7.3 - Calcul des allocations

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1 7.3 - Calcul des allocations Le formulaire «Calcul des allocations» vous permet de calculer, dans le cadre d un financement donné, les montants prévus des allocations ou les versements effectifs. Le calcul répartit un montant à disposition entre les différentes allocations en tenant compte des restrictions définies au niveau des statuts des allocations (montant forfaitaire, montant minimum et maximum autorisé par unité de temps). Différents paramètres permettent d adapter les modalités du calcul à la situation. Les résultats du calcul peuvent être finalement transférés dans les allocations comme montant prévu ou comme versement (sous la forme d'écritures). Pour ouvrir le formulaire «Calcul des allocations», sélectionnez le financement souhaité dans le formulaire «Financements», puis cliquez sur le bouton «Calcul des allocations» dans l onglet «Outils» de ce formulaire. 1- Description du formulaire «Calcul des allocations» Fig. 1: Formulaire Calcul des allocations Cadre «A disposition» Ce cadre permet de définir le montant à disposition pour le calcul. Il inclut les champs suivants: - Ressources : montant égal à la somme des écritures de type ressource rattachées au financement - non modifiable - Utilisations : montant égal à la somme des écritures de type utilisation rattachées au financement - non modifiable - Inclure utilisations : prise en compte des utilisations (versements déjà effectués) pour la détermination du montant à disposition (valeurs possibles: oui/non) - Réserve : montant à déduire du montant disponible pour le calcul car réservé pour une utilisation ultérieure - A disposition : Montant calculé automatiquement comme montant des ressources diminué du montant des utilisations (si le champ «Inclure utilisations» est fixé à oui) et diminué du montant de réserve (si celui-ci est non nul) non modifiable Le montant «A disposition» est le montant pris pour base du calcul des allocations, comme montant à répartir entre les allocations. Cadre «Paramètres» Ce cadre permet de modifier différents paramètres influençant le calcul des allocations: - Mode de calcul (par unité de temps): ce paramètre permet de choisir entre deux modes de calcul (cf. Règle de calcul 4 ci-dessous) : - «Montant calculé identique» : le calcul vise à attribuer le même montant par unité de temps à tous les allocataires d un même statut. Il se peut que le calcul ne corrige pas les inégalités éventuelles entre les allocations dues à des versements précédents Calcul des allocations page 1

2 - «Montant final identique» : le calcul vise à ce que après attribution par le calcul, toutes les allocations d un même statut aient un montant total (incluant les versements précédents) par unité de temps identique. Le calcul vise ainsi à corriger les inégalités éventuelles entre les allocations dues à des versements précédents. - «Autoriser les remboursements» : Cette option permet de prendre en compte ou non le remboursement de sommes trop perçues précédemment (cf. Règle de calcul 5 ci-dessous). Cadre «Résultat» Ce cadre présente les résultats du calcul. Il inclut les champs non modifiables suivants : - Calcul total : somme des montants calculés individuellement - non modifiable - Solde après calcul : montant calculé comme différence entre les montants «A disposition» et «Calcul total» - non modifiable Cadre «Statuts» Ce cadre contient une liste de tous les statuts d'allocation rattachés au financement sélectionné. Cette liste inclut pour chaque statut les restrictions pour ce statut (montant forfaitaire, minimum et maximum par unité de temps), le nombre, la durée et le montant total des allocations rattachées, deux colonnes Calcul et un montant total. L'une ou l'autre des colonnes Calcul est activée en fonction du mode de calcul sélectionné et inclut le montant calculé ou le montant final par unité de temps pris comme base du calcul. Le montant total contient la somme des résultats individuels du calcul. La case à cocher située en début de ligne permet de désactiver un statut. Dans ce cas, le montant attribué à chaque allocation rattachée à ce statut est automatiquement remplacé par 0 et sera nul lors d'un nouveau calcul. La case à cocher «Fixe» permet de bloquer le montant de la colonne «Calcul». Dans ce cas, ce montant ainsi que les montants attribués à chaque allocation rattachée à ce statut ne seront pas modifiés lors d un nouveau