Consultation pour la mise en œuvre des actions de communication de Plaine Commune Promotion

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1 Consultation pour la mise en œuvre des actions de communication de Plaine Commune Promotion Plaine Commune Promotion (PCP) est la plus grande association partenariale d entreprises de France. Sa vocation est de mettre en synergie les acteurs économiques et les responsables des collectivités locales des 9 villes de l agglomération Plaine Commune. Elle réunit près de 300 entreprises adhérentes et est organisée en huit commissions de travail. Plaine Commune Promotion a pour objectif de faire la promotion du territoire et des entreprises qui y sont implantées. Elle valorise les savoir-faire de ces entreprises. Elle a pour ambition de faciliter la circulation des informations économiques entre les entreprises du territoire et de favoriser leurs liens d affaire, afin de créer un réseau propice à leur développement économique. A cet effet, Plaine Commune Promotion met en place un éventail d'initiatives à rythme mensuel ou trimestriel (petits déjeuners, déjeuners, club DRH,...) et organise différents événements annuels, notamment : - les «Rencontres de Plaine Commune Promotion», qui réunissent environ 400 chefs d entreprises autour de sujets d actualité, et au cours desquelles sont notamment formalisées des chartes entreprise-territoire, définissant des engagements d entreprises sur les thèmes de l emploi, de la formation, du soutien à la création d entreprise, du renforcement des liens avec le tissu économique local, du handicap, de la vie des salariés, - les «Flèches d'or», permettant de mettre en avant des entreprises significatives du territoire, en alternance avec le «Challenge de la création», qui distingue des jeunes créateurs d'entreprise. - «Mosaïque de talents» pour promouvoir, avec la participation chaque année de plus de 250 élèves, les filières professionnelles pré et post bac par la valorisation de projets réalisés par des classes de lycéens et d étudiants, et parrainés par des grandes entreprises du territoire. - 1) L objet de l appel d offres Il s agit pour PCP de choisir un conseil pour l aider à optimiser sa communication. Ce conseil proposera un plan annuel de communication donnant une vision globale des actions à entreprendre ainsi que des médias à employer, et permettant de visualiser toutes les actions de communication par public.

2 Ce plan de communication prendra en compte notamment les objectifs suivants : a) adapter les moyens de communication aux besoins : i. améliorer les supports actuels : Le site Internet La newsletter électronique (mensuelle) Le Mag (annuel) Les outils de communication événementielle : invitations, calicots, roll up ii. Proposer, le cas échéant, le développement de nouveaux moyens et outils, par exemple : présence sur les réseaux sociaux (facebook, twitter, linkedin, viadeo, ) communiqués de presse, application Smartphone affichettes, tracts, prospectus, flyers, sets de table pour les restaurants du site, iii. organiser au mieux l articulation entre ces différents outils : cibles prioritaires de chaque outil ; édition des informations sur des supports multiples ; rebond des informations d un support sur un autre ; b) susciter et organiser le plus efficacement possible la remontée vers l association des informations en provenance des collectivités locales, des responsables d entreprises et des salariés. c) évaluer le degré de satisfaction des différents publics par rapport aux informations diffusées. d) piloter les différents intervenants ou prestataires associés à la mise en œuvre des actions de communication i. animation réseaux sociaux, ii. production supports écrits, iii. cohérence graphique, iv. production vidéo (environ 15 par an d une durée moyenne de 2mn30s). 2) La communication de PCP aujourd hui PCP communique auprès de ses adhérents et/ou des non adhérents par différents moyens: - Le site Internet - La newsletter électronique (mensuelle) - Le Mag (annuel) - Les instruments de communication événementielle : invitations, calicots, roll up - Lors des évènements qu elle organise. Les moyens de diffusion sont donc : - Electroniques, - Courrier postal, 2

