Comment outsourcer vos déménagements?

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1 Comment outsourcer vos déménagements?

2 Depuis plus de 20 ans, l économie mondiale tire les prix vers le bas à un rythme soutenu. Pour maintenir les marges, l optimisation des coûts opérationnels est devenue un enjeu majeur pour le maintien de la compétitivité des Entreprises. Gagner, gagner plus, et toujours plus. Tel est l objectif poursuivi par toutes les politiques de réduction des coûts. L amélioration de la compétitivité permet de dégager de la trésorerie, donc de la capacité d investissement, de favoriser la recherche, l innovation, et par conséquent de générer ou d assurer la pérennité d une spirale vertueuse. Nombreux sont les coûts où il est possible d intervenir. Leur poids dans les dépenses de l entreprise est important et des économies notables (de 20% en moyenne) sont généralement réalisables. Pour ce faire, de nombreuses méthodes coexistent. Et dans les Entreprises, une véritable culture du cost-killing a été vehiculée à tous les niveaux. Cependant, l acquisition la moins chère est rarement la moins coûteuse, à terme. En fait, la négociation des meilleurs prix avec les fournisseurs ne doit pas se faire au détriment de la qualité du service. Le cost-killing ne doit pas s écarter de la notion de valeur. Les Entreprises, tout comme chacun de leurs départements spécialisés, sont généralement très bien équipées pour acheter leurs prestations stratégiques. En ce qui concerne, en revanche, les produits ou services supports, la situation est différente. La priorité métier laisse peu de temps aux autres marchés, et la connaissance des secteurs secondaires peut faire défaut. Se tourner vers des Entreprises expertes et hyper segmentées maîtrisant ces marchés est une démarche pertinente. De la sorte, l Entreprise continue de se professionnaliser autour de son axe stratégique, et adresse au marché, tout comme aux actionnaires, un signal fort de volonté de conquête et d adhésion aux valeurs de l Entreprise. Selon le Baromètre 2010 des grandes entreprises réalisé par Manageyourself et l Expansion, 88% des dirigeants interrogés placent la réduction des coûts comme un défi prioritaire pour

3 SOMMAIRE L essentiel de l outsourcing vu par MRS 4 Quels bénéfices retirer de notre démarche d optimisation des coûts? 5 3 raisons d engager une politique de réduction des coûts logistiques 4 raisons de faire appel à un tiers 3 critères à ne pas oublier Les 4 étapes clés à maîtriser 9 Bien communiquer pour impliquer tous les acteurs Identifier vos réels besoins Réaliser un benchmarking Mettre en place avec rigueur Le déroulement idoine du programme de réduction des coûts 10 Pré-audit Audit Recherche d économies et validation des propositions Mise en place Accompagnement 3

4 L essentiel de l outsourcing vu par MRS En faisant appel à des experts en réduction des coûts spécialisés dans le déménagement international : u service de d professionnels qui assurent pour et avec vous un réel Vous bénéficiez du audit de la situation, identifient les sources d économies réalisables, fournissent des recommandations et effectuent la mise en place,, le contrôle et la mesure des actions ; Vous réalisez 20% d économies en moyenne moyenn : vous asseyez durablement les positions de votre entreprise face au marché des prestataires en mobilité, en leur envoyant un signal fort : la recherche de la performance qualitative et tarifaire, la mesure de celles-ci, celles et la collaboration en fonction de e leurs niveaux réels, réels grâce à l engagement d un tiers objectif. Vous ne prenez aucun risque : engagé sur la performance, la rémunération de MRS est toujours inférieure aux économies réalisées. Les succès de nos clients sont nos succès. 4

