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2 SOMMAIRE 1. Accès à l interface Annuaire Annuaire entreprise Annuaire personnel Fonctionnalités accessibles à partir des annaires Gestion d appel Options d appel Journal des appels Messagerie Liste des messages Configuration Touches de fonction Ajout d une touche de fonction Reconfiguration d une touche de fonction Désactivation d une touche de fonction Réactivation d une touche de fonction Cas du filtrage patron / secrétaire Description : Pré-requis Activation Désactivation Groupes d appel Version 1.7 Page 2 / 24

3 TABLE DES ILLUSTRATIONS Figure 1 : Fenêtre de connexion à l'interface selfcare... 4 Figure 2 : Annuaire entreprise... 5 Figure 3 : Annuaire personnel... 6 Figure 4 : Fenêtre de configuration des options d'appel du téléphone... 8 Figure 5 : Paramètres avancés du téléphone... 9 Figure 6 : Journal des appels du téléphone Figure 7 : Journal des appels ayant aboutis sur la messagerie vocale Figure 8 : Paramétrage de la messagerie vocale Figure 9 : Configuration des touches de fonction du téléphone Figure 10 : Liste des touches de fonction du téléphone Figure 11 : Configuration d'un raccourci Figure 12 : Configuration d'une supervision Figure 13 : Sélection d'un téléphone associé à la fonction choisie Figure 14 : Configuration d'un filtrage Figure 15 : Fenêtre de connexion / déconnexion d'un groupe d'appel Version 1.7 Page 3 / 24

4 1. Accès à l interface L interface est accessible sur l URL suivante: Entrez votre Login : votre Login est le numéro de téléphone de votre poste ; Entrez votre mot de passe : votre mot de passe est le code sur 4 chiffres que vous avez choisi lors de la configuration initiale de votre messagerie vocale. Figure 1 : Fenêtre de connexion à l'interface selfcare Version 1.7 Page 4 / 24

5 2. Annuaire En cliquant sur l onglet «Annuaire» de l interface vous accédez d une part à l annuaire de votre entreprise et d autre part à votre annuaire personnel. 2.1 Annuaire entreprise Comme illustré ci-dessous, l annuaire entreprise, également accessible en cliquant sur le bouton «Consultation Annuaire», vous permet de visualiser les informations suivantes pour chacune des entrées : Le nom et le prénom de la personne associée Son numéro de téléphone Magic Centrex Son numéro de mobile Son adresse Son groupe d utilisateur (information non utilisée par la suite dans ce guide) Figure 2 : Annuaire entreprise La recherche d un correspondant peut s effectuer de différentes manières : En tapant les premières lettres du nom ou du prénom de la personne recherchée dans le champ prévu à cet effet dans la fenêtre de recherche. Cliquez sur la loupe pour valider votre choix. Version 1.7 Page 5 / 24

6 En cliquant sur l une des lettres situées sous la fenêtre de recherche, ce qui a pour effet de n afficher que les personnes dont le nom commence par la lettre sélectionnée. Le choix «All» est utilisé pour passer d une liste filtrée sur une liste à la liste complète. Lorsque plus de 10 personnes correspondent à votre recherche, les résultats sont présentés sur plusieurs pages. Pour passer d une page à l autre cliquez sur le chiffre correspondant en bas à gauche de la liste. 2.2 Annuaire personnel Pour accéder à votre annuaire personnel, cliquer sur le bouton «Consultation numéro court» de la page des annuaires. Les informations de cet annuaire personnel ne seront accessibles qu à partir du téléphone Magic Centrex qui vous est nominativement attribué. L écran suivant apparaît : Figure 3 : Annuaire personnel Différentes solutions s offrent à vous pour la configuration de votre annuaire personnel : Vous pouvez associer un numéro abrégé sur 2 chiffres, un nom et un prénom à un numéro libre. Votre correspondant sera alors accessible de 2 manières : - En composant, à partir de votre téléphone Magic Centrex, 9 + les 2 chiffres configurés, - En recherchant le nom configuré dans l annuaire de votre téléphone. Version 1.7 Page 6 / 24

