TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI118

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI118 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Subventions FM concernées Appui au démarrage des activités de distribution de produits pharmaceutiques au Comores RSS-Transverse Produits de santé Centrale d Achat de Médicaments essentiels en Union des Comores (CAMUC) Montant de la subvention Période de la subvention COM-810-G03-M $ Avril mars 2015 COM-910-G04-H $ Jan 2011-dec 2015 Durée totale des jours prévus 60 jours Note de performance B2 Juin 2013 A2 Juin 2013 Contact FEI Personne référente Coordonnées Thierry RAMOS Date de la note de performance +33 (0) II. Justification de la mission La Pharmacie Nationale Autonome des Comores (PNAC), entreprise publique à caractère commercial avait été créée en En 2011, suite à de grandes difficultés financières, la structure a été déclarée en faillite. La loi abrogeant la création de la PNAC a été votée et promulguée en août 2012 pour permettre au ministère de la santé de piloter la création d une centrale d achat de statut associatif. Une Commission de liquidation a ensuite été mise en place pour gérer et administrer la centrale en attendant la mise sur pied de la nouvelle structure. Une assemblée générale s est tenue en novembre 2012 pour valider les statuts de la nouvelle structure qui a pris le nom de Centrale d Achat de Médicaments essentiels en Union des Comores (CAMUC). Un Conseil d administration (CA) a été mis en place avec des représentants des deux ministères de tutelle (santé et finance), des clients (hôpitaux et Directions Régionales de la santé représentant les centre de santé), de la société civile (Croissant Rouge, Caritas), Assemblée nationale), des professionnels de santé (Ordres des pharmaciens et des médecins). Les partenaires techniques et financiers sont membres observateurs. Une expertise externe a permis au CA, au cours de sa première réunion, de prendre la mesure de son rôle et de valider une proposition de ligne budgétaire d approvisionnement (y compris la séparation des rôles de stockage et de bureau d achat), de compte de résultat prévisionnel, d organigramme et de fiches de poste. Un bureau d étude malgache a été contracté pour organiser un recrutement Termes de références 14INI118 1

2 transparent de l équipe de direction (Directeur Général, Directeur Technique et Directeur des Affaires Financières). Les propositions du bureau d études ont été examinées lors de la deuxième réunion du CA. Cette équipe a été recrutée en avril En parallèle, le Comité de Liquidation a, au-delà de l administration au quotidien de la centrale, procédé au paiement du plan social sur les fonds mis à disposition par le gouvernement et organisé le remboursement des dettes de la PNAC sur les fonds de l aide budgétaire de l AFD. Dès sa prise de fonction, l équipe de direction a organisé : Le recrutement du personnel en fonction de l organigramme validé par le CA Un appel d offre restreint auprès de fournisseurs présélectionnés pour amorcer son fonds de roulement. Cet appel d offre est couvert par l aide budgétaire de l AFD à hauteur maximum de Conformément à la ligne d approvisionnement validée par le CA, ceci correspond à peu près un an de fonctionnement. Le marché a été attribué en juin 2013 et les livraisons se sont succédées depuis septembre Des expertises court termes ont été mobilisées dans le cadre du Projet de Soutien au Secteur de la Santé aux Comores (PASCO) pour appuyer la mise en place de procédures de gestion rigoureuse et d un système d assurance qualité performant. Concernant les deux subventions du Fonds mondial en cours d exécution, la série 8 pour la lutte contre le paludisme et la série 9 contre le HIV-SIDA, la CAMUC est sous bénéficiaire chargée du stockage et de la distribution des produits pharmaceutiques et autres intrants jusqu aux établissements de santé. Les achats sont faits par le Fonds Mondial dans le cadre du mécanisme du Voluntary Procurement Pool (VPP). Généralement, les commandes des produits sont faites sur une base annuelle en une seule commande, mais les livraisons sont échelonnées en fonction des besoins d utilisation. L amélioration des prestations de la CAMUC (mise en place de procédures de travail, amélioration des conditions de stockage, disponibilité, qualité des produits, délai de livraison, ) constitue un défi pour l ensemble des partenaires qui ont collaboré jadis avec la PNAC, notamment dans les précédentes subventions de la série 2 et 3. Avec le soutien de plus en plus visible d autres partenaires (les agences des Nations Unies, la JICA, GAVI, etc.), la CAMUC doit se préparer en conséquence pour répondre pleinement aux attentes de tous. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission La mission d expertise a pour objectif d appuyer la CAMUC pour une gestion efficace des flux d intrants et des flux financiers. 2) Objectifs spécifiques 1. Renforcer les capacités de la centrale d achat dans la gestion administrative et financière. 2. Appuyer Le développement de la démarche assurance qualité de la CAMUC, notamment en termes de gestion prévisionnelle et de pré-sélection des fournisseurs. 3) Résultats attendus Termes de références 14INI118 2

