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1 PROJET DE CONCEPTION (6GIN333) Cours #7 Hiver 2012

2 Ordre du jour Gestion des risques Introduction Concepts & définitions Processus d analyse Outils & méthodes Résultats Pause de 15 minutes Suivit des coûts (introduction) Rapport d étape II Définitions Analyse de l écart de planning Analyse de l écart de coût

3 INTRODUCTION Qu est-ce qu un risque? Comment mesure t-on un risque? Pourquoi gérer les risques? Comment gérer les risques? «C est un événement incertain dont la concrétisation pourrait avoir un impact positif ou négatif sur les objectifs du projet (ex: contenu, qualité, délais, coûts, etc.)».

4 CONCEPTS & DÉFINITIONS Probabilités; Impacts (positif / négatif); Sévérité du risque; Mesures d atténuation;

5 CONCEPTS & DÉFINITIONS Probabilités: «Une évaluation des chances que l événement concerné puisse se concrétiser en cours de réalisation du projet». «Cette évaluation s exprime en pourcentage (%) de probabilité d occurrence». RISQUE: la possibilité que le projet ne s exécute pas conformément aux prévisions de date d achèvement, de coût ou de qualité, ces écarts par rapport aux prévisions étant considérés comme inacceptables.

6 CONCEPTS & DÉFINITIONS Impacts (positif / négatif): «Une évaluation des conséquences relatives à la concrétisation du risque concerné». «Cette évaluation peut s exprimer en temps, en argent ou en diminution/augmentation du niveau de qualité ou du niveau de performance d une composante du projet».

7 Le traitement des risques: Risque de dépassement du coût du projet Analysé dans la phase de définition du projet Nécessite des techniques de contrôles de gestion Analyse quantitative et qualitative Risque de non respect des délais Techniques de suivi de planning Analyse quantitative Risque de non respect des performances Analyse réalisée avec le cahier des charges

8 Les approches du traitement des risques: Analyse quantitative vision stochastique du problème, vise à quantifier la dispersion de la réalisation des objectifs de coût et de durée Analyse qualitative basé sur l intuition et la connaissance de l entreprise vise à permettre des diagnostics rapides au moyen de listes de contrôle

9 CONCEPTS & DÉFINITIONS Sévérité: «Une façon de classer le niveau d importance relative d un risque par rapport aux autres risques du projet». «La sévérité d un risque est le résultat de la multiplication de sa probabilité d occurrence par son impact».

10 CONCEPTS & DÉFINITIONS Moyens d atténuation: «L ensemble des mesures prises pour atténuer la probabilité d occurrence et/ou les impacts des risques identifiés dans le projet concerné». «Les mesures d atténuation deviennent des items de l envergure du projet et doivent être planifiées en terme de temps d exécution et évaluées en terme de coût de projet».

11 PROCESSUS D ANALYSE 1. Planifier la gestion des risques; 2. Identifier les risques; 3. Analyser les risques (qualitative & quantitative); 4. Élaborer le plan de réponse aux risques; 5. Assurer le suivi & contrôle des risques.

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13 PROCESSUS D ANALYSE 1. Planifier la gestion des risques Évaluer l importance stratégique du projet et le niveau de tolérance de l organisation face aux risques; Identifier les ressources responsables de la gestion des risques du projet; Définir les moyens (temps + $) mis en œuvre pour gérer les risques du projet; Identifier les outils et techniques employés pour gérer les risques du projet;

14 PROCESSUS D ANALYSE 2. Identifier les risques du projet Pour connaître les risques susceptibles d affecter (en bien ou en mal) le projet concerné; Pour faciliter la classification des risques: Risques politiques; Risques organisationnels; Risques technologiques/industrialisations; Risques financiers Risques d affaires;

15 PROCESSUS D ANALYSE 2. Identifier les risques du projet Processus itératif, présent tout au long de la réalisation du projet, qui nécessite une attention constante de la part de l équipe; IDENTIFICATION 1 ER CYCLE À MITIGER NON OUI SÉVÉRITÉ RÉPONSE INTÉGRATION

16 PROCESSUS D ANALYSE 2. Identifier les risques du projet Session de remue-méninges (brainstorming); Liste de vérifications (checklists); Partage de connaissances (expérience)

17 PROCESSUS D ANALYSE 2. Identifier les risques du projet Technique par diagramme (ex: fishbone) CAUSE #3 CAUSE #1 D D ÉVÉNEMENT D D CAUSE #4 CAUSE #2

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20 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet L analyse qualitative: «Elle permet de catégoriser et de prioriser les risques en fonction de leur nature et de leur sévérité»; «Elle fait appel à l expérience et au jugement des membres de l équipe projet». «Permet de comprendre les causes possibles de dérapage des délais.»

