PROCÈS-VERBAL LIEU : INSTITUT PHILIPPE PINEL DE MONTRÉAL, SALLE A PERSONNES PRÉSENTES: Mme Hélène-Louise Dupont-Élie Présidente

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1 PROCÈS-VERBAL RÉUNION : CONSEIL D'ADMINISTRATION DATE : LE 9 OCTOBRE 2014 HEURE : 12 H 30 LIEU : INSTITUT PHILIPPE PINEL DE MONTRÉAL, SALLE A-1056 PERSONNES PRÉSENTES: Mme Hélène-Louise Dupont-Élie Présidente Me Marie-Ève Berardino Vice-présidente M. Yves Lapensée Trésorier Dre Renée Fugère Directrice générale Mme Heather Clarke M. Marc Daigle Dr Benoit Dassylva Mme Josée Galarneau (par conférence téléphonique) M. Sylvain Lemieux M. Étienne Paradis-Gagné Mme Geneviève Provost M. Alexandre Sène M. Sylvain Touchette IL Y A QUORUM. PERSONNES ABSENTES: Mme Line Provost Secrétaire Me Claude Hargreaves M. Pierre Lord M. Philippe Poirier Mme Suzanne Thibodeau-Gervais PERSONNE INVITÉE: M. Yann Belzile, directeur général adjoint POPULATION: Aucun membre de la population n'assiste à la séance. M. Sylvain Gagnon, président de l exécutif syndical était présent lors de cette rencontre

2 OUVERTURE DE LA SÉANCE L'assemblée ayant dûment été convoquée, la présidente, Mme Hélène-Louise Dupont-Élie, ouvre la séance à 12 h 30. Mme Christine Lacasse, technicienne administrative, prend les délibérations en note et dresse le procès-verbal. 1. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Le point suivant a été ajouté au début de la présente séance : 4. Approbation du procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d administration tenue le 1 er octobre 2014 CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU À L UNANIMITÉ d adopter l'ordre du jour suivant: 1. Adoption de l'ordre du jour 2. Période de questions du public 3. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d administration tenue le 11 septembre Approbation du procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d administration tenue le 1 er octobre Affaire découlant de la réunion du conseil d administration tenue le 11 septembre 2014 (du point 9.3) : Changement au tarif «visiteur» pour le stationnement de l IPPM recommandation du comité de vérification 6. Dépôt du rapport annuel du médecin examinateur 7. Formation d un comité d évaluation dans le processus d évaluation du commissaire aux plaintes 8. Approbation des Règles de fonctionnement du comité de vérification de l Institut Philippe Pinel de Montréal 9. Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens :

3 9.1 Autorisation d exercer à un médecin 9.2 Changement de statut d un médecin 10. Affaires financières : 10.1 Approbation des frais de fonctions de la présidente du CA du 12 septembre 2014 au 9 octobre Informations financières Période Points d information : 11.1 Projet de loi no 10 Loi modifiant l organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l abolition des agences régionales - point sur l évolution du dossier suite à la réunion spéciale du CA 11.2 Compte rendu de la réunion du comité de gestion des risques tenue le 15 septembre Compte rendu de la réunion du comité de gouvernance et d éthique tenue le 15 septembre Compte rendu de la réunion du comité de vérification tenue le 24 septembre Mot de la DG 13. Prochaine réunion 14. Levée de la séance 2. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC La présidente informe le CA d une série de trois (3) questions de la part du syndicat. Elle cède la parole à M. Sylvain Gagnon, président du syndicat. Il fait lecture d une lettre adressée au conseil d administration : «Bonjour, Vous trouverez ci-inclus une résolution qui a été acceptée en assemblée générale dernièrement qui octroi à l exécutif le mandat de supporter la direction de l IPPM dans sa quête d obtenir la Mission Nationale de psychiatrie légale du Québec