7 Vous pouvez associer uniquement un nom et un prénom à un numéro libre Votre correspondant sera alors accessible d une seule manière : - En recherchant le nom configuré dans l annuaire de votre téléphone. Note : le numéro abrégé 999 existe par défaut et ne peut être supprimé, il vous permet d appeler votre messagerie vocale. 2.3 Fonctionnalités accessibles à partir des annaires Outre la recherche d un correspondant, les annuaires vous donnent l accès à plusieurs fonctionnalités avancées. Fonction «Click to dial» Vous avez la possibilité d appeler directement un correspondent à partir de l annuaire entreprise ou de votre annuaire personnel en cliquant sur son numéro de téléphone qui apparaît dans les listes. Une fois que vous avez cliqué sur le numéro de téléphone, la fenêtre suivante apparaît : Il vous est proposé d appeler le correspondant sélectionné. Si vous cliquez sur OK, l appel est émis à partir de votre téléphone B-Centrex qui automatiquement passe en main libre. Appel d un numéro libre Vous pouvez appeler un numéro libre en remplissant le champ suivant avec le numéro souhaité : Cliquez sur l icône figurant un téléphone mobile pour initier l appel. Comme dans le cas du «Clic to dial» votre téléphone Magic Centrex passe automatiquement en main libre. Envoi d un mail Dans l annuaire entreprise, cliquez sur l adresse de la personne choisie. Votre compte de messagerie par défaut s ouvre pour générer un mail vers le destinataire choisi. Version 1.7 Page 7 / 24

8 3. Gestion d appel En cliquant sur l onglet «Gestion d Appel», vous accédez d une part à la configuration des options d appel de votre poste Magic Centrex et d autre part à votre journal des appels. 3.1 Options d appel Cette page accessible en cliquant sur le bouton «Gestion des options», vous permet de configurer vos renvois d appel : Renvoi inconditionnel Renvoi sur occupation Renvoi sur non réponse, en spécifiant la période au bout de laquelle se déclenche le renvoi Chacun de ces renvois peut être programmé soit vers votre messagerie vocale, soit vers un numéro libre. Figure 4 : Fenêtre de configuration des options d'appel du téléphone Version 1.7 Page 8 / 24

9 Vous pouvez également accéder à plusieurs paramètres avancés de votre téléphone à partir des touches illustrées ci-dessous : Figure 5 : Paramètres avancés du téléphone Le texte situé sous une icône vous donne l état de la fonction associée (activée / désactivée). Appels anonymes. En cliquant sur cet icône vous pouvez activer / désactiver le rejet des appels anonymes. Ce qui signifie que si cette fonction est activée, tous les appels à destination de votre téléphone issus de téléphone dont le numéro est caché seront rejetés. Signal d appels. En cliquant sur cet icône vous pouvez activer / désactiver le signal d appels. Si la fonction est activée, un bip est émis lorsque vous êtes en communication et qu un nouvel appel se présente sur votre téléphone. Présentation du numéro En cliquant sur cet icône, vous pouvez activer / désactiver la présentation de votre numéro. Si la fonction est activée, les correspondants que vous appelez voient votre numéro apparaître sur l afficheur de leur téléphone. Acceptation /refus des appels renvoyés En cliquant sur cet icône, vous pouvez activer / désactiver l acception des appels renvoyés. Si cette fonction est désactivée, aucun appel issu d un téléphone renvoyé vers votre poste ne vous sera présenté. Blocage des appels En cliquant sur cet icône, vous pouvez autoriser / interdire les appels sortants à partir de votre téléphone. Le verrouillage de votre téléphone est garanti par un code sur 4 chiffres. Note : les fonctions décrites dans ce paragraphe sont également accessible à partir des menus contextuels de votre téléphone. Cliquez sur le bouton valider afin que le nouveau paramétrage soit pris en compte. Version 1.7 Page 9 / 24

10 3.2 Journal des appels Pour accéder à votre journal des appels, cliquez sur le bouton «Journal des appels» de la page «Gestion d Appel». Cette page vous permet de visualiser l historique de vos appels reçus : Les appels entrant répondus Les appels en absence Les appels sortants Vous pouvez appeler l une des personnes listées en cliquant sur son numéro de téléphone. Figure 6 : Journal des appels du téléphone Version 1.7 Page 10 / 24

11 4. Messagerie 4.1 Liste des messages En cliquant sur l onglet «Messagerie», vous accéder à la liste des appels ayant abouti sur votre messagerie vocale qu ils aient donné lieur au dépôt d un message ou non. Figure 7 : Journal des appels ayant aboutis sur la messagerie vocale Cette page vous permet de visualiser rapidement les nouveaux messages et les messages archivés, de lire les messages vocaux associés et de les supprimer. Pour lire un message vocal spécifique, cliquez sur l icône de la ligne correspondante. Les messages sont lus par le lecteur multimédia configuré par défaut sur votre ordinateur. Pour supprimer un message vocal, cliquez sur la case à cocher de la ligne correspondant, puis cliquez sur l icône Version 1.7 Page 11 / 24

12 4.2 Configuration Pour accéder à la configuration de votre messagerie vocale, cliquez sur le bouton «Paramètres». La page illustrée ci-dessous apparaît alors : Vous pouvez : Figure 8 : Paramétrage de la messagerie vocale Activer / désactiver la notification par . Une fois que vous avez renseigné votre adresse , vous disposez de trois possibilités en terme de notification : - Notification par vous recevez un qui vous indique qu un message vient d être déposé dans votre messagerie vocale. - Transfert du message par à chaque dépôt de message, vous recevez un avec en pièce jointe le message vocal au format.wav. - Pas de notification par vous ne recevez aucune notification dans votre boite . Version 1.7 Page 12 / 24

