APPLICATION CHORUS DT Bordeaux le, 22 septembre 2015

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1 LT HUS DT Boraux le, 22 septembre 2015 Message à l'attention s enseignants ou personnels administratifs relevant l'application HUS DT pour les frais déplacements engagés par: - les enseignants titulaires d un établissement complétant leur service dans un autre établissement - les titulaires zone remplacement affectés à l année dans un ou plusieurs établissements, - les enseignants contractuels exerçant dans plusieurs établissements - les personnels administratifs exerçant dans plusieurs établissements La notice «Gui saisie s déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements» mise aujourd hui à votre disposition annule et remplace celle diffusée le 28/ Je vous rappelle les démarches qu il vous appartient faire : 1 nvoyer les pièces (envoi par courriel à atherine.ndre@ac-boraux.fr ou courrier à la DF 3 atherine ndré) Les pièces justificatives obligatoires : Toute man remboursement doit être précédée l envoi s pièces suivantes: - un justificatif domicile, - une copie l arrêté fixant les établissements d affectation pour les enseignants titulaires (en complément service ou TZ à l année) ou les maîtres auxiliaires ; une copie l arrêté d affectation précisant les établissements d exercice pour les personnels administratifs ; une copie s contrats ou arrêté pour les enseignants contractuels, - une copie s emplois du temps (avec le cachet l établissement) chacun s établissements où s exercent les services. Les pièces complémentaires - man d autorisation préalable d utiliser son véhicule personnel (document à compléter établi par la DF 3) - une copie la carte grise! ompléter la fiche profil our saisir les ordres mission dans HUS DT, compte tenu du type déplacement que vous êtes conduit à faire pour exercer vos missions, la création d'un ordre mission permanent est désormais obligatoire. et ordre mission sera créé par la DF 3 (atherine ndré). n conséquence vous vez désormais compléter dans votre fiche profil l onglet «véhicules» (en particulier si vous bénéficiez du remboursement sur la base du tarif K standard), la notice jointe vous guira dans votre saisie. Je vous invite à la compléter dans les meilleurs délais. Trois situations peuvent se présenter : - les pièces mandées en page 3 la notice ont été envoyées, l'ordre mission permanent est créé - les pièces mandées en page 3 la notice ont été envoyées mais la fiche profil n est pas renseignée, l ordre mission permanent n est pas créé - vous êtes dans une s situations décrites ci-ssus mais vous n'avez pas envoyé les pièces, l'ordre mission permanent ne pourra pas être créé et vous ne pourrez donc pas faire les ordres mission qui permettent d'être remboursés. J'attire l'attention s personnels qui n'auraient pas encore entrepris les démarches nécessaires pour obtenir le remboursement leurs frais déplacement à communiquer les pièces mandées (liste page 3 la notice) dans les meilleurs délais pour initialiser leur dossier dans HUS DT. atherine ndré DF 3 1

2 DMD D UTST LBL D UTLS L VHUL SL n application du décret n du 3 juillet 2006 SL 2015/2016 ectorat DF 3 ourriel: 5, rue Joseph arayon-latour S Boraux ex M GD dresse personnelle M Titulaire ou rattaché administrativement (commune et nom l établissement). Sollicite l autorisation d utiliser mon véhicule personnel pour me rendre (préciser le nom et la commune d implantation (s) établissement(s): tablissement 1 tablissement 2 tablissement 3 VHUL (joindre obligatoirement la photocopie la carte grise) uissance fiscale mmatriculation DLT Je soussigné, ayant à assurer les fonctions... man à Monsieur le ecteur l cadémie Boraux, l autorisation d utiliser ma voiture personnelle pour les besoins du service conformément aux dispositions l article 10 du décret n du 3 juillet Je certifie avoir souscrit une olice d ssurance garantissant d une manière illimitée ma responsabilité personnelle aux termes s articles 1382, 1383 et 1384 du co civil ainsi que, éventuellement, la responsabilité l état y compris le cas où celle-ci est engagée vis-à-vis s personnes transportées. Ma police comprend d autre part, une clause recours contentieux. n toute occurrence, je reconnais n avoir droit à aucune inmnité à charge l dministration pour dommage subi à mon véhicule ou au titre d un supplément d assurance motivé par un accint. Je m engage à aviser l dministration en cas modification l un s renseignements donnés.... le... Signature T SV L DMSTT! Taux inmnité kilométriques (taux fixé par arrêté du 3 juillet 2006)! Taux transport public La décision sera notifiée par courrier