5 Quels bénéfices retirer de notre démarche d optimisation des coûts? 3 raisons d engager une politique de réduction des coûts logistiques : Faire face aux attentes des personnels Gestion chronophage, offres incompréhensibles donc incomparables, niveaux de réclamations élevés créant pertes de temps pour l Entreprise et de moral pour les familles expliquent le succès des politiques d optimisation des coûts alliant réduction des frais opérationnels et maintien de la qualité des services. Ceci est une combinaison essentielle à la satisfaction des attentes des clients internes. La baisse des coûts unitaires des déménagements et des coûts associés (assurances et stockage en garde-meubles en particulier) sans perte de qualité accroît la performance des services s Mobilité et des personnels en mobilité. Rationnaliser les dépenses L augmentation des dépenses réelles par le jeu des frais supplémentaires et indirects, le besoin de dégager des budgets pour des services complémentaires, ou encore les négociations tendues avec les déménageurs rendent indispensable la restructuration rapide du protocole d achat et de gestion, afin de pérenniser les budgets. Ainsi, dans un environnement où la compétition est toujours plus forte, engager une politique de réduction des coûts est la solution la moins risquée à mettre en œuvre pour maîtriser les dépenses et prévoir. Maîtriser les informations Informations partielles en hausse ou coûts de collecte en augmentation obèrent les ressources du service Mobilité et impactent la compétitivité et la rentabilité de l Entreprise. Aussi, mettre en place une interface agissant comme un entonnoir analysant et filtrant les informations dans les deux sens permet-elle de retrouver rapidement un retour à la transparence tout en conservant ses effectifs, et en réattribuant le temps à nouveau disponible à des tâches valorisant réellement les compétences. CA des D/S Partners YTD en Total ASIAN TIGERS Total SANTA FE JAPON Total SUDDATH 8592,00 Total CHAMPION Total SANTA FE THAILANDE Total CROWN RELOCATION France Total CROWN RELOCATION France 2 875, , , , , ,00 D/S costs 5

6 4 raisons de faire appel à une société de conseil en réduction des coûts : Réaliser entre 15 et 20% d économies en restant centré sur son cœur de métier Une mission réussie génère 20% d économies en moyenne. Elle consiste en une renégociation avec les fournisseurs, mais l atout majeur tient en la réalisation d une meilleure adéquation entre les besoins réels de l entreprise et des personnels en mobilité, et les produits ou services livrés par les prestataires. Les résultats substantiels ainsi obtenus permettent au service mobilité de redéployer ses budgets en renouant avec ses impératifs stratégiques : développer de nouveaux concepts RH, trouver de nouvelles orientations, améliorer la satisfaction du personnel en général. Bénéficier de l expertise, du temps et des méthodes des consultants externes Une politique de réduction des déménagements internationaux s inscrit comme une véritable stratégie RH. Mais pour qu elle soit réellement gagnante il faut relever les défis du temps, de l expertise et des méthodes. Autant les services RH possèdent en interne ne les ressources et les compétences spécifiques pour la maîtrise de leurs achats stratégiques, autant la situation est différente pour les autres postes. Ou alors le temps et les connaissances sectorielles nécessaires à leur étude font défaut. En confiant cette mission à MRS, les personnels su service RH restent totalement focalisés sur leur cœur de métier. Réduire les coûts sans perte de qualité ni de service Coûts cachés, options inutiles, devis non pertinents constituent de véritables axes d optimisation. tion. En effet, sur certaines familles de dépenses (caisses bois, emballages export, stockage en transit en garde-meubles, autorisations de stationnement, gabarits de véhicules, type de transport), les prestations achetées ne sont que peu ou pas en adéquation avec les besoins réels des personnels à déménager. Opérant une veille permanente, nous avons une connaissance aiguë des frais concernés qui nous permet d être en mesure de renégocier les tarifs et de vous faire bénéficier des meilleures offres aux tarifs les plus avantageux du marché sans altération de la qualité. Euros Constat de diminution des prix et de leurs écarts Déménageurs Alpha Betac Ceta Delta Epsilon 6

