DEMANDE D INFORMATIONS

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1 MINISTÈRE DE LA DÉFENSE Secrétariat général pour l'administration Service parisien de soutien de l administration centrale Sous-direction des achats DEMANDE D INFORMATIONS Request For Information (RFI) 60, boulevard du Général Martial Valin CS Paris Cedex 15

2 SOMMAIRE 1 OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION..3 2 PERIMETRE DE L INFORMATION CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALE S FONCTIONNALITÉS ATTENDUES PÉRIMÈTRE D EXPLOITATION. 4 3 REPONSE AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION CONTACT CHEZ LE POUVOIR ADJUDICATEUR DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES 5 ANNEXE 1 : CARACTÉRISTIQUES TECHNICO-FONCTIONNELLES...6 ANNEXE 2 : ASPECTS FINANCIERS. 8 ANNEXE 3 : INFORMATIONS GÉNÉRALES..9 ANNEXE 4 : LEXIQUE 10 2

3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement du ministère de la Défense à lancer ultérieurement un marché sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé «le prestataire», ci-après dans la DI, la société y répondant. 1 - OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION Le ministère de la Défense (ci-après MINDEF) étudie l opportunité d acquérir un logiciel de planification, de pilotage et de gestion de formations. Il convient de prendre en compte les évolutions du marché dans ce domaine afin de bénéficier au mieux des avancées technologiques. 2 - PERIMETRE DE L INFORMATION Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, le MINDEF souhaite que soient renseignés tous les éléments utiles à caractère technique, financier et juridique (Voir les annexes). La présente DI se place dans le cadre d analyses préliminaires conduites par le MINDEF afin de se doter d un logiciel. 2.1 Caractéristiques générales Planification et gestion de formations, paiement et facturation. La liste des fonctionnalités recherchées figure dans le paragraphe suivant. Elle n est pas limitative et d autres propositions peuvent être faites par le prestataire. Le futur système doit être dimensionné sur une base annuelle de : stagiaires dont 6000 hébergés au CFD heures de formation (avec possibilité d augmentation) traitants connectés sur différents sites - 2 catalogues année N et année N+1 (900 contenus de formation par catalogue) 2.2 Fonctionnalités attendues Les principales fonctionnalités attendues sont : Gestion des profils et des droits Mode de connexion et capacité Pilotage de l activité (tableaux de bord, bilans, contrôle de gestion ) Élaboration et gestion du plan de charge 3

4 Planification de plusieurs sessions d une même formation sur plusieurs sites en simultané Création de cursus de formations complexes (produits composés, cours liés, groupes de stagiaires associés) Consultation du catalogue (clients) nécessité de juxtaposer 2 catalogues (2 années) Gestion des demandes hors-catalogue (formations sur-mesure) Gestion des dossiers des formateurs Éditions papiers Emission des demandes de facturations Emission des états de présence des formateurs occasionnels pour paiement des heures d enseignements (déclaration auprès d organismes payeurs) Gestion du Budget Calcul du coût des formations Capacité de gestion en sessions, stagiaires Sauvegarde des données / hébergement Traçabilité des actions (journalisation des actions) Communication avec d autres SI Contrôle de cohérence des données Gestion multi-sites 2.3 Périmètre d exploitation Implantation au Ministère de la Défense ; connexion pour traitants sur plusieurs sites. L application sera utilisée tous les jours ouvrés (ouverture à 4h et fermeture à minuit) sur l ensemble des sites du ministère en hexagone. 3 - REPONSES AUX QUESTIONS 4

5 Le MINDEF attire l attention sur l importance de répondre à toutes les questions de la demande d information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous. En cas de besoin, les prestataires pourront être invités à faire une présentation orale de leur proposition. 3.1 Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : 1. Une plaquette du/des prestataires à la DI : présentation de l activité principale et de la dimension de l entreprise, ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; 2. Les volets de réponse au périmètre de l information (sous deux formats Office, Pdf et Excel) ; La réponse à cette DI doit être rédigée en français. 3.2 Contacts chez le pouvoir adjudicateur Les propositions ainsi que toutes les questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique à l adresse suivante : spac-sda.bifc.fct@intradef.gouv.fr 4 - DIVERS 4.1 Protection des réponses Il appartient au prestataire de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial. 4.2 Rémunération des réponses Les prestataires ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les travaux et prestations réalisés pour répondre à la présente demande d information. 5

