CENTRE DE LA PETITE ENFANCE STE-JUSTINE RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
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- Pierre-Marie Favreau
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1 CENTRE DE LA PETITE ENFANCE STE-JUSTINE RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX CHAPITRE 1- DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 Nom : La corporation porte le nom de Centre de la Petite Enfance Ste- Justine (CPE Ste-Justine). 1.2 Siège social : Le siège social de la corporation est situé au 3175, Chemin de la Côte Sainte-Catherine 1.3 Objets : Le CPE Ste-Justine a pour objet de tenir un centre de la petite enfance, conformément à la loi sur les centres de la petite enfance. Aux fins de réaliser les objets de la corporation, recevoir des dons, legs et autres contributions en argent et en biens, meubles ou immeubles, et amasser des fonds par voie de souscription ou autrement. Offrir tout autre service destiné à la famille et aux enfants. 1.4 Le sceau dont l empreinte apparaît en marge à gauche est le sceau de la corporation. 1.5 Pouvoirs : Le CPE Ste-Justine peut exercer tous les pouvoirs accordés par la loi à une corporation constituée en vertu de la troisième partie de la loi sur les compagnies du Québec. Elle peut en outre effectuer toutes les transactions et poser tous les actes utiles pour atteindre ses fins, conformément à la loi et à ses lettres patentes.
2 CHAPITRE 2 - MEMBRES 2.1 Recrutement : La Corporation doit recruter ses membres selon l ordre de priorité suivant : Employés du Centre Hospitalier Ste-Justine. Résidants du quartier Côte-des-Neiges. Les autres. 2.2 Catégories de membres : Membres usagers. Membres employés du Centre de la Petite Enfance. Membre du Centre Hospitalier Ste-Justine Membres usagers : Une personne devient membre usager de la corporation pourvu qu elle remplisse les conditions suivantes : Être parent d un enfant qui fréquente le CPE Ste-Justine. Signer un contrat stipulant la date d entrée de l enfant et les jours de fréquentation, incluant une déclaration par laquelle le parent accepte de respecter les règlements de la corporation. Payer la cotisation pour l année en cours. Le conseil d administration du CPE fixe le montant de la cotisation annuelle Membres employés : Tout salarié temps plein ou partiel (éducatrice, cuisinier, adjointe) ayant acquis sa permanence ou effectuant un remplacement depuis plus d un an, est membre employé du CPE. Un employé qui utilise le service de garde pour son enfant, ne peut être membre usager Membre du Centre Hospitalier Ste-Justine : Personne représentant le Centre Hospitalier Ste-Justine. 2
3 Le Centre Hospitalier assume la nomination de cet administrateur représentant. Il agit à titre personnel et défend les intérêts du CPE Perte de la qualité des membres : La qualité des membres se perd par décès, démission, suspension, exclusion ainsi que par défaut de payer sa cotisation Démission : Tout membre peut démissionner en adressant au Conseil d administration (C.A) un avis écrit de 10 jours ouvrables. Le membre démissionnaire est tenu de verser à la corporation toute cotisation due au moment de l entrée en vigueur de sa démission Expulsion ou suspension : Le C.A. peut par résolution suspendre pour une période qu il détermine ou expulser un membre qui néglige de payer sa cotisation à échéance, qui ne respecte pas les règlements de la corporation, qui a agit contrairement aux intérêts du CPE. Toutefois le C.A. doit donner à ce membre l occasion de se faire entendre avant qu une décision ne soit prise. La décision est finale et sans appel. Le membre visé devra donc être informé par lettre recommandée du lieu, de la date et de l heure de la séance du CA convoquée en vue de suspendre ou d expulser. Une majorité de 80% des membres du conseil d administration est nécessaire pour valider cette suspension ou expulsion. 2.3 Cotisation : Le conseil d administration fixe le montant de la cotisation annuelle que doit verser chaque membre ainsi que le moment où la cotisation doit être versée. La cotisation n est pas remboursable. CHAPITRE 3- ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES 3.1 Assemblée annuelle : L assemblée générale annuelle a lieu dans les quatre-vingt-dix jours (90) suivant la fin de l exercice financier, lequel se termine le 31 mars de chaque année. Selon la Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance, version administrative décembre 08, Art. 33 Cette 3
