ELO for SharePoint. Plus de fonctionnalités pour une meilleure effectivité. ELO ECM pour Microsoft SharePoint 2013

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1 Plus de fonctionnalités pour une meilleure effectivité ELO ECM pour Microsoft SharePoint 2013 Avec les systèmes d'enterprise Content Management (ECM) d'elo, vous disposez de tous les éléments nécessaires à la gestion et au contrôle des informations, et ceci, durant tout leur cycle de vie. ELO vous permet d'automatiser l'ensemble de vos processus d'entreprise en toute conformité, de fournir des informations simultanément à tous les sites, et de garantir la transparence de vos processus. L'excellente intégration de Microsoft Office SharePoint Server 2013 sur la plateforme ECM ELO vous permet de profiter de toutes les fonctionnalités ayant trait à l'enterprise Content Management et à la gestion de collaboration. Grâce à cette intégration, vous pouvez améliorer le dépôt de vos données, optimiser les processus. Au final, vous profitez d'un véritable avantage sur le marché. Enterprise Content Management Gestion documentaire Archivage Workflow

2 Une gestion intégrale de l'information En règle générale, l'on peut dire qu'une excellente gestion de l'information a pour conséquence une meilleure situation économique. En effet, les informations sont un élément majeur lorsqu'il s'agit de développer les relations avec les clients, d'être innovatif et de fournir un bon travail d'équipe. Il est donc important que vos investissements en matière de logiciels engendrent les meilleurs résultats possibles. Il s'agit surtout de relier les applications sans qu'il y ait de problèmes de jonctions. La plateforme d'informations et de documents Avec SharePoint 2013, Microsoft vous propose une excellente plateforme afin de créer des solutions individuelles. La plateforme est seulement un élément d'une solution système intégrale. Ce n'est qu'avec l'ecm d'elo que aurez une solution intégrale vous offrant un environnement informatique s'orientant parfaitement à tous les processus de l'entreprise. L'environnement ECM d'elo s'intègre parfaitement dans SharePoint sur la base de webparts. Ces webparts veillent à ce que les utilisateurs puissent accéder à toutes les fonctions ECM par le biais de SharePoint. L'archive ELO sert de "back-end" d'archive vers lequel convergent toutes les connaissances de l'entreprise. En tant que webpart, ELO est tout simplement intégré dans l'environnement de portail par le biais de glisser & déposer.

3 La configuration du webpart peut être effectuée individuellement par chaque utilisateur, afin de ne faire afficher que les informations pertinentes. Les variantes suivantes sont disponibles : Accès et navigation dans la structure d'archive Recherche globale de documents en fonction de masques d'indexation individuels Listes de documents en fonction de filtres Liste de tous les documents en traitement Monitoring des processus en cours Intégration dans un environnement informatique hétérogène SharePoint dispose d'une intégration optimale dans les produits Microsoft, alors qu'elo for SharePoint le complète avec de nombreuses extensions d'applications. Il s'agit par exemple d'une interface à des systèmes CAD ou ERP, nécessaires pour une représentation optimale des solutions orientées aux processus. ELO dispose de toutes les interfaces standards, par exemple vers SAP, BaaN ou Microsoft Dynamics. Avec ELO for SharePoint, vous disposez d'une plateforme centrale et intégrale. Archivage DocLibrary Grâce à ELO for SharePoint, il est très simple d'archiver, conformément aux directives légales, des documents provenant des librairies de document. En fonction du type de document, la configuration se fait sur la base de règles, notamment concernant l'archivage de documents depuis SharePoint. Cet archivage peut se faire automatiquement ou manuellement. Bien sûr, les nouveaux types de documents et versions de documents sont pris en compte. Selon la configuration, il est également possible de supprimer des documents dans les librairies. Transparence et contrôle Beaucoup de processus sont soumis à des directives légales, par exemple concernant l'archivage de documents. Ces directives légales vont prendre de plus en plus d'importance, notamment en raison de la globalisation. En dépit de la jungle de directives et de paragraphes concernant les informations, la sécurisation des données etc., il s'agit de garder le contrôle et une certaine transparence. La conformité requiert un maniement sûr des informations, de leur création jusqu'à l'enregistrement ou leur suppression, en passant par le traitement, le transfert et l'évaluation. Pour votre entreprise, il est très important que le maniement des documents respecte la conformité, indépendamment des directives légales. La clé de cette conformité : plus de transparence et de sécurité dans vos processus de travail. Nos innovations - votre croissance 3

