LEXIQUE FICHE DE DEFINITION DES BESOINS

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1 LEXIQUE FICHE DE DEFINITION DES BESOINS Rappel des principes de la commande publique Quelque soit le montant (dès le 1er euro), l'acheteur public doit respecter les 3 principes suivants et être en mesure de démontrer leur respect en cas de contentieux. => Liberté d'accès à la commande publique => Egalité de traitement des candidats => Transparence des procédures DELAI D'EXECUTION MAXIMUM DE CHAQUE BON DE COMMANDE Il convient d'indiquer la durée maximale d'exécution des bons de commande. Cette information vise à vérifier que la fixation du délai d'exécution est compatible avec l'économie générale du contrat et ne soit pas en contradiction avec la durée du marché. PROCEDURE Le choix de la procédure a mettre en oeuvre se détermine en fonction du montant et des caractéristiques des prestations à réaliser. C'est pourquoi il est indispensable de procéder en amont à une définition précise des besoins. De cette phase préalable essentielle dépend le choix de la procédure et la réussite du marché. L'Appel d'offre est la procédure au terme de laquelle l'acheteur choisit l'attributaire sans négociation et sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance de tous. Il peut être ouvert ou restreint. L'Appel d'offre est ouvert quand l'acheteur admet tout opérateur économique à remettre une offre. L'Appel d'offre est restreint quand l'acheteur préselectionne les opérateurs économiques admis à présenter une offre. La procédure négociée est une procédure dans laquelle la collectivité négocie les conditions du contrats avec un ou plusieurs opérateurs économiques. Les procédures négociées sont passées soit après publicité préalable et mise en concurrence permettant la présentation d'offres concurrentes, soit sans publicité préalable et mise en concurrence. Cette procédure relève de l'article 35 qui définit précisément les cas où cette procédure peut être utilisée. Rappel du guide interne de la commande publique de Signature d'un bon de commande notifié au titulaire de 4 à Etablissement de devis comparatifs et signature d'un bon de commande notifié au titulaire de 10 à Consultation écrite d'au moins trois opérateurs économiques + avis de publicité sur site internet de 20 à Avis d'appel public à la concurrence (Publicité presse spécialisée ou journal d'annonces légales et complément site internet CPA) de à : Avis d'appel public à la concurrence selon le modèle règlementaire de à uniquement pour les marchés de travaux : Avis d'appel public à la concurrence selon le modèle règlementaire.

2 ALLOTISSEMENT la création de lots distincts dans un marché est devenu la règle avec l'article 10 du Code des marchés publics. Le lot unique devient une exception si l'objet du marché ne permet pas l'allotissement. L'objectif étant d'ouvrir la commande publique aux PME en suscitant la plus large concurrence possible. Si l'allotissement n'est pas possible il faut être en mesure d'indiquer les motifs. Ceux-ci doivent être renseignés dans la fiche de définition des besoins. SPECIFICATIONS TECHNIQUES Les prestations sont définies, dans les documents de la consultation, par des spécifications techniques qui permettent de décrire les caractéristiques techniques d un produit, d un ouvrage ou d un service. Ces spécifications peuvent être formulées : 1 Soit par référence à des normes ou à d autres documents équivalents accessibles aux candidats, notamment des agréments techniques ou d autres référentiels techniques élaborés par les organismes de normalisation ; 2 Soit en termes de performances ou d exigences fonctionnelles. Celles-ci sont suffisamment précises pour permettre aux candidats de connaître exactement l objet du marché et au pouvoir adjudicateur d attribuer le marché. Elles peuvent inclure des caractéristiques environnementales. ATTENTION Les spécifications techniques doivent permettre l égal accès des candidats et ne peuvent pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l ouverture des marchés publics à la concurrence. Ainsi il est interdit de faire mention d un mode ou procédé de fabrication particulier ou d une provenance ou origine déterminée, ni faire référence à une marque, à un brevet ou à un type, dès lors qu une telle mention ou référence aurait pour effet de favoriser ou d éliminer certains opérateurs économiques ou certains produits. Toutefois, une telle mention ou référence est possible si elle est justifiée par l objet du marché ou, à titre exceptionnel, dans le cas où une description suffisamment précise et intelligible de l objet du marché n est pas possible sans elle et à la condition qu elle soit accompagnée des termes : «ou équivalent». VARIANTES ET OPTIONS 1/ LA VARIANTE La variante permet au candidat à son initiative de proposer des modifications par rapport à certaines spécifications du cahier des charges. Elles peuvent conduire à des propositions techniques plus performantes ou à des propositions financières plus intéressantes. Il faut cependant indiquer dans le dossier de consultation les exigences minimales à respecter par le candidat.