21 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Quatre catégories (analyse qualitative): Les imprécisions des tâches Les incohérences du cahier des charges du projet Les risques techniques et d industrialisation Les manques de maîtrise du suivi des projets

22 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Les imprécisions des tâches un manque de temps dans la phase préliminaire pour rechercher l information; une méconnaissance du travail précis à exécuter liée à une absence d expérience antérieure; l existence de plusieurs scénarios techniques possibles entre lesquels on hésite à trancher; des imprécisions quant aux objectifs du projet.

23 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Les incohérences du cahier des charges du projet «rien ne garantit la cohérence entre les objectifs et les moyens» le budget affecté au projet est insuffisant; la date d achèvement du projet est intenable; les ambitions en matière de qualité du produit sont trop ambitieuses; les performances des ressources utilisées ont été surestimées.

24 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Les risques techniques et d industrialisation Risques techniques: la possibilité de ne pas pouvoir fabriquer le produit en utilisant une certaine technologie Risques industriels: le risque de ne pas pouvoir passer du prototype à la série sans modification importante des ressources disponibles.

25 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Les risques techniques et d industrialisation la sous-estimation de la complexité du produit le choix d un nouveau procédé peut demander de mobiliser d avantage de ressources; l apparition d un nouveau procédé de fabrication en cours de projet peut conduire à l abandon de la solution technique initialement retenue; la combinaison de plusieurs solutions éprouvées peut conduire à des problèmes imprévisibles.

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27 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Les manques de maîtrise du suivi des projets l absence de procédures formelles de détection des dérives; un manque de mise à jour des informations transmises par les opérationnels à la direction de projet; une absence de procédure de résolution en cas de conflits entre les différents services impliqués dans le projet; les impasses sur la validation technique du produit qui transfèrent les risques sur le produit final.

28 Grille de criticité

29 Probabilité Gestion des risques PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Analyse qualitative exemple: A B C D E F Gravité de l impact

30 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Analyse qualitative

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37 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Analyse qualitative exemple: les risques réglementaires : les normes que doivent respecter les produits peuvent changer. Ces risques sont liés le plus souvent soit : à une date incertaine de mise en œuvre d un nouveau règlement dans un pays débouché à la méconnaissance du contenu exact du nouveau règlement La solution est évidemment de retenir la solution qui répond aux normes les plus strictes mais elle risque d être la plus coûteuse.

38 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Analyse quantitative: «Elle sert à quantifier le niveau de sévérité des risques identifiés dans le projet (temps, argent, etc.)»; «Elle nécessite une évaluation des impacts associés à chacun des risques du projet». Deux sources: le risque de ne pas tenir les délais le risque de dépassement budgétaire

39 PROCESSUS D ANALYSE Analyse classique du risque sur le temps: A: Quelle est la durée minimum de réalisation de la tâche? B: Quelle est la durée maximale de réalisation de la tâche? M 0 : Quelle est la durée la plus probable? On calcul la moyenne et la variance:

40 PROCESSUS D ANALYSE Gestion des risques

41 PROCESSUS D ANALYSE la distribution de probabilité de la durée minimale d exécution du projet est une loi normale de paramètres: déterminer un intervalle à 95% sur la durée du projet X

42 PROCESSUS D ANALYSE Gestion des risques

43 Exemple à faire dans le rapport Gestion des risques

44 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Analyse quantitative exemple: Risque #1: Risque #1: Sévérité = Probabilité x Impact Sévérité = 50% x (10 jr X 5 pers. X 8 hr/jr X 60 $/hr) Risque #1: Sévérité = $ Le montant de contingence de ce risque qu il faudrait inclure à l estimation des coûts du projet est de 12 K$

45 PROCESSUS D ANALYSE 3. Analyser les risques du projet Analyse quantitative limites: En focalisant l attention sur l objectif de délai, on pourrait perdre de vue les autres objectifs que sont le respect des coûts et le respect des performances. Du point de vue de l action, l absence d analyse causale fait que le gestionnaire ne dispose d aucun guide d action.

46 PROCESSUS D ANALYSE 4. Plan de réponse aux risques Éliminer le risque; Transférer et/ou partager le risque; Diminuer le risque; Acceptation du risque

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48 PROCESSUS D ANALYSE 4. Plan de réponse aux risques Éliminer le risque: «Mettre en place des moyens ou des actions qui élimineront le risque à la source, comme par exemple, devancer ou retarder la date d exécution de certains travaux pour contrer les effets d un mauvais contexte (renouvellement d un contrat de travail et de la possibilité de grève)».

