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1 DateRédaction 12/10/07 Rédacteurs SophieGautier,Jean JacquesFinazzi,KarineDoumaz,CorentinDelorme Référence MotsClés OpenOffice.org,Writer,Impress,Calc,MicrosoftOffice,Word,Powerpoint,Excel Résumé Cedocumentprésentel'ensembledesbonnespratiquesàappliquerdanslecadred'une utilisationmixtedesoutilsbureautiques. Licenceetdroitsd utilisation: 1 CedocumentestpubliésouslicenceCreativeCommons «CCBY NC SA» : CC:CreativeCommonscfhttp://creativecommons.org/worldwide/fr/ BY:Paternité.L'auteurconservelapaternitédesonœuvre,etvousnepouvezvousattribuerquevos proprescontributions. 1 Voustrouverezlecontratdelicencecompletà nc sa/2.0/fr/legalcode 1/46

2 Tabledesmatières 1.Utilisonslesmodèles Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org Respectonslesrèglesd'échangededocuments Pourquoi? Comment? Pourunnouveaudocument Reprised'undocument EnpratiqueavecOpenOffice.org Inséronsproprementlesobjets :utilisonssystématiquementlecollagespécial Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org EnpratiqueavecMicrosoftOffice Créationdestableaux :restonssimple Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org EnpratiqueavecMicrosoftOffice Utilisonslesstylesdisponiblessanslesmodifier Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org EnpratiqueavecMicrosoftOffice UtilisonslafenêtreStylesetformatageetleNavigateur Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org Consultonsladocumentation Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org EnpratiqueavecMicrosoftOffice Utilisonslesraccourcisclaviersetlesaccélérateursdemenus Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org Raccourcisclavier Accélérateursdemenus EnpratiqueavecMicrosoftOffice Raccourcisclavier /46

3 Accélérateursdemenus EmployonslesAutoTextes Pourquoi? Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org EnpratiqueavecMicrosoftOffice /46

4 Lesbonnespratiquesbureautiques:pourquoi? 1.Utilisonslesmodèles Notremétiern'estpaslamiseenformededocuments; Jemeconcentresurlefondetjelivrelesdocumentsdanslesdélais; J'aideaurespectetàlapromotiondel'identitégraphiquedel'entreprise. 2.Respectonslesrèglesd'échangededocuments Jecontrôlemieuxlecontenudemondocument; J'amélioremontravailcollaboratif; Jefacilitelacommunicationavecl'interneetleclient; Jepérennisemondocumentavecunformatdefichierstandard. 3.Inséronsproprementlesobjets:utilisonssystématiquementlecollagespécial Jefacilitelareprisedudocumentparlesautresutilisateurs; Jegagnedutemps.Plusbesoindereprendrelamiseenformedutextecollé; J'évitelesincohérencesdestyledansmondocument. 4.Créationdestableaux:restonssimple Jefacilitelareprisedudocumentparlesautresutilisateurs; Jegagnedutempslorsdelacréationetlamodificationdestableaux. 5.Utilisonslesstylesdisponiblessanslesmodifier Jegèremesmisesenforme(texte,pages,etc.)enuntourdemain; Jepeuxgénérerunsommaireautomatiquement; Jerédigedesdocumentsportablesetfacilementréutilisables; Jenedénaturepaslesmodèlesfournis. 6.UtilisonslafenêtreStylesetformatageetleNavigateur Jenavigueplusfacilementdansmondocument,sansmefatigueravecdesascenseursinterminables; Jegèreplusrapidementlamiseenforme(unstyle=plusieursactionsdemiseenforme); J'accèderapidementàlahiérarchiedudocumentetàsacohérence. 7.Consultonsladocumentation C'est facile! L'aide de OpenOffice.org est très bien faite et très complète. La recherche d'informations est facile; Vousdevenezplusautonomeetplusproductif; Laplupartdesproblèmesliésàl'utilisationdeOpenOffice.orgsontrésolusdansladocumentation. 8.Utilisonslesraccourcisclaviersetlesaccélérateursdemenus Jegagnedutempsetlimitelestâchesrépétitives; J'accèdefacilementauxfonctionsquej'utilisesouvent; J'évitelesallers retoursentresourisetclavier. 9.EmployonslesAutoTextes Jegagnedutemps; J'évitelesrecopiesfastidieusesetnombreuses(textemisenforme,formulesdepolitesses,images,etc.). 4/46

5 1. Utilisonslesmodèles 1.1. Pourquoi? Notremétiern'estpaslamiseenformededocuments; Jemeconcentresurlefondetjelivrelesdocumentsdanslesdélais; J'aideaurespectetàlapromotiondel'identitégraphiquedel'entreprise Comment? Ledéploiement deopenoffice.org inclut quelquesmodèlesdedocumentsquevouspouvezcompléter.dansun modèlefourniparvotreorganisationvousretrouvereztouslesstylesdontvousaurezbesoinpourrédiger.vous n'avezdoncplusàvousoccuperdelamiseenpage,duchoixdespolices,etc EnpratiqueavecOpenOffice.org Dequelmodèlemondocumentdépend il? MenuFichier>Propriétés,champ'Modèle'enbasdelaboîtededialogue. Illustration1:OpenOffice.org:modèledontledocumentdépend Etsilemodèledontdépendmondocumentévolue?... 1.Utilisonslesmodèles 5/46

