DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE BITTOU

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1 MINISTERE DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DE LA DECENTRALISATION REGION DU CENTRE EST PROVINCE DU BOULGOU COMMUNE DE BITTOU BURKINA FASO UNITE PROGRES JUSTICE DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE BITTOU MARS 2013 Appui financier : Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT) Appui technique : OUEDRAOGO Mamadou Ben, Sociologue et Socio économiste Consultant en Développement local, Décentralisation et Gouvernance locale Tel : (+226) / / /

2 SOMMAIRE LISTE DES TABLEAUX... 2 LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS... 2 INTRODUCTION SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT/DIAGNOSTIC ANALYSE DES PROPOSITIONS D ACTIONS PLAN OPERATIONNEL D ACTIONS Programmation des actions de 2013 à Budget de la mise en œuvre des actions CONCLUSION LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions... 4 Tableau 2 : Analyse des propositions d actions retenues... 7 Tableau 3 : Programmation des actions... 9 Tableau 4 : Cout des actions LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS CF CGCT CM CT PACT PAI PDI SG SPM Contrôle Financier Code Général des Collectivités Territoriales Conseil Municipal Collectivités Territoriales Projet d Appui aux Collectivités Territoriales Plan Annuel d Investissement Plan de Développement Institutionnel Secrétaire Général Service des Passations des Marchés 2

3 INTRODUCTION Le Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT), projet du Gouvernement du Burkina Faso financé par la Banque Mondiale a pour principal objectif : le renforcement des capacités de l'administration centrale en matière de décentralisation administrative et financière ainsi que les capacités institutionnelles et l'amélioration de la redevabilité des autorités locales vis à vis des citoyens de 140 communes dans 6 régions du Burkina Faso. Le projet est mis en œuvre à travers 4 composantes : Composante 1 : Mise en place des fondements de solides mécanismes administratifs et financiers de relations intergouvernementales ; Composante 2 : Renforcer les capacités institutionnelles au niveau local pour gérer le développement local ; Composante 3 : Améliorer les relations de redevabilité entre les décideurs politiques au niveau local et les citoyens ; Composante 4 : Gestion et Evaluation du Projet. Pour une mise en œuvre efficace des activités de la composante 2 du projet dans les 140 communes des 6 régions qui constituent la zone d intervention du projet, le projet se doit de disposer de données/informations, pour chaque commune, sur : (i) l organisation et le fonctionnement de l institution municipale, (ii) la mobilisation et la gestion des ressources financières et (iii) les infrastructures et équipements. Pour ce faire, chaque commune doit se doter d un Plan de Développement Institutionnel (PDI). C est dans le but d appuyer la commune de BITTOU dans la région du Centre Est à disposer d un PDI que le PACT a recruté un Consultant dont la mission est la réalisation de l'audit municipal et l assistance pour l'élaboration du Plan de Développement Institutionnel (PDI) de la commune. A terme, la mission d appui du Consultant à la commune vise à doter la commune d un PDI, le PDI étant le document de référence de la commune pour bénéficier de l appui du PACT. Le présent rapport constitue le document de synthèse du plan de développement institutionnel de la mairie de BITTOU. IL est élaboré pour faciliter l appropriation du PDI et sa mise en œuvre. 3

