WebFor. Groupe de Validation

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1 Document Utilisateur WebFor Gestion des demandes de formations Groupe de Validation ANTIBIA 72, rue du Nord Résidence Le Comte MONTEUX Tel : Fax :

2 Identification Champs : Boutons : Procédure : Fenêtre «Identification» Nom : L identifiant pour WebFor que vous a communiqué votre administrateur informatique. Mot de passe : Le mot de passe associé que vous a communiqué votre administrateur informatique. Valider : Permet d utiliser l application si les nom et mot de passe saisis vous le permettent. Annuler : Ferme l application ou annule le changement de mot de passe (bouton suivant). Changer : Permet de changer le mot de passe. Identifiez-vous à l aide de votre nom et mot de passe, Valider votre saisie à l aide de la touche tabulation, Accédez à WebFor en cliquant sur le bouton valider. 2

3 Présentation générale Gestion de la validation des stages Lorsque le profil utilisé pour entrer dans WebFor est un profil qui appartient à l un des groupes suivants : Chef de Groupement Chef de Compagnie Chef de CIS Fonctionnel Le profil permet alors : de gérer ses stages individuels (cf. guide utilisateur WebFor Agent), d inscrire à des stages des agents qui dépendent de son groupe, de valider ou d invalider les demandes de stages des agents de son groupe. Dans cette documentation nous n aborderons que la gestion du profil Groupe de Validation sachant que la gestion individuelle se trouve dans la documentation WebFor Agent. 3

4 Présentation générale Gestion des demandes de stages d un groupe A l ouverture de WebFor, choisir le profil de groupe de validation pour lequel on est déclaré en sélectionnant dans la liste déroulante. Affiche automatiquement suite à ce choix l onglet «Demandes en cours» 4

5 PLAN Groupe de Validation 1 - Livret individuel Description générale 6 La recherche 7 L aide sur la recherche Stages disponibles Description générale 9 La recherche 10 L aide sur la recherche Demandes en cours Description générale 12 Traitement de la demande d inscription 14 La recherche 17 L aide sur le recherche Historique des demandes Description générale 19 La recherche 21 L aide sur la recherche 22 5 Paramétrage de FORsys Les profils WebFOR 23 Les niveaux de références traiter l inscription des stagiaires avec FORsys Demandes d inscription 25 Renseigner la participation du stagiaire 26 5

6 1 - Livret individuel : Description générale (3) (1) (2) S affiche en cliquant sur l onglet «Livret individuel». (1) Nom, Prénom, Matricule, Grade, Catégorie et Centre : de l agent dont s affiche le livret individuel. (2) Nom et Prénom de l agent : connecté sur WebFor correspondant à l identité du demandeur. (3) Profil: étant toujours bien celui du groupe de validation. 6

7 Livret individuel La recherche Cliquez sur le bouton recherche en haut à droite de l écran pour lancer une recherche Fenêtre recherche Le résultat de la recherche va s afficher dans le tableau de l onglet «Livret individuel». Définition des champs Centre : Choix des centres disponibles. Agent : Choix de Nom et prénom de l agent choisi dans la liste des agents du centre sélectionné. Type: type de stage au choix dans la liste déroulante (UV PRO, UV VOL, Formation) Stage : choix dans la liste déroulante d un stage existant dans le type de stage choisi précédemment. Résultat : Choix de n afficher que les stages réussis ou échoués ou les deux. Le bouton Livret Global permet d afficher le livret complet de l agent sélectionné qui ne prend en compte autre critère de sélection à part ceux du centre et de l agent. 7

8 Livret individuel L aide sur la recherche Cliquez sur le bouton Aide en bas à droite de la fenêtre de recherche pour obtenir une aide sur cette fenêtre. Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir sur l écran précédent. 8

9 2 - Stages disponibles : Description générale (3) (1) (2) (4) S affiche en cliquant sur l onglet «Stages disponibles» et éventuellement en saisissant les critères de recherche. (1) Nom, Prénom, Matricule, Grade, Catégorie et Centre : de l agent dont s affichent les formations disponibles. (2) Nom et Prénom de l agent : connecté sur WebFor correspondant à l identité du demandeur. (3) Profil: étant toujours bien celui du groupe de validation. (4) Pré-requis: si la coche «contrôle des pré-requis stagiaires» est cochée dans FORsys/gestion des stages, le stagiaire ne pourra s inscrire au stage que s il répond aux prérequis. Possibilité pour le demandeur de faire une demande de stage pour l agent sélectionné (cf. doc WebFor Agent pour suivre la procédure). 9

