Legal Suite. La référence des systèmes d information juridique.

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1 Legal Suite La référence des systèmes d information juridique

2 LA RÉFÉRENCE DES SYSTÈMES D INFORMATION JURIDIQUE Legal Suite conçoit, développe et déploie une solution logicielle intégrée, sécurisée et évolutive qui répond aux besoins des juristes et professionnels du droit en entreprise. Dès ses origines, Legal Suite s est intéressée aux réelles attentes des juristes, en concevant un progiciel modulaire de gestion, dédié aux différents domaines du droit des affaires parmi lesquels : conseil, contrats, contentieux, assurances, sociétés et participations... mais également gestion des marques et brevets, de la propriété intellectuelle, des délégations de pouvoirs et signatures, des données personnelles, des affaires sociales, des baux commerciaux et immobiliers La plateforme modulaire de Legal Suite est enrichie d outils transversaux tels que : gestion des temps, pilotage juridique, budget, bibliothèque, annuaire, etc. Notre légitimité sur le marché vient d une profonde connaissance des métiers juridiques en France et dans le monde, ainsi que d une expertise informatique de haut niveau... Patrick Deleau, Président-Fondateur Aujourd hui, Legal Suite, implantée en France, en Europe et en Amérique du Nord, compte plus de 400 références dans le monde tous secteurs confondus et plus de utilisateurs à travers le monde (France, Belgique, Luxembourg, Suisse, Maroc, Canada, États-Unis). Plus de 400 clients Plus de 750 projets utilisateurs À L ÉCOUTE DE VOS BESOINS Dans un contexte de mondialisation, d accélération des échanges, et de réglementations juridiques et financière strictes, le monde des affaires exige des juristes, expertise, efficacité et productivité. Cette équation ne peut se résoudre sans l appui d outils performants de gestion de l information juridique. Fort de ce constat, Legal Suite a développé une solution informatique modulaire, garantissant simplicité, gain de temps, maîtrise des risques, traçabilité et sécurité juridique. Alliant expertise juridique et maîtrise des nouvelles technologies, Legal Suite, capitalise depuis sa création, en 2000, sur des années d expérience et une large base de projets aboutis. Le Groupe développe un savoir-faire de haute qualité pour apporter aux professionnels du droit des affaires, des solutions performantes, adaptées à leur contexte métier. Menant une politique d innovation volontariste, Legal Suite enrichie continuellement ses modules de fonctionnalités nouvelles en phase avec les nouvelles normes et réglementations, en s appuyant sur les dernières évolutions technologiques. Legal Suite

3 UNE OFFRE GLOBALE ET PERSONNALISABLE Une offre totalement modulaire Legal Suite conjugue son savoir-faire technologique et son expertise juridique, afin de développer une offre complète et modulable, qui s ajuste aux besoins de chaque utilisateur. Legal Suite déploie un large éventail de modules adaptés à chaque domaine d activité juridique. Gestion des contrats. Génération d actes et de contrats. Gestion du conseil interne. Gestion des contentieux. Gestion des sociétés. Délégations de pouvoirs juridiques et bancaires. Gestion des baux & immobilier. Gestion des assurances. Gestion de la propriété intellectuelle. Gestion des affaires sociales. Gestion des données personnelles. Des applications transverses UNE SOLUTION ADAPTÉE À VOTRE ENVIRONNEMENT MÉTIER Legal Suite fait bénéficier ses utilisateurs de nombreux avantages : Annuaire. Gestion des temps. Gestion électronique de documents (Bibliothèque). Pilotage juridique. Gestion des budget. Dossiers juridiques. - Une interface intuitive, conviviale et rapide. - Une gestion sécurisée et personnalisée des accès. - La définition de procédures spécifiques de révision et d approbation. - Un système performant de suivi (alertes, relances ). - Un moteur de recherche multicritères ; - Des outils de reporting et de pilotage de l activité. - Des outils d attachement électronique de document (GED) et de création de requêtes et rapports personnalisés. - Une technologie full web et une architecture n-tiers Capitaliser sur votre expertise métier Optimiser votre poductivité Collaborer et augmenter votre performance Maîtriser les risques juridiques et financiers Mesurer la performance de votre équipe Le leader des systèmes d information juridique