calcul. Le montant à attribuer pour un statut peut être modifié manuellement dans la colonne Calcul. Dans ce cas, le montant attribué à chaque allocation est immédiatement recalculé automatiquement pour chaque allocation rattachée à ce statut. Cadre «Allocations» Ce cadre contient une liste de toutes les allocations rattachées au financement sélectionné. Cette liste inclut, pour chaque allocation, le statut et la durée de l allocation, les restrictions liées au statut (montants minimum et maximum autorisés totals), le montant prévu, le montant total et le solde de l allocation avant calcul, une colonne Calcul et Total. La colonne Calcul inclut le montant attribué par le calcul pour cette allocation, la colonne Total contient la somme du montant de l'allocation avant calcul et du montant attribué. La case à cocher située en début de ligne permet de désactiver une allocation. Dans ce cas, le montant attribué à cette allocation est automatiquement remplacé par 0 et sera nul lors d'un nouveau calcul. La case à cocher «Fixe» permet de bloquer le montant de la colonne «Calcul» pour une allocation. Dans ce cas, ce montant ne sera pas modifié lors d un nouveau calcul. Le montant à attribuer pour une allocation peut être modifié manuellement dans la colonne Calcul. Bouton Calculer Ce bouton permet de lancer le calcul des allocations. Les principes de calcul sont détaillés dans la partie 2. Bouton Initialiser Ce bouton permet d initialiser le formulaire en supprimant toutes les saisies ou tout calcul précédents. Bouton Transférer Ce bouton permet de transférer les montants calculés dans les allocations. Le transfert des calculs est détaillé dans la partie Règles de calcul Règle 1 : Respect des restrictions définies au niveau des statuts Pour chaque allocation, le montant attribué par le calcul est tel que le montant final tenant compte des paiements précédents et du montant calculé respecte les montants minimum et maximum autorisés pour cette allocation qui ont été définis au niveau du statut. page Calcul des allocations

3 Ces restrictions sont toujours respectées, sauf dans les cas suivants : - l option Autoriser les remboursements est désactivée (dans ce cas le montant maximum autorisé n'est pas respecté pour toutes les allocations dépassant déjà avant calcul ce montant) - un statut ou une allocation est désactivé (dans ce cas aucun montant n est attribué, il se peut que les restrictions ne soit pas respectées) - un montant est fixe pour un statut ou une allocation (dans ce cas le montant fixe est attribué, il se peut que les restrictions ne soit pas respectées) Règle 2: Optimisation de l'utilisation du montant disponible Le calcul vérifie d abord si le montant disponible est suffisant pour atteindre le montant minimum autorisé pour toutes les allocations de tous les statuts et le cas échéant s il permet d atteindre le montant maximum autorisé pour toutes les allocations de tous les statuts. Trois situations sont possibles : - Cas 1 : Le montant disponible ne permet pas d'atteindre le montant minimum autorisé pour toutes les allocations de tous les statuts. Dans ce cas, un message d'erreur apparaît vous indiquant que le calcul ne peut pas être effectué. - Cas 2 : Le montant disponible permet d atteindre le montant maximum autorisé pour toutes les allocations de tous les statuts. Dans ce cas, le résultat du calcul pour chaque allocation est le montant permettant d atteindre le maximum. Le solde après calcul est alors positif. - Cas 3 : Le montant disponible est suffisant pour atteindre le montant minimum autorisé pour toutes les allocations de tous les statuts mais ne permet pas d atteindre le montant maximum autorisé pour toutes les allocations de tous les statuts. Dans ce cas le résultat du calcul est optimisé de telle manière à répartir au maximum et équitablement le montant disponible entre les allocations tout en respectant les restrictions des statuts. Le solde après calcul est alors positif, mais proche de 0. Règle 3 : Plusieurs statuts ouverts Un statut est dit ouvert, si les montants minimum et maximum autorisés pour ce statut sont différents, que ce statut n'est pas désactivé lors du calcul et que le montant à attribuer pour ce statut lors du calcul n'est pas fixe. Dans le cas 3 de la règle 2, il est conseillé de ne pas maintenir plusieurs statuts ouverts mais de fixer le montant à attribuer pour tous les statuts sauf un. Si plusieurs statuts sont ouverts le calcul est complexe. Le