4 1. SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT/DIAGNOSTIC Le tableau suivant présente une analyse des forces, faiblesses et propositions d actions suivant les 3 domaines de l audit municipal. Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions Points d analyse Forces Faiblesses Propositions d actions 1. Organisation et fonctionnement Structuration CM Non fonctionnement des Formation des conseillers en suivant les dispositions du CGCT commissions permanentes Non implication des conseillers organisation et fonctionnement des Commissions permanentes Organisation et fonctionnement du CM Tenue régulière des sessions ordinaires du CM Exécution normale des missions du maire dans la mobilisation des recettes Manque de règlement intérieur Faible connaissance du rôle du conseiller Quelques conseillers ont Faibles maitrises des reçu des formations mécanismes et des outils de gestion communale Capacités du personnel Outils de gestion et d organisation Information/comm unication Personnel en poste depuis au moins 2 ans avec une expérience dans la réalisation de leur missions/taches Existence d outils de gestion de la mairie Existence d un organigramme Existence de quelques canaux et outils de communication Majorité d agents communaux non formés pour exercer leurs fonctions insuffisance de personnel Absence de manuel de procédure Absence de logiciels de gestion Non relecture de l organigramme pour prendre en compte les réalités actuelle et être conforme à l organisationtype de la mairie de commune urbaine Tenue irrégulière de réunion de service Absence d équipement de sonorisation pour la communication grand public Absence de tentes et chaises pour les cérémonies et rencontres d information de la population Absence d un plan de communication avec les populations Absence de tableaux d affiche pour la communication/information de la population Recrutement d un agent technique Recrutement d un agent d assainissement Recrutement d un chargé de communication Recrutement d un comptable Envoi du régisseur en formation à l ENAREF en Envoi de la comptable en formation à l ENAREF en Envoi de 2 agents de PM en formation chaque 2 ans à partir Formation du SG en gestion du personnel Formation de tous les agents en archivage Acquisition de logiciel comptable, de logiciel de gestion du personnel Elaboration d un manuel de procédure Relecture de l organisation actuelle pour être en phase avec la réalité Elaboration d une stratégie et d un plan de communication Acquisition d équipement de sonorisation Acquisition de tentes et chaises pour les cérémonies et rencontres Acquisition de tableau d affichage 4

5 Gestion des plaintes/conflits Organisation de la passation des marchés 2. Ressources financières Mobilisation des ressources propres Capacités de gestion financière et d exécution du budget Recueil et gestion des plaintes par les 1 ers responsables de la mairie (Mairie et SG) Organisation repose sur 2 principaux acteurs : le SG et le comptable Existence d un minimum de connaissance en matière de passation de marché Appui des services techniques de contrôle et de validation des dossiers de passation des marchés (CF, Trésor régionale, SPM..) Existence d agents de recouvrement Maitrise des mécanismes et des outils de gestion et d exécution du budget 3. Infrastructures et équipements Equipement La majorité des agents de la mairie dispose d un matériel roulant et de mobilier de bureau nécessaire pour la réalisation de leurs missions Absence d un système formalisé de recueil et de gestion des plaintes Absence d un registre des plaintes Lenteur dans le traitement des dossiers Nombreux rejets des dossiers par les services techniques Faible maitrise de toutes les procédures et des pièces des dossiers des marchés publics Absence d un dispositif organisé de recouvrement Absence de campagne régulière d information sur le paiement des droits et taxes Absence de données précises sur le potentiel fiscale pour l élaboration des budgets La majorité du matériel roulant est dans un état passable Les services sont faiblement équipés en matériel informatique Salle de mariage faiblement équipé en chaise et table pour les cérémonies Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion des plaintes Formation des 1 ers responsables en gestion des plaintes/conflits Acquisition d un registre des plaintes Responsabilisation d un agent qui sera la personne responsable des marchés Formation du SG et de la comptable en passation des marchés Mise en place d une base de données des contribuables Information/sensibilisation des populations sur le paiement des taxes et des droits Formation du maire, du comptable, du SG, des adjoints au maire et des présidents des commissions sur les techniques d élaboration du budget Acquisition de 7 motos pour la police municipale Acquisition de 2 véhicules 4X4 Acquisition de 1 moto pour les Adjoints Mairie Acquisition de 1 moto pour le régisseur Acquisition de 1 moto pour l agent domanial Acquisition d un ordinateur + une imprimante pour le SG Acquisition d un ordinateur pour le secrétariat de la mairie Acquisition d un ordinateur + une imprimante pour l agent domanial Acquisition d un ordinateur + une imprimante pour la PM Acquisition d un ordinateur + une imprimante pour la comptabilité Acquisition d un ordinateur + une imprimante + 1 scanner pour l archiviste Acquisition d un ordinateur + une imprimante + 1 appareil photo + une camera + scanner+vidéo projecteur pour le communicateur Acquisition de fournitures et consommables Acquisition d équipement de la salle de réunion et la salle de Mariage Acquisition d équipement Solaire Acquisition d un ordinateur + une imprimante + 1 GPS pour l agent de l assainissement 5