4 CONTRATS L application Contrats automatise et sécurise l activité de l entreprise à tous les stades de la vie des contrats, depuis la phase de négociation et de rédaction pré-contractuelle jusqu à l accord final. Elle permet le suivi rigoureux de l exécution du contrat et de ses avenants éventuels. Associé au générateur Legal Business Act (cf. Générateur d actes et de contrats), et complété par un circuit de révision et de validation par signature électronique (workflow), il démultiplie la réactivité et la puissance contractuelle. Ses fonctions de GED (Gestion électronique de documents) intégrées préservent efficacement la «Mémoire contractuelle» de votre société. Accéder rapidement à l ensemble des dossiers et documents de travail relatif à un contrat. Anticiper les échéances (dates d expiration, de renouvellement, etc.). Améliorer l efficacité et maîtriser les risques. Éditer des rapports avancés. CONSEIL LS Conseil est un outil dynamique permettant aux juristes de gérer leur activité de conseil interne et de conserver l historique de toutes les consultations dont ils sont saisis. Selon l activité de l entreprise, ce module permet à la fois la gestion et le suivi des consultations juridiques générales, dans tous les domaines du droit des affaires (social, commercial, fiscal, etc.), y compris en matière de litiges ou de différends, préliminaires à un possible contentieux. La puissance de son moteur de recherche et de reporting, procure à la Direction Juridique un réel outil de mesure du service rendu à ses clients internes. Répertorier les domaines du droit et les types de demandes dont vous êtes saisis. Qualifier vos consultations. Anticiper les échéances et conserver l historique de la consultation (traçabilité des échanges, circuit de validation ) Éditer des rapports sur les volumes traités et vos indicateurs de performance. CONTENTIEUX L application LS Contentieux assure la gestion active et efficace des pré-contentieux et contentieux de toute nature (commerciale, arbitrale, civile, administrative, pénale, prud homale, etc.). Grâce au suivi et à la restitution de l historique de la procédure et à la mise en place d alertes, il garantit une analyse précise des coûts et risques financiers de chaque affaire. LS Contentieux vous permet de : - Recenser les types de litiges auxquels votre organisation fait face ; - Capter l information afin de conduire une politique efficace de prévention ; - Suivre le détail et l avancement de l affaire à tous les stades de la procédure ; - Évaluer les risques financiers, gérer les provisions et contrôler les coûts Classifier vos litiges selon des critères préparamétrés. Identifier les parties et leurs avocats respectifs. Suivre la procédure et anticiper les échéances. Gérer les coûts et impacts financiers. Automatiser votre reporting. Legal Suite

5 SOCIÉTÉS Disposer d une fiche de synthèse par entité. Accéder à l historique des événements relatifs aux entités du Groupe. Bénéficier d alertes et contrôler la cohérence des mandats, participations, etc. Extraire des rapports détaillés et générer des organigrammes d entités et mandataires. L application Sociétés garantit la maîtrise et le suivi détaillé des filiales et participations du groupe. Ce module, adapté aux exigences de la loi NRE et de la LSF, assure la traçabilité et la transparence des actes de la vie sociale et automatise leur gestion (cumul et gestion des mandats, gestion des titres, opérations sur le capital, reporting DGE, ). La génération dynamique d organigrammes associée à des recherches multicritères procure aux dirigeants une vision globale du périmètre social et de ses acteurs, tant en France qu à l international. Associé aux applications LS Délégation de pouvoirs et signatures, et LS Annuaire de Legal Suite, la Gestion des sociétés garantit une meilleure gouvernance et gestion des risques de votre Groupe. DÉLÉGATION DE POUVOIRS Répertorier les acteurs et la nature des pouvoirs. Associer les actes en vigueur à chaque délégataire et entité. Assurer la traçabilité des délégations. Recevoir des alertes (fins de délégations, ruptures de la chaîne de délégations...). Générer des rapports et organigrammes. L application Délégation de pouvoirs et de signatures contribue à la sécurité juridique et financière des entreprises. Elle permet de gérer et de suivre de manière efficace les délégations de pouvoirs et des signatures juridiques et bancaires au sein de votre société. Sa mise en place assure le respect des meilleures pratiques de gouvernance et de gestion des risques. Cette application permet en outre de générer les documents de délégation et de révocation à partir de modèles personnalisés. L outil propose également une arborescence graphique pour visualiser la cartographie des délégations dans l organigramme du groupe. Il intègre des circuits de validation et un système d alerte interactif en cas de rupture dans la chaîne de délégations. DONNÉES PERSONNELLES Inventorier, référencer et centraliser les traitements et intervenants. Mettre en œuvre les procédures de déclarations, de demandes d autorisation... Suivre et mettre à jour l historique de chaque procédure. Gérer les demandes d accès, de rectification et d opposition. Véritable allié des correspondants informatiques et libertés au sein d une entreprise, d une administration ou d une collectivité locale, l application LS Données personnelles vous permet de disposer d un outil dynamique de gestion de l ensemble des traitements et déclarations de fichiers de données à caractère personnel. L application intègre les formulaires mis en ligne par la CNIL au printemps 2010 pour chacune des six procédures prévues par la loi «Informatique et Libertés». L application permet non seulement de disposer d un historique détaillé des procédures et d être alerté pour les actions à mener, mais aussi d extraire toutes les informations nécessaires pour dresser le bilan prévu par l article 47 de la loi. Le leader des systèmes d information juridique