3 Direction s affaires financières DF 3 GUD D SS DS DÉLMTS DS SLS XÇT DS LUSUS ÉTBLSSMTS SMM nformations générales, se connecter à HUS DT 2 QU ST SV TG 2 DÉMHS DS SLS XÇT SVS 2 à 10 TGÉS vant toute 1 ère man 3 1 ièces justificatives à envoyer 3 2 enseigner la fiche profil 3! réation et transfert s ordres mission 3 à 10 hase 1 réation d un ordre mission 4 à 8 1 réation l ordre mission 4 2 ompléter l ordre mission 5, à Les éléments rapatriés automatiquement Les zones à renseigner 6, 7, 8 nglet général 6 B nmnités kilométriques 7 Frais prévisionnels 8 hase 2 Transfert l ordre mission au chef d établissement 9 hase 3 Deman révision l ordre mission 10 " réation s états frais 10! echercher un ordre mission ou un état frais 11 alendrier scolaire 2015/ HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements

4 FMTS GÉÉLS Se connecter à HUS DT L application HUS DT peut être utilisée n importe quel ordinateur disposant d une connexion nternet : - via le site internet du ectorat Boraux : dans la rubrique «SLS», lien dans la rubrique Frais déplacement vers l application HUS DT ou en cliquant sur «rena» - directement sur le portail HUS DT à l adresse suivante : L authentification pour accér aux applications se fait en saisissant : ntifiant Mot passe Votre co d accès du courrier électronique Votre mot passe du courrier électronique liquer ensuite sur «Gestion s personnels» puis sur «Gestion s Déplacements temporaires (DT)» Si vous rencontrez s difficultés vous pouvez contacter : atherine ndré (ectorat DF 3) ourriel : atherine.ndre@ac-boraux.fr, Téléphone : Le service gestionnaire pour l ordre mission et l état frais est assuré par la DF 3 atherine ndré QU ST SV TGÉ? Le cadre réglementaire : Décret n du 3 juillet 2006, extraits : rticle 2 «our l application du présent décret, sont considérés comme : 1 gent en mission : agent en service,... qui se déplace, pour l exécution du service, hors sa résince administrative et hors sa résince familiale ; 6 ésince administrative : le territoire la commune sur lequel se situe le service où l agent est affecté... Lorsqu il est fait mention la résince l agent, sans autre précision, cette résince est sa résince administrative 8 onstituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, sservies par s moyens transports publics voyageurs.» rincipales situations services partagés : - les enseignants titulaires d un établissement complétant leur service dans un autre établissement - les titulaires zone remplacement affectés à l année hors leur établissement rattachement administratif dans un ou plusieurs établissements, - les enseignants contractuels exerçant dans plusieurs établissements - les personnels administratifs exerçant dans plusieurs établissements DÉMHS DS SLS XÇT SVS TGÉS VT É D UL enseigner la fiche profil our créer et rechercher les ordres mission our créer et rechercher les états frais echercher un document our solliciter le remboursement, en application du décret n du 3 juillet 2006, s frais occasionnés par les déplacements temporaires au titre s services partagés (champ d application défini ci-ssus) vous vez entreprendre les démarches décrites la page 3 à 10 dans HUS DT. HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 2