4 assemblée est tenue dans les trois mois de la délivrance du permis et, par la suite, chaque année avant le 15 octobre. Le conseil d administration fixe la date, le lieu, et l heure de l assemblée. 3.2 Pouvoir de l assemblée annuelle des membres : Cette assemblée se tient entre autres aux fins de prendre connaissance du bilan et des états financiers, de nommer le vérificateur, de ratifier les règlements adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale et d élire les administrateurs. 3.3 Assemblée spéciale des membres: Les assemblées générales spéciales peuvent être convoquées à la demande du CA ou à la demande des membres. Elles sont tenues au siège social de la corporation ou à tout autre endroit fixé par résolution du conseil d administration. Assemblée tenue à la demande du conseil d administration : Le secrétaire est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale à la demande de la majorité des administrateurs. Assemblée tenue à la demande des membres : Les administrateurs doivent immédiatement convoquer une assemblée générale spéciale sur réception, par le secrétaire de la corporation, d une demande écrite signée par au moins un dixième des membres de la corporation, indiquant les objets de l'assemblée projetée. Si l assemblée n est pas convoquée et tenue dans les vingt et un jours de la date de réception de la demande, les membres, représentant au moins un dixième des membres de la corporation, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée, qu ils aient été ou non signataires de la demande. 3.4 Avis de convocation : L assemblée générale des membres est convoquée au moyen d un avis écrit adressé et distribué par courrier interne ou par la poste à chacun des membres, indiquant la date, l heure, l endroit et l objet de l assemblée. L avis de convocation sera également affiché à la porte du CPE. 4
5 Le délai de convocation de toute assemblée des membres est d au moins (7) sept jours de calendrier, sauf en cas d urgence où il peut être de vingt-quatre heures. En cas d urgence, l avis peut-être donné verbalement ou par téléphone. 3.5 Ordre du jour : L ordre du jour peut accompagner l avis de convocation. L ordre du jour de l assemblée annuelle doit obligatoirement comporter les points suivants : Ouverture d assemblée, vérification du quorum (signature des membres présents) Lecture et adoption de l ordre du jour. Lecture et adoption du procès-verbal de l assemblée annuelle précédente. Nomination des officiers Présentation du rapport annuel. Présentation des états financiers pour le dernier exercice financier et rapport du vérificateur. Entérinement ou rejet par l assemblée annuelle des règlements adoptés, modifiés ou abrogés par le conseil d administration. Élection des nouveaux membres au conseil d administration. Nomination d un vérificateur pour l année. Varia 3.6 Quorum : Le quorum suffisant pour la tenue de toute assemblée générale ou spéciale des membres est d au moins 20% des membres en règles. Le quorum doit en tout temps être composé d une majorité de parents. Un membre n a qu un seul statut, soit membre usager ou employé. 3.7 Vote : Seul les membres en règle ont droit de vote, chacun ayant droit à un seul vote. Le vote par procuration est prohibé. Le vote se prend à main levée à moins que trois membres demandent la tenue d un scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des votes des membres en règle présents sauf dans le cas où une majorité spéciale serait prévue par la loi sur les compagnies. En cas d égalité des votes, un second tour de vote sera fait. 5
6 CHAPITRE 4 CONSEIL D ADMINISTRATION : 4.1 Composition du conseil d administration du CPE. Le conseil d administration se compose de 10 administrateurs, dont une majorité de membres usagers (parents) dont : 7 membres usagers 2 membres employés (éducatrice, cuisinier, adjointe) 1 membre du Centre Hospitalier Ste-Justine Les membres d une même famille ne peuvent siéger ensemble au CA La directrice générale, ou son représentant, assiste au conseil d administration. Il a pour rôle principal de fournir aux membres les informations nécessaires aux prises de décisions. 4.2 Fonctions et devoirs du conseil : Le conseil d administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la corporation, conformément aux lettres patentes et aux règlements généraux. Il doit notamment : Procéder à l élection des dirigeants selon des procédures claires et transparentes Adopter, modifier ou révoquer les règlements généraux Assumer une fonction stratégique en déterminant les orientations, les priorités et les objectifs Agir à titre d employeur envers la personne responsable de la gestion. Répondre de la gestion financière et de la gestion des ressources humaines de la personne morale Remplir une fonction de suivi et d évaluation de la personne morale en déterminant des règles de fonctionnement et de contrôle, tout en s assurant de leur application Appliquer et faire respecter les règlements et les politiques. Présenter un rapport à l assemblée annuelle. 4.3 Critères d éligibilité : Seuls les membres en règle peuvent être élus administrateurs de la corporation. Ils peuvent être élus de nouveau s ils ont les qualités requises. De plus, aucun des administrateurs ne peut être frappé d un 6
