Guide du porteur de projet

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1 infos : Union européenne Fonds Social Européen Guide du porteur de projet Mesure «appui aux microprojets associatifs» FSE en Ile-de-France Cette action est soutenue par le Fonds social européen et la Région Ile-de-France.

2 Sommaire I) Processus global de la mesure «appui aux microprojets associatifs» 3 II) Explications détaillées de la mesure «appui aux microprojets associatifs» 4 A) L idée de projet 4 a. Qui peut faire une demande de subvention? 4 b. Pour quels types d action? 4 c. Pour quel montant? 5 d. Pour quelle durée? 5 e. Les critères de sélection des projets 5 f. Les points d appréciation du comité de sélection 6 g. Comment présenter un dossier? 6 h. Etude de l éligibilité du microprojet 6 B) Le projet éligible 6 a. Comment formuler la demande de subvention? 6 b. Comment budgéter le microprojet? 6 c. Que joindre au dossier de subvention? 7 C) Le comité de sélection des projets 8 D) La convention 8 a. Contractualisation 8 b. Le versement de la subvention 8 E) La réalisation du projet : les obligations du porteur de microprojet 9 a. Réaliser le microprojet 9 b. Respecter les dates de réalisation du microprojet 9 c. Respecter le plan de financement du budget prévisionnel 9 d. L obligation de publicité 9 e. Comptabilité séparée 10 f. Avance du solde de la subvention 10 F) Le contrôle du projet 10 a. Les bilans qualitatifs et quantitatifs 10 b. Le contrôle de service fait 10 c. Les principes de calcul du solde de la subvention FSE 11 d. Archivage 12 2

3 I) Processus global de la mesure «appui aux microprojets associatifs» Vous trouverez le détail de chacune des étapes du processus d obtention de la subvention dans les pages suivantes. La lettre en majuscule renvoie au paragraphe explicatif. Emergence du projet (A) Comité présélection Etude de la pertinence du projet Projet éligible (B) de - Formulation du microprojet, - Remplir le formulaire de présentation du pré-projet à télécharger sur le site rubrique FSE mesure 423 et renvoyer le document à l adresse - Le Comité de sélection se positionne sur l éligibilité du projet en étudiant le formulaire de présentation - Information collective sur la demande de subvention microprojets - Rédaction de la demande de subvention - Dépôt du dossier complet, envoi au FONJEP de la version définitive de la demande signée, accompagnée des pièces administratives annexes (par voie postale et mail). - Envoi par le FONJEP d une attestation de dépôt de demande de subvention Comité de sélection du dossier (C) Projet accepté (D) Réalisation du projet (E) Bilans Contrôle du projet (F) - Le comité de sélection se prononce sur la demande de subvention. Il émet un avis favorable, défavorable ou demande un ajournement du dossier pour complément d information, - Notification motivée au porteur de projet de la décision du comité - Signature avec la structure porteuse d une convention contractuelle expliquant les obligations mutuelles entre le FONJEP et la structure porteuse, - Remise des outils de gestion de microprojet - Virement bancaire d une première avance de 40% du budget annuel du microprojet - La structure porteuse fait remonter tous les mois les dépenses relatives au projet, à l aide de l outil informatique mis à disposition par le FONJEP - Lorsque la première avance financière est totalement dépensée, que le FONJEP a reçu et vérifié le bilan intermédiaire et les justificatifs des actions et des dépenses réalisées, le FONJEP effectue le versement de la deuxième avance de la subvention de 40% maximum de la tranche annuelle - La structure porteuse du projet envoie au FONJEP un bilan intermédiaire à chaque solde d avance, à la fin de chaque année civile, ainsi qu un bilan final lors de la clôture du projet. - Un Contrôle de Service Fait sur site est réalisé en cours et à la fin du projet. Le FONJEP contrôle que les actions prévues ont été réalisées dans les conditions budgétaires établies - Si aucune anomalie comptable ou dans la réalisation des actions n est constatée, le FONJEP verse le solde et clôture le dossier 3