49 PROCESSUS D ANALYSE 4. Plan de réponse aux risques Transfert et/ou partage du risque: «Il existe généralement trois méthodes qui permettent de transférer les risques d un projet». Les assurances; Les contrats; Les garanties

50 PROCESSUS D ANALYSE 4. Plan de réponse aux risques Diminution du risque: «Méthode qui consiste à diminuer les probabilités et/ou les impacts d un risque pouvant être nuisible pour le projet advenant sa concrétisation». Simplifier le processus de fabrication/installation (constructibilité); Effectuer des tests supplémentaires à l aide d un pilote; Présélectionner un fournisseur en s assurant de sa stabilité financière, de sa compétence et de sa disponibilité, lorsque le contexte le permet (ex: projets privés)

51 PROCESSUS D ANALYSE 4. Plan de réponse aux risques Diminution du risque: d améliorer le nombre, la qualité et la pertinence des informations relatives aux tâches Exécuter certaines tâches confiées à des tiers sur la base d un cahier de charges précis

52 PROCESSUS D ANALYSE 4. Plan de réponse aux risques Acceptation du risque: «Méthode qui consiste à prévoir des réserves pour les risques qui ne peuvent être mitigés par les autres méthodes». «Les réserves constituent des provisions déterminées par l équipe de projet (ex: + argent, + temps, + ressources, etc.)».

53 PROCESSUS D ANALYSE 4. Plan de réponse aux risques Réserve de contingences: «Réserve ($/temps) destinée à couvrir les événements connus qui pourraient subvenir en cours de projet (imprévus connus)». Réserve de gestion (du propriétaire): «Réserve ($/temps) destinée à couvrir les événements inconnus qui pourraient subvenir en cours de projet (imprévus inconnus)».

54 PROCESSUS D ANALYSE 5. Suivi & contrôle des risques: Émergence de nouveaux risques; Mettre en place des indicateurs; Assurer la performance du plan de réponse; Réviser, au besoin, les contingences.

55 PROCESSUS D ANALYSE 5. Suivi & contrôle des risques: risques encourus en phase d exécution du projet: détection tardive du problème diagnostic erroné (erreur de diagnostique) la cause retenue n est pas la bonne cause apparente erreur de jugement réponse inappropriées report de la faute sur autrui excès de procédures de contrôle (bureaucratie)

56 PROCESSUS D ANALYSE 5. Suivi & contrôle des risques: détecter des dérives et entamer des actions correctrices: la rapidité d obtention de l information la qualité de l information obtenue «Une information trop tardive peut amener des actions correctrices plus coûteuses ET une information erronée peut amener à prendre de mauvaises décisions.»

57 PROCESSUS D ANALYSE Organisation de la réactivité réactivité par révision des objectifs (constat d échec) diminuer le niveau de qualité requis réviser à la hausse le coût du projet réactivité par révision des tâches suppression de certaines tâches jugées accessoires modification du contenu d une tâche mobilisation momentanée de ressources additionnelles heures supplémentaires sous-traitance (contrat)

58 Pause Le rapport d étape doit contenir une analyse des risques RETOUR DANS 15 MINUTES S.V.P.

59 Suivit des coûts Suivit des coûts (introduction) Nécessite une évaluation des coûts de chaque tâche Écart de planning: différence entre le Coût Budgété du Travail Réalisé (CBTR) et le Coût Budgété du Travail initialement Prévu (CBTP) Ecart de planning = CBTR CBTP Écart positif: les réalisations du projet sont en avance par rapport aux prévisions Écart négatif: retard

60 Suivit des coûts Suivit des coûts (introduction) Écart de planning relatif: Écart de coût: la différence entre le coût budgété du travail réalisé et le coût encouru, c est-à-dire le coût réel du travail effectué: Ecart de coût = CBTR - CRTP

61 Suivit des coûts Suivit des coûts (introduction) Écart de coût: Écart négatif: les réalisations du projet ont coûté plus cher que prévu indique un risque de dépassement budgétaire Écart positif: plus de chance de tenir l enveloppe budgétaire initiale

62 Suivit des coûts Suivit des coûts (introduction) budget à date: budget initialement prévu du projet qui contient : échéancier de la consommation de ce budget répartition dans le temps la consommation de moyens financiers par la tâche répartition uniforme du coût de la tache durant toute sa durée d exécution répartition de la dépense durant son exécution au prorata de la consommation des ressources l imputation de la moitié du coût au début d exécution de la tâche et du solde à la fin

63 Suivit des coûts Suivit des coûts (introduction) Les données révisées à date t: Date de fin révisée Date prévue initialement Actuel Début

64 Suivit des coûts Suivit des coûts (introduction) Grandeurs à comparer => Prochain cours!

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