6 Danscecas,àl'ouverturedevotredocument,OpenOffice.orgvousdemandesivoussouhaitezmettreàjourvotre document: Illustration2:OpenOffice.org:lemodèleachangé,quiddemondocument? Commentappliquerlesstylesd'unautredocumentaumien? Ouvrezvotredocument,cliquezsurl'icône delafenêtrestylesetformatage,puis,danslemenudéroulant quis'affiche,sur'chargerlesstyles...'.vouspouvezalorschargerlesstylesd'unmodèleconnudevotreinstallation deopenoffice.org,oubiend'unfichierquevousspécifierezvialebouton'àpartird'unfichier...'.veuillezutiliser l'option'écraser'avecprécaution,carlesstylesdevotredocumentdenomsidentiquesàceuxdufichierchargé serontécrasés! Illustration3:OpenOffice.org:chargerdesstyles Quelleestlapartiedumenuquiconcernelesmodèles? MenuFichier>Modèlededocument. 1.Utilisonslesmodèles 6/46

7 Illustration4:OpenOffice.org:partiedumenuconcernantlesmodèles Commentgérerlesmodèles? Le Gestionnaire de modèles est l outil permettant de lister et gérer les modèles dans OpenOffice.org. Il est accessibleparlemenufichier>modèlededocument>gérer. Danslafenêtrequiapparaîtalors,lesmodèlessontorganisésselonunehiérarchieCatégories>Modèles>Styles (parexemple'mesmodèles>'monmodèle'>styles). Lebouton'Commandes'dérouleunelistecontextuelledecommandesquidonnentaccèsauxfonctionnalitésde gestionproprementdites. 1.Utilisonslesmodèles 7/46

8 Illustration5:OpenOffice.org:leGestionnairedemodèles LeGestionnairedemodèlesvouspermetnotammentdedéfinirlemodèlepardéfautquiserautiliséàl'ouverture de tout module de OpenOffice.org (Writer, Calc, etc.). Pour ce faire, double cliquez sur la catégorie 'Mes modèles'(parexemple),puiscliquezsurlemodèledésiré,puissurlebouton'commandes',etenfinsur'définir commemodèlepardéfaut'.sivoussouhaitezrétablirlemodèlepardéfaut,cliquezsurlebouton'commandes', puissur'rétablirlemodèlepardéfaut',oufaitesunclicdroitsurlenomdumodèle,etchoisissezrétablirle modèlepardéfautdanslemenucontextuel. Illustration6:OpenOffice.org:définirunmodèlepardéfaut Commentimporterunmodèle? Veuillezd'abordrécupérerunmodèlededocumentauformatdefichierOpenOffice.org(.OTT,.OTS,.OTP,etc.),et l'enregistrersurvotreordinateur,parexemplesurvotrebureau.puis,ouvrezlegestionnairedemodèles,cliquez surlacatégorieoùvoussouhaitezclasserlemodèlepourlasélectionner('mesmodèles'parexemple),puissurle bouton'commandes',puissur'importerunmodèle'danslalistedéroulanteproposée.veuillezensuitenaviguer jusqu'aufichierdanslanouvellefenêtrequis'ouvre. 1.Utilisonslesmodèles 8/46

9 Illustration7:OpenOffice.org:importerunmodèle Commentutiliserunmodèle(quiaétépréalablementimporté)? L utilisationd unmodèleexistantquin estpaslemodèlepardéfautdoitêtreexplicitementdemandée,vialemenu Fichier>Nouveau>Modèlesetdocuments. Illustration8:OpenOffice.org:menupourlechoixd'unmodèle Laboîtededialoguesuivanteapparaît: 1.Utilisonslesmodèles 9/46

10 Illustration9:OpenOffice.org:utiliserunmodèle(suite) 1.Utilisonslesmodèles 10/46

11 2. Respectonslesrèglesd'échangededocuments 2.1. Pourquoi? Jecontrôlemieuxlecontenudemondocument; J'amélioremontravailcollaboratif; Jefacilitelacommunicationavecl'interneetl'extérieur; Jepérennisemondocumentavecunformatdefichierstandard Comment? Enrespectantlesrèglesd'échangesimplespréconisées.Ellestiennentcomptedescaractéristiquesdelasuite 2 OpenOffice.orgetsontfondéessurlesformatsdefichiersOpenDocument(ODF) etpdf. LessoustypesdeformatsOpenDocumentgénérésparOpenOffice.orgsontlessuivants:.ODTpourlesfichierstextes(équivalentdu.DOCdeMicrosoftOffice);.ODSpourlesfichiers(équivalentdu.XLSdeMicrosoftOffice);.ODPpourlesprésentations(équivalentdu.PPTdeMicrosoftOffice). Cesrèglesdécriventdemanièresimpleetprécisequelsformatsemployerenfonctiondescritèressuivants: documentinformatif:ledocumentnesubirapasdemodificationdelapartdesrécepteurs; documentcollaboratif:ledocumentestmodifiéparlesémetteursetlesrécepteurs; communication externe: l'émetteur est un collaborateur interne et le récepteur n'en est pas un ou ne disposepard'openoffice.org; communication interne: l'émetteur et le récepteur sont tous les deux des collaborateurs disposant d'openoffice.org Pourunnouveaudocument Lamatricesuivantevouspermetdedéterminersimplementleformatd'enregistrementd'unnouveaudocument crééàpartirdelasuiteopenoffice.org: Interne Externe Informatif (AvecOpenOffice.org).PDF (AvecOpenOffice.org).PDF Collaboratif (AvecOpenOffice.org).ODT.ODS.ODT (AvecOpenOffice.org)*.DOC.XLS.PPT 2 PDF(PortableDocumentFormat):laspécificitéduPDFestdepréserverlamiseenforme(policesd'écritures, images,objetsgraphiques...)tellequedéfinieparsonauteur,etcequellesquesoientl'applicationetlaplate formeutiliséespourlireleditfichierpdf. 2.Respectonslesrèglesd'échangededocuments 11/46