10 Stages disponibles La recherche Cliquez sur le bouton recherche en haut à droite de l écran pour lancer une recherche Fenêtre recherche Le résultat de la recherche va s afficher dans le tableau de l onglet «Stages disponibles». Définition des champs Centre : Choix des centres disponibles. Agent : Choix de Nom et prénom de l agent choisi dans la liste des agents du centre sélectionné. Type: type de stage au choix dans la liste déroulante (UV PRO, UV VOL, Formation) Stage : choix dans la liste déroulante d un stage existant dans le type de stage choisi précédemment. Début : Date sous forme JJ/MM/AA. Permet d afficher tous les stages qui commencent après cette date. Fin : Date sous forme JJ/MM/AA. Permet d afficher tous les stages qui se terminent avant cette date. Si on choisit une date de début et de fin, on affiche alors les stages disponibles compris dans cette période Le bouton Catalogue général permet d afficher l ensemble des stages disponibles qui ne prend en compte aucun critère de sélection à part ceux du centre et de l agent. 10

11 Stages disponibles L aide sur la recherche Cliquez sur le bouton Aide en bas à droite de la fenêtre de recherche pour obtenir une aide sur cette fenêtre. Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir sur l écran précédent. 11

12 3 - Demandes en cours : Description générale (1) (2) (3) S affiche en cliquant sur l onglet «Demandes en cours». (1) Affiche toutes les demandes faites sur tous les centres qui dépendent du demandeur (2) Liste de l ensemble des stages: demandés par les agents de son groupe. (3) Détail des inscriptions au stage : sélectionné dans la liste des stages du dessus :. Centre : centre de l agent Nom-Prénom : de l agent. Grade Catégorie Avis (N-1) : résultat du groupe de validation précédent «-» si le niveau N-1 de validation est inexistant. «Non traitée» si la demande n a pas été traitée par le groupe «Accepté» «Refusé» ( N-1) Avis : votre avis en tant que groupe de validation (cf. traitement de la demande d inscription). 12

13 Demandes en cours Description générale (suite) Détail des inscriptions au stage : (suite). Priorité : donner un numéro de priorité à la demande pour donner une indication complémentaire au décideur final (FORSYS) Motif : permet d ajouter un commentaire pour motiver son avis. Détail : donne le détail de tous le cursus de la demande à travers les différents groupes de validation. Les lignes des agents apparaissent : En rouge : lorsque la demande de cet agent a déjà soit été traitée, soit est en cours de traitement par un niveau de validation supérieur. Le demandeur ne peut alors plus émettre son avis sur la demande de cet agent. En noir : lorsque la demande pour cet agent peut être traitée par le demandeur. 13

14 Demandes en cours Traitement de la demande d inscription 1) Cliquez sur la case Avis d un des agents (non en rouge) une liste déroulante vous permet de choisir un des statuts suivants : Accepté : pour accepter la demande en stage pour cet agent Refusé : pour refuser la demande en stage de cet agent Annulé : pour annuler toute décision et revenir au statut «A traiter». 2) Cliquez sur la case Priorité d un des agents (non en rouge) pour donner un indice de priorité (entre 1 et 99) qui donnera au niveau de validation supérieur une aide supplémentaire sur la décision finale (exemple: s il ne reste plus qu une place pour ce stage on prendra peut être plus en considération la demande d un agent ayant une priorité 1). 3) Cliquez sur l image de la case Motif pour ajouter un commentaire qui peut étayer votre décision quant au choix de l Avis. Le motif est vide. Le motif contient des informations. 4) Cliquez sur détail pour avoir le cursus du traitement de la demande pour ce stage et cet agent. 14

15 Demandes en cours Traitement de la demande d inscription (motif) En cliquant sur ce bouton on obtient la fenêtre suivante dans laquelle il suffit de saisir des commentaires. En cliquant sur ce bouton on obtient la fenêtre suivante dans laquelle on peut saisir des commentaires complémentaires et modifier les commentaires déjà saisis. 15

16 Demandes en cours Traitement de la demande d inscription (détail) En cliquant sur ce bouton on obtient la fenêtre suivante qui indique l ensemble du cursus de validation de la demande. Le bouton Annuaire permet d obtenir un annuaire des personnes concernées par la validation avec possibilité de générer directement un en cliquant sur le bouton 16

17 Demandes en cours La recherche Cliquez sur le bouton recherche en haut à droite de l écran pour lancer une recherche Fenêtre recherche Le résultat de la recherche va s afficher dans le tableau de l onglet «Demandes en cours». Définition des champs Centre : Centre auquel le demandeur a accès. Agent : Agent d un centre sélectionné précédemment, en grisé lorsque le choix est sur tous les centres. Type: type de stage au choix dans la liste déroulante (UV PRO, UV VOL, Formation) Stage : choix dans la liste déroulante d un stage existant dans le type de stage choisi précédemment. Début : Date sous forme JJ/MM/AA. Permet d afficher tous les stages qui commencent après cette date. Fin : Date sous forme JJ/MM/AA. Permet d afficher tous les stages qui se terminent avant cette date. Si on choisi une date de début et de fin, on affiche alors les stages demandés compris dans cette période Etats : état de la demande(accepté, Refusé, En cours, A traiter) Le bouton Demandes globales permet d afficher l ensemble des demandes qui ne prend en compte aucun critère de sélection à part celui du centre et de l agent choisis. 17

