Thèmes pour l atelier «Profils d acheteur»

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1 Thèmes pour l atelier «Profils d acheteur» L article 31 du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics définit le profil d acheteur comme «la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteur de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et soumissionnaires». Des fonctionnalités minimales doivent être imposées 1, avant 2018, aux gestionnaires des profils d acheteurs. Il s agit de faciliter l usage des profils d acheteur par tous les acteurs (acheteurs, entreprises ), sans que ces acteurs ne soient contraints à changer d équipements ni à se former à chaque profil d acheteur différent. Cela passe par l adoption d un «format» commun, facilement accessible à toutes les entreprises sans apprentissage spécifique au profil. Ce socle commun doit être défini en concertation avec les acheteurs publics locaux et les éditeurs de profils d acheteurs afin d identifier les besoins communs. La mise en place d une gouvernance structurée en plusieurs niveaux (stratégie / technique / locale) permettrait de modifier facilement le socle commun pour s adapter aux contraintes des collectivités et aux évolutions technologiques. La priorité doit être donnée aux solutions libres et open source afin de permettre la mutualisation et l interopérabilité des profils acheteurs avec d autres systèmes d information. C est pourquoi la DAJ souhaite procéder à un travail collaboratif et ouvert avant la rédaction de l arrêté qu elle est en charge de préparer. Les participants à l atelier sont invités à répondre aux interrogations de la DAJ mais également de faire part de leurs questions et de leurs propositions. La DAJ a identifié 10 thèmes qu elle soumet à l avis des participants mais rien n empêche aux participants de mettre en exergue des propositions plus innovantes ou des actions qui ont été mises en place, de formuler des réserves ou d énoncer les risques et inconvénients des propositions formulées. Cette démarche collaborative se fera par quelques réunions présentielles mais surtout par des contributions sur l outil collaboratif mis à votre disposition. A l issue de cette première étape, la DAJ soumettra le projet d arrêté, dans une phase traditionnelle consultation interministérielle. Le projet d arrêté sera ensuite soumis à concertation publique afin de recueillir l avis du plus grand nombre. Cet atelier devra travailler en étroite collaboration avec l atelier «données essentielles». Le calendrier est très contraint puisque dans l idéal l arrêté devra être publié début C est pourquoi la DAJ compte sur votre mobilisation et votre implication dans les prochains mois. 1 Article 31 I alinéa 3 du décret n du 25 mars

2 Thème 1 : Fonctionnalités existantes sur les profils d acheteur : Il convient de rappeler que les profils acheteur doivent d ores et déjà, en théorie, permettre d'assurer au minimum les fonctions suivantes : - mise en ligne des «avis de publicité», - mise en ligne des DCE, - réception des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle - gestion des échanges d'information entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques pendant la procédure de passation de marché. 1.1 Recensement des fonctionnalités existantes sur les profils d acheteur Quelles sont les fonctionnalités existantes sur vos profils d acheteur? Est-il possible de notifier le marché via le profil d acheteur? 1.2 Les procédures prises en charge par les profils d acheteur Quelles sont les procédures prises en charge sur les profils d acheteur? Les enchères électroniques peuvent-elles être réalisées via votre profil d acheteur? Est-il possible de remettre un catalogue électronique? 1.3 Evolutions envisagées sur les «roadmap»/feuilles de route Sous réserve du secret des affaires, pourriez-vous nous indiquer quelles sont les évolutions envisagées dans votre roadmap? Thème 2 : Les évolutions des fonctionnalités minimales envisagées : Il convient de travailler sur les fonctionnalités que doivent permettre les profils d acheteurs pour l ensemble des procédures existantes: dialogues compétitifs, DSP, divers contrats, consultations comprenant un nombre très importants de lots (plus de 300). Actuellement, certains profils d acheteurs ne sont pas adaptés pour permettre la dématérialisation de ces procédures. En outre, il convient d améliorer les fonctionnalités et outils permettant de gérer des phases spécifiques des procédures : négociation, décision. 2.1 La prise en charge des fonctions préparatoires à la procédure Avez-vous recours à un clausier pour rédiger les documents de votre marché? Ce clausier est-il intégrer au profil d acheteur ou est-ce un outil connexe? Quel serait le coût d intégration d un clausier dans les profils d acheteur? Des outils comme Marco et Ordiges (solution sécurisée de gestion et de suivi des marchés publics en mode SaaS ou en licences Web) existent mais ne sont pas encore complètement intégrés et ont un coût non négligeable pour les administrations. Ce type de portail permet de : recenser les besoins (établissement d un programme d achats en amont de la consultation / nomenclature..), 2

