Paris, le 27 mai Le Directeur Général des Finances Publiques

Transcription

1 DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES PUBLIQUES SERVICE COMPTABLE DE L ETAT Sous-direction dépenses de l État et opérateurs Bureau CE2B - Opérateurs de l Etat SERVICE DES COLLECTIVITES LOCALES Sous-direction de la gestion comptable et financière des collectivités locales Bureau CL1A Expertise juridique 139 rue de Bercy Teledoc PARIS cedex 12 Affaire suivie par Clara IMBS clara.imbs@dgfip.finances.gouv.fr Paris, le 27 mai 2014 Le Directeur Général des Finances Publiques à Mmes et MM. les Délégués du Directeur Général Mmes et MM. les Directeurs régionaux et départementaux des Finances publiques Mmes et MM. les Directeurs des directions et services à compétence nationale ou spécialisés Mmes et MM. les agents comptables d établissements publics locaux d enseignement Référence : DGFIP/2014/05/1475 Circulaire Instruction Note de service Objet : Modalités de notification des décisions d apurement administratif portant sur les comptes financiers des établissements publics locaux d enseignement Service(s) concerné(s) : Divisions en charge du secteur public local Pôles interrégionaux d apurement administratif Service d apurement administratif des comptes des EPLE Agences comptables des établissements publics locaux d enseignement relevant du ministère de l éducation nationale Agences comptables des établissements publics locaux d enseignement et de formation professionnelle agricole Agences comptables des établissements publics locaux d enseignement maritimes et aquacoles Calendrier : Immédiat Résumé : La présente instruction rappelle le cadre juridique de l apurement administratif des comptes des établissements publics locaux d enseignement et précise les modalités de notification des décisions en privilégiant, chaque fois que cela est possible, la voie électronique.

2 1. Le cadre juridique de l apurement administratif des comptes financiers des EPLE En application de l article L du code des juridictions financières (CJF), les comptes financiers des établissements publics locaux d enseignement relevant du ministère de l éducation nationale (EPLE MEN), des établissements publics locaux de formation professionnelle agricole (EPLEFPA) et des établissements publics locaux d enseignement maritime et aquacole (EPLE Mer) font l objet d un apurement administratif lorsque les ressources de fonctionnement du dernier compte financier sont inférieures à trois millions d euros. L apurement administratif des comptes financiers des EPLE situés en métropole est techniquement réalisé par le service d apurement des comptes des EPLE (SEPLE) implanté à Clermont-Ferrand. Les arrêtés de décharge définitive et de charge provisoire et les bordereaux d injonctions, préparés par le SEPLE, sont validés, puis signés par les chefs des pôles interrégionaux d apurement administratif (PIAA) de Rennes et de Toulouse (ou leurs délégués) pour les établissements relevant de leur ressort territorial, tel que fixé par l arrêté du 23 mars 2012 désignant les autorités compétentes de l État en charge de l apurement administratif des comptes publics locaux. L apurement administratif des comptes financiers des EPLE situés dans les départements et régions d outre-mer (DROM) est techniquement réalisé par les divisions collectivités locales des DRFIP. Les arrêtés sont validés, puis signés par le directeur régional des finances publiques ou son délégué. 2. La simplification de la notification aux comptables des décisions d apurement Les modalités de notification des arrêtés des PIAA aux comptables des collectivités territoriales et de leurs établissements publics et aux agents comptables d EPLE sont définies par les articles D et D du CJF. Le décret n du 29 mars 2013 a introduit un article D (ancien article D.244-1) dans le CJF qui prévoit que les directeurs régionaux et départementaux des finances publiques notifient aux comptables par courrier simple avec avis de réception, et non plus par lettre recommandée avec accusé de réception, les arrêtés pris sur les comptes des communes, des groupements de communes et de leurs établissements publics soumis à l apurement administratif par les pôles interrégionaux de Rennes et de Toulouse (PIAA). Dans le cadre d une concertation avec les juridictions financières, il a été décidé que cette notification ne prendrait pas la forme d un courrier adressé par voie postale mais d un courrier électronique adressé par le PIAA à l adresse courriel professionnelle individuelle du comptable concerné, comprenant la décision dématérialisée d apurement en pièce jointe 1. Les mêmes simplifications sont mises en œuvre pour la notification des décisions d apurement des comptes financiers des EPLE. 3. Le circuit de notification des décisions des PIAA en métropole 3.1. Aux agents comptables des EPLE Le SEPLE rédige les projets d arrêtés d apurement des comptes financiers des EPLE situés en métropole et les transmet au PIAA compétent. Après signature par le chef du PIAA compétent ou son délégué, les arrêtés sont numérisés par le PIAA et remis au SEPLE. Ces échanges entre les PIAA et le SEPLE se font via un dépôt sur le serveur informatique partagé entre ces services. 1 Instruction n 2013/06/11565 du 1 er juillet 2013 relative à la simplification de la notification aux comptables des décisions relatives à l apurement administratif et juridictionnel des comptes publics locaux et hospitaliers 2

