ASSEMBLEE GENERALE AGIL 17 octobre 2012

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1 ASSEMBLEE GENERALE AGIL 17 octobre 2012 Administrateurs M. Jacques FLORENTIN MTEF Val de Lorraine M. Hervé TILLARD MEEF Terres de Lorraine M. Laurent HENART MDE du Grand Nancy

2 RAPPORT D ACTIVITE 2011 AGIL... 2 Cadre d intervention... 2 Vie associative... 3 Dates clefs Ressources humaines... 3 Gouvernance... 4 Activité Définition de l activité d AGIL... 4 Nouvelles règles de gestion parues en Forfaitisation des coûts indirects... 5 Nouveau décret éligibilité... 6 Programmation Visites sur place et contrôles de service fait Contrôles opérés sur AGIL... 8 Contrôle Qualité Gestion interne... 8 PERSPECTIVES Nouvelles règles de gestion Préparation de la nouvelle programmation Gestion de la subvention globale RAPPORT FINANCIER 2011 DE L ASSOCIATION AGIL BUDGET PREVISIONNEL Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 1

3 Rapport d activité 2011 AGIL Cadre d intervention En juin 2009, l instruction de la DGEFP invite les PLIE à s engager dans «une démarche de mutualisation des moyens de gestion», avec pour but la réduction «au moins dans la proportion des deux tiers, du nombre de PLIE conventionnés en qualité d organismes intermédiaires, et ce dès l année 2010» Dès juillet 2009, forts de leurs habitudes de collaboration, les 3 PLIE lorrains (Grand Nancy/Lunévillois, Terres de Lorraine et Val de Lorraine) ont décidé d entamer une démarche de rapprochement autour d un organisme intermédiaire commun, avec comme objectifs partagés : Garantir la fiabilité des systèmes de gestion et de contrôle Réinvestir les missions d ingénierie et de développement territorial Moderniser les organisations territoriales : intégration des PLIE dans les MDE La volonté des Présidents de chaque PLIE étant de coopérer tout en préservant l ancrage et le pilotage territorial de leur plan d actions, le choix s est rapidement porté sur une mutualisation des fonctions de gestion administrative et financière à travers la création ad hoc d un organisme intermédiaire commun. Le 6 novembre 2009, l Association pour la Gestion Inter-PLIE Lorraine AGIL était née. Notons que notre organisme intermédiaire mutualisé était le premier de ce type en France. Au 1 er janvier 2010, la situation pouvait être résumée ainsi : 3 PLIE portés par leur Maison de l Emploi respective Un organisme intermédiaire commun à la place de trois Un OI dont sont membres les 3 maisons de l emploi Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 2

4 Vie associative Février 2011 Dates clefs 2011 Contrôle CICC en Lorraine Contrôle Qualité Gestion interne (via prestataire) 1 ère phase 09 juin 2011 Validation de notre descriptif de système de gestion et de contrôle par le collège CICC 24 juin 2011 Participation au premier appel de fonds 1 er octobre 2011 Mise à disposition de 0,4 ETP supplémentaires et réorganisation de l équipe Décembre 2011 Ressources humaines Contrôle Qualité Gestion interne (via prestataire) 2 ème phase Conformément à l instruction DGEFP du 8 juin 2009, «L organisme intermédiaire ne salarie pas directement le personnel ; les agents de chaque PLIE sont mis à disposition de cette unité de gestion afin d y effectuer les travaux à charge de cet organe exécutif.» Les personnels mis à disposition courant 2011 l ont été selon la répartition ci-dessous : MDE du Grand Nancy MEEF en pays Terres de Lorraine MTEF du Val de Lorraine TOTAL 1 ETP Mariana IUNG 0,5 ETP 0,5 ETP 1 ETP Sidonie MILANO Sophie POIRSON Mathieu LEFEVRE 0,4 ETP Pauline NOWIK 3,4 ETP Coordination Gestion de la SG Gestion dossiers du 01/04/10 au 30/09/11 Gestion dossiers Depuis le 30/09/11 Administratif Depuis le 01/04/10 Gestion dossiers Depuis le 01/08/10 Gestion dossiers Depuis le 01/11/10 Coordination Gestion de la SG Depuis le 01/10/11 Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 3