13 Personnaliser le message d accueil Vous disposez de trois niveaux de personnalisation de votre message d accueil : - Message standard : un message d accueil générique est joué. - Message personnalisé : le message d accueil joué est celui que vous avez enregistré au travers de l arborescence vocale de votre messagerie ou que vous avez téléchargé depuis votre PC comme illustré ci-dessous : - Nom : le message d accueil se compose uniquement de votre nom et de votre prénom que vous avez enregistrés au travers de l arborescence vocale de votre messagerie. Autoriser ou non le dépôt de message Lorsque ce paramétrage est activé, votre messagerie vocale n accepte plus le dépôt de message, elle ne sera utilisée que pour la locution d un message d information. Par exemple : Lorsque vous êtes en vacances, vous pouvez télécharger un message indiquant votre date de reprise d activité. Modifier le code secret d accès à votre messagerie Vous pouvez modifier le code secret qui vous permet de vous identifier sur votre messagerie à partir d un poste externe. Ce code est également le mot de passe qui vous permet de vous connecter à l interface Web décrite dans ce document. Version 1.7 Page 13 / 24

14 5. Touches de fonction En cliquant sur l onglet «Touches de fonction», vous accédez à une page qui vous permet de personnaliser les touches de fonction de votre téléphone IP. Vous allez pouvoir associer à une touche de fonction de votre téléphone les fonctionnalités suivantes : Supervision d un poste Filtrage d un poste Filtrage et supervision d un poste Raccourci vers un numéro libre Dans le haut de la page, vous pouvez visualiser les touches de fonction de votre téléphone à partir d une illustration. Cliquer sur «Cliquer ici pour repérer les touches de fonction de votre téléphone» pour afficher la photographie et sur «Masquer» pour la faire disparaître. Ci-dessous est illustrée, la page de configuration des touches de fonction d un téléphone Swissvoice IP10. Figure 9 : Configuration des touches de fonction du téléphone Version 1.7 Page 14 / 24

15 5.1 Ajout d une touche de fonction Cliquez sur l icône indiqué ci-dessous pour ajouter une touche de fonction. La fenêtre ci-dessous apparaît alors : Figure 10 : Liste des touches de fonction du téléphone Figure 11 : Configuration d'un raccourci Le menu déroulant «Touche» vous permet de choisir la touche de fonction que vous allez personnaliser. Ce menu ne propose que les touches qui ne sont pas déjà personnalisées. Le menu déroulant «Type» vous permet de choisir l action qui sera associée à la touche sélectionnée, à savoir : - Raccourci - Supervision - Filtrage - Supervision et filtrage - Désactivée Version 1.7 Page 15 / 24

16 Raccourci Comme illustré ci-dessus, lors de la configuration d un raccourci, vous pouvez spécifier un numéro libre qui sera associé à la touche de fonction sélectionnée. Par la suite, l appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré. Supervision Comme illustré ci-dessous, lors de la configuration d une supervision, vous avez la possibilité de personnaliser les informations suivantes : - Le type de notification lors d un appel entrant sur le poste supervisé (un bip, une sonnerie ou silencieuse) - Le mode d interception des appels à destination du poste supervisé. Soit directement sur appui de la touche de fonction, soit après affichage du numéro appelant et demande de confirmation de l interception lors de l appui sur la touche de fonction. - Le numéro du poste et le nom associé Figure 12 : Configuration d'une supervision Version 1.7 Page 16 / 24

17 Pour associer un poste à la touche de fonction, cliquez sur l icône figurant une loupe, l annuaire entreprise apparaît alors tel qu illustré ci-dessous : Figure 13 : Sélection d'un téléphone associé à la fonction choisie Il vous suffit ensuite de sélectionner le poste à superviser dans la liste. Pour refermer l annuaire, cliquez une nouvelle fois sur la loupe. Version 1.7 Page 17 / 24

18 Filtrage Lors de la configuration du filtrage des appels d un poste vous avez possibilité de personnaliser les mêmes paramètres que pour la supervision, comme illustré ci-dessus. Figure 14 : Configuration d'un filtrage Version 1.7 Page 18 / 24

19 Supervision et filtrage Cette fonctionnalité vous permet à la fois de filtrer les appels d un poste et de le superviser. Vous accéder aux paramètres illustrés ci-dessus pour le filtrage et la supervision. Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur «Créer». - INFORMATION PRATIQUE- Lorsque vous configurez une touche de fonction à partir de votre téléphone, vous pouvez visualiser les informations configurées au travers de votre interface Selfcare comme illustré dans ce paragraphe, avec cependant une restriction : le nom du poste que vous avez configuré n apparaît pas dans la liste des touches de fonction. Ex : Sur l exemple ci-dessus, l utilisateur a configuré à partir de son téléphone une supervision vers le numéro , le nom du poste correspondant n apparaît pas dans la liste des touches de fonction. 5.2 Reconfiguration d une touche de fonction Pour reconfigurer la fonction associée à une touche, il vous suffit de cliquer sur l icône «Modifier» comme illustré ci-dessous : Version 1.7 Page 19 / 24