18 Demandes en cours L aide sur la recherche Cliquez sur le bouton Aide en bas à droite de la fenêtre de recherche pour obtenir une aide sur cette fenêtre. Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir sur l écran précédent. 18

19 4 - Historique des demandes : Description générale Année de l historique affiché (3) (1) (2) S affiche en cliquant sur l onglet «Historique des demandes». (1) Nom, Prénom, Matricule, Grade, Catégorie et Centre : de l agent dont s affiche le livret individuel. (2) Nom et Prénom de l agent : connecté sur WebFor correspondant à l identité du demandeur. (3) Profil : étant toujours bien celui appartenant au groupe de validation. 19

20 Historique des demandes Description générale (suite) (1) (2) (3) (1) Liste de toutes les demandes de stages faites sur l année affichée pour l agent choisi. (2) Avis Final : indique l avis final actuellement retenu : En cours: en attente de validation de la demande par FORSYS. Refusé : refus de l inscription en stage par FORSYS. Accepté : acceptation de l inscription en stage par FORSYS. (3) Liste de tous les avis formulés par tous les groupes de validation depuis la création de la demande de ce stage pour cet agent. 20

21 Historique des demandes La recherche Cliquez sur le bouton recherche en haut à droite de l écran pour lancer une recherche Fenêtre recherche Le résultat de la recherche va s afficher dans le tableau de l onglet «Historique des recherches». Définition des champs Centre : Centre à choisir parmi les centres accessible par le demandeur. Agent : Nom et prénom de l agent dans le centre choisi. Type: type de stage au choix dans la liste déroulante (UV PRO, UV VOL, Formation) Stage : choix dans la liste déroulante d un stage existant dans le type de stage choisi précédemment. Début : Date sous forme JJ/MM/AA. Permet d afficher tous les stages qui commencent après cette date. Fin : Date sous forme JJ/MM/AA. Permet d afficher tous les stages qui se terminent avant cette date. Si on choisi une date de début et de fin, on affiche alors les stages disponibles compris dans cette période Etats : état de la demande(accepté, Refusé, En cours) Le bouton Historique global permet d afficher l ensemble des demandes qui ne prend en compte aucun critère de sélection à part celui du centre et de l agent. 21

22 Historique des demandes L aide sur la recherche Cliquez sur le bouton Aide en bas à droite de la fenêtre de recherche pour obtenir une aide sur cette fenêtre. Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir sur l écran précédent. 22

23 5. Paramétrer le schéma de validation avec FORsys Les Profils Webfor FORsys/paramétrage/profils Webfor (1) (2) (3) (1) Liste des profils: créez un profil par niveau de validation en faisant un double clic gauche sur l en tete. (2) Option de validation: - Bloquant: si le profil concerné refuse la demande les autres profils ne peuvent pas donner leur avis (la demande s arrête ici). - Obligatoire: la demande est bloquée tant que le profil n a pas donné son avis. - Consultatif: Un profil non consultatif ne pourra pas donner d avis sur une demande. (3) Consultation des motifs et des avis: permet de paramétrer jusqu à quel niveau un profil peut voir les avis ou les motifs (cf.paramétrage des niveaux de référence) 23

24 5. Paramétrer le schéma de validation avec FORsys Les Niveaux de référence FORsys/paramétrage/niveaux de référence (1) (2) Les niveaux de référence permettent de lier aux profils des droits de consultation des avis et motifs (cf.paramétrage des profils) (1): libellé des niveaux: indiquez un libellé correspondant aux profils de validation (2) : niveau : indiquez le niveau hiérarchique dans le processus de validation. 24

25 6. traiter l inscription des stagiaires avec FORsys Demandes d inscription Pour accéder aux demandes émises à partir de WebFor, sélectionnez le logo l écran stagiaires de FORsys dans Figure 1 Pour traiter la demande d un agent, faites un clic gauche dans la zone représentée avec un cercle rouge, puis cliquez sur valider. Si le dernier niveau du groupe de validation a validé la demande de l agent, elle s affiche comme validée par défaut dans FORsys L agent inscrit en rouge est intégré dans FORsys. Pour modifier son Etat FORsys, supprimez son nom dans le tableau de la figure 1. l état FORsys est de nouveau A traiter. la * indique que le dernier niveau n a pas validé la demande, mais qu au moins un niveau a validé la demande Figure 2 Le priorité est affichée dans la liste d attente 25

26 6. traiter l inscription des stagiaires avec FORsys Renseigner la participation du stagiaire Le stagiaire apparaît comme non retenu par défaut. Dans Webfor, sa demande est considérée «En cous» Cliquez sur Validation Webfor pour que la demande apparaisse comme REFUSE dans Webfor. Tant que vous n avez pas cliqué sur la demande est considérée comme EN COURS dans WebFor, quelque soit le statut du stagiaire dans FORsys. 26

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