Consultation portant sur la fourniture de prestations de communication : conseil et développement d outils print et digital. Cahier des charges

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1 Orchestre de chambre de Paris 218, avenue Jean Jaurès Paris Consultation portant sur la fourniture de prestations de communication : conseil et développement d outils print et digital Cahier des charges Mardi 10 juin 2014 Contacts Gilles Pillet : / Directeur de la communication et du développement Emilie Tachdjian : / Chargée de communication 1. Objet de la consultation Depuis 2010, l Orchestre de chambre de Paris a réaffirmé avec succès une identité et une stratégie avec un positionnement clair et identifiable. Dans le prolongement de cette réflexion, l orchestre s est doté d une image, d une identité visuelle et d une charte graphique pérennes. Dans ce cadre, l objet de la présente consultation est d interroger des prestataires qui pourront fournir des prestations de communication pour accompagner le développement et l affirmation de l image de l orchestre et la mise en cohérence des différents outils pour une période de 2015 à Le prestataire retenu aura pour missions de : Fournir une prestation de direction artistique et de conseil en dialogue avec l équipe de communication de l orchestre pour : - veiller au respect de l image et de l identité - assurer la cohérence des outils de communication print, web et digitaux. - suggérer des nouveaux axes de communication Fournir une prestation de création graphique dans les domaines suivants : - création de visuels et assurer leur déclinaison sur tous supports print, web, digital, média - assurer la création ou l évolution des outils (site web, newsletter, brochure et dépliant saison, magazines, programmes, affiches) Fournir une prestation d exécution graphique - pour assurer l exécution d une brochure (100/120 pages), d un dépliant annuels (36/40 pages), et de différents outils de communication 2. Contexte L Orchestre de chambre de Paris bénéficie d une forte opportunité en rejoignant, dès son ouverture début 2015, le complexe de la Philharmonie de Paris et en devenant un des orchestres associés. Cette opportunité est aussi un chalenge dans la mesure où l orchestre devra affirmer une identité Consultation agences de communication / Orchestre de chambre de Paris Page 1

2 forte aux côtés des formations musicales prestigieuses qui seront également résidentes ou associées à l établissement. Par ailleurs, l Orchestre de chambre de Paris sera le seul grand orchestre parisien à proposer des concerts régulièrement en tous points de la capitale : théâtre des Champs-Elysées, Philharmonie de Paris 1 et 2, Centquatre, Salle Pleyel, Cathédrale Notre-Dame de Paris, Théâtre du Châtelet, Théâtre 13 ou salle Cortot 3. Réponse attendue La réponse attendue est une proposition originale, argumentée et définie par : les éléments qui figurent dans ce document le document joint et intitulé «Schéma de brief» la charte graphique actuelle disponible sur le site internet de l orchestre (www.orchestredechambredeparis.com) les différents matériels de communication existants mis à la disposition des candidats (sur demande) : brochure, dépliant, programmes, publicités, flyers, papier à en-tête, etc Cette réponse devra tenir compte de la spécificité et de la singularité de l Orchestre de chambre de Paris, de sa nature, de son projet et de son positionnement, de son environnement concurrentiel Elle comportera obligatoirement la proposition d un univers graphique et visuel reprenant la charte graphique actuelle et proposant une évolution sans révolution. Des maquettes seront demandées sur un certain nombre de supports détaillés au chapitre 4. Elles pourront également suggérer la tonalité éditoriale à développer. Critères d évaluation Compréhension de l environnement et des enjeux, justesse et rigueur de l approche, originalité, efficacité marketing et durée de vie des déclinaisons sur les différents outils seront déterminantes. Valeurs à véhiculer Les valeurs qui devront être exprimées sont notamment : «Plaisir de faire de la musique ensemble», «dimension humaine (proximité de l orchestre/des musiciens avec le public)», «qualité artistiques et répertoire spécifique», «la dimension spectacle /show», «propositions de concerts renouvelées, originalité et nouvelles formes participatives». Chaque candidat aura la possibilité de présenter sa recommandation au cours d une rencontre. Celles-ci se dérouleront du vendredi 5 septembre au vendredi 12 septembre 2014 à 14h. Le candidat devra remettre sa recommandation écrite en deux exemplaires à l issue de la présentation et au plus tard le vendredi 12 septembre 2014 à 14h. (prise de rdv au ) Les candidats sont invités à présenter leur univers de références (liste de clients éventuellement illustrée par les créations les plus représentatives) et à indiquer des données précises sur la structure de leur société (type juridique, date de création, positionnement, domaine d expertise, compétences, effectif). 4. Projets à présenter : Consultation agences de communication / Orchestre de chambre de Paris Page 2