5 DMHS VT TUT 1 ère T D D D MSS 1 - nvoyer les pièces (envoi par courriel à atherine.ndre@ac-boraux.fr ou courrier à la DF 3 atherine ndré) Les pièces justificatives obligatoires : Toute man remboursement doit être précédée l envoi s pièces suivantes: - un justificatif récent domicile, - une copie l arrêté fixant les établissements d affectation pour les enseignants titulaires (en complément service ou TZ à l année) ou les maîtres auxiliaires ; une copie l arrêté d affectation précisant les établissements d exercice pour les personnels administratifs ; une copie s contrats ou arrêté pour les enseignants contractuels, - une copie s emplois du temps (avec le cachet l établissement) chacun s établissements où s exercent les services. Les pièces complémentaires - man d autorisation préalable d utiliser son véhicule personnel (document à compléter établi par la DF 3) - une copie la carte grise 2 - ompléter la Fiche profil : les personnels qui bénéficieront (notification la décision par arrêté établi par la DF3) du tarif «inmnités kilométriques» vous vrez compléter obligatoirement toutes les zones l onglet «Véhicule» suivies du signe e rien saisir sauf au moment d un changement véhicule 3 L ordre mission permanent : une fois les pièces envoyées et les informations la fiche profil saisies, l ordre mission permanent référence (indispensable avant toute saisie d ordre mission pour solliciter le remboursement s frais) sera créé par la DF 3 (atherine ndré). l ne génère pas paiement! ÉT T TSFT U VLDT DS DS D MSS rincipes base pour la création s ordres mission réation du 1 er ordre mission : document vierge réation s ordres mission suivant : vous pouvez utiliser l option initialisation à partir d un ordre mission dès lors que vous aurez déjà créé pour s déplacements précénts un ordre mission type M ersonnels itinérants. Vous actualiserez alors les variables sur les différents onglets : dates mission, le nombre repas et trajets Les enveloppes budgétaires sont établies par année civile, on ne peut donc pas porter sur un même ordre mission les déplacements ux années. TTT : Seuls les déplacements faits peuvent être soumis à la validation. Les dates déplacement, hors emploi du temps, doivent être suivies du motif. xemple : (conseil classe) ou (réunion parents-professeurs). Tant qu un ordre mission porte le signe, il ne peut pas changer statut et être transféré pour validation, il faut alors vérifier les messages d erreur et rectifier les anomalies énoncées. Si vous avez le message suivant : ttention plus 100% du disponible l'enveloppe moyen a été consommé, contacter alors la DF 3 pour le signaler. Les alertes rédigées en orange, précédées du signe, ne sont pas blioqquantes mais peuvent entrainer une suite à donner. - phase 1 : création d un ordre mission (pages 4 à 8) - phase 2 : transfert pour validation hiérarchique l ordre mission (page 9) - phase 3 : révision d»un ordre mission (page 10) HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 3

6 HS 1 : ÉT DS DS D MSS 1 La création l ordre mission tape 1 : cliquer dans la page d accueil sur «ordre mission», s affiche alors le rnier ordre mission créé (copie écran n1) 1 Les boutons comman sont en bas d écran liquer sur créer pour ouvrir la fenêtre suivante tape 2 : vous avez cliqué sur «créer», une nouvelle fenêtre s ouvre (copie ci-ssous) liquer sur «utre» pour ouvrir la fenêtre suivante tape 3 : vous avez cliqué sur «utre», une nouvelle fenêtre s ouvre «création d un nouvel M» liquer sur «document vierge» pour créer le 1 er ordre mission ttention! «Document vierge» : obligatoirement pour le 1 er ordre mission l année scolaire «nitialisation à partir d un ordre mission» ette option n est disponible que si vous avez déjà créé un ordre mission type : M ersonnels itinérants tape 4 : vous avez cliqué sur «Document vierge», l ordre mission à renseigner est créé (copie écran n2) 2 Type mission qui s affiche par défaut : M lassique, à modifier Statut du document HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 4

