Formation XLAB Délégation Centre. Poitou-Charentes. Xlab Le logiciel STI - MCA

Transcription

1 Xlab Le logiciel

2 Présentation d XLAB Les fonctions du logiciel L installation du logiciel La documentation associée L organisation des données

3 Les fonctions du logiciel Outil de gestion budgétaire et comptable Outil d aide à la gestion et à la prise de décision C est le tableau de bord de l activité financière

4 LABORATOIRE LIVRAISONS DELEGATION CNRS COMMANDES MISSIONS GCF CREDITS FACTURES BASE DE DONNEES Origines de crédits Entités dépensières Fournisseurs/Produits Marchés Clients/Articles Matières Commandes Factures Missions Personnel sur CD... REPONSE IMMEDIATE Consultations individuelles Etats de synthèse Export de données XlabUniv Bons de commande Factures clients Suivi des crédits et des dépenses Ordres de mission et documents annexes UNIVERSITES NABuCo

5 * Communiquer avec la délégation régionale du CNRS transfert de données d'xlab vers la GCF : retour de données de la GCF avec intégration dans XLAB

6 Optimiser les tâches de gestion Saisie des demandes d achat Visualiser les disponibles

7 L installation du logiciel o Xlab en monoposte sur Mac ou PC o Xlab en réseau

8 Installation Xlab en Mono-poste Sur l unique Poste de travail sont installés Installation Xlab en Multi-poste Sur le Serveur sont installés Base Xlab Runtime OMNIS Application Xlab Base Xlab Sur chaque poste de travail sont installés Runtime OMNIS Application Xlab Runtime OMNIS Application Xlab

9 Documentation associée à la DSI 1 site technique 1 site dédié au laboratoire

10 L apprentissage par des exercices Paramétrages d XLAB Saisie des commandes

11 Paramétrage du logiciel de l application des organismes de gestion de l unité de recherche

12 Paramétrage de l application Le logiciel ne contient aucune donnée Entrer en tant qu Administrateur Dossier Administration Paramétrage Application Réf : exercice p: 3

13 Paramétrage des Organismes de gestion Permet d identifier les différentes sources de crédit que vous allez suivre dans Xlab Permet d assurer la liaison entre le laboratoire et ses organismes de gestion

14 Paramétrage des Organismes de gestion Les crédits vous sont attribués par deux organismes Le CNRS L Université Réf : Exercice p : 4

15 Paramétrage de l unité de recherche Obligatoirement après la description des organismes de gestion Description générale du laboratoire Identifier le laboratoire vis à vis des organismes Saisir les différentes adresses du laboratoire Réf : exercice p : 5

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17 L organisation des données : l ARBORESCENCE DEFINITION DU DICTIONNAIRE DU MOT ARBORESCENCE Dont la forme rappelle celle d un arbre : Schéma arborescent POURQUOI UNE ARBORESCENCE DANS XLAB? Créer une arborescence est essentiel au fonctionnement de xlab. Elle permet d avoir une représentation réelle des besoins du laboratoire. Elle permet de visualiser l ensemble des crédits et des dépenses du laboratoire.

18 COMMENT Y PARVENIR? RÉUNIR les différents acteurs du laboratoire - Directeur de l unité - Responsables d équipes - Responsables de la gestion DÉFINIR les besoins de chacun - Définition des priorités - Suivi et analyse des crédits et des dépenses - Préparation du budget du laboratoire Justification de dépenses vis-à-vis des organismes financeurs

19 XLAB ET L ARBORESCENCE REPRÉSENTATION SCHÉMATIQUE DU LABORATOIRE XLAB permet de : -Gérerles crédits du laboratoire - Suivre les dépenses et les disponibles du laboratoire.

20 D ENREGISTRER ET DE SUIVRE LES CRÉDITS ATTRIBUÉS AU LABORATOIRE, QUELLES QUE SOIENT LEURS ORIGINES. ORIGINES : CE SONT LES DIFFÉRENTES SOURCES DE FINANCEMENT DU LABORATOIRE. Crédits CNRS Crédits Universitaire ou École Crédits contractuels Autres Ressources

21 XLAB PERMET DE RÉPARTIR LES CRÉDITS SUR LES DIFFÉRENTES ENTITÉS DÉPENSIÈRES. Répartition définie selon les critères propres à l organisation du laboratoire. ENTITÉS DÉPENSIÈRES : elles peuvent être : Par équipes Par thèmes Par opérations Par services

22 Construction de votre arborescence Exercices p : 6 Alimentation des crédits Exercices p :

23 Sauvegarde des données

24 Mise en place des habilitations Déclarer des utilisateurs ou des groupes de gestion Mettre des habilitations aux utilisateurs par des fonctions autorisées ou des groupes de gestion Habilitations sur les données Réf exercice p : 7

25 Les habilitations - Fonctions autorisées Modules Actions Commande Facture Missions Accès Modification Suppression Fournisseur Groupe de travail ORI autorisées : EDP autorisées : Utilisateur XLAB

26 Habilitation sur les données Fonctions autorisées Commande Fonctions autorisées Commande GROUPE : Gestion 1 GROUPE : Gestion 2 ORI EDP Commande ORI EDP CT1 ORI: CT EDP EDP2 CT1 Partage d une commande possible entre 2 utilisateurs des groupes différents, si tous deux sont autorisés sur l origine de crédit de la commande

27 Les tables de constantes Qu est-ce que les tables de constantes Mise à jour de certaines tables réf exercice p : 15

28 Les matières Selon son activité un laboratoire a des besoins divers. L utilisation des codes matières permet : la création d ensemble d articles homogènes une analyse des dépenses

29 La codification des matières Elle est propre à chaque laboratoire Elle se fait sur plusieurs niveaux Les têtes de chapitre sont prédéfinies : 1, matières premières 2, informatique, et peuvent être modifiées. On peut en ajouter de nouvelles

30 Les matières 1 exemple : Les matières premières Gaz à usage scientifique Produits radioactifs Produits chimiques Référence Exercice p :12

31 Les fournisseurs 2 types sont définis dans XLAB Les prestataires externes Les agents : missionnaires ou personnes rémunérées sur crédits déconcentrés 3 statuts provisoire validé - désactivé

32 Les fournisseurs Dans Xlab, il peuvent : être transmis par la Délégation saisis par vos soins : informations principales informations complémentaires validation Référence exercice p : 13

33 Les marchés Ils vous sont envoyés par la délégation régionale Les marchés hors CNRS doivent être enregistrés manuellement

34 Les produits Permettent d obtenir la liste des produits les plus couramment commandés (caractéristiques, prix, matière, TVA) Un produit est spécifique à 1 prestataire externe Référence exercice p : 13

35 Les contacts Permet d identifier sur le bon de commande la personne à contacter, en cas de besoin

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