Société luxembourgeoise de biologie clinique

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1 Société luxembourgeoise de biologie clinique Texte coordonné applicable à partir du Cahier des charges relatif aux documents et formules standardisés ainsi qu aux moyens de transmission des données entre les laboratoires d analyses de biologie médicale, les personnes protégées, la Caisse nationale de santé, les caisses de maladie, l Assurance contre les accidents et le Contrôle médical de la sécurité sociale, pris en exécution de l article 14 de la convention du 10 juin 2015 conclue entre la Fédération luxembourgeoise des Laboratoires d analyses médicales et la Caisse nationale de santé. (Mémorial A du , p. 4549; rectifié par Mémorial A du , p. 6289) I. Généralités Inventaire des annexes Art. 1 er. Les documents visés par le présent cahier des charges sont les suivants: glossaire (Annexe I); dénomination des fichiers (Annexe II); description des fichiers - cadre facturation (Annexe III); facture individuelle (Annexe IV); relevé récapitulatif (Annexe V); accusé de réception du relevé récapitulatif (Annexe VI); justificatif de paiement (Annexe VII); liste des motifs de contestation (Annexe VIII); demande d autorisation (Annexe IX); description du fichier - cadre autorisation (Annexe X); description du fichier - cadre ordonnance (Annexe XI); catégories de lieu de prélèvement (Annexe XII); gestion des demandes d autorisation (Annexe XIII). Remarque explicative: Toutes les formules visées par le présent cahier des charges s appliquent dans les relations entre les personnes protégées, les laboratoires d analyses de biologie médicale, ci-après nommé laboratoire(s), le Contrôle médical de la sécurité sociale, les caisses de maladie, la Caisse nationale de santé et l Association d assurance contre les accidents. 1/27

2 A l annexe I du cahier des charges, qui fait partie intégrante de la convention conclue entre la FLLAM et la CNS, un glossaire explique les termes et expressions utilisés dans le cadre des échanges électroniques entre les parties liées par la présente convention. II. Déclaration d un laboratoire de collaboration étranger Art. 2. Conformément à l article 2 de la convention, le laboratoire qui transmet une analyse vers un laboratoire étranger ne disposant pas d identifiant (code prestataire) auprès de la CNS, fait une déclaration d un laboratoire de collaboration auprès de la CNS en utilisant le formulaire type lui mis à disposition par téléchargement électronique sur le site internet de la CNS. Sur base des renseignements fournis, la CNS attribue un code au laboratoire étranger et porte ce code à la connaissance des laboratoires conventionnés par voie électronique. Ce code est renseigné par le laboratoire transmetteur dans le fichier de facturation. III. Transmission des données par voie électronique Choix du réseau Art. 3. Un raccordement au réseau Healthnet selon les conditions et les modalités prévues dans la convention est requis pour la transmission de données par voie électronique. Mise en oeuvre de la transmission par voie électronique de données Art. 4. Pour effectuer la transmission par voie électronique le laboratoire s engage à se doter des moyens de communication suffisants et à suivre la procédure publiée sur le site Internet de la CNS pour accéder au transfert par voie électronique de données structurées et normalisées, de système informatique à système informatique. Il utilise le formulaire de demande accès - échanges électroniques de données. La CNS communique au laboratoire la décision d accord ou de refus du droit d accès à la transmission par voie électronique et le cas échéant lui fait part des motifs de refus. En cas d accord, le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) lui communique son code et son mot de passe pour qu il puisse accéder à son compte. Dénomination des fichiers Art. 5. La dénomination des fichiers prévus par la convention et le présent cahier des charges est prévue à l annexe II. Art. 6. Lors de la transmission par voie électronique des documents, le laboratoire s engage à respecter la dénomination des fichiers ainsi que les libellés et le contenu des différentes zones définies dans les fichiers électroniques tels que prévus aux annexes du présent cahier des charges. Notification du dépôt d un fichier Art. 7. Lors de chaque dépôt d un fichier effectué par un laboratoire sur le compte CNS, la CNS en informe le laboratoire. Cette information constitue une simple notification de dépôt et n a pas de valeur juridique. 2/27