20 Vous accéder dès lors à la fenêtre de configuration de la touche : Il vous est possible de changer la fonction associée à la touche au travers du menu déroulant «Type». Une fois effectuée la configuration des paramètres de la nouvelle fonction, cliquez sur le bouton «Modifier» pour que la modification soit prise en compte. 5.3 Désactivation d une touche de fonction Pour désactiver la fonction associée à une touche, il vous suffit de cliquer sur l icône «Modifier» comme illustré ci-dessous : Version 1.7 Page 20 / 24

21 Vous accéder dès lors à la fenêtre de configuration de la touche : Sélectionnez le choix «Désactivée» dans le menu déroulant Type. La fenêtre ci-dessous apparaît : Cliquez sur le bouton «Modifier» pour que la désactivation soit prise en compte : Version 1.7 Page 21 / 24

22 5.4 Réactivation d une touche de fonction Pour réactiver la fonction associée à une touche, il vous suffit de cliquer sur l icône «Modifier» comme illustré ci-dessous : La fenêtre suivante apparaît, elle vous permet de choisir une fonction à associer à la touche : Une fonction la fonction choisie, la fenêtre de configuration apparaît. Pour que la fonction soit réactivée, cliquez sur le bouton «Modifier». Version 1.7 Page 22 / 24

23 5.5 Cas du filtrage patron / secrétaire Description : Le filtrage patron / secrétaire implique que tous les appels destinés à un poste «Le patron» soit systématiquement renvoyé vers un poste spécifique «La secrétaire», «La secrétaire» étant le seul poste pouvant appeler «Le patron» par exemple pour lui transférer des appels reçus Pré-requis Un pré-requis à la mise en œuvre du filtrage patron / secrétaire est que les postes concernés soient associés à un profil d utilisateur spécifique : patron ou secrétaire selon le cas. Pour la configuration du profil utilisateur d un poste B-Centrex, veuillez contacter votre administrateur Activation Une fois les profils configurés, la configuration des postes est la suivante. Sur le poste du patron, configurez un filtrage associé au poste de la secrétaire sur l une des touches de fonction. Sur le poste de la secrétaire, configurez un filtrage associé au poste du patron sur l une des touches de fonction. Une fois ces 2 actions effectuées, le filtrage patron / secrétaire est opérationnel Désactivation La désactivation du filtrage patron / secrétaire peut se faire à l initiative du patron ou de la secrétaire, pour se faire il suffit que l un des deux filtrages configurés plus haut soit désactivé. Pour ce faire, procédez comme explicité en 5.3. Par la suite, pour réactiver le filtrage patron / secrétaire, il suffira de réactiver celui des deux filtrages qui aura été précédemment désactivé. Version 1.7 Page 23 / 24

24 6. Groupes d appel Cet onglet n apparaît dans votre interface que si vous êtes membre d un groupe d appel. Pour plus d information sur la configuration des groupes d appels, veuillez vous référer à votre administrateur. Figure 15 : Fenêtre de connexion / déconnexion d'un groupe d'appel En cliquant sur l onglet «Groupes d appel», vous accédez à une page qui vous permet d une part de visualiser les groupes d appels dont vous faites partie et d autre part de connaître et de modifier votre statut au sein de ces groupes (connecté / déconnecté). Pour vous connecter ou vous déconnecter à un groupe d appel, il vous suffit d appuyer sur la touche «Se déconnecter» ou «Se connecter» selon de correspondant au groupe concerné. Vous pouvez être membre de plusieurs groupes d appel. Connexion / Déconnexion à partir d un téléphone Pour vous connectez et vous déconnectez d un groupe d appel, vous pouvez également utiliser votre téléphone IP. Il vous suffit pour cela d utiliser le code qui vous aura été attribué par votre administrateur de la manière suivante : Si vous êtes membre d un seul groupe, Pour vous connecter, vous devez composer : *94*CODE# Pour vous déconnecter, vous devez composer : #94*CODE# Pour connaître votre statut, vous devez composer : *95*CODE# Si vous êtes membre de plusieurs groupes, pour vous connecter, vous devez composer : *94*CODE*numéro de tél du groupe# pour vous déconnecter, vous devez composer : #94*CODE*numéro de tél du groupe# pour connaître votre statut, vous devez composer : *95*CODE* numéro de tél du groupe # Version 1.7 Page 24 / 24

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