6 ANNEXE 1 : Caractéristiques technico fonctionnelles Au regard des caractéristiques du paragraphe 2.2, merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes : A - Caractérisation des prestations A-1 : Le SI recherché par le Ministère de la Défense n aura pas de liaison avec Internet, cela vous pose-t-il des difficultés? A-2 : Pour répondre à notre demande est-il nécessaire de paramétrer le produit? Si oui quel est le temps nécessaire? A-3 : Pouvez-vous détailler l architecture technique nécessaire pour installer ce logiciel? A-4 : Le produit est-il constitué d un ou de plusieurs produits pour couvrir toutes les fonctionnalités demandées? A-5 : Avez-vous un système de remontée d alarme automatique? Si oui comment (exemple par mail, sur téléphone, depuis une application.)? A-6 : Est-ce que l application assure un contrôle de cohérences (salle occupée, formateur non disponible, dates, ) à tous les niveaux du SI? A-7 : Etes-vous en mesure de réaliser une reprise de données? A-8 : Quelle technologie utilisez-vous pour importer des données en masse? Quel est le format du support des données en entrées? A-9 : Existe-il un fonctionnement avec Schedule (planification automatique de tâches). Si oui, est-il possible de modifier les plages horaires d exécution et quel profil peut le faire? A-10 : Est-il possible de planifier plusieurs formateurs, plusieurs salles, groupes de stagiaires sur une même formation? A-11 : La réalisation des tableaux de bord est-elle dynamique? Si oui, peut-elle être adaptée selon les profils de connexion? A-12 : La solution offre-t-elle des possibilités d archivage et de consultation des archives ultérieurement? Des extractions sont-elles possibles? A-13 : Ce produit est-il capable de journaliser des données, c est-à-dire de prendre une photo à un instant d une situation bien précise? A-14 : Votre outil/service offre-t-il une fonction de gestion des listes d adresses électroniques? A-15 : Format des fichiers en export (Word, Excel, pdf, autres)? 6

7 A-16 : Proposez-vous des mesures d accompagnement aux utilisateurs? Si oui, lesquelles (formation, reprise de données, intervention sur paramétrage de sources complexes, tutoriel, hotline, etc.)? A-17 : Peut-on avant de prendre une décision d achat, passer par une phase POC (Proof Of Concept) pour tester le produit en grandeur réelle, quelles sont les conditions? B - Performances B-1 : Quelle est la capacité maximale de connexions simultanées? (traitants et stagiaires) B-2 : Les données sont-elles rafraichies en temps réel? B-3 : Quel est le temps nécessaire pour une prise en main totale du produit? B-4 : Quel est le temps nécessaire pour planifier (démonstration par scenarii tests : création d un groupe d apprenants/ création d une session/ réservation des ressources (salle, intervenants, etc.)) B-5 : Quel est le temps nécessaire pour modifier une planification (démonstration par scenarii tests : après avoir planifié un cursus complexe, modifier certains cours du cursus en intervertissant les enchainements de cours)? Préciser les incidences sur les ressources allouées initialement ; suivent-elles ce changement de planification, des alarmes se déclenchent-elles si ce changement engendre une indisponibilité d un formateur par exemple. C - Ergonomie C-1 : Cet outil est-il accessible à tous, est-il intuitif (combien de fenêtres ou d onglets à ouvrir pour réaliser la tâche la plus complexe)? C-2 : Pour réaliser une planification quelle technologie est utilisée (Drag en drop, popup de saisie )? C-3 : Pouvez-vous donner un aperçu de l interface homme / machine? D - Questions diverses D-1 : Quel est votre planning d implantation? Quelles garanties offrez-vous pour le respect de ce planning? D-2 : Assurez-vous la maintenance de ce produit, dans quelles conditions? D-3 : Quel est le turn-over dans votre équipe? D-4 : Avez-vous une hotline qui puisse dialoguer en français? Quelle sont ses heures de disponibilité? 7

8 ANNEXE 2 : Aspects financiers Ventilation des principaux postes de coûts Les informations demandées dans ce paragraphe sont destinées à permettre l'évaluation du coût global au travers d'une décomposition analytique de coûts. Il est souhaitable de renseigner les rubriques suivantes de la façon la plus exhaustive possible. Les données à fournir pour les différentes rubriques sont des coûts ou des informations permettant d'estimer les coûts au regard d un scénario qui sera décrit dans votre réponse. 1.1 Estimation des coûts d'investissement - Coût du matériel - Coût initial d acquisition des licences. - Coût de mise en place pour répondre aux besoins du ministère de la défense. - Coût de transfert de compétence/formation. 1.2 Éléments permettant de déterminer les coûts de fonctionnement - Maintenance du logiciel, maintenances corrective et évolutive ; - Coût périodique de renouvellements des licences ; - Support. 8

9 ANNEXE 3 : Informations Générales Merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes : 1. Quelle est l adresse du siège de l entreprise, ainsi que celle de son support technique? 2. Joindre si possible une brochure de l entreprise (organigramme). 3. Préciser les références et les clients pour les projets similaires pour lesquels cette solution a été installée. Indiquer pour chacun de ces clients l état d avancement de l installation (recette, expérimentation, production ou autre). 4. Préciser si l entreprise est éditrice ou distributrice de la solution. 5.Êtes-vous certifié, si oui laquelle (ISO9001, CMMI.)? 9

10 ANNEXE 4 : Lexique Session = Tenue d une formation Plan de charge = Listing de demandes individuelles de formation Catalogue = Fichiers contenant l ensemble des données des formations CFD = Centre de Formation de la Défense 10