4 II) Explications détaillées de la mesure «Appui aux microprojets associatifs» FSE en Ile-de-France Qui peut déposer une demande de subvention au titre de la mesure «appui aux microprojets associatifs» FSE et pour quelles actions? Comment la formuler? A qui l adresser? Du retrait du formulaire ou du remplissage du formulaire en ligne - au financement du microprojet, voici des explications détaillées sur le déroulement de la procédure ainsi que de la marche à suivre pour bénéficier de la mesure. A) L idée de projet A. Qui peut faire une demande de subvention? Les structures ciblées par le dispositif sont des structures collectives (associations, coopératives ou mutuelles) prioritairement de petites tailles ayant peu ou pas de salariés. La structure doit avoir son siège social en Ile-de-France et doit avoir une capacité financière faible justifiant le soutien du FSE. Possibilité exceptionnelle de sélection de structures de plus grosse taille sur le caractère particulièrement innovant du projet. B. Pour quels types d action? La mesure «Appui aux microprojets associatifs» intervient dans la phase de montage d une activité (zone verte du schéma). Elle vient aider à l émergence de projets et non au fonctionnement d une structure. Risque Faible Le lancement de l activité La consolidation et le développement Elevé L idée L amorçage Mobilisation d autres financements : - Subventions publiques ou privées - Autofinancement - Fonds France Active - Finances Solidaires - Fondations - Banques 36 mois maximum euros maximum Temps 4

5 La subvention «appui aux microprojets associatifs» s adresse aux projets créateurs d emplois directs ou indirects dans le champ de la jeunesse et de l éducation populaire (et de l économie sociale et solidaire) sur le territoire francilien. Les projets présentés devront répondre au moins à un des axes suivants : Axe 1. des créations d'activité économiques positionnées sur de nouveaux gisements d emplois (éco-tourisme, environnement, commerce équitable ; etc.) Axe 2. des initiatives de nature à combler les insuffisances de maillage des territoires (notamment dans le cadre de services à la personne ; etc.) Axe 3. des activités portant sur les métiers patrimoniaux dans une perspective de valorisation économique du territoire Axe 4. des actions en faveur de la lutte contre les différentes formes de discriminations dans le monde du travail Axe 5. des actions d insertion socioprofessionnelles innovantes ou expérimentales en faveur des bénéficiaires des minima sociaux, des personnes handicapées, des jeunes et des seniors Pour l ensemble des axes seront appréciés les projets innovants intégrant les outils multimédias et Internet. Les microprojets retenus devront concerner, en priorité des territoires ruraux isolés ou des zones urbaines en difficulté et devront intégrer de façon transversale l égalité des chances entre les femmes et les hommes. C. Pour quel montant? Un microprojet est défini par un coût global éligible qui ne dépasse pas euros. Ce montant peut être porté à euros pour les projets présentant un plan d action précis et spécifique qui induit un surcoût prévisionnel identifié relatif à l égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Le taux de subvention peut atteindre 100% du coût total d un microprojet dans la mesure où la subvention comprend un financement du Fonds social européen et un co-financement du Conseil Régional d Ile-de- France. Les recettes éventuellement générées par le projet durant la durée de l opération seront déduites du montant de la subvention. De la même manière, d éventuels co-financements présentés par le porteur seront déduits du montant de la subvention. D. Pour quelle durée? Le microprojet a une durée de six mois minimum : une durée inférieure peut-être envisagée si le projet le justifie. La durée maximum d un microprojet est de 36 mois. En tout état de cause, un microprojet ne peut aller au-delà du 31 décembre E. Les critères de sélection des projets Le microprojet devra obligatoirement : - Se situer dans au moins un des axes précités ; - Etre un nouveau projet en phase de montage au sein de la structure. La subvention allouée n a pas pour objectif de financer le fonctionnement d une structure existante. - Etre développé sur le territoire francilien - Impacter positivement l emploi local - Créer de la valeur ajoutée et une utilité sociale pour le territoire 5