5 L équipe se stabilise en 2011, et est augmentée de 0,4ETP en fin d année pour mieux satisfaire les besoins repérés tant sur la coordination de l équipe, la gestion de la subvention globale que la gestion de dossiers. NB : Règle d attribution des dossiers : afin de limiter les risques de conflit d intérêt liés aux liens hiérarchiques existant entre bénéficiaires et service instructeur, nous nous sommes donnés pour règle de ne pas attribuer un dossier issu d un territoire à un chargé de mission embauché par la Maison de l Emploi de ce territoire. Ainsi, les dossiers reçus en réponse à l Appel à projets d un territoire sont traités par les chargés de mission des deux autres territoires. Gouvernance Le Conseil d Administration composé des représentants des 3 membres de l association (MDE du Grand Nancy, MEEF Terres de Lorraine et MTEF Val de Lorraine) se réunit 2 à 3 fois par an. Il est chargé de la mise en œuvre de la politique de l'association Le Comité de Directeurs composé des Directeurs des Maisons de l Emploi membres de l association et de la coordinatrice se réunit 4 à 6 fois par an pour s assurer du bon fonctionnement de l équipe. Des points réguliers sont faits concernant l état d avancement de la gestion des dossiers de demande de subvention et des enveloppes financières, les difficultés rencontrées, Des réunions d équipe composées des 5 personnes mises à disposition de l association ont lieu mensuellement. Elles permettent de faire le point sur les actualités, de solutionner des questions techniques liées à la gestion des dossiers de demande de subvention, de préparer les instances à venir, Activité 2011 Définition de l activité d AGIL L activité principale d AGIL est la gestion de dossiers de demande de subvention FSE, provenant de réponses aux Appels à projets des PLIE. Il s agit de : participer au montage du dossier le cas échéant, avec les PLIE, traiter la recevabilité des dossiers, réaliser l instruction en lien avec les PLIE, participer aux instances partenariales des PLIE, présenter les dossiers en Conseil d Administration pour validation, préparer les conventions et les faire signer, procéder aux visites sur place et contrôles de service fait en binôme avec les PLIE, effectuer les paiements. Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 4

6 La seconde activité, complémentaire, consiste à gérer la convention de subvention globale : demandes d avenants, rapports annuels d exécution et sur les contrôles, contrôles qualité gestion, certificats de dépenses Notre subvention globale comprend 4 dispositifs, 3 émargeant sur la sous- mesure 312 du Programme Opérationnel «Compétitivité Régionale et Emploi» (Accompagnement des politiques communes (PLIE)), et 1 sur la sous-mesure 511 (Assistance Technique) : Animation et opérations PLIE du Grand Nancy et du Lunévillois, porté par la Maison de l Emploi du Grand Nancy Animation et opérations PLIE Terres de Lorraine, porté par la Maison de l Entreprise, de l Emploi et de la Formation en pays Terres de Lorraine Animation et opérations PLIE Val de Lorraine, porté par la Maison Territoriale pour l Emploi et la Formation du Val de Lorraine 4 Assistance technique AGIL A ces missions quotidiennes s ajoutent : La saisie dans le logiciel national PRESAGE de toutes les étapes de la procédure (liste des pièces présentes au dossier, montants financiers, ). Ce logiciel est aussi utilisé autant que possible pour la gestion de la subvention globale (extractions de données). Une veille menée en continu pour s assurer d appliquer les règles en vigueur : éligibilité des dépenses, méthodologie de contrôle de service fait, de contrôle qualité gestion, saisie PRESAGE, Une participation de l équipe aux réunions régionales des organismes intermédiaires, aux Comités Techniques de Programmation, aux Comités de suivi, aux Comités de pilotage des PLIE, Nouvelles règles de gestion parues en 2011 Forfaitisation des coûts indirects Un arrêté et une instruction DGEFP n sont parus le 2 août 2010, à propos de la forfaitisation des coûts indirects (frais de siège), qui s applique dès le 1 er janvier Il s agit d appliquer un taux de 20% aux dépenses directes (hors prestations) pour obtenir le montant de dépenses indirectes à valoriser. Cela s inscrit dans les mesures de simplification et de sécurisation des dépenses proposés par la DGEFP et la Commission Européenne. Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 5