12 Encasdedoute,enplusduformatOpenDocument,effectuez(auderniermoment)unenregistrementdansun formatmicrosoft(.doc,.xls,.ppt). *Pourleséchangesavecl'externeleformatdebaserestebienl'ODFetlesformatsMicrosoftnesontutilisésque commeformatd'échangeavecl'extérieur Reprised'undocument Siledocumentfaitmoinsde20pagesoudiapositivesetqu'ilnecomportepasdesmacrosbaséessurlelangage 3 VBA,lamatriceestlamêmequepourunnouveaudocument.Sinon,lamatricedevientlasuivante: Interne Externe Informatif (AvecOpenOffice.org).PDF (AvecOpenOffice.org).PDF Collaboratif (AvecOpenOffice.org).DOC.XLS.PPT (AvecOpenOffice.org).DOC.XLS.PPT Note importante: lorsque vous générez un document au format Microsoft à l'aide de OpenOffice.org, il est essentieldelevalideravantdelepublier(qu'ilnecomportepasd'erreur,quelamiseenpagesoitrespectée,etc.), à l'aide des outils Microsoft. Par exemple, s'il s'agit d'un document texte, l'ouvrir avec Word ou bien avec la visionneuseworddemicrosoft.desvisionneusesmicrosoftexistentaussipourexceletpowerpoint EnpratiqueavecOpenOffice.org Pourenregistrerunfichierauformat.ODT(dansWriter): Allezdanslemenu«Fichier>Enregistrersous...»,commeillustréci dessous: 3 VBA(VisualBasicforApplications)estuneimplémentationdeMicrosoftVisualBasicquiestintégréedans touteslesapplicationsdemicrosoftoffice.[ 2.Respectonslesrèglesd'échangededocuments 12/46

13 Illustration10:OpenOffice.org:menuEnregistrersous... Puischoisissezleformat«TexteOpenDocument(.odt)»,commeillustréci dessous: 2.Respectonslesrèglesd'échangededocuments 13/46

14 Illustration11:OpenOffice.org:choixd'enregistrementauformatOpenDocument Pourexporterunfichierauformat.PDF(dansWriter): Allezdanslemenu«Fichier>Exporterauformat.PDF...»commeillustréci dessous: 2.Respectonslesrèglesd'échangededocuments 14/46

15 Illustration12:OpenOffice.org:menuExporterauformatPDF... Cliquezensuitesurlebouton'Enregistrer'delaboîtededialoguequivousestprésentée.Uneboîtededialogue 'OptionsPDF's'affichealors.Cliquezensuitesur'Export'commeillustréci dessous: 2.Respectonslesrèglesd'échangededocuments 15/46

16 Illustration13:OpenOffice.org:optionsd'exportauformatPDF 2.Respectonslesrèglesd'échangededocuments 16/46

17 3. Inséronsproprementlesobjets:utilisonssystématiquementle collagespécial 3.1. Pourquoi? Jefacilitelareprisedudocumentparlesautresutilisateurs; Jegagnedutemps.Plusbesoindereprendrelamiseenformedutextecollé; J'évitelesincohérencesdestyledansmondocument. Quelquesexemplesdeproblèmesusuelssurvenantlorsquel'onn'utilisepaslecollagespécial: Copiercolleruncontenuàpartird'unfichierPDF:laplupartdutemps,lescaractèresaccentuéssont corrompus; Problèmes de lien entre le document et l'objet collé (lien cassé, etc.), et par exemple l'impossibilité d'afficherunobjetàlaréouverturedudocument; Pertedelanumérotationdansledocument,lecollageintroduisantsaproprenumérotation Comment? Lorsquevousinsérezunobjetdansvotredocument(classeur,présentation,etc.),utilisezsystématiquementle collagespécial.quecesoitpourinséreruntableauissudevotretableur,uneimageouencoreuntextemisen formeenprovenanced'unautredocument. Demanièregénérale,nousvousdéconseillonsl'utilisationdu«glisserdéposer»(quiconsisteàcliquersurun objet,garderleboutondelasourisenfoncétoutendéplaçantlepointeurjusqu'àl'endroitdésiré,puisrelâcherle bouton).demêmepréférezl'insertiond'unobjetplutôtquesoncollage,enutilisantlemenuinsertion>imageou Insertion>Objet. Lorsquevousréalisezdesdessins(parexempleàl'aidedeMicrosoftVisioouOpenOffice.orgDraw),privilégiez l'exportation sous forme d'images compressées (.jpeg ou.png), puis insérez les sous cette forme dans votre document.suivrecetteméthodevouspermettraderéduirelatailledudocumentetd'êtresûr(e)quelesobjets insérésserontaffichésàlaréouverturedudocument EnpratiqueavecOpenOffice.org VialemenuÉdition>Collagespécial.LeraccourciclaviercorrespondantestCtrl+Maj+V. 3. Insérons proprement les objets: utilisons systématiquementlecollagespécial 17/46

18 Illustration14:OpenOffice.org:menuCollage spécial... Uneboîtededialogueapparaîtalorsetvousdemandesousquelleformecollerl'objet: Pourdutexte,préférezlechoix'Textenonformaté'; Pouruneimage,préférezlechoix'MétafichierGDI'; Pouruntableau,utilisez'calc8'. Illustration15:OpenOffice.org:boîtededialoguedecollagespécial Pourinséreruneimage,allezdanslemenuInsérer>Images>Àpartird'unfichier. Lorsquel'imageestinséréedansledocument,ilestpréférabledel'ancrer«commecaractère».Pourcefaire, cliquezsurl'imagepourlasélectionner:unbouton enformed'ancreapparaîtalorsdanslabarred'outils. Cliquez sur ce bouton et choisissez l'option 'Comme caractère' dans le menu apparaissant alors. Une autre méthodeestd'effectuerunclicdroitsurl'imageetdedéroulerlemenu'ancrage'dumenucontextuel: 3. Insérons proprement les objets: utilisons systématiquementlecollagespécial 18/46