6 F. Les points d appréciation du comité de sélection Le comité de sélection des projets sera particulièrement attentif aux points suivants : - L intégration au microprojet des outils multimédias et Internet, - Le caractère innovant des microprojets sur le territoire, - Le caractère collectif du projet (travail en partenariat), de sa gouvernance (en interne et en externe), - Les microprojets comportant une étude de faisabilité feront systématiquement l objet d une évaluation en cours de projet pour envisager la suite à donner au financement. G. Comment présenter un dossier? Le formulaire de présentation de votre pré-projet est disponible sur le site Internet du FONJEP rubrique «FSE - mesure 423». H. Etude de l éligibilité du microprojet Le dossier de présentation du préprojet sera examiné par le comité de présélection. Ce dernier se positionnera alors sur l éligibilité et la pertinence du projet. Si le préprojet est retenu, vous recevrez : - Une convocation à participer à une information collective, - Le dossier de demande de subvention à remplir, - Le Guide de gestion d un microprojet B) Le projet éligible A. Comment formuler la demande de subvention Suite au positionnement du comité de présélection sur l éligibilité et la pertinence du projet, le porteur complète le dossier de demande de subvention FSE et le retourne au FONJEP avec les pièces annexes requises. La description des actions pour lesquelles le porteur de projet demande un financement du Fonds social européen doit comporter les éléments suivants : - Le contenu du microprojet et son déroulement précis, - Les publics cibles, - Les partenaires du microprojet, - Les objectifs, les résultats attendus et les moyens d évaluation de chaque action, Pour plus de renseignements un guide de gestion sera communiqué aux porteurs. Remarques : - La demande de subvention doit obligatoirement être déposée avant le démarrage du microprojet, - Une attestation de dépôt sera envoyée par le FONJEP, à réception du dossier complet B. Comment budgéter le microprojet? Le porteur de projet doit établir un budget par année civile. Afin d aider le porteur à remplir ces budgets, une annexe financière (indicateurs plan de financement (données chiffrées) est fournie avec la demande de subvention. Celle-ci doit permettre au porteur de détailler et d expliquer ses dépenses et de remplir au mieux les tableaux financiers. 6

7 Remarques : Les dépenses éligibles : - La subvention de la mesure «appui aux microprojets associatifs» est destinée à couvrir des dépenses strictement liées au microprojet, - Les achats d investissement comme les biens mobiliers ou immobiliers sont interdits, - La liste des dépenses éligibles est annexée à la convention relative au microprojet. - Salaires et charges du personnel travaillant sur le projet (y compris le personnel administratif concerné), - Frais de déplacement et de séjour (transport, hébergement) du personnel travaillant sur le projet, - Rémunération des bénéficiaires et des salariés en formation, - Frais de fonctionnement (location de salles, bureau, électricité, téléphone ). Les amortissements des équipements dédiés au microprojet sont également éligibles, sauf si les équipements sont déjà financés par des fonds publics, - Frais de conseil juridique, d expertise technique ou financière et de comptabilité ou d audit, s ils sont directement liés à l opération et s ils sont nécessaires pour sa préparation ou sa mise en œuvre ou, en ce qui concerne les frais de comptabilité et d audit, s ils relèvent des exigences fixées par l autorité de gestion. Le montant des prestations sera plafonné à 10% du coût global du projet. - Coût d achat des matières premières et des petits équipements non amortissables (valeur inférieure ou égale à 500 euros HT), - Impôts et taxes réellement et définitivement supportés par la structure. Les dépenses non éligibles : - l achat d équipement amortissable (seul l amortissement d équipement directement dédié au projet pourra être éligible), - l achat de bien immobilisé (seul l amortissement de bien immobilisés directement dédié au projet pourra être éligible), - les frais financiers, bancaires (sauf frais d ouverture et de gestion de comptes sont éligibles) et intérêt d emprunt, - La TVA récupérable, - La rémunération des fonctionnaires ne peut être prise en compte que dans les conditions prévues par le règlement CE 1685/2000. Pour plus de renseignements sur les dépenses éligibles, voir le guide des remontées de dépenses. Remarque : le dispositif de financement «appui aux microprojets associatifs» s adresse à des projets en phase de montage. La subvention ne peut donc venir financer le budget annuel d une structure ou venir en complément d un budget de projet conséquent allant au-delà d un montant de euros. Pour les projets de plus grande envergure, la mesure FSE «appui aux microprojets associatifs» peut venir financer la phase de démarrage du projet. La limite de l intervention de la mesure est donc définie au lancement de l activité économique lorsque le projet génère des recettes propres. Les recettes générées par le microprojet durant la durée de l opération seront déduites du montant de la subvention FSE. C. Que joindre au dossier de subvention? Un certain nombre de pièces sont à joindre au dossier de demande de subvention : Statuts de la structure Liste des adhérents Liste des administrateurs Rapports d assemblée générale des deux dernières années 7