7 Nouveau décret d éligibilité Un décret n modifiant le décret n du 3 septembre 2007 et fixant les règles nationales d éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période est paru le 21 janvier En particulier, il intègre les recettes comme une ressource à part entière, et rend inéligibles les frais d intérêt débiteurs. Pour AGIL, ces nouvelles règles impliquent une adaptation des méthodologies d instruction, contrôle, etc, une vigilance particulière pour les dossiers pluriannuels validés en cours d année 2010 (passation d avenants pour appliquer la forfaitisation), mais aussi une réflexion sur les sources de financement des frais d intérêts débiteurs dans le cadre de la gestion de la subvention globale. NB : Partenaire bancaire La volonté politique affichée dès le démarrage de l association était de ne pas pénaliser les bénéficiaires avec cette nouvelle organisation. Concrètement, il s agissait de proposer des délais de paiement réduits, selon une règle simple : payer le montant FSE dû dès validation du contrôle de service fait par la DRFIP (autorité de certification déléguée). Les premières estimations faisaient apparaître un besoin de trésorerie de 1,7 millions d euros. Nous avons trouvé un seul partenaire bancaire acceptant cette possibilité, via création d un compte DAILLY (cession de créance de la convention de subvention globale). Il s agit de la Caisse d Epargne. Programmation 2011 AGIL a reçu de ses membres, pour l année 2011, 75 dossiers répartis comme suit : MDE Membre Dossiers déposés Dont dossiers conventionnés Dont dossiers pluriannuels MDE du Grand Nancy MEEF en pays Terres de Lorraine MTEF du Val de Lorraine TOTAL A cela s ajoute le dossier internalisé d Assistance Technique, conventionné pour les années 2010, 2011 et Les dossiers non conventionnés le sont soit car : le dossier n est pas recevable l instruction ne déclare pas l opération éligible le comité de pilotage PLIE émet un avis défavorable, qui est suivi par le CA d AGIL l opération n a pas lieu Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 6

8 Les 65 dossiers conventionnés sur la tranche annuelle 2011 ont représenté euros de FSE, pour un coût total de euros, répartis comme suit : MDE Membre Montant FSE Coût total Taux d intervention MDE du Grand Nancy ,61% MEEF en pays Terres de Lorraine ,62% MTEF du Val de Lorraine ,09% Sous- TOTAL ,70% Assistance technique , ,00 99,52% TOTAL ,73% L annexe 1 détaille les opérations conventionnées par AGIL en A noter que 41 structures ont bénéficié de FSE via l association AGIL. Ces structures sont variées : Associations portant des chantiers d insertion, Associations intermédiaires, Entreprise d insertion, entreprises de travail temporaire d insertion, Structures d accompagnement individuel, de développement local, Missions Locales (sur des projets spécifiques), Maisons de l Emploi (notamment sur les opérations d animation PLIE), Communes et communautés de communes, Visites sur place et contrôles de service fait 2011 Les visites sur place (VSP) et contrôles de service fait (CSF) sont réalisés en binôme, le PLIE intervenant sur la partie qualitative, AGIL sur la partie administrative et financière. Ces deux étapes de gestion sont définies et régies par l instruction du 6 octobre Les VSP permettent de s assurer de visu que l opération conventionnée (ou en cours de sélection) est bien conforme à la description proposée par le candidat. Elles se déroulent en cours de réalisation de l opération. Concrètement, les équipes PLIE et AGIL prennent rendez-vous avec leurs interlocuteurs pour : visiter les lieux où se déroule l opération, rencontrer les participants lorsqu il y en a, constater les réalisations effectuées, s assurer de la régularité des conditions de suivi de l opération, et d archivage des pièces justificatives vérifier le respect des obligations de publicité Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 7

9 En 2011, AGIL a réalisé 58 VSP. 90 % des opérations ont donc été visitées. Les 10% non visitées correspondent à des rendez-vous manqués, ou des opérations pluriannuelles visitées en Les CSF permettent de définir le montant de FSE dû, à partir des réalisations constatées, et des dépenses et ressources éligibles retenues. Les CSF réalisés en 2011 correspondent aux vérifications effectuées sur les bilans d exécution de la tranche annuelle En 2011, AGIL a finalisé : 9 CSF sur bilan intermédiaire (en cours d opération) 4 CSF sur bilan intermédiaire annuel (clôture d une tranche annuelle d un dossier conventionné de manière pluriannuelle) 14 CSF sur bilan final Seuls 28% des dossiers 2010 (ou tranche annuelle 2010 des dossiers pluriannuels) étaient clos au 31/12/2011. Le retard dans le traitement des bilans d exécution s explique par le démarrage lent d AGIL, et une équipe en sous-effectif pendant la majorité de l année Contrôles opérés sur AGIL Contrôle Qualité Gestion interne Les contrôles qualité gestion (CQG) sont régis par l instruction n du 31 juillet Le CQG opéré en interne (via un prestataire externe) porte essentiellement sur la tenue des dossiers. Il s agit de vérifier que les procédures prévues sont respectées, que les documents normés sont utilisés, conformément à la convention de subvention globale En 2011, AGIL a donc proposé un cahier des charges pour sélectionner un prestataire à même de réaliser notre CQG. Far Conseil a été choisi, et est intervenu en deux temps au sein d AGIL : 2 jours en février puis 2 jours en décembre. 10 dossiers ont été contrôlés (sélection par échantillonnage), d abord sur les étapes de sélection et de conventionnement, puis de suivi et de contrôles. Les conclusions de ce CQG ne font pas état de dysfonctionnements majeurs : - Le classement des dossiers de gestion est précis et ordonné - La saisie PRESAGE est conforme aux dossiers - La programmation des dossiers est conforme à notre descriptif de gestion (passage devant 4 comités, le CA étant l instance de sélection) - Les CSF analysés sont bons - La traçabilité des paiements est vérifiée Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 8