4 De plus, vous trouverez ci-dessous des questions pour lesquelles nous aimerions obtenir des réponses de votre part afin d informer les employé(e)s de l Institut des orientations du CA en cette période d incertitude. Dans sa lutte au projet de loi 10, quelles stratégies (autre que la résolution déjà envoyée) le CA pense-t-il mettre de l avant ou a-t-il déjà initialisée? Dans votre lutte au projet de la loi 10, avez-vous pensé d informer le ministre Barrette des répercussions que la loi pourrait affliger à notre clientèle, leur famille ainsi qu à la population en général si notre mission était compromise? Si le ministre Barrette décide d aller de l avant avec son projet de loi sans modifications ou ouvertures quant à nos demandes, de combien de temps, selon vous, disposons-nous avant de vivre des changements? Vous remerciant pour l intérêt que vous porterez à cette demande, veuillez agréer l expression de mes sentiments les meilleurs.» À la première question, la DG explique la stratégie entourant l envoi de la résolution CA au ministre Barette. L Institut ne veut pas être inclus dans les fusions à venir. Dre Fugère fait part des plans qui seront mis de l avant. Mais elle tient toutefois à préciser que ce ne sont que des scénarios. Elle a glissé un mot sur la «recoupe des territoires» et qu il y aurait la possibilité que l Institut soit changé de région socio-sanitaire pour être regroupé dans le «sudest-de-l île-de-montréal». L Institut et tous les autres établissements du Québec sont en attente des directives du MSSS. Quelques balises ont été dévoilées aux DG mais sans plus. La DG a également commenté l article 131 du projet de Loi 10 qui stipule qu à la demande d un groupe d employés ou de professionnels, le ministre peut constituer un comité consultatif. Il serait chargé de faire des recommandations sur les moyens à mettre en place pour préserver le caractère culturel, historique ou local de l établissement fusionné. Ce comité sera composé de sept membres nommés par le ministre sur recommandation. Selon la DG, c est une option d influence sur les décisions. A la troisième question, la DG est d avis que cette loi sera entérinée très rapidement. Le ministre veut s assurer de son implantation et une seconde loi viendra remplacer la loi de transition

5 3. APPROBATION DU PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 11 SEPTEMBRE 2014 CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU d approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de l Institut Philippe-Pinel de Montréal tenue le 11 septembre 2014 tel qu il a été rédigé. 4. APPROBATION DU PROCES-VERBAL DE LA REUNION EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 1 ER OCTOBRE 2014 CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU d approuver le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d'administration de l Institut Philippe-Pinel de Montréal tenue le 1 er octobre 2014 tel qu il a été rédigé. 5. AFFAIRE DECOULANT DE LA REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 11 SEPTEMBRE 2014 (DU POINT 9.3) : CHANGEMENT AU TARIF «VISITEUR» POUR LE STATIONNEMENT DE L IPPM RECOMMANDATION DU COMITE DE VERIFICATION Les membres du CA ont reçu préalablement les documents en lien avec le sujet en titre. À sa réunion du 24 septembre 2014, le comité de vérification a étudié la question du «Tarif visiteur pour le stationnement de l Institut» et il a été reconnu qu une augmentation de 1 $ s avérait nécessaire. Ce tarif suivrait le «marché» et le tableau dont les membres ont reçu copie démontre bien que l Institut aurait un des tarifs encore les plus bas des établissements sur l île de Montréal

6 CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité de vérification (Proposition CV ), augmente la tarification du stationnement pour les visiteurs de l Institut, passant ainsi de 4 $ à 5 $ par jour, telle augmentation débutant le 1 er novembre M. Sylvain Lemieux demande s il serait envisageable d établir un tarif préférentiel pour les familles visitant un patient sur une base régulière. Me Bérardino suggère que le comité des usagers de l Institut se penche sur cette question. Le CU pourrait étudier l impact de cette augmentation et évaluer la possibilité d un tarif préférentiel. Dossier à suivre. CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal mandate le comité des usagers de l Institut afin d étudier et d évaluer la possibilité d un tarif préférentiel suite à l augmentation de la tarification du stationnement pour les visiteurs de l Institut qui prendra effet le 1 er novembre DEPOT DU RAPPORT ANNUEL DU MEDECIN EXAMINATEUR Le CA a pris acte du rapport annuel du médecin examinateur, Dre Marie-Alice Sanchez, et s en montre satisfait. Il est entendu que dorénavant, lors des dépôts des rapports annuels, certains présidents seront invités à venir présenter leur rapport eux-mêmes