8 C) Le comité de sélection des projets CV du/des porteur(s) de projet Déclaration annuelle des salaires (DADS) du dernier exercice Bilan et compte de résultat de la dernière année Relevé d identité bancaire ou postal Récépissé de la déclaration en préfecture/parution au Journal Officiel Le dossier de demande de subvention complet sera présenté devant le comité de sélection par le chargé de mission du FONJEP référent sur le dossier. Si un microprojet est retenu par le comité de sélection, son porteur signera ensuite une convention avec le FONJEP. Rôle du comité de sélection : Le comité a un rôle décisionnaire dans la sélection des dossiers subventionnés dans le cadre de la mesure FSE 423. Composition : Il est composé de manière permanente par des partenaires institutionnels, financiers, des représentants du FONJEP, des personnes qualifiées sur les territoires ou thématiques d intervention. Fréquence des rendez-vous : Le comité de sélection se réunit selon un calendrier de programmation semestriel défini à l avance, et ce à raison d une fois par mois. Ordre du jour du comité de sélection : Le comité de sélection procède en deux temps : - Il analyse les formulaires de présentation des pré-projets et réalise la présélection, en vue de l instruction des dossiers. - Il se prononce dans un second temps sur les dossiers complets de demande de subvention FSE instruits. D) La Convention A. Contractualisation Une fois la subvention accordée, le porteur du microprojet signe une convention FSE avec l Organisme Intermédiaire FONJEP. La convention décrit les objectifs de l action, fixe le montant et les modalités de versement de la subvention FSE et précise les postes de dépenses qui seront couverts. B. Le versement de la subvention Pour mettre en œuvre le microprojet, le porteur bénéficiera de l avance d une partie des crédits. Le versement de la subvention sera effectué en trois temps : 1/ Une première avance de 40% du coût annuel du microprojet, payée dès signature de la convention, 2/ Une seconde avance de 40%, sur présentation d un bilan faisant état des dépenses effectivement acquittées et justifiées, au moins égales au montant de la première avance, 3/ Le solde payé à la fin du projet après présentation d un bilan final quantitatif, qualitatif et financier du projet et réalisation d un Contrôle de service fait. Le montant total des avances ne dépassera pas 80% du montant prévisionnel de la part FSE. 8