19 Illustration 16: OpenOffice.org: ancrage d'une image EnpratiqueavecMicrosoftOffice VialemenuÉdition>Collagespécial.Pardéfaut,iln'yapasderaccourciclaviercorrespondant. Illustration 17: Microsoft Office: menucollagespécial Insérons proprement les objets: utilisons systématiquementlecollagespécial 19/46

20 Pourdesdessinsprovenantdel'applicationMicrosoftVisio,nousvousconseillonsdelesenregistrerauformat 4 d'images.png grâceaumenufichier>enregistrersous...devisioetdelesintégrersouscetteformedansvotre documentmicrosoftoffice,vialemenuinsertion>image>àpartirdufichier...: Illustration18:MicrosoftOffice:menud'insertiond'uneimage 4 PNG(PortableNetworkGraphics)estunformatd'imagesnumériquesouvert,quiaétécréépourremplacerle formatpropriétairegif,dontlacompressionétaitsoumiseàunbrevet.lepngestunformatnondestructeur spécialementadaptépourpublierdesimagessimplescomprenantdesaplatsdecouleurs.ilaéténormalisépar l'iso(iso/cei15948:2004).[articlewikipédia] 3. Insérons proprement les objets: utilisons systématiquementlecollagespécial 20/46

21 4. Créationdestableaux:restonssimple 4.1. Pourquoi? Jefacilitelareprisedudocumentparlesautresutilisateurs; Jegagnedutempslorsdelacréationetlamodificationdestableaux Comment? Untableaunedoitpasdépasserunepage.Sivotretableauesttroplongpourpouvoirtenirsurunepage,utilisezla fonction de répétition automatique des en têtes de tableau sur chaque page: votre tableau gagnera ainsi en lisibilité. Évitez de créer des tableaux sous Excel et de les coller directement dans Writer. Sauvegardez d'abord votre tableauen.xlspuisouvrez leaveclemodulecalc deopenoffice.org.vouspouvezdésormaisenregistrerle tableauauformat.odsetcopiercollercommebonvoussembleentrecalcetwriter. Attention,WordetWriternecomptentpasdelamêmefaçonleslignesdecellulesfractionnéesdanslesen têtes detableau.pourword,unecellulefractionnéevautdeuxlignesalorsqu'ellenecomptequepourunedanswriter. À larépétitiondesen têtes,ceslignesfractionnéesserontrépétéesdanswriter,cequipeutêtrerisqued'erreur danslalecturedespagesdesuitedestableaux EnpratiqueavecOpenOffice.org Commentcréerdestableaux? Allezdanslemenu(Insertion>Tableau,oubienTableau>Insérer>Tableau)ouutilisez Ctrl + F12 ouencore cliquezsurl'icône'tableau'delabarred'outilsstandard.uneboîtededialoguevouspermetalorsdespécifierle nombredecolonnesetdelignesdutableau... Illustration19:OpenOffice.org:icône'Tableau'delabarred'outils Pourdestableauxdetailleplusimportantequ'unepage,uneoptiontrèsintéressanteestderépéterl'en têtedu tableausurchaquepage.pourcefaire,cochezlesoptions'titre'et'répétersurchaquepage',commeillustréci dessous: 4.Créationdestableaux:restonssimple 21/46

22 Illustration20:OpenOffice.org:répéterlesen têtesd'untableausurchaquepage Commentscinderunecelluledetableau? Parexemple,nousavonsuntableaude2colonneset3lignes,etvoulonsquelacellule4soitscindéeentrois lignes. Pour cela nous cliquons dans la cellule 4, puis sur le bouton 'Scinder la cellule' de la barre d'outils 'Tableau'(cettebarreapparaîtautomatiquementlorsquevouscliquezsuruntableau,ouvouspouvezl'afficheren cliquantsurlemenuaffichage>barresd'outils>tableau): Illustration21:OpenOffice.org:celluledetableauàscinder Vousvoyezalorsapparaîtrelaboîtededialoguesuivante: 4.Créationdestableaux:restonssimple 22/46

23 Illustration22:OpenOffice.org:boîtededialogue'Scission descellules' Renseignezlesinformationsdemandées,puisvalidez,etvousobtenezalorslerésultatsuivant: Illustration23:OpenOffice.org:celluledetableauscindée Remarque:avecOpenOffice.org,ilestintéressantd'utiliserlafonctionAutoFormatpourlestableaux.Ellepermet degarderdesmodèlesdetableauàtraverstouslesdocuments.sivousavezunechartegraphiquespécifique pourlestableaux,ilestalorsintéressantdeslesenregistrerdansl'autoformat EnpratiqueavecMicrosoftOffice Commentcréerdestableaux? Allezdanslemenu(Tableau>Insérer>Tableau)oucliquezsurl'icône'Inséreruntableau'delabarred'outils Standard.Uneboîtededialoguevouspermetalorsdespécifierlenombredecolonnesetdelignesdutableau... 4.Créationdestableaux:restonssimple 23/46