3 2/ L'OPTION Elle consiste pour l'acheteur à demander une prestation complémentaire ou alternative qui doit cependant être limitée pour ne pas fausser le jeu de la concurrence. Il faudra indiquer dans le règlement de consultation, la façon dont l'option va être prise en compte dans le jugement des offres. Lors de l'attribution la collectivité se réserve le droit de retenir ou pas l'option. Distinction entre la variante et l'option La variante est une proposition du candidat si on l'autorise dans le marché. L'option est une demande de l'acheteur. LA FORME DU PRIX Le prix unitaire est le prix à l'unité d'une prestation déterminée ; il se présente généralement comme un prix forfaitaire à l'unité. Le prix forfaitaire ou global est celui qui rémunère le titulaire pour une prestation ou un ensemble de prestations, indépendamment des quantités mises en œuvre pour leur réalisation. Pour que le prix soit considéré comme forfaitaire, il faut qu'il soit indiqué comme tel dans le marché. La fixation d'un prix forfaitaire est recommandée pour toutes les prestations dont la consistance peut être bien définie au moment de la conclusion du marché. Un prix révisable est un prix qui peut être modifié pour tenir compte des variations économiques dans les conditions fixées ci-dessous. Lorsque le prix est révisable, le marché fixe la date d établissement du prix initial, les modalités de calcul de la révision ainsi que la périodicité de sa mise en oeuvre. Les modalités de calcul de la révision du prix sont fixées : 1 Soit en fonction d une référence à partir de laquelle on procède à l ajustement du prix de la prestation ; 2 Soit par application d une formule représentative de l évolution du coût de la prestation. Dans ce cas, la formule de révision ne prend en compte que les différents éléments du coût de la prestation et peut inclure un terme fixe ; 3 Soit en combinant les modalités mentionnées aux 1 et 2. Un prix ferme est un prix invariable pendant la durée du marché. Toutefois, il est actualisable dans les conditions définies ci-dessous. Par ex si un délai supérieur à trois mois s écoule entre la date à laquelle le candidat a fixé son prix dans l'offre et la date de début d exécution des prestations.

4 CCAG ARTICLE 19 SUR CONDITIONS DE STOCKAGE EMBALLAGE ET TRANSPORT L'article 19 du Cahier des Clauses Administratives Générales des Fournitures Courantes et des Services fait peser sur le titulaire : - La responsabilité des matériels prévus au marché stockés soit par le titulaire, soit par l'organisme acheteur. - La propriété des emballages, leurs qualités, et la responsabilité de cette qualité - La responsabilité du transport Si vous souhaitez déroger à cet article il faut préciser les spécificités de votre besoin : ex : qualité des emballages attendue, modalités de transport particulières CCAG ARTICLE 20 SUR CONDITIONS DE LIVRAISON la livraison des fournitures est organisée par l'article 20 qui impose que les fournitures livrées par le titulaire soient accompagnées d un bon de livraison comportant notamment : - la date d expédition ; - la référence à la commande ou au marché ; - l identification du titulaire ; - l identification des fournitures livrées et, quand il y a lieu, leur répartition par colis ; - le numéro du ou des lots de fabrication, dans le cas où la réglementation l impose en matière d étiquetage. La livraison est constatée par la délivrance d un récépissé au titulaire ou par la signature du bon de livraison ou de l état, dont chaque partie conserve un exemplaire. Si des difficultés interviennent au moment de la livraison, un sursis de livraison peut être accordé au titulaire, ou des frais supplémentaires de livraison peuvent s'appliquer par voie d'avenant en cas de difficultés exceptionnelle de manutention. Si votre achat nécessite la précision d'autres éléments, il faut les indiquer dans la fiche de définition des besoins. GARANTIE DES PRESTATIONS L'article 28 du CCAG prévoit que les prestations font l'objet d'une garantie minimale d'un an. Si les prestations sont couvertes par une garantie technique, le titulaire doit remettre en état ou remplacer à ses frais la partie de la prestation reconnue défectueuse. Si votre achat nécessite la précision d'autres éléments, il faut les indiquer dans la fiche de définition des besoins.

5 PENALITES DE RETARD Article 14.1.Lorsque le délai contractuel est dépassé, le titulaire encourt sans mise en demeure préalable une pénalité journalière de retard sauf en cas de prolongation du délai d'exécution et de sursis à la livraison. P = le montant de la pénalité ; V = la valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité, cette valeur étant égale au montant en prix de base, hors variations de prix et hors du champ d application de la TVA, de la partie des prestations en retard, ou de l ensemble des prestations si le retard d exécution d une partie rend l ensemble inutilisable ; R = le nombre de jours de retard. Il est à noter que les pénalités prévues au CCAG sont assez peu dissuasives. En fonction de l'objet du marché, des contraintes de respect du délai de livraison qui s'imposent à la collectivité, il peut être utile de fixer un montant forfaitaire de pénalité journalière.

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