9 E) La réalisation du projet : les obligations du porteur de microprojet A. Réaliser le microprojet Le porteur de projet s engage à réaliser toutes les actions prévues dans le dossier (public cible, impact sur le territoire, nombre de projets réalisés ) en respectant les conditions budgétaires établies. Le porteur de projet doit informer le FONJEP de toute modification de son projet. Les modifications aussi bien liées aux actions qu à la répartition budgétaire du projet devront être validées et feront l objet d un avenant à la convention. B. Respecter les dates de réalisation du microprojetl Le microprojet doit se réaliser dans les dates indiquées dans la convention FSE. Seules les dépenses effectuées et acquittées durant cette période seront prises en compte par le FSE. Toute modification des dates de réalisation du microprojet devra faire l objet d une validation par le FONJEP et d un avenant à la convention. C. Respecter le plan de financement du budget prévisionnel Les dépenses réalisées par le porteur de microprojet doivent respecter le plan de financement prévisionnel, inclus dans la convention. Le porteur de projet s engage à faire remonter ses dépenses prises en charge ainsi que ses ressources, une fois par mois. Il utilisera pour ce faire l outil informatique fourni par le FONJEP. (Consulter le Guide des remontées des dépenses remis par le FONJEP à tous les porteurs de projets conventionnés). Dans le cas où le porteur de microprojet aurait signé une convention pluriannuelle, le montant de la subvention FSE non consommée pendant l année précédente sera reporté sur la ou les années suivantes. D. L obligation de publicité 1/ Publicité de la participation du Fonds social européen : Le porteur de projet assure la publicité de la participation du Fonds social européen selon les dispositions prescrites par le règlement communautaire N 1828/2007 et la circulaire du premier ministre du 12 février 2007 relative à la communication sur les projets financés par l Union Européenne. Le porteur s engage à informer le public concerné par les actions, ainsi que tout intervenant dans le processus de réalisation du projet de la participation du FSE. Le porteur de projet s engage à afficher le logo du Fonds Social Européen dans les locaux de travail et dans les lieux où se déroulent les actions financées. Toute publication ou communication relative au projet financé devra faire mention du Fonds social européen. Il est donc demandé au porteur de projet d inscrire sur tout document diffusés dans leur environnement (ex : courrier, commande fournisseur, publication, communication, site Internet ) la mention : «projet soutenu par le Fonds social européen» avec, si possible, le logo du FSE. Le logo vous sera fourni en version informatique par le FONJEP ou peut se télécharger sur son site ou sur Les productions élaborées par le porteur de projet ne répondant pas aux présentes obligations ne seront pas prises en charge par le FSE. Tout manquement aux obligations de publicité sera sanctionné forfaitairement. 9

10 2/ Publicité de la participation du Conseil Régional d Ile-de-France : Le porteur de projet assure la publicité de la participation du Conseil Régional d Ile-de-France notamment en apposant le logo du Conseil Régional et la mention «Cette action est soutenue par le Conseil Régional d Ile-de-France» sur tout document de communication interne ou externe - au financement du microprojet auprès de tous les bénéficiaires du microprojet et de l ensemble des partenaires concernés. Le porteur s engage à informer le public concerné par les actions, ainsi que tout intervenant dans le processus de réalisation du projet de la participation du Conseil Régional d Ile-de-France. D une manière plus générale, le porteur s engage à faire référence à l apport du Conseil Régional d Ile-de- France dans toutes les actions de communication externes et internes. E. Comptabilité séparée Lorsque le porteur de projet est un organisme ayant une autre activité, il devra tenir une comptabilité séparée des financements du microprojet et de son autre activité, pour cela, il devra utiliser une codification comptable adéquate (comptabilité analytique). F. Versement du solde de la subvention ATTENTION : Lorsque le microprojet arrive à son terme, il se passe un certain temps entre la date de fin du projet et le versement du solde de la subvention. Ce laps de temps est notamment déterminé par la capacité du porteur de projet à fournir les documents relatifs au bilan et les documents nécessaires à la réalisation du Contrôle de Service Fait. Le porteur devra avancer la somme de la dernière part de la subvention en attendant le versement du solde. Aussi, si la structure ne peut réaliser cette avance, nous vous conseillons de négocier en amont un découvert ou une avance de trésorerie avec votre banque (ie. : cession de créance Dailly). F) Le contrôle du projet A. Les bilans qualitatifs et quantitatifs Le porteur de projet devra fournir 3 types de bilans au cours de la vie du microprojet : - le bilan intermédiaire lorsque l avance financière a été dépensée - le bilan intermédiaire annuel lorsque l année civile s est achevée, - le bilan final lorsque le projet est terminé, dans les quatre mois suivant la fin de l opération Le formulaire à utiliser est le même pour les trois types de bilan et sera transmis par le FONJEP sous forme informatique. B. Le contrôle de Service Fait A la fin de la période financée, le porteur du microprojet doit se soumettre au Contrôle de Service Fait. Ce contrôle réalisé par un chargé de mission du FONJEP vise à valider les éléments techniques, administratifs, comptables et financiers du microprojet et vérifier la réalité de l action (contrôle sur site et des justificatifs remis). Le porteur de projet pourra aussi faire l objet d un Contrôle de Service Fait au cours de la réalisation du microprojet. 10