3 lancer l achat (initialiser et valider les données structurantes du marché), rédiger les pièces administratives et techniques (rédaction des pièces du DCE / modèles d aide à la rédaction et base de prix), de publier et suivre la procédure (télétransmettre et rédiger les avis / gérer et contrôler les phase de consultation), dématérialiser les procédures (mise en ligne / gestion sécurisés), exécuter le marché (assurer les suivi technique, administratif et financier..). Disposez-vous d outil afin de favoriser le sourcing? 2.2 Ouverture des plis et suivi de la consultation Une fois la consultation terminée quelles sont les modalités d ouverture des plis permises par votre profil d acheteur? Disposez-vous d outil permettant de suivre la procédure jusqu à la notification? 2.3 Autres fonctionnalités du profil d acheteur devant figurer dans le socle commun La liste ci-dessous reprend globalement les éléments qui pourraient être concernés : - Messagerie sécurisée (accusé de réception?, accusé d enregistrement?, lettre recommandée électronique?) ; - Présence d'un coffre-fort électronique ; - Cryptage des offres ; - Horodatage (certifié?) ; - Outil de signature électronique et outil de vérification de signature électronique (lié au référentiel) ; - Parapheur électronique ; - Registre des retraits et des dépôts ; - Possibilité de gérer les questions/réponses en cours de publicité ; - Passerelle vers un maximum de journaux d annonces ; - Gestion des procédures négociées dans une unique consultation (dépôt de plis successifs possible) ; - Espace de test (bac à sable). Êtes-vous favorables à cette liste? Quelles autres fonctionnalités doivent être intégrées au socle commun? Comme par exemple, la possibilité pour les entreprises de recevoir des alertes de publication de consultations relatives à leur secteur économique. Thème 3 : DUME : Le DUME peut être utilisé pour matérialiser la déclaration sur l honneur prévu à l article 48. Il n y a aucune obligation pour les entreprises d utiliser un DUME pour candidater à un marché public. Conformément à l article 49, depuis le 1er avril 2016, les acheteurs ont l obligation d accepter les 3

4 DUME papier ou les DUME transmis par voie électronique qui ne constitue pas un échange de données structurées. Jusqu en janvier 2017 pour les centrales d achat et avril 2018 pour les autres acheteurs, les acheteurs peuvent accepter de recevoir un DUME électronique c est-à-dire un document constitue pas un échange de données structurées (format XML), mais n y sont aucunement obligés. L entreprise n a plus à fournir les documents et renseignements demandés par l acheteur mais doit indiquer dans celui-ci les adresses URL où l acheteur peut se procurer les documents. La commission européenne a pensé le DUME électronique comme devant s articuler avec des coffres-fort électroniques et non pour se raccorder à des interfaces de programmation (API). Dès lors, une réflexion est actuellement menée avec le SGMAP afin de combiner le DUME électronique et les interfaces développées pour le dispositif MPS. Un consortium regroupant le SGMAP et trois autres membres: la société Achat Public avec son portail achatpublic.com, la société Interbat Services avec son portail marches-securises.fr, la société Medialex avec son portail centraledesmarches.com. ont répondu à l appel de fond lancé par la Commission européenne en mai dernier. Le projet proposé a pour objectifs de : - Analyser les possibilités d intégration à moindre coût du DUME dans l écosystème français. Ce dernier est en effet caractérisé par une certaine complexité, les pouvoirs adjudicateurs ayant toute liberté de choisir sur le marché leurs outils de dématérialisation. Les études conduites chercheront à définir un cadre d interopérabilité. - Réaliser des tests opérationnels des solutions développées auprès d organismes publics et privés, nationaux et communautaires, afin de recueillir les retours utilisateurs nous permettant d analyser la viabilité des différentes hypothèses. - Faciliter la prise en charge par les opérateurs économiques et les entreprises du DUME dans la perspective de la dématérialisation totale des marchés publics en octobre Etudier les possibilités d interfaçage avec les organismes européens de registre des sociétés afin de permettre notamment à toute entreprise de l Union Européenne de candidater aussi simplement que possible aux marchés publics Français (problématiques liées à l interopérabilité, échange de données, traduction). Des contacts ont été noués avec un autre consortium présentant un projet au financement de l Union Européenne - ESPDint - Interoperable ESPD and VCD services inside and between European Countries-. Quels sont les scenarios d implémentation du DUME au niveau national? Le profil d acheteur devrait-il proposer un service de remplissage de la partie «acheteur» du DUME? Les clausiers sur les profils d acheteur pourraient-ils prendre en charge la rédaction du DUME? 4

