6 L'administration du site créé avec Ovidentia

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1 6 L'administration du site créé avec Ovidentia Tous les mots suivis de * font partie du vocabulaire technique de Ovidentia. Ce document s'adresse aux administrateurs, et, sur certains points particuliers, aux gestionnaires de thèmes*, à partir d'un exemple basé sur les groupes Crt, Eipat, Gpa (voir les vues ci-dessous). Il concerne deux fonctions essentielles : les articles* affichés en ligne dans l'interface et les fichiers téléchargeables*. Il comporte 3 parties : les droits les articles et leurs commentaires les fichiers téléchargeables 6.1 Les droits Usagers et groupes La plupart des droits (voir 1.2.1) sont définis par groupe* et non individuellement. Un usager inscrit peut être rattaché à plusieurs groupes afin qu'il bénéficie d'un statut privilégié. Afin de simplifier la gestion des droits, une catégories de thèmes d'articles* correspond à chaque groupe créé (voir le tableau ci-après). Les groupes ne sont pas hiérarchisés : Ovidentia ne permet pas d'inclure un groupe en tant que tel dans un autre Les différents droits Les droits sont présentés dans les à : voir, soumettre, commenter, contrôler, valider, afficher les articles en page d'accueil, supprimer les articles, modifier les articles publiés. Dans la mesure où Ovidentia permet de fixer très précisément les droits des groupes sur chacun des thèmes, on peut définir une stratégie de publication. Pour chaque thème, il faut définir : - Qui a le droit de proposer un article (soumission*)? - Qui a le droit de le lire et de l'approuver* avant publication (modération*)? - Qui a le droit de le commenter*? - Qui a le droit de le modifier après publication? - Qui a le droit de l'effacer? Le droit de soumettre* un article est réservé aux membres du groupe pour les catégories de thèmes* Crt et Gpa. Par contre, il est étendu à tous les auteurs, c'est-à-dire les membres des trois groupes, pour la catégorie de thèmes* Eipat. 6.2 Les articles et leurs commentaires Les articles et leurs commentaires s'affichent dans l'interface en mode graphique, au format html. Leurs descriptifs et leurs contenus sont gérés dans la base MySql par Ovidentia Les catégories de thèmes d'articles et les thèmes Les catégories de thèmes d'articles* et les thèmes* à l'intérieur des catégories constituent un véritable plan documentaire dans lequel les productions prennent place comme les ouvrages dans les rayonnages d'un CDI. Il convient donc de préparer soigneusement ce plan. Page 1

2 L'administrateur crée ensuite les catégories de thèmes d'articles*. La validation du formulaire ci-contre génère une section*, c'est-à-dire un objet graphique de l'interface (voir plus loin). L'administrateur peut modifier une catégorie de thèmes. L'administrateur crée ensuite les thèmes* d'articles (il peut par la suite modifier ce paramétrage). Grille de saisie pour un thème. La catégorie est choisie dans la liste déroulante des thèmes créés. Noter : - le champ de description du thème (avec mise en forme), - le gestionnaire du thème, - le schéma d'approbation, - la notification. La notification*. A priori, mettre "Non" car avec "Oui" toute intervention sur un article sera signalée par courriel à tous les usagers membres du groupe! Voici les objets graphiques (appelés sections*) créés sur le portail du site : ce sont trois catégorie de thèmes*, objets conteneurs des thèmes : (Les thèmes sont donnés à titre d'exemple) Page 2

3 6.2.2 Les droits "Voir, Soumettre, Commenter" sur chaque thème En administrateur, cliquer sur "Catégories de thèmes d'articles" dans le menu "Administration". Voici la fenêtre obtenue. Cliquer ici pour accéder à l'administration des thèmes Cliquer sur le chiffre de la colonne "nombre de thèmes d'articles". Dans cette nouvelle fenêtre, trois boutons permettent d'ouvrir les fenêtres de gestion des droits applicables à un thème : Voir : droits de lecture seulement. Commentaires : droit d'ajouter des commentaires aux articles. Soumettre : droit de proposer des articles. NB les 3 boutons correspondant aux 3 droits. Cliquer sur un des boutons affiche la barre de boutons suivante et la fenêtre de l'option choisie. 5 choix : Liste de groupes, Tout le monde, Utilisateurs enregistrés, Utilisateur non enregistrés et Désactivé Voici les 3 fenêtres qui permettent d'attribuer les droits. Voir Commentaires Soumettre Tout le monde: inutile de sélectionner un groupe Les 3 groupes ont les droits Le groupe crt reçoit les droits On ne peut pas définir des droits pour un utilisateur particulier (nommé). Page 3

