Formation traitement de texte niveau 3 (LibreOffice Writer version 4)

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1 Formation traitement de texte niveau 3 (LibreOffice Writer version 4) L objectif général de cette formation est d utiliser LibreOffice Writer dans ses fonctions les plus avancées : insertion de zones de texte et d images, personnalisation de LibreOffice Writer, insertion de graphiques, liaison avec Excel, hypertexte, création d'un mailing, etc. Sommaire 1.Convertir un texte en tableau Se déplacer d un élément à l autre Convertir un tableau en texte Mettre en oeuvre et adapter la correction automatique Insérer une zone de texte Insérer et redimensionner une image Habiller le texte autour d une image Ajouter une icône dans une barre d outils Créer une macro Créer un raccourci clavier Insérer une feuille de calcul lié Réaliser un hypertexte Modifier la mise en page de certaines pages Faire en sorte que les en-têtes ou un pied de page d un document ne soient pas tous semblables Insérer une légende Modifier une numérotation Travailler à plusieurs sur un même document Créer un mailing CONVERTIR UN TEXTE EN TABLEAU Problème : Je dispose de données que je souhaiterais transformer en texte. Comment faire? Solution : Ouvrir le fichier BIBLIO.DOC dans le dossier Base Ctrl+H > dans la zone de saisie Remplacer, saisir : une barre oblique / > dans la zone de saisie Remplacer par, saisir : \t > cliquer sur Autres options pour développer l'arborescence > vérifier que la case Expressions régulières est cochée > Tout remplacer > Fermer Sélectionner uniquement les 5 lignes de texte à l aide de la souris > menu Tableau > Convertir > Texte en tableau > Séparer le texte à : Tabulations > OK OOTexte_F3.odt 1/9 Y. CINOTTI

2 2. SE DÉPLACER D UN ÉLÉMENT À L AUTRE Problème : Comment consulter tous les tableaux d un document? Solution : Dans LibreOffice Writer, ouvrir le fichier CEPAGES.DOC Cliquer sur l icône Navigation au bas de la barre de défilement vertical, à droite de la fenêtre LibreOffice Writer. NB : Cliquer sur l icône Tableau > cliquer sur l icône Tableau suivant le premier tableau est atteint Pour atteindre le tableau suivant, il suffit de cliquer à nouveau sur l icône Tableau suivant Il est ainsi possible de passer en revue les images, les notes, les commentaires, les pages et les titres, etc. 3. CONVERTIR UN TABLEAU EN TEXTE Problème : Je dispose d un tableau, mais je trouve qu une présentation sous forme d énumération avec des points de suite serait plus judicieuse. Solution : Revenir vers le premier tableau du document, intitulé Statistiques Cliquer n importe où dans le tableau > Tableau > Convertir > Tableau en texte > Séparer le texte à : Tabulations > OK Placer le curseur après le e de plantée > Suppr > Espace Sélectionner toutes les données qui faisaient partie du tableau (de Cépages à ) > Format > Paragraphe > onglet Tabulations > Position : 10 > Type : droite > Caractères de remplissage :... > OK 4. METTRE EN OEUVRE ET ADAPTER LA CORRECTION AUTOMATIQUE Problème : Depuis l école primaire, je fais un blocage : je ne parviens pas à savoir s il faut orthographier shéma ou schéma. LibreOffice Writer peut-il m aider face à ce handicap? Solution : Revenir au début du document > Format > AutoCorrection > Options d'autocorrection... > onglet Remplacer > Remplacer: shéma > Par : schéma > Nouveau > OK Tester la correction automatique en saisissant n importe où : shéma (avec un espace ou Entrée après le a pour signifier que la saisie du mot est terminée) 5. INSÉRER UNE ZONE DE TEXTE Problème : Comment insérer un encart, comme on en trouve souvent dans les journaux? Solution : Dans CEPAGES.DOC, placer le curseur à gauche du H du titre Historique (première page) > Insertion > Cadre > onglet Type > Largeur : 6cm > Hauteur : Taille automatique > dans la zone Position, Horizontal : Droite > onglet Bordures > Disposition des lignes Par défaut : Définir les quatre bordures > OK Cliquer en dehors du cadre, sur le texte > cliquer dans le cadre > saisir dans le cadre : Le raisin sec est un aliment énergétique de première valeur : calories par kg, donc comparable aux amandes sèches et de plus il est très riche en sucres. La consommation des raisins secs est très importante parmi les populations du Moyen-Orient et d Asie centrale (Afghanistan, Pakistan, Inde). Double-cliquer sur la bordure du cadre > onglet Arrière-plan > Couleur d'arrière-plan : jaune > onglet Type > Position horizontal : Gauche > onglet Bordures > dans la zone Espacement avec le contenu, cocher Synchroniser > Bas : 0,20 cm > OK OOTexte_F3.odt 2/9 Y. CINOTTI