3 A partir des documents existants, un projet d évolution de la ligne graphique qui s exprimera au travers des 6 créations ou déclinaisons suivantes : une proposition pour une première de couverture de la brochure saison 2015/2016. Format laissé à la libre appréciation du candidat, sous contrainte d envois postaux, de lisibilité et de cohérence de présentation des informations une double page type de cette brochure présentant 2 concerts dont un illustré par une image (photos artiste, dessins ). Pour les contenus des pages concerts, prendre pour exemple ceux des pages 8 et 22 de la brochure 2014/2015 (en téléchargement sur le site) une affiche pour la façade du théâtre des Champs-Élysées, présentant le programme d un concert (Format 100 X 150) ; programme du concert à reprendre en page 30 de la brochure 14/15. une proposition de couverture et de page intérieure du programme de salle diffusé lors des concerts. Quadri, format imposé (11.5*21 cm) sous contrainte de lisibilité et de cohérence de présentation des informations (programme du concert à reprendre en page 35 de la brochure 14/15). une transposition de cette ligne graphique à l univers web avec une proposition d évolution de la home-page du site et d une fiche concert. une proposition d un nouveau gabarit de newsletter basé sur les rubriques de la newsletter actuelle N. B. : plusieurs logotypes (soutiens, sponsors ) doivent figurer de manière hiérarchisée sur les affiches et les annonces presse (cf documents existants pour modèle). La liste : (Mairie de Paris, Ministère de la culture et de la communication, Crescendo, France musique, Mezzo). Fichiers disponibles sur le site web de l orchestre dans la rubrique kit de communication ou sur Internet. 5. Périmètre d intervention de l agence retenue 1. Création : Affirmer et faire évoluer l identité visuelle actuelle Proposer un concept de communication distinctif (toutes fournitures comprises) pour la saison 2015/2016 permettant une création renouvelée d une saison à l autre. Ce concept est évolutif pour être décliné sur les 4 saisons de concerts qui suivront de 2015 à Production technique : Déclinaison technique opérationnelle sur l ensemble des supports de communication concernés. Le prestataire assure toute ou partie de leur création, réalisation dans les conditions de remise définies ci-après. Livrables avant le 20/12/2014 carte de vœux et mini clip de vœux gabarit de newsletter mensuelle pour un envoi début janvier 2015 intégration des évolutions graphiques à la maquette du Magazine n 3 de l orchestre dont la sortie est prévue mi-janvier 2015 Livrables avant le 15/02/2015 création et exécution de la brochure saison 2015/16 (100/120 pages + couv, format actuel (16.00 x cm) ou autre format proposé par le candidat et retenu. Sortie fin février 2015 Consultation agences de communication / Orchestre de chambre de Paris Page 3