3 1. La Direction administrative et financière est en capacités de maîtriser le système de gestion et de comptabilité afin d'offrir transparence et cout-efficacité à la structure 2. La CAMUC a amélioré la conformité de son système d assurance qualité avec le référentiel MQAS 1 notamment par la mise en place d une procédure adaptée de pré-sélection des fournisseurs. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes : 1. Renforcer les capacités de la centrale d achat dans la gestion administrative, logistique et financière A. Evaluer le nouveau système de gestion mis en place : - Procéder à l évaluation du système comptable général et analytique (y compris le système de gestion des cessions). B. Mettre en place les outils de travail pour développer des procédures de gestion prévisionnelle : -Appuyer le développement des procédures et l utilisation des outils de gestion prévisionnelle ; - Appuyer le développement d instruments de gestion des stocks prévisionnels consolidés : lecture des stocks des 10 structures de la CAMUC, surveillance des dates de péremption, visibilité des ventes, anticipation des besoins pour prévoir à temps les commandes au niveau international. C. Renforcer les compétences de l équipe de direction et les adjoints aux cadres, en matière de gestion: - Former le personnel technique à l utilisation des tableurs Excel et du logiciel Sage (gestion et analyse des données) ; 2. Appuyer le développement de la démarche assurance qualité de la CAMUC A. Appuyer l élaboration du système documentaire assurance qualité - Appuyer l élaboration du manuel qualité de la CAMUC - Appuyer la finalisation et validation de l ensemble des procédures techniques ; - Etablir un plan d action pour la formation des personnels aux procédures d assurance qualité. B. Appuyer la mise en place d une stratégie de pré-qualification des fournisseurs - Appuyer la mise en œuvre de la convention CAMUC/SALAMA : déplacement de 2 techniciens de la CAMUC à la Salama pour la participation aux séances d évaluations techniques des offres de présélection des fournisseurs. - Appuyer l audit et le monitoring d un fournisseur sur les quatre pré sélectionnés. 1 MQAS (Modèle quality assurance système for procurement agencies) : système d assurance qualité type pour les centrales d achat, développé par l OMS. Termes de références 14INI118 3

4 - Appuyer l amélioration de la gestion des résultats pré qualification et optimisation des outils d analyse financière des offres des appels d offres restreints et élaborer les outils informatiques adaptés ; - Renforcer les capacités des personnels en charge des outils gestion des résultats pré qualification et optimisation des outils d analyse financière des offres des appels d offres restreints ; 2) Livrables attendus - Evaluation du nouveau système de gestion et recommandations ; - Procédures pour l utilisation des outils de gestion prévisionnelle ; - Instruments de gestion des stocks prévisionnels consolidés ; - Curriculum de formation du personnel technique à l utilisation des tableurs Excel et sage ; - Procédures techniques d assurance qualité ; - Manuel qualité de la CAMUC ; - Plan d action pour la formation des personnels aux procédures d assurance qualité ; - Audit d un fournisseur sur les quatre pré sélectionnés ; - Curriculum de formation des personnels en charge des outils gestion des résultats pré qualification et optimisation des outils d analyse financière 3) Coordination Un comité de pilotage devra être mis en place pour permettre la coordination de l ensemble des partenaires de la CAMUC à savoir la direction de la Pharmacie et des Laboratoires, l équipe d experts, le programme PASCO, l AFD et la SALAMA. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : juillet 2014-juin ) Date de démarrage : juillet ) Date de fin : juin ) Durée effective : 60 jours prestés 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Activités Mission Expert 1 Expert 2 Expert 3 Evaluer le nouveau système de gestion mis en place M1 5 Mettre en place les outils de travail pour développer M des procédures de gestion prévisionnelle Renforcer les compétences de l équipe de direction et M2 5 les adjoints aux cadres Appuyer l élaboration du système documentaire M assurance qualité Appuyer l audit et le monitoring d un fournisseur sur M4 5 Termes de références 14INI118 4