10 Des propositions d amélioration sont effectuées : - Suppression de l intervention des équipes PLIE dans l instruction et le contrôle des dossiers portés pas les Maisons de l emploi membres d AGIL - Compléter les rapports d instruction et de CSF par des explications de l analyse effectuée - Recherche d amélioration des délais de conventionnement et de traitement des bilans Contrôle CICC La commission interministérielle de coordination des contrôles portant sur les actions financées par les Fonds européens (CICC) s est rendue en Lorraine du 9 au 18 février 2011, afin d y examiner les modalités de gestion et de contrôle des programmes communautaires. Effectué au niveau régional, ce contrôle a concerné 2 dossiers d AGIL, choisis par échantillonnage par la CICC. Un premier retour de la CICC s avérait plutôt positif, les contrôleurs ayant pour observation : «les actes de gestion d ores et déjà réalisés sont renseignés avec un degré de précision très important». Des remarques complémentaires concernant le rôle des PLIE et des MDE dans AGIL, et les raisons des longs délais des conventionnement ont permis à la mission de contrôle de conclure son rapport de manière positive. Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 9

11 Perspectives 2012 Nouvelles règles de gestion La mise en place de la forfaitisation des coûts indirectes suppose de nouvelles règles de gestion, tant en terme d instruction que de contrôle des dossiers. Une nouvelle instruction devrait voir le jour en ce sens courant L équipe AGIL devra s y conformer, et ainsi adapter ses pratiques pour être en conformité avec le droit communautaire. Préparation de la nouvelle programmation Tout en assurant la programmation et la consommation des crédits FSE alloués pour l ancienne programmation , AGIL mènera une veille active sur les informations disponibles concernant la nouvelle programmation Il s agira de capter les enjeux, les modes d organisation proposés à l échelle européenne, pour anticiper les changements éventuels à venir sur le mode de distribution des fonds européens. Gestion de la subvention globale Notre convention de subvention globale est signée pour 3 années, de 2010 à Afin de s adapter aux échéances européennes (programmation ), un avenant devrait être passé pour prolonger notre convention sur l année Des négociations auront lieu avec la DIRECCTE courant 2012 sur les montants attribués aux 4 dispositifs de notre convention de subvention globale. De plus, nous avons cumulé un retard de programmation en 2010 et 2011, dû, comme évoqué précédemment, à la mise en place progressive de notre organisation (1 ère de ce genre à l échelle nationale) devra être l année au cours de laquelle la programmation sur chaque territoire soit augmentée afin de rattraper ce retard, et ainsi conserver notre enveloppe initiale. Cela se fera en lien avec les PLIE, dans le respect de leurs appels à projets, et en réponse aux besoins des territoires. Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 10

12 Comptes de passage Fonctionnement AGIL Rapport financier 2011 de l association AGIL Cf. bilan et compte de résultat en annexe 2. Budget prévisionnel 2012 Montant Montant Dépenses Ressources 2012 réalisé réalisé 2011 Achat - Fonctionnement Fonds Social Européen % Frais de fonctionnement général AGIL Frts bureau + petit équipement Frais de mission Sous-mesure 511 Assistance technique ,01% Frais de fonctionnement MDE Nancy Services extérieurs CQG Adhésions MDE ,28% Communication MDE Nancy Expert-Commissaire aux comptes MEEF TDL ,67 Intervenant (Viaregio) 640 MTEF VDL Personnel mis à dispostion MDEGNL MTEF MEEF Frais financiers (gestion de comptes) ss-total éligible FSE intérêts débiteurs ss-total ss-total Fonds Social Européen Reversement du FSE (1) Sous-mesure 312 (2) % Bénéficiaires du Grand Nancy et du PLIE du Grand Nancy et du % Lunévillois Lunévillois Bénéficiaires de Terres de Lorraine PLIE de Terres de Lorraine % Bénéficiaires du Val de Lorraine PLIE du Val de Lorraine % Total Total % (1) les montants correspondent aux versements à effectuer au titre de l'année, même si ces derniers peuvent intervenir ultérieurement (2) les montants correspondent aux financements FSE au titre de l'année, même si ces derniers peuvent intervenir ultérieurement. Assemblée Générale AGIL 17 octobre 2012 Page 11