24 Illustration24:MicrosoftOffice:menud'insertiondetableau Commentscinderunecelluledetableau? Parexemple,nousavonsuntableaude2colonneset2lignes,etvoulonsquelacellule4soitdécoupéeentrois lignes.pourcelanouscliquonsdanslacellule4,puisdanslemenutableau>fractionnerlescellules: Illustration25:MicrosoftOffice:celluledetableauàscinder Illustration26:MicrosoftOffice:menupourfractionneruntableau Vousvoyezapparaîtrelaboîtededialoguesuivante: 4.Créationdestableaux:restonssimple 24/46

25 Illustration 27: Microsoft Office: boîte de dialogue'fractionnerdescellules' Illustration28:MicrosoftOffice:celluledetableauscindée 4.Créationdestableaux:restonssimple 25/46

26 5. Utilisonslesstylesdisponiblessanslesmodifier 5.1. Pourquoi? Jegèremesmisesenforme(texte,pages,etc.)enuntourdemain; Jepeuxgénérerunsommaireautomatiquement; Jerédigedesdocumentsportablesetfacilementréutilisables; Jenedénaturepaslesmodèlesfournis Comment? Lamajeurepartiedesstylesdontj'aibesoinsontdéjàprésentsdanslesmodèlesdedocumentsfournis.Jenedois pasutiliserlabarred'outilsdemiseenformepoursouligner,mettreengrasouenitaliquedutexte...eneffet,ceci revientàsurchargerlesstyles.siundocumentestmodifiédemanièrecollaborativepardixpersonnesetque chacunesurchargelesstylesàsamanière,ilestalorsfortprobabled'obtenirundocumentdontlamiseenforme devientunvraicassetêteetseracoûteuseentemps. Sijedoisvraimentapporterunemiseenformeparticulière,jepeuxcréerunnouveaustyleàpartird'unstyle existant. Unmodèlededocumentnedoitpascontenirplusdedixstyles EnpratiqueavecOpenOffice.org L'outilpermettantd'utiliseretdegérerlesstyless'appellelafenêtreStylesetformatage.Pourl'afficher,appuyez surlatouchedefonction F11,oucliquezsur danslemenuformat,oucliquezsur l'icône de la barre d'outils 'Formatage'. La fenêtre qui apparaît alors liste tous les styles utilisés dans le document.lesstylessontorganiséspartypes,auxquelsvouspouvezaccéderviadesboutons. Styledenumérotation Styledepage Styledecadre Styledecaractères Illustration 29: OpenOffice.org: la Styledeparagraphe fenêtre'stylesetformatages' Illustration 30: OpenOffice.org: icônes permettantd'accéderauxtypesdestyles Ensubstance,votredocumentseraprêten5minutessi: 5.Utilisonslesstylesdisponiblessanslesmodifier 26/46

27 1. Vousmodifiezlatailledepolicedesparagraphesetdetitresenmodifiantlesstylespré enregistrésdansla fenêtre Styles et formatage. Tous les paragraphes ou titres formatés dans le même style seront automatiquementactualisés, 2. Sivousdeviezfairedeprofondschangements,vouspourriezcréerunnouveaustyleetl'appliqueràl'aide delacommande'moderemplirtout'delafenêtrestylesetformatage. Commentappliquerunstyle? Positionnezlecurseurdansleparagrapheoulemot,puisdoublecliquezsurlestyleàappliquer(danslafenêtre Stylesetformatage). Vouspouvezaffecterunraccourciclavierauxstyles.Desraccourcisclavierpardéfautexistentpourlestitresde niveau1à4(parexemplectrl+1pourun'titre1'). Commentmodifierunstyle? Cliquezavecleboutondroitdelasourissurlenomdustyleàmodifier,puissur'Modifier'.Unautremoyenàvotre dispositionestdesélectionnerletexte,lemettreenforme,puisdemettreàjourundesstylesexistantsàpartirde cettesélectiondetexte.pourcefaire,cliquezsurl'icône delafenêtrestylesetformatage,puis,dansle menu déroulant qui s'affiche, sur 'Actualiser le style'. Attention, cette méthode modifiera tous les paragraphes portantcestyle. Note:aulieudemodifierunstyleprédéfini,ilestplutôtrecommandéd'encréerunnouveau. Commentcréerunstyle? Afindecréerunnouveaustyleàpartird'unstyleexistant,cliquezavecleboutondroitdelasourissurunstyle existant,puissur'nouveau'.unautremoyenàvotredispositionestdesélectionnerletexte,lemettreenforme, puisdecréerunstyleàpartirdecettesélectiondetexte.pourcefaire,cliquezsurl'icône delafenêtre Styles et formatage, puis, dans le menu déroulant qui s'affiche, sur 'Nouveau style à partir de la sélection'. Alternativement,vouspouvezglisserlasélectiondanslafenêtreStylesetformatageetnommerlenouveaustyle. Commentenleverlasurchargedestyles? Aveclasouris:sélectionnezletexteàtraiter,puiseffectuezunclicdroitsurlasélection,etchoisissez «pardéfaut»danslemenucontextuelquis'affiche; Avecunraccourciclavier:sélectionnezletexteàtraiter,puisappuyezsimultanémentsurlestouchesCtrl +Maj+Espace; Avecunemacro:ilexisteune macropour OpenOffice.orgquipeuteffectuercecipour la globalitédu document.vouslatrouverezdanslarubriquedocumentations>outilsdusitefrancophoneduprojet EnpratiqueavecMicrosoftOffice L'outilpermettantd'utiliseretdegérerlesstyless'appelleStylesetmiseenforme.Pourl'afficher,allezdansle menuformat>stylesetmiseenforme. 5.Utilisonslesstylesdisponiblessanslesmodifier 27/46