3 Conservation des preuves numériques Art. 8. Dans le cadre des processus de transmissions électroniques, à savoir la facturation, l autorisation, et les ordonnances, les pièces justificatives numériques sont intégrées et sauvegardées dans les archives électroniques du laboratoire et de la CNS. L intégration et la conservation se font conformément aux conditions et modalités prévues par les lois, règlements et conventions en vigueur. Référentiels Art. 9. La CNS met à disposition des laboratoires: la liste des codes prestataires des médecins prescripteurs et des laboratoires luxembourgeois et étrangers; la liste des codes de contestation avec leurs libellés respectifs; la liste des codes des catégories de lieu de prélèvement. En cas de mise à jour de l une des listes ci-dessus, la CNS s engage à transmettre un nouveau référentiel aux laboratoires dans les délais les plus brefs. IV. Processus de transmission par voie électronique des données 1. Facturation Contenu de la facture Art. 10. Indépendamment du support sur lequel elle est présentée, la facture comporte obligatoirement les données figurant sur le modèle prévu à l annexe IV du présent cahier des charges. Art. 11. Dans le cadre d une matérialisation de la facture, elle est établie conformément au modèle prévu à l annexe IV du présent cahier des charges. Formats des fichiers Art. 12. Le fichier de facturation est au format XML pour tout échange de données. Entrée des données à la CNS Art. 13. Le laboratoire fait parvenir le fichier de facturation par voie électronique à la CNS. Le relevé récapitulatif servant à la facturation établi conformément à l annexe V est transmis sur support papier, muni de la signature du représentant du laboratoire. Art. 14. Chaque code prestataire facturier ne peut introduire qu un seul fichier de facturation par mois de calendrier à la CNS. Le fichier de facturation introduit à la CNS au cours du mois M porte le nom du mois précédent (M-1) ainsi que l année correspondante (AAAAMM-1). A défaut le fichier est retourné au laboratoire sans être traité. Il est loisible au laboratoire de présenter les factures sur un fichier de facturation subséquent. 3/27

4 Art. 15. Les délais de paiement sont calculés selon les dispositions prévues à la convention par référence à la date d entrée à la CNS du relevé récapitulatif remplissant les conditions énoncées à l article 17 du cahier des charges et ayant fait l objet d un accusé de réception, et à la date de paiement par la CNS. Retour de données au laboratoire Art. 16. La CNS envoie par voie électronique une information de dépôt des fichiers sur le serveur lorsque les données entrées sur le fichier de facturation sont exploitables et conformes à l annexe III du présent cahier des charges. Dans le cas contraire, le fichier est retourné sans être traité au laboratoire par voie électronique avec indication des motifs du retour. Art. 17. La CNS accuse réception du relevé récapitulatif, du moment que les données transmises par voie électronique soient exploitables, que les montants communiqués par voie électronique coïncident avec ceux du relevé récapitulatif et que tous les documents prévus au niveau de la convention lui soient parvenus. Dans le cas contraire, le laboratoire en sera informé par écrit avec mention des motifs de refus de réception. L accusé de réception prend la forme prévue à l annexe VI. L accusé de réception renseigne expressément la date qui sert de point de départ au calcul du délai prévu à l article 23 de la convention. Art. 18. Avec le paiement la CNS transmet au laboratoire un justificatif de paiement sur support papier. Ce justificatif de paiement prend la forme prévue à l annexe VII. Contestation des prestations Art. 19. En cas de contestation de prestations, la CNS dépose le fichier de facturation électronique de retour sur le serveur en indiquant le cas échéant les motifs de contestation tels que définis à l annexe VIII. Transmission des motifs de refus à la personne protégée Art. 20. Lorsque les prestations faisant l objet d une contestation sont définitivement écartées de la procédure du tiers payant telle que visée à l article 24 de la convention, le laboratoire est en droit d émettre une facture à la personne protégée. La facture émise à la personne protégée indique clairement que l acte refacturé a été soumis à la procédure du tiers payant et y a fait l objet d un refus au(x) motif(s) précisé(s) par la CNS. Valeur comptable des pièces justificatives «papier» Art. 21. Dans le cadre des échanges entre les laboratoires et la CNS, font office de pièces justificatives des écritures comptables les documents suivants: le relevé récapitulatif; le justificatif de paiement. 4/27