6 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE L application Propriété intellectuelle assure la gestion précise du patrimoine industriel et intellectuel de l entreprise (dessins & modèles, marques, brevets, noms de domaines, etc.) depuis les premières recherches d antériorité, les formalités de dépôt et de publication dans tous les pays, jusqu à leur enregistrement ou délivrance, puis leurs extensions et renouvellements. LS Propriété intellectuelle couvre l ensemble des besoins des professionnels de la Recherche, de la gestion des projets et des réseaux de recherche, jusqu à la répartition des royalties, en passant par les accords de transfert. Associée aux applications Contrats et Contentieux, ce module permet de gérer plus en profondeur les accords passés avec des licenciés et faire face aux éventuels litiges occasionnés par l exploitation de titres et l exécution des contrats. Répertorier chaque projet. Identifier les acteurs et le contexte du titre projeté ou de la nouvelle invention. Suivre et conserver l historique des différentes étapes de la vie du titre. Valoriser les résultats de la recherche par le suivi rigoureux des licences d exploitation, de fabrication de commercialisation... BAUX & IMMOBILIER L application Immobilier-Baux garantit une vision complète du patrimoine foncier ou locatif de l entreprise et lui fournit un outil de gestion à la fois simple, complet et efficace. Qu il s agisse de baux commerciaux ou d habitation, de terrains nus ou à bâtir, d immeubles de bureaux ou de logements, que vous soyez bailleur ou preneur, cédant, concédant ou acquéreur, l application LS immobilier capitalise et trace toute l information liée à l inventaire et à la gestion de votre parc immobilier en temps réel. Le module est constamment enrichi de nouvelles fonctionnalités, parmi lesquelles la géolocalisation, récemment intégrée pour répertorier sur une seule et même cartographie, l ensemble des établissements faisant l objet d un bail. Identifier votre bien et vos principaux contacts et interlocuteurs. Suivre les aspects juridiques d un bail (clauses clés, dates et échéance...). Maîtriser les éléments financiers (loyer, indexation, dépôt de garantie, plafonds ). Gérer la vie du site immobilier (contrôles obligatoires, travaux, constructions, etc.). ASSURANCES L application Assurances apporte à la Direction juridique et aux Managers de risques une vision complète de l ensemble des polices en cours ou à souscrire. Elle garantit la mise en place de couvertures des risques liés aux actifs de l entreprise, à ses opérations et à ses dirigeants. Véritable outil de maîtrise des risques, l application permet d identifier chaque objet de risque (immeuble, entrepôt, magasin, véhicule, personne, activité...), visualiser aisément les garanties offertes pour chaque police et ses coûts associés, et conserver l historique de chaque sinistre. La Gestion des assurances peut être utilement associée aux autres applications Legal Suite, notamment à LS Patrimoine immobilier pour bénéficier d une protection plus complète de ses biens immobiliers, et LS Contentieux pour gérer les litiges découlant de dossiers de sinistres conflictuels. Accéder rapidement à l ensemble des dossiers et documents. Anticiper les échéances : dates d expiration d une police, dates de renouvellement... Éditer des rapports (sinistres par statut, ratios sinistres/primes, suivi des règlements ). Legal Suite

