Directive relative aux voyages pour le compte de la FIM

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1 Directive relative aux voyages pour le compte de la FIM Cher Délégué(e), Nous avons le plaisir de vous faire parvenir, ci-après, les informations et instructions relatives à l utilisation du formulaire de commande de voyage pour un délégué FIM. Pour mémoire, nous vous rappelons que la FIM rembourse les frais de voyage des délégués* FIM nommés par les Commissions et approuvés par le Conseil de Direction, conformément à la liste annuelle des nominations ou budgets spécifiques approuvés par la FIM et sur la base de la Politique de Voyage de la FIM Chaque fois qu une exception à la politique de voyage doit être consentie, cette exception est signalée et après analyse de la situation, la FIM donne son accord ou refuse la déviation de la politique de voyage. *le terme «délégué» utilisé dans ces documents se rapporte à tous les Officiels FIM nommés /mandatés ou élus par la FIM. FORMULAIRE DE COMMANDE DE VOYAGE POUR UN DELEGUE FIM Les paragraphes ci-dessous fournissent quelques précisions au sujet de la marche à suivre pour remplir ce formulaire. Nous vous remettons en annexe un formulaire vierge, également accessible sur notre site Internet : (librairie > Type de document : Formulaire > Propriétaire : Voyage) A. Dans quels cas le formulaire doit-il être utilisé? Si le délégué souhaite voyager en avion et que les tarifs trouvés localement pour son billet d avion sont plus élevés que CHF 800 ou EUR 600 ou USD 750 ou SEK 5'000 ou NOK 4'500 ou DKK 4'500 ou GBP 400; Si le délégué souhaite voyager en véhicule privé et que le nombre total de kilomètres (aller et retour) de son domicile au lieu de la manifestation/réunion est supérieur à 1'500 km ; Si le délégué a besoin d une voiture de location. Version /6

2 B. Quand le délégué doit-il remplir et envoyer son formulaire de commande? Il est impératif que le délégué fasse parvenir le formulaire de commande dûment rempli à l Administration FIM aussitôt sa nomination connue et qu il est possible, en fonction de l emploi du temps de chacun, d arrêter l itinéraire de voyage. Cependant, tous les formulaires de commande doivent parvenir à l Administration FIM au plus tard 30 jours avant la date prévue pour la réunion administrative ou sportive. Ce délai permet à la Coordinatrice Voyages de trouver une solution conciliant au mieux les impératifs du délégué et les impératifs de coût pour la FIM, car une commande tardive peut se traduire par un coût additionnel pouvant représenter entre 30 et 50 % du prix d un billet d avion. C. Comment remplir le formulaire de commande de voyage pour les délégués FIM C.1 Paragraphe relatif au délégué Mis à part les indications usuelles que le délégué communique à la Coordinatrice Voyages, le délégué indique dans ce paragraphe la date, la localité et le pays dans lequel la manifestation a lieu. De plus, le délégué sur la dernière ligne de ce paragraphe indique la date et l heure à partir de laquelle il doit impérativement être présent sur le lieu de la manifestation ainsi que la date et l heure à partir de laquelle il peut être libéré de ses fonctions après la manifestation. L objectif est de permettre de trouver la solution permettant au délégué d être absent de son domicile pour une durée aussi courte que possible tout en proposant la solution la moins onéreuse. C.2 Paragraphe relatif au voyage en avion Si le billet d avion a été acheté par le délégué pour un montant inférieur à CHF 800 ou EUR 600 ou USD 750 ou SEK 5'000 ou NOK 4'500 ou DKK 4'500 ou GBP 400, il l indique dans la première partie de ce paragraphe, ainsi que le prix qu il a payé. Il joint la facture, confirmation ou tout autre reçu relatif à cet achat pour être remboursé par la FIM. Si le prix du billet d avion trouvé par le délégué est plus élevé que CHF 800 ou EUR 600 ou USD 750 ou SEK 5'000 ou NOK 4'500 ou DKK 4'500 ou GBP 400, il coche la deuxième partie du paragraphe «Demande de voyage» et indique le prix qu il a trouvé localement, ainsi que la date de départ souhaitée, l aéroport de départ et celui d arrivée et, si nécessaire, l heure approximative de départ et/ou d arrivée. Il fait de même pour son retour de la manifestation en utilisant la ligne suivante. Version /6

3 Le choix du meilleur itinéraire au meilleur tarif est de la compétence de l agent de voyage ou de la Coordinatrice Voyages de la FIM. Néanmoins, le délégué peut indiquer sa préférence quand aux vols souhaités dans la case «commentaires» prévue à cet effet (voir paragraphe C.5), sans garantie que son choix soit observé, le tarif étant déterminant. Si le Délégué choisit un itinéraire avec un tarif supérieur, il s acquittera de la différence. C.3 Paragraphe relatif à la location de voiture Lorsque le trajet de l aéroport de destination au lieu de la réunion administrative ou sportive rend la location d une voiture indispensable, une voiture par manifestation (et non pas par délégué dans la mesure du possible) peut être remboursée par la FIM. Lorsque le délégué estime devoir louer une voiture pour se rendre à la manifestation, il remplit le paragraphe correspondant du formulaire de commande en indiquant la date, l heure et le lieu de la prise en charge du véhicule ainsi que la date, l heure et le lieu de la restitution du véhicule. Ces informations, ainsi que les numéros de vols lorsque le lieu de la prise en charge ou de restitution est un aéroport, sont indispensables pour pouvoir effectuer la réservation. Les réservations doivent exclusivement être faites par l intermédiaire de la Coordinatrice Voyages de la FIM. Des réservations qui n auraient pas été faites de cette façon ne seraient pas remboursées par la FIM. Avant de commander une voiture de location, un délégué nommé pour une réunion administrative ou sportive doit prendre contact avec les autres délégués se rendant à la même manifestation afin de rendre possible la location d une seule voiture. C.4 Paragraphe relatif à l utilisation d un véhicule personnel Si le délégué souhaite voyager en véhicule privé pour une distance totale égale ou supérieur à 1'500 km (aller et retour), il remplit le paragraphe en indiquant la date de départ, le lieu de départ, la date d arrivée, la destination et le nombre approximatif de kilomètres. La Coordinatrice Voyages de la FIM vérifiera si elle n est pas à même de proposer au délégué une solution moins onéreuse, en combinant vols et voiture de location. C est ce tarif qui sera le tarif de référence pour le remboursement. Si aucune demande préalable n est faite, la vérification sera calculée avec des dates fictives et entraînera un remboursement moindre. Version /6