7 2 ompléter l ordre mission 2-1 nglet général (les zones qui se renseignent automatiquement, résultat étape 3 - copie écran n4) tape 1 : choisir dans le menu déroulant le type mission : M ersonnels itinérants Menu déroulant pour choisir le type mission : M ersonnels itinérants liquer sur «oui» tape 2 : renseigner la zone «M ermanent référence» en récupérant les références du document en cliquant sur la loupe pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n3) liquer ici pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n3) Si plusieurs ordres mission s affichent vous vrez choisir l M ermanent référence en fonction la date la péio déplacement (l ordre mission permanent dont la durée ne peut pas excér 12 mois sera créé par année scolaire) 3 liquer sur le numéro l M choisi (résultat : copie écran n4) nnée scolaire 2015/2016 date début 31/08/2015 date fin 04/08/2016 nnée scolaire 2014/20165 date début 01/09/2014 date fin 03/07/2015 HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 5

8 tape 3 : ésultat la saisie ésultat : 4 onglets, saisie (Général, nmnités kilométriques, Frais prévisionnels,) et Historique (suivi l M) ertaines zones se renseignent automatiquement, ces données sont rapatriées la fiche profil ou l M ermanent référence Les zones qui se renseignent automatiquement à ne pas modifier 1 objet la mission 2 enveloppe moyens 3 centre coût HUS 4 lieu départ et lieu retour 5 activité 6 véhicule 7 barème Zones supplémentaires renseignées avec le choix «initialisation à partir d un ordre mission» Destination principale (à conserver) Dates début et fin mission (à modifier) récisions sur certains champs 1 bjet la mission : par convention pour faciliter certaines opérations recherches, vous vrez conserver les inforamations qui s affichent automatiquement après avoir choisi l M ermanent référence : SVS TGS 2 nveloppes moyen : 0141T-SV-TG-L (complément service ou affectation principale pour les en collège), 0141T- SV-TG-LY (complément service ou affectation principale pour les TZ en lycée), 0141T-SV-TG-L (complément service ou affectation principale pour les TZ en lycée professionnel), 0141T-SV-TG-- : pour les personnels administratifs 3 entre coût HUS : DGH Les zones à renseigner - nglet général Destination principale : - our les enseignants en service partagé (en complément service ou TZ): la commune l établissement où s exerce le complément service ou celle l affectation principale pour les TZ dans le cas où il y a plus d un établissement secondaire par convention le choix la stination principale se portera sur le premier établissement secondaire et un même ordre mission précisera les différents trajets effectués - our les enseignants contractuels : à déterminer en fonction s contrats établis par le ectorat (D), - our les personnels administratifs exerçant dans plusieurs établissements : la commune l établissement où s exerce le uxième service B Dates début et fin mission ommentaire : les dates déplacement doivent obligatoirement être saisies dans cette zone) vant passer aux onglets suivants cliquer sur nregistrer B2 Message d alerte B1 Les consignes saisie Destination : ommune où est situé l établissement B1 Date et heure du 1 er déplacement la pério B2 Date et heure du rnier déplacement la pério ommentaire numérer tous les jours effectifs déplacement la pério emarque : les dates déplacement hors emploi du temps doivent être suivies du motif. x : (conseil classe), (réunion parentsprofesseurs) avé commans HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 6