3 6. INSÉRER ET REDIMENSIONNER UNE IMAGE Problème : Comment illustrer mon document d une image? Solution : Placer le curseur au début du document, dans la partie Classification, à gauche de On peut classer les cépages > Insertion > Image > À partir d'un fichier > Regarder dans : \Base > double-cliquer sur grappe.wmf > diminuer la taille de l image en utilisant les poignées sur le bord et en maintenant la touche Maj enfoncée pour éviter de perdre les proportions initiales Clic droit sur l image > Adaptation du texte > Renvoi dynamique à la page > déplacer l'image vers la droite pour voir l'adaptation du texte autour de celle-ci 7. HABILLER LE TEXTE AUTOUR D UNE IMAGE Problème : Je voudrais que le texte épouse la forme de l image Solution : Clic droit sur l image > Adaptation du texte > Contour le texte s'adapte à la forme de la grappe de raisin (mais peut-être certains mots sont-ils mal placés). Clic droit sur l image > Adaptation du texte > Éditer le contour... > cliquer sur l'icône Éditer des points > cliquer-glisser les poignées bleues pour agrandir le contour > cliquer sur l'icône Assigner > Fermer le cadre > (Oui) 8. AJOUTER UNE ICÔNE DANS UNE BARRE D OUTILS Problème : J aimerais disposer d une icône me permettant d agrandir la taille des caractères au lieu de devoir tâtonner en utilisant la liste déroulante Taille de la police Solution : Cliquer n'importe où sur le texte NB : Outils > Personnaliser > onglet Barres d'outils > Barre d'outils : Formatage > dans la zone Commandes, utiliser la barre de défilement à droite pour atteindre la ligne Agrandir la police > cliquer sur Agrandir la police Cocher Agrandir la police l'icône apparaît dans la barre d'outils Cliquer de nombreuses fois sur la flèche vers le haut pour déplacer l'icône à droite de la liste déroulante Taille de la police > OK De la même manière, insérer l icône Réduire la police à côté de la précédente Presque toutes les commandes disponibles à partir des menus déroulants de LibreOffice Writer peuvent devenir des icônes. 9. CRÉER UNE MACRO Problème : J ai fréquemment l habitude d utiliser le pictogramme F mais si je passe par Insertion > Caractères spéciaux > etc., il me faut cliquer au moins cinq fois. Je rêve d une icône qui m évite ces cinq clics. Solution : La première fois que l'on crée un macro, il faut l'autoriser dans LibreOffice : Outils > Options... > LibreOffice > Avancé > cocher Activer l'enregistrement de macro > OK S assurer qu il n existe pas déjà une macro nommée Main : Outils > Macros > Gérer les macros > LibreOffice Basic... > Mes Macros > Standard > Module 1 F si une macro nommée Main existe, cliquer sur Main > cliquer sur le pavé Supprimer > Oui > Fermer OOTexte_F3.odt 3/9 Y. CINOTTI

4 Outils > Macros > Enregistrer une macro une nouvelle barre d outils apparaît dans un coin de l écran : surtout, ne pas la supprimer Commencer à enregistrer les commandes de la macro : Insertion > Caractères spéciaux > Police : Wingdings > cliquer sur le caractère sur la troisième ligne > OK Cliquer sur Terminer l enregistrement dans la barre d outils apparue depuis le début de l enregistrement > Nom de la macro : Main > Enregistrer Supprimer le pictogramme créé précédemment > Outils > Personnaliser > onglet Barres d'outils > Barre d'outils : Formatage > cliquer sur le pavé Ajouter > dans Catégorie développer Macro LibreOffice > Mes macros > Standard > Module1 pour faire apparaître la macro Main dans Commandes Cliquer sur le pavé Ajouter > Fermer un pavé Main est apparu dans la barre d'outils Formatage, à gauche > pavé Modifier > Modifier l'icône > choisir une icône à votre goût > OK > OK Tester l icône-macro 10. CRÉER UN RACCOURCI CLAVIER Problème : Je suis fréquemment amené à passer en majuscule des mots. Est-il possible de réaliser cela à l'aide d'un raccourci clavier? Solution : Outils > Personnaliser > onglet Clavier > Catégorie : Format > Fonction : MAJUSCULES > dans la zone Raccourcis clavier, en haut, utiliser la barre de défilement pour atteindre Ctrl+M > Modifier > OK Sélectionner un mot en minuscule et tester le raccourci Ctrl+M 11. INSÉRER UNE FEUILLE DE CALCUL LIÉ Problème : Je veux insérer une feuille de calcul Office Calc dans mon document de façon que, si les données sont modifiées dans la feuille de calcul, le document Office Writer soit mis à jour Solution : Chercher dans CEPAGES.DOC le mot Statistiques > sélectionner les données situées dessous (de Cépages à ) > Suppr Ctrl+O > Regarder dans : \Base > double-cliquer sur CEPAGES.XLS > enregistrer ce fichier au format Classeur ODS Sélectionner toutes les données (cellules A1 :B11) > copier les données > revenir vers LibreOffice Writer > Édition > Collage spécial... > Lien DDE > OK Revenir vers la feuille de calcul CEPAGES.ods > modifier la production de Grenache : > Ctrl+S > revenir à LibreOffice Writer la modification est prise en compte OOTexte_F3.odt 4/9 Y. CINOTTI