3 Le SEPLE adresse ensuite un courriel à l adresse professionnelle individuelle de l agent comptable concerné par la décision 2 (modèle en annexe 1) en y joignant la décision dématérialisée. Le courriel est également adressé en copie à l adresse professionnelle individuelle de l agent comptable en fonction au jour de la décision, à la balf de la division collectivités locales de la DDFiP/DRFiP territorialement compétente 3 et au référent académique 4. Dès réception du courriel, l agent comptable doit en accuser réception (via la fonction «répondre à tous») à la fois au SEPLE émetteur et à la division collectivités locales de la DDFiP/DRFiP par la même voie électronique. La division collectivités locales de la DDFiP/DRFiP archive ces accusés de réception électroniques dans un dossier informatique créé à cet effet sur le serveur de la direction, ou à défaut sur un support électronique (CD-Rom, DVD-Rom), et les tient à la disposition du SEPLE, du PIAA et de la chambre régionale des comptes (CRC) qui peuvent lui en demander communication prioritairement au moyen de la messagerie électronique. En l absence de réception d un accusé de réception envoyé par l agent comptable par message électronique sous 7 jours, le SEPLE lui adresse une relance par ce même vecteur. En cas d impossibilité technique de notifier la décision d apurement administratif par voie électronique (adresse courriel inconnue, agent comptable qui n est plus en état d activité) ou d absence de retour du comptable 15 jours après la relance, la notification de la copie de la décision est effectuée par le SEPLE au moyen d un courrier postal en pli simple adressé, soit au service d affectation de l agent comptable, soit à son domicile personnel. Le SEPLE se rapproche du référent académique pour connaître les coordonnées de l agent comptable. Dès réception de ce pli simple, l agent comptable destinataire accuse réception par voie électronique ou postale Aux Chambres régionales des comptes Le SEPLE envoie dans le même temps les arrêtés d apurement aux ministères publics près les chambres régionales des comptes. Les arrêtés de décharge définitive dématérialisés sont adressés via l application Laser 5. En cas d arrêté de charge provisoire, la copie au format papier de la décision est transmise aux ministères publics près les chambres régionales des comptes par courrier simple et la transmission du dossier d apurement aux chambres régionales des comptes (comptes de gestion apurés, observations et injonctions adressées au comptable et réponses de ce dernier) s effectue par voie postale, via le marché national TNT ou le titulaire du marché d archivage. À terme, la liste des documents transmis via l application Laser pourra être étendue aux arrêtés de charge provisoire sur décision conjointe des juridictions financières et de la DGFiP Aux représentants des EPLE Parallèlement à la notification dématérialisée de l arrêté aux agents comptables par le SEPLE, la division collectivités locales de la DDFiP/DRFiP imprime la copie de la décision et l adresse par lettre recommandée avec accusé de réception au représentant de l EPLE (article D du CJF). Un projet de décret modifiant le code des juridictions financières est en cours d élaboration pour permettre à l avenir cette notification par voie électronique. 2 prénom.nom@ac-académie.fr 3 La DDFiP/DRFiP territorialement compétente est celle du lieu du siège du groupement comptable d'eple, ou à défaut du lieu du siège de l'eple, EPLEFPA ou EPLE Mer. 4 Courrier du ministère de l éducation nationale du 17 février 2014 listant les référents académiques pour le service d apurement administratif des comptes financiers des établissements publics locaux d enseignement 5 Instruction n 2013/12/6791 du 2 janvier 2014 relatif à la mutualisation d une plate-forme d échanges dématérialisés avec les juridictions financières 3