6 Acquisition d une photocopieuse Infrastructures Gestion des équipements et des infrastructures Bâtiment principal de mairie en bon état Existence d un bâtiment annexe abritant la PM Existence d un plan de construction de la Mairie Comptable désigné comme responsable de la gestion du patrimoine de la mairie bâtiment de la PM très petit pour abriter tous les agents et assurer convenablement le service Absence d organisation de la gestion du patrimoine Non codification du matériel Absence d un dispositif de suivi et d entretien Construction de la clôture de la cour de la maire Construction de 1 abri de gardien Construction de 1 Magasin Extension du Bâtiment actuel Construction d un bâtiment de la P.M Construction de la fourrière Inventaire et codification du patrimoine de la mairie 6

7 2. ANALYSE DES PROPOSITIONS D ACTIONS Le tableau suivant présente une analyse des actions retenues. Tableau 2 : Analyse des propositions d actions retenues Domaines Actions Justifications Organisation de la mairie Renforcement en personnel Renforcement des capacités Outils de gestion et d organisation Information/communication Gestion des plaintes/conflits Passation des marchés Mobilisation des ressources propres Capacités de gestion financière et d exécution du budget Equipement/Matériel roulant Relecture de l organisation actuelle pour être en phase avec la réalité Recrutement d un agent technique Recrutement d un agent d assainissement Recrutement d un chargé de communication Recrutement d un comptable Organisation actuelle ne prendre en compte le service des matières transférées qui dispose d un agent Besoin de réorganisation des services de la mairie pour être conforme à l organisation type de mairie de commune urbaine Pour appuyer organiser et assurer l archivage des documents de la maire Pour occuper le poste d agent d assainissement Pour organiser la communication et les relations publiques de la mairie Pour remplacer la comptable qui ira en formation Renforcement des capacités du régisseur Renforcement des capacités du comptable Envoi du régisseur en formation à l ENAREF en Envoi de la comptable en formation à l ENAREF en Envoi des agents de PM en formation Renforcement des capacités des agents de PM Formation du SG en gestion du Pour une meilleure organisation de la personnel gestion du personnel Formation du personnel en archivage Pour un meilleur archivage des documents des services de la mairie Formation des 1 ers responsables en Pour une bonne gestion des gestion des plaintes/conflits plaintes/conflits Formation d agents de l état civil à Pour renforcer les capacités des l ENAM agents de l état civil Recrutement d agents de l Etat civil Pour renforcer le personnel de l état civil Acquisition de logiciel comptable Pour améliorer la tenue de la comptabilité de la mairie Formation du comptable à l utilisation Pour une bonne maitrise du logiciel du logiciel comptable Elaboration d un manuel de procédure Pour formaliser les pratiques et améliorer le travail des agents Elaboration d une stratégie et d un Pour organiser plan de communication l information/communication de la mairie Mise en place d un dispositif de recueil Pour une bonne organisation de la et de gestion des plaintes gestion des plaintes/conflits Acquisition de registre des plaintes Responsabilisation d un agent qui sera Pour meilleure organisation de la la personne responsable des marchés passation des marchés Mise en place d une base de données des contribuables Pour améliorer le recouvrement des Information/sensibilisation des recettes propres populations sur le paiement des taxes et des droits Formation du maire, du comptable, du Pour une bonne maitrise de SG, des adjoints au maire et des l élaboration des budgets et éviter des présidents des commissions sur les écarts important entre les budgets techniques d élaboration du budget prévisionnels et les budgets exécutés. Acquisition de 7 motos pour la police municipale Acquisition de 2 véhicules 4x4 Pour faciliter les missions de la mairie 7

