le Président lève la séance à 20 heures 00. Dannemarie, le 15 septembre 2008 Le Président, Gérard LANDEMAINE Monsieur Pierre SCHMITT, 1 er vice président, invite les membres à un verre de l amitié à l occasion de 60 e anniversaire du Président. 8