4 Tous les trimestres, chaque PIAA adresse sous pli simple les décisions signées originales au SEPLE, pour archivage pendant une durée de dix ans. Les bordereaux d injonctions, adressés préalablement aux arrêtés de charge provisoire, suivent le même circuit de notification mais l agent comptable ne doit pas en accuser réception. Il doit y répondre directement, par voie électronique ou postale, au SEPLE sous deux mois (ou, plus rarement, un mois en cas d urgence). Les bordereaux d injonctions n ont pas à être adressés aux DDFiP/DRFiP, aux représentants des EPLE et aux ministères publics près les CRC. 4. Le circuit de notification des décisions des DRFiP en Outre-Mer La notification des décisions aux agents comptables est effectuée dans les mêmes conditions que pour les EPLE situés en métropole mais par la division collectivités locales. Cette dernière adresse un courriel à l adresse professionnelle individuelle de l agent comptable concerné par la décision 6 en y joignant la décision dématérialisée. Le courriel est également adressé en copie à l adresse professionnelle individuelle de l agent comptable en fonction au jour de la décision. L agent comptable accuse réception dans les mêmes conditions que celles détaillées au paragraphe 3.1. et la division collectivités locales archive les accusés de réception dématérialisés en les tenant à disposition de la chambre régionale des comptes. La division collectivités locales transmet dans le même temps les arrêtés d apurement au ministère public près la chambre régionale des comptes (par Laser pour les arrêtés de décharge dans la rubrique «Dépôt autre doc de la DRDFiP» et par courrier simple pour les arrêtés de charge provisoire). Enfin, la division collectivités locales adresse la copie de l arrêté par lettre recommandée avec accusé de réception au représentant de l établissement public local d enseignement (article D du CJF) et archive les décisions originales pendant dix ans. Le Chef du service comptable de l État signé François TANGUY La Chef du service des collectivités locales signé Nathalie BIQUARD Interlocuteur(s) à la DG : Bureau CE2B Marion MOULIN Inspectrice des finances publiques Tél : marion.moulin@dgfip.finances.gouv.fr Bureau CL1A Clara IMBS Inspectrice des finances publiques Tél : clara.imbs@dgfip.finances.gouv.fr Pièce jointe : Annexe 1 - Modèle de courriel de notification d un arrêté d apurement administratif 6 prénom.nom@ac-académie.fr 4

5 Annexe 1 : Modèle de courriel de notification d un arrêté d apurement Objet : N UAI de l établissement Initiales de l agent - Notification d un arrêté de décharge définitive / charge provisoire pour vos comptes De : BALF du SEPLE A : BALP de l agent comptable concerné Copie : BALF de la division collectivités locales de DDFiP/DRFiP concernée, BALP de l agent comptable en fonction et BALP du référent académique Conformément à l article D du code des juridictions financières, je vous notifie la décision ci-jointe d apurement administratif de votre (vos) compte(s) ci-dessous référencé(s) : - Exercice(s) : 201x - Organisme public local : Dénomination - Budgets : Liste Dès réception du présent message électronique, vous avez l obligation d en accuser réception par retour de courriel (utiliser la fonctionnalité «Répondre à tous» de votre outil de messagerie, en rajoutant «Pour valoir accusé de réception» dans votre réponse). Le chef du service d apurement administratif des comptes financiers des établissements publics locaux d enseignement Nom, prénom de l autorité précitée 5