7 Limiter les risques en choisissant une rémunération liée au succès Nous nous engageons auprès de nos clients. Nos objectifs et notre vision sont par principe communs : faire gagner vos clients internes, et l Entreprise en général. Nous sommes rémunérés parce que nous nous engageons, par nos méthodes, à ce que les économies générées couvrent largement notre forfait d intervention. En outre, nous sommes complètement indépendants vis-à-vis des fournisseurs, et agissons en transparence totale. AVANT outsourcing APRES outsourcing Sinistres Montants en k Déménageurs Net impact positif sur la sinistralité Avant outsourcing Après outsourcing 10 0 Sinistres -40 % Déménagements réalisés Montants en k Trendstable -70 % Selon une étude de Grant Thornton de 2009, la réduction des coûts figure à la première place du classement des dix actions à entreprendre rendre pour préserver et accroître la rentabilité : «22% des chefs d entreprises françaises considèrent la réduction des coûts comme l initiative la plus efficace parmi les différents moyens d augmenter la rentabilité». 7

8 3 critères à prendre en compte Vous préservez votre organisation actuelle Notre mission prioritaire est d être à l écoute de nos clients. Dans le respect de la stratégie de votre Direction des Ressources Humaines et de l organisation en place, nous sommes forces de propositions et vous laissons toute décision finale. Seules les actions du programme validées par vos soins sont mises en œuvre en parfaite collaboration avec MRS. Notre travail d équipe est un réel facteur clé de succès. Vous êtes satisfait de vos fournisseurs et ne souhaitez pas en changer Les choix opérés en termes de réduction de coûts doivent s effectuer en conjuguant le prix, l adéquation aux besoins, la qualité proposée par les fournisseurs en place et leurs concurrents. Mais l appel à la concurrence n induit pas nécessairement un changement de fournisseur. Les recommandations que nous faisons respectent systématiquement votre situation actuelle, mais comportent des offres plus avantageuses en termes de prix pour un même niveau de qualité. Ces offres sont établies grâce à un réel travail d analyse par MRS sur le marché des fournisseurs. Vous exigez que réduction des coûts ne rime pas avec baisse de qualité ou de service Contrairement aux idées reçues, les experts en réduction des coûts tels que MRS veillent à respecter les critères de valeur de leurs clients. Nous nous assurons que les fournisseurs sélectionnés par nos clients respectent le cahier des charges en termes de tarifs et de qualité de services et de produits. A défaut, en fonction des besoins réels exprimés, identifiés au préalable en étroite collaboration avec vous, nous renégocions les contrats ou faisons appel à la concurrence. Benchmarking et re-négociation de l ensemble des factures liées à la logistique (déménagement, gardemeubles, assurances liées) Aide à la décision phase décisionnelle amont (sourcinget gestion d appel d offres) Audit des factures Conseil en gestion Gestion des opérations Achat des prestations Accompagnement des familles en mobilité. MRS Management est l interface entre les familles et les prestataires de service. Décomposition de la prestation (services à l origine, Transport, services à destination) et des services connexes. 8

9 Les 4 étapes clés à maîtriser Bien communiquer et impliquer tous les acteurs - Avant la mise en place du programme me de réduction des coûts, un objectif : instaurer la confiance en présentant le projet à l ensemble des décideurs, contributeurs et utilisateurs, son contexte et l objectif visé, pour que tous se l approprient ; les consulter pour recueillir leur avis et/ou leurs suggestions, et créer un échange pour les rassurer sur leurs craintes éventuelles. - Pendant et après, s assurer du succès de la démarche : veiller à la bonne mise en œuvre du programme et rappeler son caractère essentiel et urgent si les directives es sont insuffisamment appliquées. Identifier les besoins réels du service Mobilité et de leurs clients internes Cette étape clé vise à identifier avec précision les besoins réels du service mobilité par type de dépenses (déménagements, garde-meubles et assurances) puis à vérifier que les contrats fournisseurs sont bien en adéquation. La difficulté étant de ne pas se laisser séduire par des services et des produits additionnels qui ne répondent à aucun besoin identifié au préalable. Effectuer un benchmarking Le benchmarking est le parfait outil d évaluation de la performance achat. Il est indispensable pour la mise en œuvre d une démarche de réduction des coûts de déménagement, et permet par conséquent de comparer le niveau de prestation offert par les fournisseurs en place avec celui de la concurrence. Cette opération permet de s assurer que la réponse apportée par les fournisseurs correspond bien aux besoins du client. En outre, elle met en exergue la/les meilleure(s) offre(s) du marché, non seulement en termes de prix, mais également en termes de niveau de qualité de service. Mettre en œuvre et suivre les mesures retenues Suivi des prestations, revue régulière des contrats en fonction de l évolution des prix du marché, respect du programme par les personnels en mobilité, évaluation des résultats sont autant de phases ultimes à mener à bien pour dégager de réels bénéfices. 9