9 Vous avez enregistré les informations saisies sur l onglet général, vous pouvez passer à (aux) onglets(s) suivant(s) B - nglet «nmnités kilométriques» tape 1 : vous avez cliqué sur «nmnités kilométriques», (copie écran ci-ssous) e pas utiliser cette option liquer sur «jouter une inmnité» pour afficher l écran saisie tape 2 : vous avez cliqué sur «jouter une inmnité», l écran saisie s ouvre (copie ci-ssous) Quatre zones à renseigner 1 Date 2 Trajet 3 Km remboursé 4 b trajets (création d un ordre mission «Document vierge») ou à modifier la(les) ligne(s) qui s affiche(ent) (1 Date 4 b trajets) quand vous utilisez «nitialisation à partir d un ordre mission». tape 3 : résultat la saisie, 2 exemples (copie écran n5 et 6) n cliquant ici vous supprimez l inmnité Les consignes saisie 1 date du 1 er trajet 2 trajet du déplacement 3 Km remboursé (lien avec le distancier, choisir comme option calcul : distance la plus courte) Distance la plus courte : résince administrative (ex : St stier) à résince administrative (ex : érigueux) 4 b trajets : Déplacement dans un établissement secondaire dans la journée: 2 trajets par jour déplacement (ex copie écran n5) Déplacement dans 2 établissements secondaires dans la journée : 1 circuit (ex copie écran n6) Les consignes pour supprimer une ligne 1 cliquer sur la ligne à supprimer 2 cliquer sur (poubelle) 3 cliquer sur enregistrer pour confirmer 1 er exemple: enseignant tituaire au collège St ulaye ayant un complément service au collège Tocane St pre 6 liquer sur nregistrer Zone d information Montant la mission Statut l ordre mission 2 ème exemple : enseignant TZ rattaché administrativement dans un collège érigueux et exerçant au collège d nnesse et Beaulieu et au collège St stier et qui se rend dans la même journée dans les ux établissements : circuit, 4 b trajets (1 par jour déplacement en cas circuit). HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 7

10 Les 4 zones renseignées, enregistrer votre saisie et passer à l onglet «Frais prévisionnels» si vous souhaitez bénéficier la prise en charge forfaitaire s frais repas (conditions ci-ssous) ou transférer l ordre mission pour la validation (copie écran n7). - nglet «Frais prévisionnels» Le taux remboursement forfaitaire s frais supplémentaires repas est fixé par l arrêté du 3 juin 2010, en application l article 7 du décret n du 3 juillet 2006, au taux réduit moitié fixé par l arrêté du 3 juillet 2006 soit: tape 1 : vous avez cliqué sur «Frais prévisionnel», la page saisie s affiche (copie ci-ssous) liquer sur créer pour ouvrir la fenêtre «Type frais» tape 2 : vous avez cliqué sur «réer», une nouvelle fenêtre s ouvre (copie ci-ssous) ondition pour bénéficier s frais supplémentaires repas rrêté du 20/12/2013 (J. 28/12/2013)... lorsqu ils se trouvent, pour l exécution leur service, hors s communes leur résince administrative et leur résince familiale, pendant la totalité la pério comprise entre 11 heures et 14 heures. Sélectionner le co S dans la liste accourci : taper directement le co S et faites envoi liquer sur la ligne pour ouvrir l écran saisie tape 3 : vous avez cliqué sur «epas Service partagé», l écran saisie s ouvre trois zones (les zones 1, 2 et 3) à renseigner ou à modifier (copie écran ci-ssous). nregistrer et fermer la Supprimer fenêtre 1 tape 4 : Transfert l ordre mission au VH 1 (copie écran n7 et 8) 2 3 Les consignes saisie 1 - date du 1 er repas 2 - nombre repas sollicités 3 - ommentaire obligatoire: - préciser les horaires la(les) journée(s) au titre la(les)quelle(s) sont sollicités la prise en compte s repas - indiquer les dates s jours où les repas sont mandés tape 4 : Tous les onglets sont complétés et enregistrés, l ordre mission doit être transféré pour la validation (copie écran n7 et 8) ttention : SULS les déplacements faits (et les frais prévisionnels associés) peuvent être soumis à la validation. HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 8