5 NB : Il n'est pas possible de créer un lien entre un graphique créé sous LibreOffice Calc et un document LibreOffice Writer. 12. RÉALISER UN HYPERTEXTE Problème : Je veux faciliter la lecture de ce document en plaçant des liens hypertexte, comme dans une page Web, entre différents éléments. Solution : Le principe, pour placer des liens hypertexte, consiste d abord à désigner les éléments vers lesquels il sera possible de pointer puis à créer le lien hypertexte. Chercher le mot Chasselas. Il apparaît deux fois dans le document : à la page 1 et à la page 7 (ou 8) dans le tableau intitulé Autres cépages blancs. Dans ce tableau, copier le mot Chasselas > Insertion > Repère de texte... > dans la zone de saisie Repère de texte : Ctrl+V (pour y saisir Chasselas) > OK Chercher le mot Chasselas à la page 1 et le sélectionner > Insertion > Hyperlien > dans le bandeau à gauche, cliquer sur Document > cliquer, à droite de la zone de saisie Cible, sur l'icône Cible dans le document > cliquer sur le signe + à gauche de Repères de texte > cliquer sur Chasselas > Appliquer > Fermer > Appliquer > Fermer Placer la souris au-dessus du mot Chasselas, à la page 1 > Ctrl+clic le curseur est désormais placé sur le mot Chasselas à la page 7 Pour supprimer le lien hypertexte : clic droit sur le mot Chasselas (à la page 1) > Supprimer l'hyperlien NB : Il est aussi possible de créer un lien hypertexte vers : - un titre (désigné par un style Titre 1, Titre 2, etc.), un tableau, une image dans le même document ; - un autre fichier (même s'il ne s'agit pas d'un fichier LibreOffice) ; - une adresse électronique (en cliquant, le logiciel de messagerie s'ouvrira) ; - une page Web (en cliquant, le navigateur s'ouvrira sur la page Web) ; 13. MODIFIER LA MISE EN PAGE DE CERTAINES PAGES Problème : Comment présenter une partie du document au format paysage au lieu de portrait? Solution : Cliquer, à page 3 ou 4, avant le C de Cépages rouges français > F11 > cliquer sur l'icône Styles de page Clic droit sur n'importe quel style > Nouveau > onglet Gérer > dans la zone Nom saisir : Paysage > Style de suite : Paysage > onglet : Page > Orientation : Paysage > OK Insertion > Saut manuel... > cocher : saut de page > Style : Paysage > OK Rechercher Autres cépages rouges > cliquer avant le A du titre Autres cépages rouges > Insertion > Saut manuel > cocher : saut de page > Style : Style par défaut > OK Cliquer sur Aperçu pour constater que certaines pages sont en format portrait et d'autres en paysage Fermer CEPAGES.DOC et CEPAGES.XLS sans les sauvegarder Ouvrir PRODTOUR.DOC (dans le dossier Base) > l'enregistrer au format ODT OOTexte_F3.odt 5/9 Y. CINOTTI