4 affiches (déclinées à partir de la couverture de la brochure en 2 modèles) 120 x 174 et Roll up 85 x 200 e-invitation, déclinée à partir de la couverture de la brochure, à l évènement de lancement de saison 15/16 évolution et adaptation de la Home page et proposition de gabarit d une fiche concert 15/16 du site web évolution et adaptation des habillages vidéo évolution et adaptation du gabarit bulletin abonnés Livrables avant le 15/03/2015 un modèle de fond Powerpoint un modèle de signature courriel Livrables avant le 1/04/2015 un dépliant saison 30/40 pages format x cm, quadri façonnage 2 agrafes un exemplaire n 0 du programme de salle concert avec orchestre développé en 15/16 (à partir de septembre 2015) gabarit de la feuille de salle Musique de chambre développée en 15/16 (à partir de septembre 2015) 4 modèles d annonces presse Supports de communication divers gabarits (affiches, e-flyers, programmes ) sur les actions culturelles à préciser par la suite. 6. Droits d exploitation Le candidat qui sera retenu devra proposer une évolution de l identité visuelle et de la charte graphique avec des préconisations de design et de maquettes types libres de droits. Il devra faire vivre et évoluer cette identité au cours des 4 années suivantes. Par conséquent, les droits relatifs à cette identité visuelle et à cette charte graphique seront la propriété de l Orchestre de chambre de Paris (avec engagement de la part de l Orchestre de chambre de Paris à respecter les modalités d utilisation préalablement définies). L Orchestre de chambre de Paris se réserve la possibilité d en confier l exécution et la reproduction à d autres prestataires. - des gabarits, notamment sur InDesign, devront être fournis pour certains documents actualisés en interne - l orchestre se réserve la possibilité de faire travailler les prestataires photos et vidéo avec lesquels il a développé une relation 7. Enveloppe budgétaire et devis Lot 1 : L enveloppe budgétaire globale pour la création : proposition d évolution de l identité visuelle dans le respect de la charte graphique existante. Proposition d un concept de communication distinctif pour la saison 2015/2016, déclinable sur 4 saisons (incluant tous les couts) est de HT Lot 2 : L enveloppe budgétaire globale pour la réalisation selon planning des éléments listés dans le point 5/rubrique «Production technique» est de HT Le candidat fournira avec sa proposition graphique un cadre budgétaire de son intervention en matière de création et d exécution pour les documents quadri suivants à paraitre ultérieurement : Consultation agences de communication / Orchestre de chambre de Paris Page 4

5 journée de conseil journée de création graphique journée d exécution graphique exécution programme de salle de 12 à 24 pages + couverture (prix à la page) brochure : coût d exécution par page, cout pour 100 pages + couverture déclinaison Affiches concert 40X60 déclinaison Affiches concert 80X240 déclinaison Affiches concert 100x150 déclinaison Affiches 120 X 176 déclinaison Affiches concert 120X350 déclinaison Annonce presse (préciser si différence selon format) dossier thématique (mécénat, actions culturelles), base 24 pages Le candidat fournira également un devis pour la création : d un visuel saison 16/17 basé sur un concept et une iconographie originale d une évolution du design graphique pour l univers digital (site, newletter, e-flyer) en basant sa proposition sur une cohérence graphique de ces différents outils et sur une lecture optimisée des informations du site web. 8. Calendrier de sélection et de mise en œuvre A partir du mardi 10 juin 2014 : communication et transmission aux candidats des paramètres de la consultation Mercredi 3 septembre au vendredi 12 septembre 2014 à 14h : entretiens de présentation et remise des différentes propositions par les candidats Du lundi 15 septembre au dimanche 28 septembre : phase de sélection A partir du lundi 29 septembre : décision sur le choix du prestataire retenu et information des candidats Pour le prestataire retenu : A partir du 1 er octobre : optimisations et début de la phase de production technique avec la création des différents éléments de communication institutionnels et promotionnels listés au chapitre 5 (phase «production technique») A partir du 1 er novembre exécution des premiers éléments de communication 2015/2016 : brochure annuelle, affiche saison 9. Pièces jointes au dossier de consultation et informations des candidats Fichier Word : «Schéma de briefing identité visuelle» Pièces consultables : Sites web : / RS/ Pièces à disposition des candidats qui pourront être consultées et/ou retirées dans les locaux de l OCP : brochures, programme de salle, flyers, modèles d affiches, papier en-tête. Les candidats pourront obtenir tout complément d information du 10 juin au 15 juillet auprès des contacts cités au début de ce document. Consultation agences de communication / Orchestre de chambre de Paris Page 5

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