7 des empêchements à la délivrance de permis prévus aux articles 26 et 27 de la loi sur les services de garde éducatifs à l enfance. 4.4 Durée du mandat : Un administrateur entre en fonction à la clôture de l assemblée au cours de laquelle il a été élu. Son mandat est d une durée de deux ans à moins qu il ne démissionne ou qu il perde son statue de membre usager de la corporation. À la fin de son mandat, l administrateur demeure en fonction jusqu à ce qu il soit réélu ou que son successeur ait été élu. Ce dernier complètera le mandat du membre démissionnaire ou du membre ayant perdu son statue de membre usager. Les mandats des administrateurs doivent être décalés. Ainsi, le taux de renouvellement des membres ne peut dépasser 62,5% par année. Élections: L élection des membres du conseil d administration se fait à l occasion de l assemblée générale annuelle de la corporation. Cette élection se déroule de la façon suivante : Nomination par l assemblée générale d un président d élection et d un secrétaire d élection. Ces deux personnes peuvent être ou non des administrateurs ou des membres de la corporation, mais ne devrait pas être candidats. Si les personnes choisies sont membres de la corporation, elles auront le droit de vote à cette assemblée. Mise en candidature sur proposition. Clôture des mises en candidature. Scrutin secret Le ou les candidats ayant reçu le plus de votes seront déclarés élus. Dans le cas où il y aurait égalité, un deuxième tour de scrutin aura lieu. 4,5 Vacances au sein du Conseil d administration : S il se produit une vacance au cours de l année, les autres membres du conseil d administration peuvent nommer un autre administrateur qu ils choisiront parmi les membres en règle de la corporation pour combler cette vacance pour le reste du terme. 4,6 Perte de la qualité des administrateurs. 7
8 La qualité d administrateur se perd par décès, démission, ainsi que par la perte de la qualité du membre conformément à l article ,7 Démission : Un administrateur peut démissionner de ses fonctions en tout temps en faisant parvenir une lettre de démission au secrétaire de la corporation, par courrier recommandé ou par messager. Cette démission entre en vigueur à compter de la réception de la lettre ou a toute autre date ultérieure indiquée par l administrateur démissionnaire. 4,8 Destitution : Tel que le prévoit les lettres patentes, tout administrateur de la corporation peut être démis de ses fonctions par résolution, adoptée à la majorité des membres présents à une assemblée générale spéciale des membres dûment convoquée à cette fin. L avis de convocation doit mentionner que cette personne est passible de destitution et précise la faute que la corporation lui reproche. Une autre personne dûment qualifiée peut être nommée pour le remplacer par résolution, adoptée à la majorité des membres présents à une assemblée générale spéciale des membres convoqués à cette fin. 4,09 Réunions : Les membres du conseil d administration se réunissent environ neuf fois par année. Les réunions du conseil d administration sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d administration. Elles sont tenues au jour, à l heure et à l endroit indiqué sur l avis de convocation. 4,10 Avis de convocation : Les réunions du conseil d administration sont convoquées au moyen d un avis écrit adressé par la poste ou par courrier interne à chacun des administrateurs au moins trois jours ouvrables avant la tenue des réunions. En cas d urgence, il suffit d un avis verbal ou par téléphone, donné vingt-quatre heures à l avance. Une réunion peut avoir lieu sans avis de convocation si tous les membres du conseil d administration sont présents à la réunion. 8
9 Ordre du jour : L ordre du jour doit parvenir en même temps que la convocation Quorum : Le quorum d une réunion du conseil d administration est de sept membres dont quatre membres parents Vote : Aux réunions du conseil d administration, chaque membre a droit à un vote Rémunération : Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat Indemnisation : Tout administrateur peut, avec le consentement de la corporation donné en assemblée générale, être indemnisé et remboursé, par la corporation, des frais et dépenses qu il fait au cours ou à l occasion d une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui, à raison d'actes de choses ou faits accomplis ou permis par lui dans l exercice et pour l exécution de ses fonctions ; et aussi de tous autres frais et dépenses occasionnés par des affaires relevant de sa charge, excepté ceux résultant de sa faute. CHAPITRE 5 LES OFFICIERS 5.1 Élection : Les administrateurs de la corporation élisent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Au besoin le vote se prendra par scrutin. 5.2 Rémunération : Les officiers ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. 9