6 14. FAIRE EN SORTE QUE LES EN-TÊTES OU UN PIED DE PAGE D UN DOCUMENT NE SOIENT PAS TOUS SEMBLABLES Problème : Je veux insérer une numérotation automatique des pages. Mais si j insère une page de couverture je ne veux pas que le numéro de la page y apparaisse. Solution : F11 > dans la fenêtre Styles et formatage, cliquer sur l'icône Styles de page > clic droit sur Style par défaut > Nouveau > onglet Gérer > Nom : Sans_numéro > Style de suite : Sans_numéro > OK > dans la fenêtre Styles et formatage, dans le menu en bas, sélectionner Tous > double-cliquer sur Sans_numéro > F11 Au début du document PRODTOUR.DOC, placer le curseur avant le I de Introduction > Insertion > Saut manuel > Type : Saut de page > Style : Style par défaut > OK Insertion > Pied de page > Style par défaut > Insertion > Champs > Numéro de page > Ctrl+E (pour centrer le numéro de page) 15. INSÉRER UNE LÉGENDE Problème : Comment numéroter automatiquement un tableau ou une figure? Solution : Outils > Options > développer l'arborescence de LibreOffice Writer en cliquant sur le signe «+» à gauche > Légende automatique > cocher Tableau LibreOffice Writer > OK Chercher dans PRODTOUR.DOC à l'aide du navigateur, le premier tableau (page 7) NB : Insertion > Légende > dans la zone Légende saisir : Prix affichés > Position : Supra > OK Chercher dans PRODTOUR.DOC le paragraphe comportant le mot camoufler > cliquer à la fin du paragraphe > saisir : (voir ) Cliquer avant la parenthèse fermante > Insertion > Renvoi > Type de champ : Tableau > Sélection : Tableau 1 > Format : Texte de référence > Insertion > Fermer Si tous les tableaux sont numérotés, il est possible de créer une table des tableaux. De même pour les figures ou les annexes : Insertion > Index et tables > Index et tables... > Type : choisir le type de table souhaité > régler les options > OK. De même on peut créer une table des figures ou des annexes. Fermer PRODTOUR.DOC 16. MODIFIER UNE NUMÉROTATION Problème : Je veux utiliser une numérotation automatique qui me permettra de générer une table des matières automatique mais je préfère une numérotation de la forme 1 re partie, A., 1., 1.1., etc. Solution : Regarder la vidéo à l'url Ctrl+N (pour ouvrir un nouveau document dans LibreOffice) > saisir les données suivantes : Première partie : L HÔTELLERIE FRANÇAISE Les hôtels classés de tourisme Les hôtels indépendants Les hôtels-bureaux Les hôtels-restaurant Cliquer sur le premier titre (1 re partie : L HÔTELLERIE FRANÇAISE) > Ctrl+1 (pour lui affecter le style Titre 1) > de même formater les titres Les hôtels classés de tourisme en Titre 2, Les hôtels indépendants en Titre 3 > pour affecter le style Titre 4 à Les hôtels-bureaux et Les hôtels-restaurant, afficher le fenêtre Styles et formatage à l'aide du raccourci F11 OOTexte_F3.odt 6/9 Y. CINOTTI

7 Outils > Numérotation des chapitres... > onglet Numérotation > Niveau : 2 > Numéro : A,B,C,... > Avant : Chapitre > Après : ) > Niveau : 3 > Numéro : 1,2,3,... > Afficher les sousniveaux : 1 > Niveau : 4 > Numéro : 1,2,3,... > Afficher les sous-niveaux : 2 > OK Essayer d ajouter des titres et vérifier que la numérotation automatique fonctionne bien 17. TRAVAILLER À PLUSIEURS SUR UN MÊME DOCUMENT Problème : Je dois travailler à distance avec un collègue sur un projet de lettre commerciale. Comment faire? 1 re solution : comparer deux documents Ouvrir HELIANTA.DOC (dans le dossier Base) > l'enregistrer au format LibreOffice Writer Le code postal et la ville ne sont pas centrés cliquer sur l'icône Caractères non imprimables vous remarquez une tabulation inopportune après LUZ > la supprimer Chercher le mot oasis > ajouter un e à l article qui le précède puisque oasis est un mot féminin Enregistrer le fichier sous le nom HELIANTA2.odt (dans le dossier Base) Édition > Comparer les documents... > cliquer sur HELIANTA.odt > Insertion Dans la fenêtre, la suppression (de la tabulation inopportune) et l'insertion (du e avant oasis) apparaissent vous pouvez alors les accepter ou les refuser 2 e solution : travailler en mode Suivi des modifications Ouvrir HELIANTA.DOC (dans le dossier Base) > l'enregistrer au format LibreOffice Writer Édition > Modifications > Enregistrer Supprimer la tabulation inopportune après LUZ > ajouter un e à l article qui précède oasis Sauvegarder HELIANTA.DOC au format ODT > le fermer le fichier est sauvegardé avec les propositions de modifications et commentaires. Il sera possible à votre collègue de les accepter ou les refuser : ouvrir HELIANTA.ODT > Édition > Modifications > Accepter ou rejeter 18. CRÉER UN MAILING Un mailing comporte trois éléments : le document principal qui sera la base du courrier et comportera des champs variables ; la source de données qui peut être créés sous LibreOffice Writer ou provenir d une autre application (tableur ou base de données par exemple) ; le résultat c est-à-dire le document final qui sera expédié aux destinataires, résultat de la fusion du document principal et de la source de données. Créer la source de données Problème : Comment créer une petite base de données avec les coordonnées des sociétés auxquelles je veux écrire? Solution : Ouvrir, à partir de LibreOffice Calc, le fichier LYCEES.XLS (dans Base) > trier le fichier sur le champ ADRESSE1 > supprimer toutes les lignes des lycées qui ne disposent pas d'une adresse postale (à partir de la ligne 77) Enregistrer le fichier au format ODS dans le dossier Base OOTexte_F3.odt 7/9 Y. CINOTTI