28 Illustration31:MicrosoftOffice:menu'Stylesetmiseenforme' Illustration 32: Microsoft Office: fenêtre'stylesetmiseenforme' L'utilisationrestetrèssimilaireàcelledelafenêtreStylesetformatagedeOpenOffice.org. 5.Utilisonslesstylesdisponiblessanslesmodifier 28/46

29 6. UtilisonslafenêtreStylesetformatageetleNavigateur 6.1. Pourquoi? Jenavigueplusfacilementdansmondocument,sansmefatigueravecdesascenseursinterminables; Jegèreplusrapidementlamiseenforme(unstyle=plusieursactionsdemiseenforme); J'accèderapidementàlahiérarchiedudocumentetàsacohérence Comment? Remarque:iln'existepasd'équivalentauNavigateurdeOpenOffice.orgdanslasuiteMicrosoftOffice EnpratiqueavecOpenOffice.org Le Navigateur s afficheparappuisur F5,parÉdition>Navigateurouencoreparclicsurleboutonenformede boussole decalc. delabarred outils'normal'.lesfiguressuivantesprésententl aspectdesnavigateursdewriteret Illustration33:OpenOffice.org:LeNavigateurdans Writer Illustration34:OpenOffice.org:LeNavigateurdans Calc Le Navigateuraffiche tous les objets contenus dans le document. Mais il est également possible d'afficher le contenud'autresdocumentsetdelecopierdansledocumentactif. Unedesfonctionsdenavigationestcelleparmilestitres.Pourcefaire,doublecliquezsuruntitre:votrecurseurse positionnesurcelui ci.vouspouvezmodifierleniveaudetitresaffichésgrâceàl'icône 6. Utilisons la fenêtre Styles et formatage et le Navigateur. 29/46

30 UnedesfonctionsdegestiondedocumentsestcelledugestionduplandesdocumentsWriter(ordreethiérarchie destitres).pourcefaire,sélectionnezuntitre,puiscliquezsurunedesicônesdelabarred'outilsdunavigateur (uneinfobullevousinformeradel'actionafférente):,, ou. Pour la fenêtre Styles et formatage, nous vous invitons à consulter le chapitre traitant des styles dans ce document:utilisonslesstylesdisponiblessanslesmodifier. 6. Utilisons la fenêtre Styles et formatage et le Navigateur 30/46

31 7. Consultonsladocumentation 7.1. Pourquoi? C'estfacile!L'aidedeOpenOffice.orgesttrèsbienfaiteettrèscomplète.Larecherched'informationsest facile; Vousdevenezplusautonomeetplusproductif; Laplupartdesproblèmesliésàl'utilisationdeOpenOffice.orgsontrésolusdansladocumentation Comment? Différentessourcesd'aidessontdisponibles: L'aideenligneintégréeàlasuitebureautique; L'aidesurintranet(àvenir); L'aidesurinternet( EnpratiqueavecOpenOffice.org L'aideintégréeàOpenOffice.org: Vouspouvezlancerl'aideOpenOffice.orgenappuyantsurlatoucheF1ouparlabarredemenus: Illustration35:OpenOffice.org:aideenligne La navigation dans l'aide OpenOffice.org est aisée (index, recherche de mots clés, ajout de marques pages personnels).deplus,pourlaplupartdesfenêtresopenoffice.org,vousavezunboutond'aidequivousemmène directementaubonendroitdansladocumentation.voiciquelquesexemples: 7.Consultonsladocumentation 31/46

32 Illustration36:OpenOffice.org:exempled'aidecontextuelle Illustration37:OpenOffice.org:exempled'aidecontextuelle LesiteofficieldeOpenOffice.org(enfrançais): Vousytrouvereznotammentdesguidespasàpas,desexercices,desexemples,del'aidepourlamigrationde MicrosoftOfficeversOpenOffice.org,etc. 7.Consultonsladocumentation 32/46

33 EnpratiqueavecMicrosoftOffice L'aideintégréeàMicrosoftOffice: Vouspouvezlancerl'aideMicrosoftOfficeenappuyantsurlatoucheF1ouparlabarredemenus: Illustration38:MicrosoftOffice:aideenligne LesiteofficieldeMicrosoftOffice: 7.Consultonsladocumentation 33/46

34 8. Utilisonslesraccourcisclaviersetlesaccélérateursdemenus 8.1. Pourquoi? Jegagnedutempsetlimitelestâchesrépétitives; J'accèdefacilementauxfonctionsquej'utilisesouvent; J'évitelesallers retoursentresourisetclavier Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org Raccourcisclavier Lesraccourcisclavierexistantsapparaissentdanslesmenus.Ilssontindiquésenfacedel'intitulédumenu: Illustration39:OpenOffice.org:lesraccourcisclavier Pourmodifierouajouterunraccourciclavier,allezdanslemenuOutils>Personnaliser,puisdansl'onglet'Clavier'. ChoisissezensuitesivoussouhaitezmodifierunraccourciclavierpourOpenOffice.orgglobalementouseulement pourlemodulequevousutilisezactuellement(enhautàdroitedelafenêtre). 8. Utilisons les raccourcis claviers et les accélérateursdemenus 34/46

35 Illustration40:OpenOffice.org:personnaliserlesraccourcisclavier(1) Spécifiez ensuitela fonction à affecter,encliquant surlabonne catégorie puis surla fonction (danslapartie inférieuredelafenêtre). 8. Utilisons les raccourcis claviers et les accélérateursdemenus 35/46