7 7. FORMATION D UN COMITE D EVALUATION DANS LE PROCESSUS D EVALUATION DU COMMISSAIRE AUX PLAINTES La présidente informe les membres que le CA doit mettre en place un comité d évaluation du commissaire local composé du directeur général et d un minimum de deux administrateurs externes de l Institut. La période de référence pour l évaluation sera du 1 er avril 2013 au 31 mars CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal nomme Mme Heather Clarke et M. Sylvain Touchette sur le comité d évaluation du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services. Le comité d évaluation sera donc composé de : Dre Renée Fugère, DG ; Heather Clarke ; Sylvain Touchette. 8. APPROBATION DES REGLES DE FONCTIONNEMENT DU COMITE DE VERIFICATION DE L INSTITUT PHILIPPE PINEL DE MONTREAL M. Lapensée, président du comité de vérification, a présenté le règlement cidessus mentionné dont tous les membres ont reçu une copie préalablement. Ce règlement a été élaboré à partir d un modèle proposé et fourni par l AQESSS. Ce document a été étudié et recommandé par le comité de gouvernance et d éthique et par le comité de vérification. Il est prêt à être approuvé par le CA aujourd hui. CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal approuve le projet s intitulant «Règles de fonctionnement du comité de vérification de l Institut Philippe-Pinel de Montréal»

8 tel que présenté à la réunion de ce jour et que la date d'entrée en vigueur dudit règlement soit le 9 octobre CONSEIL DES MEDECINS, DENTISTES ET PHARMACIENS : 9.1 Autorisation d exercer à un médecin CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité exécutif du CMDP (Résolution EXE ), accorde rétroactivement au médecin cidessous mentionné le statut de résidente en psychiatrie au sein du CMDP pour la période indiquée : - Dre Julie Séguin, résidente V en psychiatrie, qui fera son stage en expertise, évaluation et gestion du risque de violence avec le Dr Michel Filion et Dre Anne-Marie Bouchard, du 22 septembre au 12 décembre 2014 inclusivement. 9.2 Changement de statut d un médecin CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité exécutif du CMDP (Résolution EXE ), octroie au docteur Jacques Talbot le statut de membre honoraire au sein du CMDP de l Institut, et ce, à compter de ce jour

9 10. AFFAIRES FINANCIERES : 10.1 Approbation des frais de fonctions de la présidente du CA du 12 septembre 2014 au 9 octobre 2014 La présidente déclare n'avoir aucuns frais de fonction à soumettre à l'approbation du conseil d'administration pour la période du 12 septembre 2014 au 9 octobre 2014 inclusivement Informations financières Période 5 Le DGAAA commente les résultats du document présenté à la réunion de ce jour intitulé «Informations financières période 5» dont les membres ont tous reçu préalablement copie. À la fin de la période 5, il a été observé un surplus cumulatif de $, soit 0,12 % du budget autorisé de $. Selon le DGA, c est un résultat positif. L Institut est passé d un déficit de $ à un petit surplus de $. Ce changement s explique par : un surplus temporaire de $ concernant les autres dépenses. Principalement, au niveau de l entretien et réparation, certaines dépenses avaient été budgétées au début de l année ; un surplus dans les heures travaillées parce que l unité F2 a été fermée plus tôt que prévu. Le DGA souligne toutefois que l équilibre est fragile. Son équipe suit de près certaines situations qui pourraient l affecter : les services privées : dépenses historiquement élevées ; les heures supplémentaires : comité TS analyse, fait des recommandations et implante des solutions ; l installation des interphones : la 2 e étape qui commence en octobre 2014 et qui demandera de la main-d œuvre supplémentaire pour la surveillance. Un déficit de $ est souligné concernant l analyse des revenus. Ceci est en lien avec les revenus de non-résidents qui sont en baisse, compensés par des revenus non prévus de récupération salariale avec l hôpital Rivière-des-Prairies