4 6.2.3 Le schéma d'approbation : les droits de "contrôle et validation" Ces droits sont attribués à des usagers listés dans un "schéma d'approbation"*. L'administrateur décide pour chaque thème s'il faut lui appliquer ou non un schéma d'approbation*. L'approbation* d'un article consiste à le relire, le corriger, le modifier, le valider. Cliquer sur "Approbations" dans le menu de l'administrateur. Dans la liste ci-contre des schémas de notre site, six schémas sont déjà définis. Cliquer sur Créer : une fenêtre comportant une grille de 20 cases s'affiche. 5 lignes identiques Avec 2 modérateurs, voici les solutions : 1/ a/ Chaque approbateur peut modifier un article en attente*, c'est-à-dire soumis et non validé. Modification et validation sont ici indépendantes. b/ L'un OU l'autre valide l'article définitivement. 2/ Modification libre avant la validation. L'un ET l'autre doivent valider l'article (bouton Tous). 3/ Modification libre avant la validation. L'un ET l'autre doivent valider l'article. Une option "Respecter l'ordre" peut être décidée pour 2/ et 3/. Attention : si cette option est choisie, chaque approbateur doit "valider" s'il modifie le document, et ne peut plus le voir en modification ou validation enssuite Deux autres droits : "affichage des articles en page d'accueil" et "suppression des articles" En administrateur ou en gestionnaire du thème* cliquer sur le bouton "Article" de la barre de menu de gestion des articles. Les articles apparaissent dans une liste : on peut les faire afficher ou non sur la Page 4

5 page d'accueil publique du site et/ou la page d'accueil privée (action autorisée dans certaines circonstances pour les validateurs) Modifier, archiver les articles publiés Ce concerne les gestionnaires de thèmes. L'administrateur a désigné un gestionnaire pour chaque thème Les "articles managés" Les gestionnaires de thèmes* disposent d'un lien "Thèmes d'articles managés" dans le Menu utilisateur. Ce lien leur permet d'accéder à la fenêtre de dialogue suivante : Les compléments de la fonction lecture du gestionnaire du thème La fenêtre de lecture des articles, pour le gestionnaire du thème, comporte 4 boutons dont Modifier et Supprimer. Le gestionnaire du thème peut donc modifier à tout moment un article publié (même après sa confirmation). Page 5

6 6.3 Les fichiers téléchargeables Les fichiers sont rangés dans des sous répertoires eux-mêmes subdivisés. Dans la mesure où ces fichiers sont accessibles directement à partir du lien "Gestion de fichiers" du menu de l'utilisateur, l'administrateur crée des sous répertoires dont l'organisation correspond globalement aux groupes et catégories de thèmes. Selon les droits attachés à son groupe, un usager ne voit pas l'intégralité des dossiers. Sur notre site, "crtpub" est accessible aux usagers anonymes en lecture seulement La gestion des droits : lire (télécharger) et écrire (déposer) des fichiers Le lien "gestion de fichiers" du menu d'administration ouvre cette fenêtre. Cliquer sur un nom de répertoire (crt par exemple) ouvre la fenêtre : Pour définir les groupes autorisés : voir ci-dessous. Ici aussi, l'administrateur peut désigner des modérateurs. "Oui" entraîne l'envoi d'un message à tous les membres du groupe. Voici les fenêtres de paramétrage qui s'ouvrent après un clic sur les liens Télécharger, Déposer, Mettre à jour. N.B. Certains éléments de texte de l'interface graphique ont fait l'objet d'une traduction améliorée depuis ces captures d'écran. Page 6

7 Droits de téléchargement Droits de dépôt Droits de mise à jour Les membres des 3 groupes sont autorisés à télécharger à partir du dossier "crt". Seuls les membres du groupe crt sont autorisés à charger des fichiers dans le dossier "crt". Le droit de mise à jour permet de remplacer un fichier déjà en ligne par une nouvelle version La gestion des sous répertoires par un gestionnaire de répertoire L'option gestion de fichiers* du menu utilisateur* d'un usager déclaré gestionnaire du répertoire affiche diverses fonctions dans la fenêtre. Archiver les fichiers. Le gestionnaire peut les restaurer (ou les supprimer). La colonne Hits affiche le nombre cumulé de téléchargements pour chaque fichier. Le gestionnaire peut créer de nouveaux sous-répertoires : penser à faire coïncider l'arborescence avec la hiérarchie des thèmes. ATTENTION, les droits relatifs à un sous répertoire nouvellement créé sur le serveur académique ne sont effectifs qu'au bout d'une heure! Page 7