36 Illustration41:OpenOffice.org:personnaliserlesraccourcisclavier(2) Cliquezensuitedanslazonedesélection'Raccourcisclavier'(danslapartiesupérieuredelafenêtre)etentrezla combinaisondetouchessouhaitée:laligneidoineestsélectionnéeetapparaîtensurbrillance.finalement,validez votrechoixencliquantsur'modifier'.l'exempleci dessousestceluidel'affectationduraccourcictrl+maj+f4à lafonctionédition>répéterdumenu. 8. Utilisons les raccourcis claviers et les accélérateursdemenus 36/46

37 Illustration42:OpenOffice.org:personnaliserlesraccourcisclavier(3) Accélérateursdemenus Ils'agitd'accéderauxélémentsdel'interfacegraphique(menusetsous menus,boutonsdesboîtesdedialogue, etc.)parleclavier. Pourcefaire,appuyezsurlatoucheAltduclavier.Lemenu'Fichier'dumenugénéralestalorsmisensurbrillance (pourannulerl'action,appuyezànouveausurlatouchealt). Illustration43:OpenOffice.org:accélérateursdemenu Ilfautensuitetrouverla lettresoulignée del'élémentquenousciblons.parexemple,pouraccéderaumenu 'Tableau',ils'agitdelalettre'b';appuyezdoncsurlatoucheb.Lemenusedéroulealors.Naviguezdanslemenu ensuivantcetteméthode,jusqu'àlancerl'actionsouhaitée. Sideuxmêmeslettresd'unmenusontsoulignées,appuyezdenouveausurlalettrepouraccéderàlaseconde. Lamêmeméthode(avecousanslatoucheAlt)s'appliqueauxautresboutonsdeboîtesdedialogue,etc. 8. Utilisons les raccourcis claviers et les accélérateursdemenus 37/46

38 EnpratiqueavecMicrosoftOffice Raccourcisclavier Àl'instardeOpenOffice.org,lesraccourcisclavierexistantsapparaissentdanslesmenus.Ilssontindiquésenface del'intitulédumenu. Pourmodifierouajouterunraccourciclavier,allezdanslemenuOutils>Personnaliser,puiscliquezsurlebouton 'Clavier...'. Illustration 44:MicrosoftOffice:personnaliserlesraccourcisclavier (1) Spécifiezensuitelacommandeàaffecter,encliquantsurlabonnecatégoriepuissurlacommande(danslapartie supérieuredelafenêtre).positionnezensuitevotrecurseurdanslechamp'nouvelletouchederaccourci'etentrez lacombinaisondetouchessouhaitée.l'exempleci dessousestceluidel'affectationduraccourcictrl+maj+và lafonctiondecollagespécial. 8. Utilisons les raccourcis claviers et les accélérateursdemenus 38/46

39 Illustration45:MicrosoftOffice:personnaliserlesraccourcisclavier(2) Accélérateursdemenus LecomportementestidentiqueàceluideOpenOffice.org. 8. Utilisons les raccourcis claviers et les accélérateursdemenus 39/46

40 9. EmployonslesAutoTextes 9.1. Pourquoi? Jegagnedutemps; J'évitelesrecopiesfastidieusesetnombreuses(textemisenforme,formulesdepolitesses,images,etc.). Voiciquelquesexemplesoùl'utilisationdesAutoTextesesttrèsintéressante: Jerédigebeaucoupdelettresavectoujourslesmêmesformulesdepolitesseàleurfin; Jesuisjuristeetj'insèreplusieursfoisdesparagraphesentiersdeprocédures; J'utilise fréquemment des termes complexes et difficiles à saisir, comme par exemple des noms de composéschimiques,etc.; J'utilisesouventdesimages,deschampsoudestableauxayanttoujourslamêmedisposition,oudes portionsdetexteavecunecertainemiseenforme Comment? EnpratiqueavecOpenOffice.org CommentutiliserlesAutoTextes? Vouspouvezutiliserbonnombred'AutoTextesprédéfinislivrésavecOpenOffice.org(accessiblesvialaboîtede dialoguedegestiondesautotextes).vouspouvezaussiutiliserlesautotextesquevousaurezcréés(voirles explicationsci après). PourutiliserunAutoTexte,tapezleslettrescomposantsonraccourcipuisappuyezsurlatoucheF3:l'AutoTexteest immédiatementinséré!enguisedetest,tapezleslettres«tex»etappuyezsurf3:uncertainmorceaudetexte prédéfiniestinséré. Neconnaissantpasforcémentleraccourcidel'AutoTextedésiré,vouspouvezeffectuercetteopérationparlebiais dudialoguedegestiondesautotextes(ctrl+f3),enlesélectionnant(remarquezalorsquevouspouvezafficher sonaperçuetobtenirsonraccourci),puisencliquantsurlebouton'insérer',commel'illustrel'imageci dessous: 9.EmployonslesAutoTextes 40/46

41 Illustration46:OpenOffice.org:insertiond'unAutoTexte CommentcréerlesAutoTextes? C'esttrèssimple!Tapezvotretexteetdonnez luilamiseenformedésirée,puissélectionnez leetappelezle dialoguedegestiondesautotextes(ctrl + F3).DonnezalorsunnomàvotreAutoTexte(vialechamp'Nom')et associez luiunraccourci(vialechamp'raccourci'),puischoisissezlacatégoriedanslaquelleleplacer(encliquant surunecatégoriedisponibledanslazonedesélectionàgauchedelafenêtre).enfin,ajoutez leencliquantsurle bouton'autotexte'>'nouveau'(danslalistedéroulanteaffichée).lenouvelautotexteapparaîtalorsdanslaliste, souslarubriquesélectionnée,commel'illustrel'imageci dessous: Illustration47:OpenOffice.org:créationdesAutoTextes CommentgérerlesAutoTextes? LagestiondesAutoTextesfaitleplussouventappelàl optiondemenuédition>autotexte(ctrl+f3).lafenêtre correspondanteestlasuivante: 9.EmployonslesAutoTextes 41/46