8 Equipement/Matériel de bureau Infrastructures Acquisition de 7 ordinateurs complets Pour améliorer l équipement informatique de la mairie et faciliter le traitement des dossiers Acquisition de 5 ordinateurs portables Acquisition de 4 matériels péri informatique Acquisition de 5 imprimantes Acquisition de 2 scanners Acquisition de 1 appareil photo + 1 camera + 1 vidéo projecteur pour le communicateur Acquisition de fournitures et consommables Acquisition d équipement de sonorisation Acquisition de 100 chaises pour la salle de réunion Acquisition de 20 tables pour la salle de réunion Acquisition de 100 chaises pour la salle de mariage Acquisition de tableau d affichage Acquisition d une connexion internet Acquisition d équipement solaire Acquisition de toilette extérieure Acquisition de 1 GPS Acquisition de photocopieuseimprimante Construction de la clôture de la cour de la maire Construction de la clôture du bâtiment annexe Construction de Magasin Construction d un bâtiment de la P.M Construction du bâtiment de l'état civil Pour doter le communicateur de matériel de travail Pour améliorer le travail des agents Pour faciliter la communication grand public Pour équiper la salle de réunion et la salle de mariage Pour faciliter la diffusion de l information Pour améliorer la communication interne et externe Pour l autonomisation de la mairie en matière d énergie Pour l améliorer l assainissement à la mairie Pour améliorer le travail de l agent d assainissement Pour renforcer la reproduction des documents Pour assurer la sécurité des locaux de la mairie Pour le stockage du matériel de la mairie Pour améliorer le cadre de travail de la PM Pour améliorer le fonctionnement de l état civil 8

9 3. PLAN OPERATIONNEL D ACTIONS 3.1. Programmation des actions de 2013 à Le tableau suivant présente la programmation des actions retenues. Tableau 3 : Programmation des actions Actions Quantités Chronogramme Organisation et fonctionnement Relecture de l organigramme actuel 1 X Acquisition de logiciel comptable 1 X Elaboration de manuel de procédure 1 X Acquisition de registre des plaintes 1 X Responsabilisation d agent qui sera la personne 1 X responsable des marchés Formation du SG et de la comptable en passation des marchés 1 X Demande de mise à disposition d agent 1 X d assainissement Demande de mise à disposition de chargé de 1 X communication Recrutement de comptable 1 X Formation du régisseur à l ENAREF 1 X Formation de la comptable à l ENAREF 1 X Envoi d agents de PM en formation Formation du SG en gestion du personnel 2 X X Formation du personnel en archivage 2 X X Formation des agents de l'état civil en informatique 2 X X Elaboration d une stratégie et d un plan de 1 X communication Acquisition d équipement de sonorisation 1 X Acquisition de tentes pour les cérémonies et rencontres Acquisition de chaises pour les cérémonies et rencontres 200 X Acquisition de tableaux d affichage 3 X Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion des plaintes 1 X Formation des 1 ers responsables en gestion des 1 X plaintes/conflits Installation de connexion internet 1 X Réalisation de site Web de la mairie 1 X Infrastructures et équipements Construction de toilette extérieure 1 X Suivi contrôle de la construction de toilette extérieure 1 X Construction de la clôture de la cour de la maire 1 X Suivi contrôle de la construction de la clôture de la mairie 1 X Construction de la clôture du bâtiment annexe 1 X Suivi contrôle de la construction du bâtiment annexe 1 X Construction de magasin 1 X Suivi contrôle de la construction du magasin 1 X Construction du siège de la Police Municipale 1 X 1 Les actions de formations des élus et de sensibilisation/informations des populations ne sont pas prises en compte ici dans la mesure où elles seront réalisées par l ONG DAKUPA 9

10 Suivi contrôle de la construction du siège de la Police Municipale 1 X Construction du bâtiment de l'état civil 1 X Suivi contrôle de la construction du bâtiment de 1 X l'état civil Acquisition de motos type YB Acquisition de véhicules 4X Acquisition d ordinateurs complets Acquisition d'ordinateurs portables Acquisition de matériel péri informatique Acquisition d imprimantes Acquisition de scanners 2 2 Acquisition d appareil photo 1 X Acquisition de camera numérique 1 X Acquisition de vidéo projecteur 1 X Acquisition de chaises pour la salle de réunion 100 X X X Acquisition de tables pour la salle de réunion 20 X X X Acquisition de chaises pour la salle de mariage 100 X X Installation de système d'électrification solaire 1 X Acquisition fourniture et de consommables 4 X X X X Acquisition de GPS 1 X Acquisition de photocopieuse imprimante 1 X 10