4 Assurer la conformité, améliorer la qualité des processus La suite ECM ELO répond à toutes les directives légales en matière d'archivage à long terme. La bonne stratégie d'archivage permet de délester SharePoint. Selon les exigences des entreprises, ELO for SharePoint propose deux possibilités d'archivage : 1. Archivage direct Lors de l'archivage direct, SharePoint écrit directement dans l'archive ELO. Les documents ne sont plus enregistrés dans le serveur SQL, mais seulement dans le système ELO. Etant donné que les options d'écriture et de lecture se font dans l'interface SharePoint, les utilisateurs travaillent comme à l'accoutumée. La base de données SQL SharePoint reste performante. Par ailleurs, cela vous permet d'atteindre une grande sécurité, étant donné que les documents peuvent être gérés dans des mémoires à long terme par le biais du système d'archive ELO. 2. Un archivage asynchrone Lors de l'archivage asynchrone, les documents sont enregistrés temporairement dans les librairies de document SharePoint. Après la clôture du processus de traitement, les documents peuvent être pris en charge dans l'archive ELO centrale sur la base de règles. Par la suite, il est également possible d'accéder aux documents à partir de SharePoint. ELO permet la conversion automatique dans des formats de stockage long terme ainsi que l'apposition d'une signature numérique. ELO peut délocaliser des classeurs entiers et bibliothèques de documents dans l'archive. Lors de l'archivage, les métadonnées sont adoptées et les attributs SharePoint sont assignés au schéma d'archive. Avec ELO for SharePoint, vous profitez d'un archivage conforme aux directives légales.

5 Une recherche SharePoint globale La recherche standard de SharePoint est dotée des possibilités de recherche globales du système ECM ELO. Les résultats de recherche sont reliés avec la liste de résultats de SharePoint. Les entrées de liste d'elo sont affichées par le biais d'un lien et peuvent être appelées directement. L'intégration de l'archive comme source de contenu dans la recherche SharePoint est un plus, tout comme l'affichage des structures d'archive dans des webparts. Une recherche individuelle Lors de la recherche, il est possible d'enregistrer des réglages individuels pour chaque utilisateur, afin d'afficher des informations pertinentes de façon ciblée. Par le biais du webpart, différents modes de recherche peuvent être sélectionnés. Ainsi, il est possible d'effectuer une recherche ciblée dans l'archive ELO. De nombreuses informations complémentaires peuvent être capturées à partir de Information Worker. Il est possible d'effectuer des recherches en fonction du type de document et des mots-clés, ou encore dans le plein texte. système de stockage serveur de messagerie applications système ECM ELO scanner / appareil multifonctions système ERP portail SharePoint Illustr. : mise à disposition des informations et échange de données entre les systèmes ECM ELO, SharePoint et d'autres applications Nos innovations - votre croissance 5

6 Une gestion d' s intégrée : réduire les coûts et économiser des ressources En raison de la dissociation de Microsoft Exchange et de SharePoint, il n'existe pas de conservation commune des données. Avec ELO for SharePoint, les utilisateurs peuvent réaliser une gestion des s globale. Cela comprend l'archivage des s aussi bien sur la base d'un serveur que sur la base d'un client. Les utilisateurs sont bien sûr en mesure d'accéder à tous les s dans l'archive ELO par le biais de SharePoint. Automatiquement, ELO relie les contenus des s aux processus de travail correspondants. Ainsi, la gestion des s est parfaitement intégrée dans le processus global. L'archivage "single instance" dans ELO veille à ce que l'enregistrement des données soit efficace. Les pièces-jointes sont déposées seulement une fois dans l'archive ELO. Par ailleurs, les fonctions dans l'archive ELO permettent de conserver les s conformément aux directives légales. Workflow ELO : représenter des flux complexes et les relier à SharePoint La suite ECM d'elo met à disposition un serveur de workflow intégré. Celui-ci est très performant. Cette fonctionnalité de workflow peut être utilisée dans SharePoint sans qu'un travail de programmation doive être effectué. Une interface graphique permet de modeler des processus d'entreprise complexes, pour les intégrer ensuite dans le travail quotidien par le biais de SharePoint. Le workflow ELO représente la liste des tâches et permet d'accepter et de traiter des processus et suivis. Le document appartenant au processus peut être affiché et traité. Le monitoring de processus graphique permet de suivre chaque processus de travail de façon détaillée. En conséquence, les flux de travail de votre société sont transparents.