5 2. Demande d autorisation Définition des fichiers entrants et sortants Art. 22. La dénomination des fichiers comportant les données des demandes d autorisation font l objet de l annexe II. Art. 23. La demande d autorisation prévue à la convention est transmise par voie électronique au format XML tel que défini à l annexe X. Dans le cadre d une matérialisation de la demande d autorisation, elle est établie conformément au modèle prévu à l annexe IX du présent cahier des charges. Les codes collectifs suivants sont utilisés en fonction de la procédure appliquée: LDE0001 Analyse ne figurant pas dans la nomenclature luxembourgeoise des actes de laboratoires d analyses médicales mais dans celle des analyses prises en charge dans le cadre de l assurance maladie légale dans le pays (UE, EEE ou Suisse) où elle est effectuée. - procédure en vertu de l article 22 de la convention - ACM requis LEE0001 Analyse exceptionnelle ne figurant ni dans la nomenclature luxembourgeoise des actes de laboratoires d analyses médicales ni dans celle des analyses prises en charge dans le cadre de l assurance maladie légale dans le pays (UE, EEE ou Suisse) où elle est effectuée. - procédure en vertu de l article 19, alinéa 3 du Code de la sécurité sociale - ACM requis LFE0001 Analyse exceptionnelle ne figurant pas dans la nomenclature des actes de laboratoires d analyses médicales et transférée hors de l UE, de l EEE ou de la Suisse. - procédure en vertu de l article 20bis du Code de la sécurité sociale - APCM requis LGE0001 Frais d expédition en cas de transfert d analyse hors de l UE, de l EEE ou de la Suisse. - procédure en vertu de l article 22 de la convention - APCNS requis Chaque analyse fait l objet d une demande séparée. Les demandes de prise en charge des frais d expédition hors de l UE, de l EEE ou de la Suisse sont formulées sur la même demande que l analyse s y rapportant. Les frais d expédition sont documentés par un devis émis par le transporteur. La prise en charge des frais d expédition est conditionnée par la prise en charge des analyses s y rapportant. Les différentes procédures sont schématisées à l annexe XIII. Formats des fichiers Art. 24. Le fichier d autorisation est en format XML pour tout échange de données. Numérisation des pièces justificatives et entrée des données Art. 25. L envoi de la demande d autorisation ainsi que le retour de la décision de la CNS au laboratoire se font par voie électronique. Les pièces justificatives à l appui de la demande, le cas échéant, numérisées par le laboratoire sont envoyées au format XML à la CNS. 5/27

6 Retour des données au laboratoire Art. 26. Après traitement du dossier de demande d autorisation, la CNS communique sa décision par voie électronique au laboratoire demandeur sous format XML. La décision d accord de prise en charge est matérialisée par l émission d un titre de prise en charge. Le titre de prise en charge est défini par un numéro permettant de l identifier lors de la facturation. Dans le cadre d une prise en charge directe (tiers payant) l envoi de l original du titre de prise en charge lors de la facturation devient facultatif, si le numéro du titre de prise en charge figure dans la zone prévue à cet effet dans le fichier de facturation électronique transmis à la CNS. 3. Gestion des ordonnances Définition des fichiers entrants Art. 27. La dénomination des fichiers contenant les ordonnances fait l objet de l annexe II. Les zones reprises au fichier XML des ordonnances avec leurs spécificités sont détaillées à l annexe XI. Transmission et format des ordonnances adressées à la CNS Art. 28. Les laboratoires transmettent obligatoirement le fichier contenant les métadonnées des ordonnances au format XML accompagné des ordonnances numériques au format PDF. Le laboratoire fait parvenir les ordonnances numériques accompagnées du fichier contenant les métadonnées tout au plus une fois par mois par dépôt électronique sur le serveur de la CNS, exception faite pour les ordonnances transmises lors du processus d autorisation. Numérisation des ordonnances Art. 29. Le fichier image comportant les pièces numérisées est présenté au format PDF. Un fichier image ne pourra comporter qu une seule ordonnance. L ordonnance amendée est contenue dans la même image suivant un ordre chronologique. Le nom de l image au format PDF est unique. Qualité de la pièce numérique Art. 30. La résolution de l image constituant la pièce numérique doit être au minimum de 200DPI et ne pas excéder 300DPI. Le format de l image constituant la pièce numérique de type PDF/A est de A4 et doit être visualisable sur un écran de taille référence 800 x 600 ou une résolution supérieure à définir entre parties. Tri des ordonnances Art. 31. Aussi longtemps que les ordonnances originales sont présentées à la CNS sous format papier, elles sont remises en bloc une fois par mois dans le même ordre que le fichier électronique de facturation. 6/27