7 UNE GESTION OPTIMISÉE DES AFFAIRES JURIDIQUES Legal Suite complète la plateforme de ses modules métier par des applications transverses permettant une gestion efficace et optimisée des affaires juridiques. L Annuaire répertorie les coordonnées de l ensemble des personnes physiques et morales intervenant dans le cadre des affaires juridiques, administratives et financières de l entreprise : mandataires, partenaires, cocontractants, cabinets d avocats, commissaires aux comptes... Elle leur associe l ensemble des informations et documents afférents. L application Gestion documentaire organise et garantit la préservation de la Mémoire Juridique d Entreprise. Le progiciel assure la traçabilité de l information juridique et gère la classification de tous dossiers et archives administratifs d une entreprise. Cet outil rationnalise le stockage intuitif de l information tout en tenant compte des exigences réglementaires. Il assure une restitution ciblée et instantanée de l information recherchée pour assurer un suivi rigoureux du cycle de vie des documents. L application Budget / Facturation permet de gérer et d analyser les dépenses et recettes du service juridique, selon leur nature, par dossier traité. Elle offre à la Direction la visibilité nécessaire à la maîtrise du budget qui lui est alloué, et à la prise de décision. Associée à l application Gestion des temps, elle permet de refacturer en interne les prestations de conseil effectuées par le service juridique. L application Gestion des temps restitue une vue synthétique de la répartition des temps consacrés à la gestion des affaires juridiques et administratives de l entreprise. Elle aide à évaluer la charge de travail et à assurer sa bonne répartition. Au coeur de votre système d information juridique, cette application s associe à tous les modules de Legal Suite. Elle permet ainsi un suivi exhaustif des temps alloués au traitement de chaque dossier. L application Pilotage juridique crée les reportings essentiels à la bonne gestion de votre service. À destination de la Direction, elle informe et appuie les décisions grâce à un ensemble d indicateurs conçus pour rendre compte de la performance juridique. À destination de votre équipe et des autres départements, elle donne la mesure du service rendu. Grâce à ses fonctionnalités, l application synthétise les données et vous livre des indicateurs clés liés aux volumes traités, aux risques et enjeux financiers... Elle permet de : - Créer des tableaux de bord sur mesure ; - Analyser l activité de votre service par rapport à vos objectifs ; - Optimiser la gestion de vos ressources. LBAct : générateur intelligent de contrat Générateur intelligent d actes, l application Legal Business Act, automatise et sécurise la production des contrats, et ce directement via l intranet. Au-delà d un clausier classique, LBAct permet à chaque opérationnel habilité à la production de contrats, de rédiger rapidement et en tout sécurité des actes de toute nature sur la base de modèles et clauses types créés par la direction concernée (juridique, assurances, achats, ventes, RH, etc.). LBAct garantit une politique contractuelle cohérente et commune à toute l entreprise. Il permet réactivité, productivité et gain de temps. Dans le secteur public, LBAct donne une réalité concrète à la dématérialisation des marchés publics. Le leader des systèmes d information juridique

8 Legal Suite USA th Street - Suite 205 Santa Monica, CA Téléphone : Télécopie : contactusa@legal-suite.com Legal Suite Canada 420 Notre-Dame West - Suite 602 Montreal, QC H2Y 1V3 Téléphone : Télécopie : contact@legal-suite.com Legal Suite Europe 65 rue Jean Jacques Rousseau Suresnes - France Téléphone : Télécopie : contact@legal-suite.fr 2013 Legal Suite Groupe S.A.S. au capital de RCS Nanterre FR Édition, conception et création : Département Marketing & Communication Legal Suite. Crédits photos : Legal Suite, Getty Images/Matthew Antrobus, istockphoto, Fotolia ; images offertes par Stuart Miles, Jscreationzs, Feelart et Jannoon028 de FreeDigitalPhotos.net sur la page 7. NOS RÉFÉRENCES MAJEURES