42 Illustration48:OpenOffice.org:gestiondesAutoTextes Vous pouvez notamment y lister les AutoTextes, les modifier (bouton 'AutoTexte'>'Édition', modifiez puis enregistrezparctrl+s),leurstouchesderaccourci,lessupprimer,lesorganiser(bouton'catégories'),etc EnpratiqueavecMicrosoftOffice Il existe une sorte d'équivalent à l'autotexte de OpenOffice.org: l'«insertion automatique» (menu Insertion>Insertionautomatique).Pourcréeruneinsertionautomatique,sélectionnezvotretexte,puisappuyez surlestouchesalt+f3.laboîtededialoguesuivanteapparaîtalorspourluiaffecterunnom: Illustration 49: Microsoft Office: création d'uneinsertionautomatique Pourutiliserl'insertionautomatiqueprécédemmentcréée(ouutiliseruneinsertionautomatiquepardéfaut),allez danslemenuinsertion>insertionautomatique>normal.pourgérerlesinsertionsautomatiques,allezdansle menuinsertion>insertionautomatique>insertionautomatique...: 9.EmployonslesAutoTextes 42/46

43 Illustration50:MicrosoftOffice:utilisationd'uneinsertionautomatique 9.EmployonslesAutoTextes 43/46

44 Illustration51:MicrosoftOffice:gestiondesinsertionsautomatiques 9.EmployonslesAutoTextes 44/46

45 Indexdesillustrations Illustration1:OpenOffice.org:modèledontledocumentdépend...6 Illustration2:OpenOffice.org:lemodèleachangé,quiddemondocument?...6 Illustration3:OpenOffice.org:chargerdesstyles...7 Illustration4:OpenOffice.org:partiedumenuconcernantlesmodèles...7 Illustration5:OpenOffice.org:leGestionnairedemodèles...8 Illustration6:OpenOffice.org:définirunmodèlepardéfaut...8 Illustration7:OpenOffice.org:importerunmodèle...9 Illustration8:OpenOffice.org:menupourlechoixd'unmodèle...9 Illustration9:OpenOffice.org:utiliserunmodèle(suite)...10 Illustration10:OpenOffice.org:menuEnregistrersous...13 Illustration11:OpenOffice.org:choixd'enregistrementauformatOpenDocument...14 Illustration12:OpenOffice.org:menuExporterauformatPDF...15 Illustration13:OpenOffice.org:optionsd'exportauformatPDF...16 Illustration14:OpenOffice.org:menuCollagespécial...18 Illustration15:OpenOffice.org:boîtededialoguedecollagespécial...18 Illustration16:OpenOffice.org:ancraged'uneimage...19 Illustration17:MicrosoftOffice:menuCollagespécial...19 Illustration18:MicrosoftOffice:menud'insertiond'uneimage...20 Illustration19:OpenOffice.org:icône'Tableau'delabarred'outils...21 Illustration20:OpenOffice.org:répéterlesen têtesd'untableausurchaquepage...22 Illustration21:OpenOffice.org:celluledetableauàscinder...22 Illustration22:OpenOffice.org:boîtededialogue'Scissiondescellules'...23 Illustration23:OpenOffice.org:celluledetableauscindée...23 Illustration24:MicrosoftOffice:menud'insertiondetableau...24 Illustration25:MicrosoftOffice:celluledetableauàscinder...24 Illustration26:MicrosoftOffice:menupourfractionneruntableau...24 Illustration27:MicrosoftOffice:boîtededialogue'Fractionnerdescellules'...25 Illustration28:MicrosoftOffice:celluledetableauscindée...25 Illustration29:OpenOffice.org:lafenêtre'Stylesetformatages'...26 Illustration30:OpenOffice.org:icônespermettantd'accéderauxtypesdestyles...26 Illustration31:MicrosoftOffice:menu'Stylesetmiseenforme'...28 Illustration32:MicrosoftOffice:fenêtre'Stylesetmiseenforme'...28 Illustration33:OpenOffice.org:LeNavigateurdansWriter...29 Illustration34:OpenOffice.org:LeNavigateurdansCalc...29 Illustration35:OpenOffice.org:aideenligne...31 Illustration36:OpenOffice.org:exempled'aidecontextuelle...32 Illustration37:OpenOffice.org:exempled'aidecontextuelle...32 Illustration38:MicrosoftOffice:aideenligne...33 Illustration39:OpenOffice.org:lesraccourcisclavier...34 Illustration40:OpenOffice.org:personnaliserlesraccourcisclavier(1)...35 Illustration41:OpenOffice.org:personnaliserlesraccourcisclavier(2)...36 Illustration42:OpenOffice.org:personnaliserlesraccourcisclavier(3)...37 Illustration43:OpenOffice.org:accélérateursdemenu...37 Illustration44:MicrosoftOffice:personnaliserlesraccourcisclavier(1) EmployonslesAutoTextes 45/46

46 Illustration45:MicrosoftOffice:personnaliserlesraccourcisclavier(2)...39 Illustration46:OpenOffice.org:insertiond'unAutoTexte...41 Illustration47:OpenOffice.org:créationdesAutoTextes...41 Illustration48:OpenOffice.org:gestiondesAutoTextes...42 Illustration49:MicrosoftOffice:créationd'uneinsertionautomatique...42 Illustration50:MicrosoftOffice:utilisationd'uneinsertionautomatique...43 Illustration51:MicrosoftOffice:gestiondesinsertionsautomatiques EmployonslesAutoTextes 46/46