montant à attribuer est optimisé de telle manière à atteindre un rapport identique entre 1) la différence entre le montant final attribué et le montant minimum autorisé et 2) la différence entre le montant maximum et le montant minimum autorisé. Exemple : Statut A, montant minimum autorisé: 100, montant maximum autorisé: 150, montant final attribué : 115 (rapport : 15/50) Statut B, montant minimum autorisé: 150, montant maximum autorisé: 300, montant final attribué : 195 (rapport : 45/150) Règle 4 : Mode de calcul (par unité de temps) Ce paramètre vous permet de choisir une des options de calcul suivantes : - «Montant calculé identique» : Pour chaque statut, le calcul détermine un montant par unité de temps unique qui sera attribué indépendamment des montants déjà versés individuellement. Exemple : Le résultat du calcul est de 100 Euros/mois pour un statut. Pour toutes les allocations rattachées à ce statut, le montant calculé est de 100 Euros/mois multiplié par la durée en mois de l allocation. Un allocataire à 6 mois recevra 600 Euros au total, qu il ait touché 100 ou 150 Euros mensuellement auparavant - «Montant final identique» : Pour chaque statut, le calcul détermine un montant par unité de temps final unique, le montant total à attribuer à chaque allocation en est déduit comme différence entre le montant final total pour cette allocation et le montant des paiements déjà effectués. Le montant attribué compense ainsi les éventuelles inégalités entre les paiements déjà effectués. Exemple : Le résultat du calcul est de 200 Euros/mois pour un statut. Pour toutes les allocations rattachées à ce statut le montant final après attribution est de 200 Euros/mois multiplié par la durée en mois de l allocation. Un allocataire à 6 mois recevra une somme dépendante de ce qu il a touché auparavant : 600 Euros, s il a déjà perçu 100 Euros/mois, ou 300 euros s il a déjà perçu 150 Euros/mois. Dans le cas d'un calcul initial (aucun paiement effectué auparavant), ces deux options conduisent au même résultat. Règle 5 - Option «Autoriser les remboursements» Lorsque cette option est activée le montant attribué à certains allocataires peut être négatif de manière à corriger un trop-perçu et ainsi ne pas dépasser le montant maximum autorisé pour le statut ou le montant final calculé. Dans ce cas, ces montant négatifs à rembourser augmentent d autant le montant disponible pour le calcul et sont réattribués aux autres allocations Calcul des allocations page 3

4 Lorsque cette option n est pas activée, aucun montant attribué ne peut être négatif. Il se peut qu avant calcul, certaines allocations ne respectent pas le montant maximum autorisé. Dans ce cas, le montant attribué à ces allocations est nul. 3- Transfert du calcul Une fois le calcul effectué, les montants calculés peuvent être validés et transférés dans les allocations en cliquant sur le bouton "Transférer" ouvrant la fenêtre "Transfert du calcul". Deux options de transfert sont proposées: - montant prévu : les montants calculés remplacent les montants prévus de chaque allocation (transfert possible uniquement dans le cas d un calcul initial) - nouvelles écritures : les montants calculés sont raccrochés à des allocations sous la forme d'écritures générées automatiquement Dans le deuxième cas, trois champs supplémentaires permettent de préciser une date d écriture (obligatoire), le type d'utilisation (obligatoire) et un libellé (optionnel) venant compléter le libellé de l écriture généré automatiquement à partir du nom de l allocataire et du type de versement. Si le type d'utilisation souhaité n'a pas été configuré précédemment le bouton Ajouter au niveau du type d'utilisation permet d'ajouter rapidement un nouveau type d'utilisation durant l'ajout des écritures. Fig. 2: Fenêtre "Transfert du calcul" Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton Transférer le calcul pour valider. 4- Exemples Calcul initial des allocations Le calcul des allocations peut être utilisé en début d année budgétaire avant tout versement pour déterminer le montant à prévoir pour chaque allocataire ou effectuer le premier versement. Condition 1 : Le montant versé par l agence finançante a été saisi sous forme d écritures dans le formulaire «Financements», le montant Ressources n est pas nul. Condition 2 : Aucun versement aux allocataires n a été effectué, le montant Utilisations est nul. Condition 3 : Les restrictions pour chaque statut (montants forfaitaire, minimum et maximum par unité de temps) ont été Condition 4 : L'option sélectionnée comme mode de calcul n'a pas d'importance, tant qu'aucun statut n'est ouvert (montant minimum et maximum autorisés différents) Condition 5 : L'option Autoriser les remboursements est desactivée. Calcul : Le fait de cliquer sur le bouton Calculer attribue, pour chaque allocataire, la somme suivante : montant minimum par unité de temps x durée de l allocation (+montant forfaitaire si non nul) à condition que le montant à disposition soit suffisant. Dans le cas contraire, un message d'erreur apparaît vous indiquant que le calcul ne peut pas être effectué. page Calcul des allocations