10 11. POINTS D INFORMATION : 11.1 Projet de loi no 10 Loi modifiant l organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l abolition des agences régionales - point sur l évolution du dossier suite à la réunion spéciale du CA Les membres du CA ont tous reçu, avant le début de la présente séance, copie de la lettre envoyée à Docteur Gaétan Barrette, ministre, concernant la proposition découlant de la réunion extraordinaire du CA tenue le 1 er octobre La DG confirme qu à ce jour, elle n a reçu aucune nouvelle. Dossier à suivre Compte rendu de la réunion du comité de gestion des risques tenue le 15 septembre 2014 Dre Fugère, présidente du CGR, a fait un bref résumé des points discutés lors de la rencontre du 15 septembre dernier, entre autres : la politique concernant les risques de fugues ; l audit sur la qualité en lien avec les erreurs de médicaments et plan d action; les cuisinettes sur les unités de vie ; l audit sur le lavage des mains et plan d action ; la révision des analyses factuelles et recommandations ; le plan de sécurité des patients suite à une recommandation d Agrément Canada ; le droit de refus d un travailleur à l unité B-1; le suivi concernant le projet OACIS ; le suivi concernant le suicide d un patient hébergé en Centre jeunesse ; un événement survenu à l unité F Compte rendu de la réunion du comité de gouvernance et d éthique tenue le 15 septembre 2014 Mme Dupont-Élie, présidente du CGE, a tenu au courant le CA des sujets discutés lors de la séance du 15 septembre dernier, soit : le prochain tableau de bord du CA ; l étude du rapport d agrément et des recommandations et suivis à faire;

11 la mise à jour de certains règlements, politiques et procédures découlant du CA ; la planification stratégique de l Institut ; la recommandation du CGE au conseil concernant un sondage à faire auprès de la clientèle de l Institut. La présidente fait lecture de la recommandation du CGE suite aux constatations dans le rapport d Agrément Canada. Elle fait part que le dernier sondage d évaluation de la satisfaction des patients a été fait en 2011 et le CGE recommande que le Comité des usagers effectue un nouveau sondage auprès de la clientèle. CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité de gouvernance et d éthique (Proposition CGE ), mandate le comité des usagers de l Institut d effectuer un sondage de la satisfaction des services reçus auprès des patients de l Institut La DG informe les membres que le tableau de bord n est pas tout à fait au point pour être présenté au CA. La façon dont certains indicateurs sont colligés ne reflète pas la réalité et certaines données devront être raffinées. Elle annonce que Mme Line Caron, technicienne à la Direction générale, s occupera de la présentation graphique du tableau de bord du CA. Dossier à suivre Un retour est fait sur le projet de Loi 10. M. Lemieux interroge la DG sur le fait qu une fois la nouvelle gouvernance des établissements régionaux et suprarégionaux instaurée, comment le ministre entend-il s y prendre pour faire son choix de PDG? C est une question à laquelle Dre Fugère n est pas en mesure de répondre. Elle sait que ce seront des administrateurs étatiques. M. Lemieux demande si des dates d audition ont déjà été fixées à la commission parlementaire et si oui,

12 qui seront les invités. La DG l informe qu elle vient tout juste de recevoir un procès-verbal de l Assemblée nationale. Il est convenu que Mme Lacasse fasse parvenir à tous les membres copie de ce procès-verbal Compte rendu de la réunion du comité de vérification tenue le 24 septembre 2014 M. Lapensée, président du comité de vérification a fait un résumé de la réunion du CV tenue le 24 septembre. Il a demandé au DGA si un candidat potentiel avait été approché pour le poste de directeur général de la Fondation. M. Belzile confirme qu ils n ont pas encore trouvé le candidat idéal pour ce poste. Me Bérardino a questionné Mme Josée Galarneau, représentante de la Fondation, sur le montant dû de $ par la Fondation. Mme Galarneau confirme que ce montant dû sera priorisé sur les prochaines entrées d argent lors de la reprise des activités de la Fondation. 12. MOT DE LA DG Visite de l Agence La DG a fait part du déroulement de la visite par les gens de l Agence de Montréal qui sont venus à l Institut le 12 septembre dernier. Étaient présents Mme Patricia Gauthier, PDG de l Agence, M. Patrick Murphy-Lavallée, directeur des Programmes Services à l Agence ainsi que Mme Myriam Ainsley et Dr Goldbloom. Ils ont visité la Clinique réseau-jeunesse, les unités B-2 et F-2. Laboratoire de réalité virtuelle Un projet concernant le laboratoire de réalité virtuelle a fait l objet d un court article. Il s agit d utiliser un avatar afin d aider les patients qui souffrent d hallucinations auditives, de développer des stratégies afin de gérer ces voix. 13. PROCHAINE REUNION La prochaine réunion du conseil d'administration est fixée au jeudi, 13 novembre 2014, mêmes lieu et heure

13 14. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE CA L ordre du jour étant épuisé, IL EST RÉSOLU de lever la séance à 14h00. adopté le La vice-présidente, La secrétaire, /cl (c:textes.ca.pv ca)