10 5.3 Démission et destitution : Un officier peut démission en faisant parvenir un avis écrit à cet effet au secrétaire de la corporation. Sa démission entre en vigueur dès réception de l avis ou à toute date ultérieure mentionnée par l officier démissionnaire. De plus, si un membre du conseil d administration démissionne de son poste, il cesse d être officier de la corporation dès l entrée en vigueur de sa démission. Le conseil d administration peut destituer un officier, ce dernier cesse d exercer ses fonctions dès qu il est destitué. 5.4 Président : La loi sur les services de garde éducatifs à l enfance exige que le président soit un parent usager du C.P.E.. Il ne peut être un membre du personnel du centre. Il est l officier exécutif en chef de la corporation. Il préside les réunions du conseil d administration. Il exerce tous les autres pouvoirs et fonctions prévus aux règlements de la corporation ou déterminés par les administrateurs. 5.5 Vice-président : Il exerce les pouvoirs et fonctions que peuvent de temps à autres prescrire les administrateurs ou le président. En cas d absence, d incapacité, de refus ou de négligence d agir du président, il peut exercer les pouvoirs et fonctions du président. Il est obligatoire que le vice-président soit un parent du CPE. 5.6 Secrétaire : Il a la garde des documents et registres de la corporation. Il rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d administration ; il garde les procès-verbaux et documents joints dans un registre tenu à cet effet. Il donne avis de toute assemblée des membres et de toute réunion du conseil d administration ou de ses comités. Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou les administrateurs. Il voit à la tenue des registres suivants : Registre de l acte constitutif et des règlements Registre des membres 10
11 Registre des hypothèques Registre financiers Registre des procès-verbaux. Les registres sont classés au siège social de la corporation 5.7 Trésorier : Le trésorier a la charge des finances de la corporation. Il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière de la corporation et de toutes les transactions qu'il a faites en sa qualité de trésorier, chaque fois qu il en est requis. Il doit signer tout document nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent ou qui sont inhérents à sa charge. Celui-ci doit être un membre parent. CHAPITRE 6 COMITÉ EXÉCUTIF 6.1 Pouvoirs : Dans l impossibilité de réunir le conseil d administration, le comité exécutif pourra se réunir pour prendre une décision ou voter une résolution. Cette décision ou résolution devra être entérinée à la prochaine réunion du conseil d administration. 6.2 Composition : Le comité exécutif se compose du président, vice-président, trésorier et du secrétaire de la corporation. 6.3 Quorum : Le quorum d une réunion du comité exécutif est d au moins trois des quatre membres. CHAPITRE 7 DISPOSITIONS FINANCIÈRES : 7.1 Exercice financier : L exercice financier de la corporation se termine le 31 mars de chaque année. 11
12 7.2 Vérificateur : Le vérificateur est nommé chaque année par les membres lors de leur assemblée annuelle. Si le vérificateur cesse de remplir ses fonctions pour quelques raisons que ce soit avant l expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu à l expiration du terme de son prédécesseur. Sa rémunération est fixée par le conseil d administration. 7.3 Contrats : Les contrats et autres documents qui requièrent la signature de la corporation doivent au préalable être approuvés par le conseil d administration. En l absence d une décision du conseil d administration à l effet contraire, ils peuvent être signés par le président et le trésorier. 7.4 Lettre de change : Les chèques, billets ou autres effets bancaires de la corporation sont signés par au moins deux personnes désignées comme signataires par le conseil d administration. Sauf dans des cas exceptionnels, ils ne peuvent être signé à la fois par la gestionnaire et une employée. Toute signature de chèque devra être accompagnée d une facture initiale par les signataires. La gestionnaire ne peut signée les chèques qui lui sont adressés 7.5 Affaires bancaires : Les fonds de la corporation peuvent être déposés au crédit de la corporation auprès d une ou plusieurs banques ou institutions financières situées dans la province de Québec et désignées à cette fin par les administrateurs. 7.6 Déclaration : Le président ou toute personne autorisée par le président sont autorisés à comparaître et à répondre pour la corporation à tout bref, ordonnance, interrogatoire émis par une cour et à répondre au nom de la corporation à toute procédure dont la corporation constitue l une des parties en cause. 12
13 CHAPITRE 8 - PROMULGATION, RÉVOCATION ET MODIFICATION AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Selon l article 91 de la loi sur les compagnies, le conseil d'administration a le pouvoir de modifier les règlements généraux autres que ceux qui apparaissent dans les lettres patentes. Une fois qu un règlement est adopté par le conseil d administration, il est en vigueur jusqu à la prochaine assemblée annuelle et s il n est pas ratifié à cette assemblée il cesse d être en vigueur à cette date. CHAPITRE 9 DISPOSITION PARTICULIÈRE 9.1 Pouvoirs d emprunt : Le conseil d administration peut lorsqu il le juge opportun : Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la corporation. Émettre des obligations ou autres valeurs de la corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables. Hypothéquer les immeubles et les meubles de la corporation. 9.2 Dissolution : Dans le cas de dissolution ou de distribution des biens du CPE Ste- Justine, les biens acquis en tout ou en partie par une subvention du M.F.E. doivent être distribués à un organisme exerçant des activités analogues. 13
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