5 les quatre pré sélectionnés Appuyer l amélioration de la gestion des résultats pré M5 10 qualification et optimisation des outils d analyse financière des offres des appels d offres restreints et élaborer les outils informatiques adaptés ; Renforcer les capacités des personnels en charge des M5 10 outils gestion des résultats pré qualification et optimisation des outils d analyse financière des offres des appels d offres restreints ; Total H/J Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec l Attachée de coopération. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 3 2) Profil d expert Poste 1 : Expert International gestion financière/comptabilité A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en comptabilité (comptable ou expertcomptable) ou équivalent (gestion financière) - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans les domaines suivants : expertise comptable, finances publiques, analyse financière, systèmes d information appliqués à la gestion des entreprises, gestion comptable des entreprises. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite maitrise de la comptabilité analytique et de l analyse des données. - Très bonne connaissance des aspects logistiques et financiers des centrales d achats publics et des systèmes nationaux d approvisionnements des pays d Afrique Sub-saharienne. - Expérience d accompagnement (appui, évaluation, gestion) de centrales d achats publics - Bonne maitrise des systèmes de gestion des centrales d achats (outils, logiciels, etc.) - Une expérience d Audit de centrales nationales d achats dans les Pays en voie de développement. Termes de références 14INI118 5

6 Poste 2 : Expert International pharmacien spécialiste en Assurance qualité A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en Pharmacie - Spécialisation / Compétence dans le secteur de la gestion des achats et des stocks en intrants de santé - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans l audit et l évaluation pharmaceutique dans un ou plusieurs pays d Afrique subsaharienne. - Expérience professionnelle dans l appui et l évaluation du système de gestion des achats et des stocks (bonnes pratiques d achats / de stockage / de distribution) en intrants pharmaceutiques. C. Expérience professionnelle spécifique - Des compétences avérées en analyse des dossiers techniques et dans l élaboration des dossiers d Appel d Offres dans le secteur pharmaceutique ; - Connaissance approfondie des centrales d achats et de leur mode d organisation et de gestion. - Maitrise du référentiel MQAS-OMS «Système d assurance qualité type pour les centrales d achat. - Une expérience dans le pays cible sera fortement appréciée ; Poste 3 : Expert International ingénieur informaticien A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en informatique. - Maitrise obligatoire du logiciel SAGE SARI (logiciel de gestion commercial et des stocks de la CPA-PRA). - Excellentes qualités /capacités : de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes - Excellente maitrise du français (écrit / oral). B. Expérience professionnelle générale : - Expérience professionnelle d au moins 3 ans dans la programmation de système de gestion informatisé pour la gestion du médicament. Termes de références 14INI118 6

7 C. Expérience professionnelle spécifique - Connaissance des centrales d achats et de leur mode d organisation et de gestion. - Une expérience dans le pays cible sera fortement appréciée ; VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 15 jours après chaque mission (conformément au calendrier) et intégrer un suivi des feuilles de route élaborées en début de mission. Ces comptes rendus, rédigés en français, devront pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Audit d un fournisseur sur les L audit permet de vérifier les quatre présélectionnés. informations relatives au fournisseur Evaluation du nouveau système Le nouveau système de gestion est de gestion et recommandations. évalué et ses forces et faiblesses sont connues ; des recommandations pour son amélioration sont formulées et validées pour tout ou partie par la Direction de la CAMUC. Instruments de gestion des Les instruments de gestion des stocks stocks prévisionnels consolidés. prévisionnels ont été consolidés et sont mis en place. Procédures pour l utilisation des Les procédures et le manuel les outils de gestion prévisionnelle. encadrant ont été élaborés et validés par Manuel qualité de la CAMUC la Direction de la CAMUC et sont (définissant le cadre accessibles à l ensemble de l équipe. méthodologique de l assurance qualité). Procédures techniques d assurance qualité. Plan d action pour la formation des personnels aux procédures d assurance qualité. Curriculum de formation du personnel technique à l utilisation des tableurs Excel et Sage. Curriculum de formation des personnels en charge des outils de gestion des résultats pré qualification et optimisation des outils d analyse financière. Un plan d action de formation (du personnel) et les curricula correspondants ont été développés, validés en tout ou partie par la Direction de la CAMUC ; l exécution du plan d action est planifiée. Ces instruments sont utilisés et fonctionnels. Les procédures et le manuel sont utilisés et respectées. L équipe est formée aux procédures d assurance qualité et aux outils de gestion et les maîtrisent. Sources de vérification Termes de références 14INI118 7

8 IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts les moyens suivants : Internet ; Bureau. La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est : MALIKA DJAMADA, DT CAMUC. Termes de références 14INI118 8

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