7 Invalidation des ordonnances Art. 32. L invalidation des ordonnances prévues à l article 17 de la convention se fait comme suit: a. Les ordonnances ne comportant pas de prestations à délivrances répétitives. Après exécution des prestations, le laboratoire appose la mention «PRESTATIONS DELIVRÉES» au niveau de chaque prestation ou, lorsque toutes les prestations sont exécutées, au niveau de l ordonnance. b. Les ordonnances comportant des prestations à délivrances répétitives. Le laboratoire inscrit, par ligne, le nombre total des prestations répétitives, la date prestation et le nombre des prestations effectuées sur la grille spéciale de l ordonnance. Une copie de cette ordonnance conforme, datée et signée est remise à la personne protégée. V. Vérification des données prévues à l article 6 de la convention Art. 33. Les données visées par l article 6 de la convention sont les suivantes: l état d affiliation de la personne protégée; la vérification à la date prestation de la validité du «numéro accident» qui est le numéro de référence du dossier de l accident du travail ou de trajet déclaré ou de la maladie professionnelle déclarée; le code prestataire du médecin prescripteur. La vérification des données se fera via Internet au moyen d une authentification par un certificat LuxTrust professionnel auprès du Centre des technologies de l information de l Etat (CTIE). L accès à la vérification des données par le laboratoire est subordonné à l ouverture du droit d accès aux données du Centre commun de la sécurité sociale - Section informatique (ci-après CCSS) conformément aux conditions et modalités prévues par la convention et le présent cahier des charges. L ouverture par la CNS du droit d accès aux données du CCSS se fait sur base d une demande du laboratoire et est subordonnée aux conditions suivantes: le raccordement au réseau Healthnet en vue de la transmission par voie électronique des données en application de l article 4 du présent cahier des charges; la détention par toutes les personnes en charge de la vérification de l affiliation d un accès LuxTrust professionnel; la communication au préalable au service compétent de la CNS des numéros d identification unique (anciennement numéro matricule) des personnes en charge de la vérification des données au sein du laboratoire en utilisant le formulaire type lui mis à disposition par téléchargement électronique sur le site internet de la CNS; 7/27

8 l engagement par le laboratoire de la communication immédiate à la CNS de toute cessation de la relation de travail d une personne détentrice d un droit d accès aux données du CCSS. Cette communication aura pour effet la fermeture avec effet immédiat du droit d accès aux données du CCSS par la CNS. Les devoirs et obligations en relation avec l authentification par certificat LuxTrust professionnel sont définis par la LuxTrust S.A.. La CNS peut procéder ou faire procéder à des vérifications périodiques du respect des conditions du présent article. Le constat du non-respect d une des conditions ci-dessus entraînera la fermeture avec effet immédiat du droit d accès aux données du CCSS par la CNS. L utilisation des données disponibles est strictement limitée à des fins professionnelles en relation avec l exécution des droits et obligations conventionnels. Art. 34. Chaque laboratoire met en place un service d assistance technique (Helpdesk level 1) à disposition de ses utilisateurs. En tant que point de contact unique interne au laboratoire, ce service est chargé de l évaluation et de la résolution des problèmes liés au contrôle de l affiliation, et le cas échéant, de transmettre le problème vers le service concerné du CCSS (Helpdesk level 2) ou de LuxTrust en fonction du problème rencontré. VI. Dispositions transitoires 1) Vérification de l état d affiliation de la personne protégée: les dispositions relatives à la vérification de l état d affiliation de la personne protégée du présent cahier des charges sont d application jusqu à la mise à disposition d un webservice permettant une vérification intégrée dans le système informatique des laboratoires. 2) Liste des codes prestataires des médecins prescripteurs et des laboratoires: la CNS met à disposition des laboratoires la liste des codes prestataires des médecins prescripteurs et des laboratoires sur base hebdomadaire jusqu à la mise à disposition d un webservice permettant une intégration de ces codes dans le système informatique des laboratoires. 3) Contestation des prestations: en cas de contestation de prestations et tant que les données ne sont pas retournées par voie électronique au format XML, la CNS transmet au laboratoire le fichier de facturation électronique de retour accompagné de la liste des motifs de contestation au format PDF tel que défini à l annexe VIII. Toutefois, la liste des motifs de contestation au format PDF devient facultative, si les données sont retournées au laboratoire par voie électronique au format XML. 8/27

9 Annexes Annexe I 9/27

10 10/27

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12 Annexe II 12/27

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14 Annexe III 14/27

15 15/27

16 16/27

17 Annexe IV 17/27

18 Annexe V 18/27

19 Annexe VI 19/27

20 Annexe VII 20/27

21 Annexe VIII 21/27

22 Annexe IX 22/27

23 Annexe X 23/27

24 24/27

25 Annexe XI 25/27

26 Annexe XII 26/27

27 Annexe XIII La présente publication ne constitue qu'un instrument de consultation. Elle ne remplace pas les publications officielles au Mémorial qui sont les seules faisant foi. 27/27