11 HS 2 : TSFT D L D D MSS U HF D ÉTBLSSMT U VLDT VH 1 Le «valiur» pour les personnels enseignants ou administratifs en services partagés est le chef d établissement ou le chef d établissement adjoint. 2 situations peuvent se présenter Situation n1 : une(s) anomalie(s) bloquante(s) empêche(nt) le transfert du document, fermer la fenêtre pour rectifier les anomalies bloquantes signalées. Fermer la fenêtre nomalie(s) bloquante(s) à rectifier nomalie(s) non bloquante(s) (informations) e message vous indique qu un ordre mission pour la même pério a été saisi Marche à suivre dans cette situation: 1 vérifier (rechercher un document : page 11 la notice) 2 ne pas transférer et supprimer l ordre mission Situation n2 : pas ou plus d anomalie bloquante tape 1 : passer au statut : 2 ttente validation VH 1 7 liquer sur la ligne pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n8) Les consignes pour passer au statut «ttente validation VH1» 1 cliquer sur la ligne : «asser au statut 2» 2 cliquer sur la loupe pour accér à la liste s VH1 3 cliquer sur «confirmer le changement statut» tape 2 : choisir dans le menu déroulant le chef d établissement et confirmer le changement statut. 8 Des commentaires peuvent être saisis dans cette zone onfirmer le changement statut pour valir votre choix Menu déroulant la liste s VH 1 Qui est votre «VH1» nseignant titulaire dans 1 établissement et ayant un complément service : le chef d établissement l établissement dont vous êtes titulaire nseignant TZ, le chef d établissement l établissement rattachement administratif ontractuels pas règle générale HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 9

12 L ordre mission est maintenant en statut 2 : en attente validation VH1. l est automatiquement transféré après confirmation du changement statut au «VH1». HS 3: DMD D VS D L D D MSS Le VH1 (le chef d établissement) ou le service gestionnaire (DF 3, atherine ndré) peuvent manr la révision l ordre mission. Statut l ordre mission : - évision tape 1 : prendre connaissance en cliquant sur «Historique» s motifs la man tape 2 : apporter les modifications et transférer à nouveau l ordre mission pour validation VH1. Statut du document Motif(s) la man révision Les Les principaux principaux motifs motifs révision révision : Les Les frais frais n ont n ont pas pas été été générés, générés, la la man man remboursement remboursement est est à zéro zéro Tout Tout ou ou partie partie s s déplacements déplacements soumis soumis à la la validation validation n étaient n étaient pas pas effectivement effectivement faits faits au au moment moment la la man man validation validation Un Un même même ordre ordre mission mission ne ne peut peut pas pas porter porter les les déplacements déplacements ux ux années années (ex (ex : ux ux ordres ordres mission mission vront vront être être créés créés si si vous vous vez vez mentionner mentionner s s trajets trajets et et 2015) 2016) " ÉT DS ÉTTS D FS ompte tenu du type mission choisi et la validation d ordres mission dont tous les déplacements énoncés sont faits, la validation l ordre mission par le service gestionnaire entraine la création automatique par HUS DT l état frais correspondant. Le service gestionnaire (DF3, atherine ndré) en assurera le traitement jusqu à la mise en paiement dans HUS. Historique l ordre mission Statut T généré par HUS DT Historique l état frais associé Statut G généré par HUS DT HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 10

13 ! HH U D D MSS U U TT D FS tape 1 : sur la page d accueil cliquer sur «ordre mission» ou «état frais», puis sur «echercher» ésultat : par défaut ne s affiche que le statut «en cours création» liquer pour afficher d autres statuts tape 2 : résultat Les différents statuts l ordre mission : 1 création 2 en attente validation VH1 G attente validation gestionnaire V Validé T Traité (transformé en état frais) évision F nnulé Les différents statuts l état frais G attente contrôle gestionnaire GV attente validation gestionnaire en cours traitement HUS 1 payé par HUS évision nnulé HUS DT Gui saisie (mise à jour septembre 2015) Déplacements s personnels exerçant dans plusieurs établissements 11

14 HUS DT Gui saisie 2014/2015 Déplacements s personnels en services partagés 12

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