4 C.5 Paragraphe relatif aux commentaires du voyageur Le délégué dispose d un paragraphe «commentaires» pour transmettre d éventuelles informations ou instructions complémentaires à l agent de voyages ou à la Coordinatrice Voyages de la FIM. C.6 Paragraphe relatif à la date et à la signature Pour qu une commande de billet soit valable et puisse être acceptée, cette dernière doit être datée et signée par le délégué. D. Que se passe-t-il après que le délégué ait passé commande d un billet d avion (lorsque que le prix qu il a trouvé est supérieur à CHF 800 ou EUR 600 ou USD 750 ou SEK 5'000 ou NOK 4'500 ou DKK 4'500 ou GBP 400) ou d une voiture de location? Billet d avion La Coordinatrice Voyages de la FIM vérifie s il lui est possible d obtenir un meilleur prix que celui trouvé par le délégué et si oui, lui propose une solution moins onéreuse. S il ne lui est pas possible d obtenir un meilleur tarif que celui trouvé par le délégué, une autorisation est donnée d acheter son billet par lui-même au prix mentionné. Lorsque la Coordinatrice Voyages propose un itinéraire au délégué, celui-ci est prié de répondre au plus vite, mais au maximum dans un délai de 72 heures pour confirmer ou non l itinéraire proposé, car les tarifs et la disponibilité des vols ne sont garantis que lors de l émission des billets d avion et sont sujets à de fréquents changements. Version /6

5 Voiture de location La Coordinatrice Voyages de la FIM réserve une voiture de location pour le délégué et lui fait parvenir un «bon de location» par , qui pourra être imprimé et remis au loueur. Cette réservation est ferme et définitive. En cas d annulation ou de changements, des frais seront facturés à la FIM, le délégué est donc prié de ne passer commande qu une fois qu il aura consulté les autres délégués présents à la manifestation afin d harmoniser leurs voyages respectifs et de décider quel délégué commandera la voiture de location. E. Que se passe-t-il lorsque le coût du billet dépasse la limite autorisée (CHF 800 ou EUR 600 ou USD 750 ou SEK 5'000 ou NOK 4'500 ou DKK 4'500 ou GBP 400) et que le délégué a omis de faire sa demande à la Coordinatrice Voyages? Si le délégué envoie à la Coordinatrice Voyages une demande de remboursement pour un billet d avion dont le prix est supérieur aux montants susmentionnés, sans avoir fait une demande préalable d autorisation, la Coordinatrice Voyages effectue une vérification avec des dates fictives afin de vérifier s il n aurait pas été possible d obtenir un meilleur prix. Si le prix trouvé par la Coordinatrice Voyages est moins élevé que celui payé par le délégué, c est le tarif le moins élevé qui est remboursé au délégué. Si le prix trouvé par la Coordinatrice Voyages est plus élevé ou égal au prix payé par le délégué, c est le tarif payé par le délégué qui lui est remboursé. NOTE DE FRAIS (voir exemple en annexe) Les notes de frais sont disponibles sur le site Internet de la FIM (librairie > Type de document : Formulaire > Propriétaire : Voyage) Elles sont à envoyer à l Administration FIM, dûment complétées, datées et signées. Le délégué complète et envoie une note de frais par manifestation/réunion. Il est prié d envoyer sa note de frais, avec son rapport, dans les 72 heures après son retour de la manifestation/réunion. Version /6

6 REMBOURSEMENTS Remboursement d un billet d avion acheté par le délégué FIM Si le montant total du billet d avion acheté par le délégué ne dépasse pas CHF 800 ou EUR 600 ou USD 750 ou SEK 5'000 ou NOK 4'500 ou DKK 4500 ou GBP 400, le délégué doit simplement faxer à l Administration FIM la facture ou confirmation ou tout autre reçu y relatif afin que la FIM le rembourse dans les plus brefs délais. Dans tous les cas, un montant forfaitaire pour participation aux frais de CHF20 ou EUR15 ou USD20 ou SEK140 ou NOK110 ou DKK100 ou GBP10 est ajouté au montant du billet d avion remboursé par la FIM au délégué, ceci pour couvrir les éventuels frais bancaires engendrés par le remboursement. Le remboursement des billets d avion s effectue dans l une des devises susmentionnées, sur la base de la devise utilisée pour le paiement du billet d avion par le délégué. Une copie de ce remboursement est envoyée au délégué après paiement, pour son information. Remboursement de la note de frais Les notes de frais sont remboursées en EUR uniquement, sur la base du «tableau des indemnités 2017» annexé et selon le mode de paiement précisé par le délégué sur sa note de frais (ne pas oublier d informer l Administration FIM des coordonnées bancaires, codes IBAN et/ou SWIFT du compte bancaire du délégué en cas de transfert). Une copie de la note de frais est envoyée par au délégué après paiement, pour son information. Annexes Formulaire de commande de voyage vierge Note de frais vierge Tableau des indemnités 2017 Version /6

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