11 3.2. Budget de la mise en œuvre des actions Le tableau suivant présente le global de la mise en œuvre du PDI. Tableau 4 : Cout des actions Actions Unité Qté Coût unitaire Coût total Années de réalisation Organisation et fonctionnement Acquisition de logiciel comptable Logiciel Formation de la comptable à l'utilisation du logiciel comptable Session Formation de l'agent de communication en communication Session 1 et information Formation de l'agent de communication en montage son et video Session Formation de l'agent de communication en animation de site Session 1 Web Elaboration de manuel de procédure Etude Acquisition de registre des plaintes Registre Formation du SG et de la comptable en passation des marchés Session Salaire de la comptable (catégorie B) Salaire/an Formation du régisseur à l ENAREF (Cycle B) Année Formation de la comptable en formation à l ENAREF (Cycle B) Année Formation d agents de la PM à l'enp Année Formation du SG en gestion du personnel Session Formation du personnel en archivage Session Informatisation de l'état civil Travaux Formation des agents sur la gestion de l'état civil Session 1 la gestion de l'état civil Formation des agents de l'état civil en informatique Session l'informatique Elaboration de stratégie et de plan de communication Etude Acquisition d équipement de sonorisation Equipement Acquisition de tentes pour les cérémonies et rencontres Tentes Acquisition de chaises pour les cérémonies et rencontres Chaises Acquisition de tableaux d affichage Tableaux Formation des 1 ers responsables en gestion des plaintes/conflits Session

12 Installation de connexion internet (Ligne spécialisée) Travaux Frais d'abonnement connexion internet (64 Mbits) Abonnement Fourniture et installation d'un réseau wifi Travaux Réalisation de site Web de la mairie Etude TOTAL Infrastructures et équipements Construction de toilette extérieure Travaux Suivi contrôle de la construction de toilette extérieure Travaux Construction de la clôture de la cour de la maire Travaux Suivi contrôle de la construction de la clôture de la mairie Travaux Construction de la clôture du bâtiment annexe Travaux Suivi contrôle de la construction du bâtiment annexe Travaux Construction de magasin Travaux Suivi contrôle de la construction du magasin Travaux Construction du siège de la Police Municipale Travaux Suivi contrôle de la construction du siège de la Police Municipale Travaux Construction du bâtiment de l'état civil Travaux Suivi contrôle de la construction du bâtiment de l'état civil Travaux Acquisition de motos type YB 100 Moto Assurance moto Assurance Entretien moto YB 100 Entretien Acquisition de véhicules 4X4 Véhicule Assurance véhicule 4X4 Assurance Entretien véhicule 4 X 4 Entretien Acquisition d ordinateurs complets Ordinateur Acquisition d'ordinateurs portables Ordinateur Acquisition de matériel péri informatique Matériel Acquisition d imprimantes Imprimante Acquisition de scanners Scanner Acquisition d appareil photo Appareil photo

13 Acquisition de camera numérique Camera Acquisition de vidéo projecteur Vidéo 1 projecteur Acquisition de chaises pour la salle de réunion Chaise Acquisition de tables pour la salle de réunion Table Acquisition de chaises pour la salle de mariage Chaise Installation de système d'électrification solaire Travaux Acquisition fourniture et de consommables Fourniture Acquisition de GPS GPS Acquisition de photocopieuse imprimante Photocopieuse TOTAL TOTAL GENERAL

14 CONCLUSION Les actions planifiées et budgétisées s inscrivent dans les trois principaux domaines du plan : (i) l organisation et le fonctionnement de la maire, (ii) les ressources financières de la mairie, et (iii) les infrastructures et de la mairie. La mise en œuvre des actions du PDI vise le développement institutionnel pour permettre à la mairie d être performante en matière de fourniture de service aux populations et de réalisations d actions de développement communal. Pour le financement du présent PDI, le PACT prévoit pour la Mairie de BITTOU une allocation annuelle de soit pour 4 ans sur la période

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