10 Le déroulement idoine du programme de réduction des coûts Pré-audit En collaboration avec MRS, sont identifiées les catégories de dépenses devant faire l objet de la mission. L équipe est constituée du consultant MRS et du chef de projet de l Entreprise cliente. Audit Pour chacune des catégories mises à l index, le consultant MRS analyse les documents utiles à sa mission (contrats, factures ) et rencontre les interlocuteurs concernés de l entreprise afin de bien appréhender l organisation et les procédures en cours, les besoins et les attentes. Il établit ensuite un référentiel et des critères de sélection qui serviront à l évaluation ultérieure des économies réalisées. L équipe est constituée du consultant MRS, du service comptabilité client et des interlocuteurs opérationnels RH de l Entreprise. Recherche d économies et validation des propositions MRS met alors en place un plan de recherche d économies pouvant inclure l émission et la gestion d un appel d offres, la réévaluation des procédures et de l organisation ou toute autre initiative jugée génératrice d économies. Au terme de cette phase, le client se voit proposer des recommandations avec pour chacune d entre elles la simulation des économies dégagées. Il est le seul à valider les options retenues et à les mettre en œuvre. L équipe est constituée du consultant nt MRS et du chef de projet de l Entreprise cliente. Mise en place Post validation des options retenues vient le temps du changement de fournisseur, des nouveaux contrats avec les fournisseurs existants, du changement d offres, tests L équipe est à présent constituée du consultant MRS et des différents interlocuteurs opérationnels, généralement les membres de l équipe mobilité gérant les aspects logistiques au quotidien. Accompagnement MRS déploie le protocole de gestion retenu en amont, et pilote, pour le compte de son client les relations entre les fournisseurs et les personnels en mobilité. De la sorte, le contrôle de la qualité et des prix des prestations est optimal, tout comme la mesure des différents leviers d actions du programme. L équipe concernée est à présent le département des opérations MRS, et le consultant pour ce qui relève du reporting et des leviers de performance. 10

11 Avant Après MRS RS Management SA est spécialisé dans la gestion de vos déménagements de biens personnels. Notre vocation est de vous accompagner dans le montage de systèmes de gestion permettant la réalisation d économies sur les déménagements et leurs coûts indirects. Nous disposons d une expertise unique, héritage d expériences à des postes fonctionnels et opérationnels dans le domaine très hermétique du déménagement, mais aussi du transport routier, maritime et aérien, dans des Entreprises de toutes tailles. Opérant une veille permanente, nous avons une connaissance aiguë des frais concernés, concernés des méthodes de construction truction de ceux-ci, ceux et des astuces de ce secteur en constante mutation dont les modèles économiques sont souvent opaques. Cette expertise nous permet de proposer des solutions sur mesure. Toutes nos solutions sont sur mesure. Nous ne nous inscrivons pas comme des fournisseurs disposant d offres préalablement ficelées. Nous co-élaborons co les stratégies et les process de gestion au cas-par-cas, cas, en fonction de votre culture d Entreprise et des résultats escomptés. 11

12 Votre contact : Maxime Boisnard Directeur T : : mb@mrsmgt.com MRS Management SA Rue du Pont du Centenaire Plan-les-Ouates/Genève Suisse 12