5 Transfert : Le fait de cliquer sur le bouton Transférer permet soit de sauvegarder le montant du calcul comme montant prévu de l allocation soit de créer automatiquement les écritures correspondant au versement pour chaque allocataire. Réajustement en cours d année Le calcul des allocations peut être utilisé tout au long de l'année budgétaire pour corriger les montants attribués aux allocataires déjà payés ou effectuer des versements à de nouveaux allocataires. Condition 1 : Les montants versés par l agence finançante ainsi que tous les versements précédents aux allocataires ont déjà été saisis sous forme d écritures dans le formulaire «Financements», le montant A disposition n est pas nul. Condition 2 : Les restrictions pour chaque statut (montant forfaitaires, minimum et maximum par unité de temps) ont été Condition 3 : Des modifications ont été faites depuis le calcul précédent: correction d'une durée ou d'un statut d'allocation pour un allocataire ayant déjà été payé, ajout d'un nouvel allocataire à payer, modification des restrictions pour un statut, etc. Condition 4 : L'option sélectionnée comme mode de calcul n'a pas d'importance, tant qu'aucun statut n'est ouvert (montant minimum et maximum autorisés différents) Condition 5 : L'option Autoriser les remboursements doit être activée si des montants éventuellement trop-perçus sont à rembourser par les allocataires. Calcul : Le fait de cliquer sur le bouton Calculer calcule pour chaque allocation ne respectant pas les restrictions respectives le montant à verser permettant de les respecter. Transfert : Le fait de cliquer sur le bouton Transférer permet de créer automatiquement les écritures correspondant à ces ajustements. Calcul de redistribution Le calcul des allocations peut être utilisé en fin d année budgétaire pour répartir un montant résiduel entre les allocataires. Condition 1 : Les montants versés par l agence finançante ainsi que tous les versements précédents aux allocataires ont déjà été saisis sous forme d écritures dans le formulaire «Financements», le montant A disposition n est pas nul. Condition 2 : Les restrictions pour chaque statut (montants forfaitaire, minimum et maximum par unité de temps) ont été Les statuts pour lesquels une redistribution est envisagée doivent être ouverts (le montant maximum autorisé doit être différent du montant minimum autorisé et laisser une marge suffisante pour la redistribution). Il est préférable de n'avoir qu'un seul statut ouvert (cf règle de calcul 3). Les montants minimum et maximum autorisés des statuts pour lesquels une redistribution est envisagée et dont le montant est déjà connu doivent être égaux au montant final de l'allocation par unité de temps après redistribution. Les montants minimum et maximum autorisés des statuts pour lesquels une redistribution n'est pas envisagée mais un trop-perçu ou un moins-perçu est possible et doit être corrigé doivent être égaux aux montants exacts qui auraient dû être attribués. Condition 3 : Le mode de calcul sélectionné est de préférence Montant final identique, afin de corriger les inégalités apparues au cours de l'année dans les paiements aux allocataires par exemple liées à des modifications de la durée des allocations suite à une prolongation ou une interruption. Condition 4 : L'option Autoriser les remboursements doit être activée si des montants éventuellement trop-perçus doivent être remboursés par les allocataires. Calcul : Le fait de cliquer sur le bouton Calculer lance le calcul pour les statuts non-ouverts (en corrigeant éventuellement les trop-perçus) puis répartit le montant restant pour les statuts ouverts. Transfert : Le fait de cliquer sur le bouton Transférer permet de créer automatiquement les écritures correspondant aux redistributions Calcul des allocations page 5