7 Un travail mobile La mobilité joue un rôle de plus en plus important. ELO vous permet d'accéder à l'archive par le biais du client Web ou de l'application ELO for Mobile Devices (pour ios et Android). Ainsi, vous participez aux processus d'entreprise, même lorsque vous êtes en déplacement. Ces solutions mobiles permettent de diriger et de traiter des processus ELO. Les deux alternatives d'accès sont également intéressantes en rapport avec SharePoint. Grâce à la collaboration de SharePoint avec l'archive ECM ELO, ces solutions sont un outil important. Une meilleure automatisation dans le flux de travail Avec ELO for SharePoint, vous avez la possibilité de classifier votre entrée de courrier de façon automatique. Les documents sont numérisés dans la boîte de réception, puis transférés vers les différentes étapes sous forme électronique. Ainsi, le temps de passage des documents est beaucoup plus rapide et leur traitement peut être automatisé. Grâce au module ELO DocXtractor, les documents sont classifiés automatiquement. Ensuite, l'extraction des données se fait également automatiquement. Dans le cadre d'une reconnaissance intelligente, les données sont extraites, puis transférées automatiquement vers les prochaines étapes de traitement. Les avantages d'elo for SharePoint : Une extraction automatique et transparente Archivage conforme aux directives légales Archivage avec des liens dans SharePoint en vue d'un aperçu ELO Backup protège les informations sensibles Automatisation de la conservation et de la suppression en accord avec les directives légales Utilisation en parallèle des fonctions de collaboration et des fonctions ECM Conservation centrale des données, travail avec ELO depuis un environnement familier, ECM, archivage et processus Indexation de documents directement lors de la numérisation Accès parallèle par le biais d'un portail, réplication de différents sites, archivage sur la base d'un serveur, recherche intégrée SharePoint maîtrise : collaboration ad hoc, déposer et échanger des documents basé sur le Web, intégration Office, communication en direct Les points forts de la plateforme ECM ELO : archivage conforme aux directives légales, sur la base de règles, archivage central, délocalisation et gestion des contenus sur différents médias de stockage, réplication d'archives, client mobile hors ligne, représentation des structures d'organisation de façon souple, processus, numérisation et classification, intégration dans des environnements informatiques hétérogènes, dépôt d'entreprise central, signature intégrée SharePoint et ELO proposent : communication ad hoc, disponibilité de tous les documents & informations de toutes les applications, indépendance des plateformes, solution ECM constante pour votre entreprise Nos innovations - votre croissance 7

8 ELO est disponible auprès de: ELO Digital Office FR S.a.r.l., 102 Avenue des Champs-Élysées, F Paris, ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart, Numéro d'article A000-SHARP-FR ELO Digital Office, le logo ELO, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional et ELOenterprise sont des marques de ELO Digital Office GmbH en Allemagne et dans d autres pays. Microsoft, MS, Windows, Word et Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sont des marques déposées de Microsoft Corporation dans les Etats-Unis et d autres pays. Tous les autres noms de produits ou de services sont des marques déposées d autres fournisseurs. Cette publication est uniquement destinée à fournir une information générale et ne peut en aucun cas remplacer un service de consultation détaillée. Les informations contenues dans cette publication peuvent être modifiées à tout moment sans annonce préalable. Les caractéristiques et fonctions techniques peuvent varier selon les pays. Vous pouvez obtenir des informations actuelles concernant les produits ELO, les conditions du contrat ainsi qu une liste de prix auprès des sociétés ELO, auprès des partenaires Business ELO et/ou auprès des partenaires Channel ELO. Les informations de produits correspondent au développement actuel du logiciel. L objet et l étendue des prestations se réfèrent uniquement aux contrats correspondants. ELO ne garantit pas que ses produits ou autres prestations permettent de maintenir le respect de certaines directives légales. Le client est lui-même responsable du respect des consignes de sécurité et des directives légales nationales et internationales. Les informations sont fournies sous réserve de modifications, d erreurs et de fautes de frappe. Toute copie, reproduction ou transmission, intégrale ou partielle, uniquement avec l autorisation écrite de ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Tous droits réservés. Enterprise Content Management Gestion documentaire Archivage Workflow