Retours Enquête de satisfaction versant prescripteurs (région Poitou-Charentes du 14 au 30 avril 2015) MERCI à tous ceux qui ont donné leur avis!

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1 Qui a répondu? Taux de participation régional : 29% Retours Enquête de satisfaction versant prescripteurs (région Poitou-Charentes du 14 au 30 avril 2015) MERCI à tous ceux qui ont donné leur avis! Temps passé : 31% passent moins de 10mn par demande : Parmi ces personnes, 53% l utilisent + de 3 fois par semaine et 55% rédigent souvent ou toujours la demande en totalité 69% passent plus de 10mn par demande : Parmi ces personnes, 48% l utilise d 1 fois par semaine et 70% rédigent toujours ou souvent la demande en totalité La fréquence d utilisation et le volume de demandes saisies influent directement sur le temps passé pour chaque demande. Et notre souci reste de rendre ViaTrajectoire toujours plus intuitif et facile d utilisation. La performance de l outil (temps de réponse et accès) est évaluée par 69% des répondants comme bon à très bon L ergonomie et la facilité d utilisation sont jugées bonnes à très bonnes à 56%. Chaque nouvelle version est l occasion d optimiser l ergonomie du logiciel. 35% d entre vous trouvent que l outil ViaTrajectoire améliore leur connaissance des objectifs des SSR HAD ou Unité de Soins Palliatifs. Vous êtes le même nombre à considérer que l outil améliore les relations avec les services receveurs. 46% considèrent que l outil permet d élargir ses demandes de SSR ou d HAD et donc d améliorer la lisibilité de l offre de soins Pour moitié, le module Grand Age, permettant la réalisation des demandes d hébergement pour Personnes Agées, n est pas encore intégré. Besoin de formation : 21% ont manifesté le souhait d une formation information sur : Le module Grand Age, la prescription sanitaire, les statistiques et enfin la gestion des comptes utilisateurs. Nous allons donc vous proposer des sessions de formation sur le dernier trimestre 2015.

2 Vos commentaires et nos réponses Commentaires techniques : Vos remarques Nos réponses «Déconnexion et effacement des données non Il s agit d un site internet sécurisé, la déconnexion automatique en cas de non-utilisation du système enregistrées lorsqu on est interrompu dans notre tâche, au bout de 30 minutes est obligatoire. Un message d alerte sera intégré dans une prochaine version pour prévenir l utilisateur 5 minutes avant cette déconnexion automatique. sans message d alerte» «Lien avec les logiciels «maisons»» Au minima pour rapatrier les données administratives, une passerelle peut facilement être mise en place depuis votre DPI. Cette passerelle permet également d éviter de ressaisir son login et son mot «Lors de l orientation d une demande sanitaire, que les pages 1 et 3 se suivent» de passe. Que les pavés «La pathologie» et «Les ressources» se suivent : Page 1 : Page 3 : Une évolution en ce sens est prévue dans le cadre de la refonte du processus de ViaTrajectoire «certains champs obligatoires difficilement renseignables» Seuls les champs encadrés en rouge et signalés par un astérisque * sont obligatoires. Pour une demande standard de SSR HAD ou USP en dehors de l orientation, les éléments bloquants sont : - Nom de naissance, prénom, date de naissance, sexe, adresse du patient - Service prescripteur, date d admission souhaitée, - nom et téléphone du médecin, nom et téléphone du cadre (le nom de l assistante n est plus obligatoire) - éléments infirmiers, dépendance, communication Pour une demande d hébergement, les éléments bloquants sont : - Nom de naissance, prénom, date de naissance, sexe, adresse du patient - Urgence de la demande, type d hébergement, situation de la personne à la date de la demande - Motif de la demande