5 Thème 4 : Identification et authentification sur les profils d acheteur Les entreprises indiquent qu elles doivent disposer de nombreux login/mp pour s identifier sur les profils d acheteur, ce qui est source de complexité. L ANSSI préconise, s il était décidé de mettre en place des moyens d identification sur les profils d acheteurs, de mettre en place au moins un moyen d identification de niveau substantiel. L authentification des entreprises ne semble pas poser de problèmes particuliers. La mise en œuvre du programme national France Connect Entreprise en conjonction avec les outils de récupération automatique des informations des entreprises depuis l INSEE assurera un niveau acceptable de sécurité dans l authentification des entreprises, à la fois pour elles-mêmes et pour les acheteurs. Quels sont les moyens d identification et d authentification requis sur vos profils d acheteur? Êtes-vous favorable à la mise en place du «bouton» France connect sur les profils d acheteurs? Thème 5 : Raccordement au dispositif MPS : Utilisez-vous le dispositif MPS? Comment le profil d acheteur intègre-t-il MPS? Est-il en EMBED? Avez-vous rencontré des difficultés lors de l utilisation du dispositif MPS? Quelles sont les évolutions que vous solliciteriez? (ex : lot? sous-traitance?) Quels sont les documents qui pourraient utilement être transmis de manière automatique entre les acheteurs et les administrations émettrices? Thème 5 : Ergonomie des profils d acheteur : Les principales composantes de l ergonomie sont l accessibilité, le design, la navigation cohérente sur le site, les recherches faciles d accès et les fonctionnalités. Les contributeurs au projet de plan national ont indiqué qu il était nécessaire que les profils d acheteur soient facilement et rapidement «pris en main». L ergonomie différente est une perte de temps pour les opérateurs économiques. Aussi à l instar de ce qui s est fait pour les sites internet de l Etat, il pourrait être envisagé de créer une «charte» visant à déterminer une ergonomie minimale des profils d acheteur. Cette charte doit permettre de laisser une large place à l innovation et aux initiatives des éditeurs. Êtes-vous favorable à cette proposition? Quels sont les règles de base qui devraient figurer dans la charte? Êtes-vous conforme au référentiel général d accessibilité des administrations? Quel serait le coût de ces évolutions? 5

6 Thème 6 : Les prérequis techniques : 6.1 Recensement des prérequis techniques Quels sont les prérequis techniques de vos plateformes? Quels sont les problèmes rencontrés par vos utilisateurs? 6.2 Harmonisation prérequis techniques Comment harmoniser les prérequis techniques? 6.3 Interopérabilité Afin de rendre interopérable les profils d acheteurs, il est essentiel de créer une ontologie des données et un format d échange de celles-ci entre les différents systèmes d information. La création d une norme sémantique et syntaxique doit tenir compte des travaux initiés au niveau européen par le CEN mais également des formats développés et supportés par les systèmes d information comptable français. L interopérabilité passe aussi par le fait que les services doivent pouvoir être consultés sur différents supports (tablette, ordinateur, etc.). Afin de rendre interopérable les profils d acheteurs, il est essentiel de créer une ontologie des données et un format d échange de celles-ci entre les différents systèmes d information. La création d une norme sémantique et syntaxique doit tenir compte des travaux initiés au niveau européen par le CEN (TC 440) mais également des formats développés et supportés par les systèmes d information comptable français. Comment favoriser l interopérabilité des profils d acheteur? Thème 7 : La labellisation / certification des profils d acheteur : La labellisation des profils d acheteurs préconisée par certains contributeurs du projet de plan a déjà été mise en place en 2010 (label DEMAT) mais n a pas permis d aboutir à une interopérabilité des profils d acheteurs. Êtes-vous favorable à une labellisation des profils d acheteur? Qui devrait être en charge de cette labellisation? Thème 8 : Archivage électronique à valeur probante Disposez-vous d un système de stockage ou d archivage électronique? Est-il permanent et accessible même après la notification du marché? Thème 9 : Multilinguisme des profils d acheteur Votre profil d acheteur peut-il être disponible a minima en version anglaise? Thème 10 (connexe) : Mutualisation des profils d acheteur : La multiplicité des profils d acheteurs et leurs ergonomies différentes ont été identifiées, lors de la consultation sur le projet de plan national de dématérialisation des marchés publics, comme étant 6

7 un frein majeur à la dématérialisation par les opérateurs économiques mais également par certains acheteurs publics. La proposition de «mutualisation» figurant au projet de plan a été accueillie favorablement, mais la consultation n a pas permis de mettre en lumière une solution, ni même des pistes de réflexions, propres à satisfaire à la fois les acheteurs publics, les éditeurs de plateformes et les opérateurs économiques. Aussi, la DAJ souhaiterait savoir : - Êtes-vous favorable au principe de réduction du nombre des profils d acheteur? (principe de rationalisation) - Quel est, selon vous, le niveau de rationalisation pertinent? - Quelles modalités doivent être mises en œuvre pour diminuer le nombre de profil d acheteur? 7