11 Budget prévisionnel du microprojet : C. Les principes de calcul du solde de la subvention FSE La règle : La subvention FSE peut atteindre un taux de financement de 100% du microprojet. La part de subvention est cependant calculée en fonction des cofinancements éventuellement apportés par le porteur et la valorisation envisagée (dépenses et ressources en nature). Le montant et le taux de financement FSE conventionnels constituent un double plafond. Exemple : Dans ce cas, le coût total du microprojet est de euros. La structure a valorisé un local à hauteur de euros en dépenses et en ressources, sur la durée totale du projet. Ressources Dépenses Subvention FSE Dépenses directes et indirectes Ressources en nature Dépenses en nature (valorisation local) (valorisation local) TOTAL TOTAL Ici le taux d intervention du FSE est de 85%. En fonction du budget réalisé, ce taux conventionnel peut être revu à la baisse. Calcul de la part FSE sur la base des éléments réalisés lors du Contrôle de Service Fait : La Règle : La part FSE sera calculée en fonction des dépenses et ressources réelles. Cas 1 : A la fin du projet, la structure parvient à un total de dépenses de Elle a, par ailleurs, obtenu un cofinancement de de la part d une collectivité publique en cours de réalisation du microprojet. Ressources Dépenses Subvention FSE Dépenses directes et indirectes Collectivité publique Ressources en nature Dépenses en nature (valorisation local) (valorisation local) TOTAL TOTAL Dans cet exemple, la subvention FSE se calcule de la manière suivante : Subvention FSE = (Total des dépenses directes et indirectes + valorisation)-(somme des cofinancements + valorisation). En l espèce : ( )-( )= euros. Le taux d intervention FSE réalisé est donc revu à la baisse (74,66%). Remarque : L apport de cofinancement public en cours de projet doit faire l objet d un avenant à la convention. 11

12 Cas 2 : A la fin du projet, la structure parvient à un total de dépenses euros. Le microprojet a par ailleurs généré des recettes. Ressources Dépenses Subvention FSE Dépenses directes et indirectes Recettes Ressources en nature Dépenses en nature (valorisation local) (valorisation local) TOTAL TOTAL Dans ce cas, la subvention FSE se calcule de la manière suivante : Subvention FSE = (Total des dépenses directes et indirectes + valorisation) (total des recettes + valorisation) En l espèce : ( )-( ) = euros Le taux d intervention FSE réalisé est donc revu à la baisse (80,65%). Remarque : Lors du contrôle final, le FONJEP détermine le montant du solde de la subvention : Montant du solde à verser à la structure porteuse = Subvention FSE calculée lors du Contrôle de Service Fait Somme des montants versés au titre des avances. Mise en garde : Il est nécessaire pour les porteurs de projet de verrouiller et de se conformer au budget prévisionnel afin de ne pas générer et subir une charge non anticipée lors du Contrôle de Service Fait. D. Archivage La structure porteuse peut être soumise à des contrôles de la part du FONJEP, de la DIRECCTE Ile-de- France, de la DGEFP (le ministère est l autorité de gestion du FSE en France) ou encore un contrôle de la part des autorités européennes. La structure porteuse doit donc s engager à conserver l ensemble des pièces justificatives relatives au microprojet (financières et preuves de réalisation) jusqu au 31 décembre

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