3 Autres commentaires : Vos remarques «Pas de possibilité d envoyer des informations aux établissements quand l accord est validé sans passer par une annulation» Volontairement, leur nombre est restreint pour ne pas contraindre l utilisateur. Cependant, le remplissage de ces seuls éléments sera rarement suffisant pour que la structure receveuse puisse prendre sa décision rapidement. Il vous appartient de saisir tout élément complémentaire que vous jugez pertinent (nom du médecin traitant pour l HAD, devenir du patient à la sortie du SSR etc. ). Nos réponses Le dossier reste modifiable tant que l accord n a pas été confirmé. Lorsque la demande a été confirmée s affiche dans le dossier :, une boite de dialogue avec la structure d aval concernée «Il faudrait prévoir des accès pour les Internes, les IDE et les assistantes sociales pour optimiser le remplissage pluridisciplinaire» «Il serait intéressant que chaque partie puisse se remplir indépendamment des autres» La structure d aval a connaissance du message grâce au logo sur son tableau de bord et à l ouverture du dossier du patient. C est en effet la méthode la plus pertinente et efficace pour réaliser l orientation d un patient à la sortie d un service hospitalier. Cette organisation est de plus en plus adoptée et notre coordination est à votre disposition pour vous soutenir dans la création des comptes. C est le cas. Une fois la demande d admission SSR ou HAD ou le dossier Grand Age créé, chaque partie (volet) de la demande enregistrée peut être remplie par un collègue différent, à un moment différent. «nécessité d un retour stats, non exploitation de l observatoire» L onglet observatoire est accessible selon le profil et les habilitations qui vous ont été attribuées. En conséquence, certaines requêtes vous sont accessibles d autres pas. De nouvelles requêtes plus faciles d exploitation sont disponibles en ligne et nous vous proposerons un atelier de formation à l utilisation de l Observatoire cette fin d année «auparavant, nous nous parlions entre établissement» ViaTrajectoire est un outil. Il vous aide à identifier l interlocuteur direct sur un dossier et à prévoir la sortie. Il ne doit en aucun cas vous priver d un contact téléphonique si le cas le nécessite. «Développer les offres de SSR à la Pédiatrie» Il y a peu de SSR pédiatriques en région mais les SSR pédiatriques et les prises en charge en HAD pédiatrique figurent dans ViaTrajectoire. Les thesaurus méritent peut-être d être affinés, néanmoins, ViaTrajectoire doit être utilisé pour une prise en charge pédiatrique. «Pb région en dehors du dispositif» Pour les demandes de SSR-HAD ou USP, 21 régions adhèrent au dispositif.

4 Lorsqu une demande doit être envoyée dans une des 3 régions manquantes, vous pouvez imprimer la demande ou l enregistrer en pdf et la faire parvenir ensuite à la structure identifiée. Pour les demandes d hébergement, la région Poitou-Charentes était pilote avec la région Alsace. Les autres régions sont en cours de déploiement. Entre temps, comme pour les demandes de SSR- HAD ou USP, vous pouvez imprimer la demande ou l enregistrer en pdf et la faire parvenir à la structure identifiée. Consulter la carte des régions utilisatrices de ViaTrajectoire «demandes successives par ex. ssr puis rééducation cardiaque, une fois que le 1 er est validé, l autre est supprimé alors que les deux sont nécessaires» «une nouvelle admission rapprochée d une sortie ou d un transfert nous impose de refaire en totalité un dossier» Il s agit en fait de deux demandes différentes. Dans ce cas particulier, c est au 1 er SSR de faire la demande au second en fonction de l évolution du patient. Le dossier est finalisé et se trouve dans les «patients sortis». Rouvrez celui-ci et cliquez sur «Nouvelle demande» : Module Grand Age : Vos remarques «Initier une demande SSR depuis une demande Grand Age» Cliquez sur Continuer : Vous récupèrerez les données administratives et les antécédents médicaux. Nos réponses Possible en passant par «Actions sur le dossier» lorsque la demande Grand Age est ouverte : Cliquer sur «Créer un dossier sanitaire» :

5 «Que faire d une demande Grand Age quand le patient sort à domicile et qu il n est pas informatisé» Il faut cliquer sur «Signaler le retour à domicile» pour que votre tableau de bord se mette à jour : Et vous pouvez imprimer le dossier pour le donner au patient ou à la famille. Les établissements d hébergement contactés seront informés de ce retour à domicile. La gestion de la demande pourra suivre son cours, les établissements d hébergement ayant les coordonnées de la personne à contacter dans le dossier. Et le dossier sera archivé suite à l admission effective prononcée par un établissement. «Transférer les demandes au médecin traitant ou tuteur ou autre service» Il n est pas nécessaire de transférer le dossier au médecin traitant car le simple fait de l identifier dans le dossier lui permet d y accéder en ligne en se connectant de façon sécurisée avec sa carte CPS. Cette action est possible entre structures (services hospitaliers, réseaux, tuteurs). Dans la rubrique «Suivi du dossier», cliquez sur «Médecin Traitant et Intervenants»: Puis sur «Transférer» : «Davantage de transversalité entre demande sanitaire et demande Grand Age» En cliquant sur deux dossiers. depuis la demande SSR, le module Grand Age s ouvre et permet de lier les

6 Et depuis le 20 juillet (dernière version VT), il est possible d importer automatiquement plusieurs informations saisies dans le dossier sanitaire dans la demande d admission Grand âge! «Impossibilité d imprimer la liste des établissements demandés dans Grand Âge» «Demandes annulées dans les établissements d hébergement alors que le patient souhaite maintenir certaines demandes» Prévu dans les futures versions Lors de l acceptation de la date d admission proposée, le demandeur a la possibilité de maintenir des demandes dans d autres établissements: Vue demandeur : Si ce n est pas fait, l usager, sa famille ou le professionnel accompagnant peut réactiver le dossier pour envoyer d autres demandes jusqu à 6 mois après l admission. Une évolution est à l étude pour optimiser cette fonctionnalité. Equipe ViaTrajectoire Poitou-Charentes : Dr Even Dr Pradère Sandrine Boubien Sylvie Barrau