8 Ouvrir le document principal Problème : Je veux utiliser une lettre déjà rédigée afin d y insérer des champs variables : NOM LYCEE > ADRESSE1, ADRESSE2, CODEPOST, VILLE Solution : Ouvrir le fichier Helianta.doc (dans le dossier Base) > l'enregistrer au format ODT dans le dossier Base Outils > Assistant Mailing... > cocher Utiliser le document actif > Suivant > cocher Lettre > Suivant Placer les champs variables dans le document principal Problème : Comment placer, dans le document principal, les champs variables : Société, Adresse1, etc. Solution : Cliquer sur le pavé Sélectionner une liste d'adresses... Ajouter > dans le dossier Base, double cliquer sur LYCEES.ods > OK Dans la rubrique 3, cliquer sur le pavé Correspondance des champs > faire correspondre : Nom de la société à NOM_LYCEE Ligne d'adresse 1 à ADRESSE 1 Ligne d'adresse 2 à ADRESSE 2 Ville à VILLE Code Postal à CODEPOST Dans la rubrique 2, cliquer sur le pavé Plus... > cliquer sur un bloc d'adresses avec <Nom de la société> Éditer > sous 1. Faites glisser les éléments d'adresses ici, cliquer sur les éléments dont vous ne voulez pas puis sur la flèche à gauche > ajouter les éléments dont vous avez besoin sous Éléments d'adresse puis cliquer sur la flèche à droite Utiliser le pavé de déplacement pour placer les éléments nécessaires dans l'ordre requis : OK > OK > Suivant > Décocher Ce document devrait contenir des salutations > cliquer dans le bandeau à gauche sur 5. Adapter la mise en page) > Suivant > pavé Éditer le document OOTexte_F3.odt 8/9 Y. CINOTTI

9 Cliquer sur le bord du bloc d'adresses > cliquer-glisser pour placer le bloc sous Monsieur le Directeur > diminuer la hauteur du bloc en utilisant la poignée verte au milieu en bas > vérifier que le document tient sur une seule page et non pas deux Remplacer Directeur par Proviseur Insérer la date du jour Problème : Je ne sais pas exactement quel jour le mailing sera imprimé. Je veux que la date soit juste. Solution : Placer le curseur sous St Jean de Luz, à droite de le > Insertion > Champs > Autres... > Onglet Document > Type de champ : Date > Sélectionner : Date > Format : 31 décembre 1999 > Insérer > Fermer Réaliser la fusion Problème : Le grand jour est arrivé! Je veux maintenant réaliser la fusion du document principal (HELIANTA.DOC) et de la source données (SOCMAIL.DOC) avant d imprimer. Solution : Dans le menu flottant Assistant mailing, cliquer sur Revenir à l'assistant Mailing (ou Outils > Assistant mailing) > dans le bandeau à gauche, cliquer sur 7. Personnaliser le document > pavé Éditer un document individuel... F Un nouveau document nommé Sans nom 1 a été créé. Il comporte 75 lettres. Il peut être modifié ou imprimé tel quel. Cliquer sur Revenir à l'assistant mailing > dans la partie droite, cliquer sur 8. Enregistrer, imprimer ou envoyer > cocher Enregistrer le document de base > pavé Enregistrer le document de base OOTexte_F3.odt 9/9 Y. CINOTTI

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