3 - Affichage, - Distribution à l occasion d événements. L étendue de la diffusion s analyse comme suit : - Fréquentation du site Internet : connexions (entre le 01/01/2014 et le 31/12/2014). - Destinataires de la lettre électronique : 1300 adresses o Adhérents o Non adhérents o Personnes qui s inscrivent via le site - Tirage du Mag : exemplaires (exceptionnellement, le Mag spécial réalisé en 2014 et tiré à exemplaires «La Plaine vous accueille») - Mode de diffusion du Mag : o Par mise en ligne sur le site : nombre de consultations des pages o Par envoi postal : Adhérents Non adhérents (4 200 expéditions) o Par distribution à l occasion d événements organisés par PCP, petits-déjeuners, les Rencontres, Assemblée générale, etc o Autres événements SIMI, MIPIM, Foire des savoir-faire, les Rencontres pour l emploi - Les invitations événementielles : o Nombre d événements : 50 par an o Nombre d invitations / événement : Par mail : 600 à 8000 invitations Par voie postale (requête AGDE en fonction du nombre de salariés/entreprise) : 300 à 4000 envois - Affichages : occasionnellement pour le «Challenge de la création», dans les banques adhérentes ou panneaux municipaux des villes via les services Communication des 9 villes. Aujourd hui, la communication sur les réseaux sociaux et la communication envers la presse est peu ou pas développée (Twitter lors des Rencontres 2014 via le compte de Plaine Commune, compte Twitter et Facebook de la commission Logement de Plaine Commune Promotion). 3) L organisation actuelle de l édition des supports de communication Plaine Commune Promotion bénéficie de la mise à disposition de personnels de la Communauté d Agglomération Plaine Commune, impliqués dans la mise en œuvre de la politique de communication de l association : Philippe Mouchel, Responsable administratif et financier de Plaine Commune Promotion Leïlla Bouregba, Chargée de mission Salima Kerdoun, Secrétaire Rébiha Tigziri, Assistante comptable 3

4 Actuellement, PCP fait aussi appel à plusieurs prestataires pour répondre aux différents besoins : - Logaweb : site Internet - Logaweb : newsletter - Gaya : Mag + invitations diverses - Llographist/Valérie Pailler, graphistes : invitations diverses - Naja Presse : rédactionnel du Mag Le budget annuel total consacré aux actions de communication décrites ci-avant s élève aujourd hui au montant total de TTC. 4) Les besoins de communication de PCP La communication de PCP vise à donner une image active et positive de la vie économique et des capacités d accueil du territoire de Plaine Commune, pour les entreprises et leurs salariés. Elle vise également à faciliter et développer les échanges et les liens d affaires entre les entreprises en animant un réseau d information, en organisant des actions dédiées et en proposant des supports de communication (par exemple l annuaire des adhérents). La communication de PCP porte à la fois sur : - La vie de l association o Réunion de ses instances (CA, AG, ) o Activités de ses commissions o Evénements organisés par PCP A destination des entreprises A destination des salariés - La vie économique du territoire o L actualité des entreprises (adhérentes) o Les principaux secteurs économiques o La formation o Les services à destination des entreprises o Les investissements et aménagements publics o Les grands événements présentant de fortes retombées économiques - La vie des salariés sur le territoire o La restauration o La vie culturelle et sportive (événements) o Les services aux salariés (crèches, pressing, ) o Les espaces de promenade piétonne ou cycliste o Les commerces et marchés hebdomadaires o Les équipements culturels (musées, monuments historiques, ) o Les équipements sportifs o Les équipements sanitaires ou sociaux o Les ressources en matière de logement 4

5 Selon les sujets, PCP s adresse ainsi : - Aux entreprises adhérentes de PCP - A l ensemble des entreprises du territoire - Aux salariés - A la presse locale (journaux municipaux), ou régionale, voire nationale. Parmi les points d amélioration : - les supports de communication actuels favorisent essentiellement une communication «émetteur vers destinataires». Les publics concernés ont peu l occasion de suggérer les sujets d information ou leur degré de satisfaction quant à la pertinence des sujets ou des supports choisis. - la communication vers les salariés du territoire ainsi que vers la presse mérite d être renforcée. * ** Au regard des éléments décrits, les entreprises consultées proposeront leurs recommandations sur la prestation de conseil telle que définie ci-avant. Elles sont également invitées à proposer d intervenir directement dans la mise en œuvre des actions de communication et la production des outils et supports évoqués ci-dessus. De ce fait, elles auront la possibilité de répondre soit seules, soit en groupement avec d autres sociétés. Ainsi, les entreprises consultées formuleront leur offre en respectant la présentation suivante : 1/ Présentation de l entreprise (ou de chaque entreprise du groupement) : - activité, effectifs, chiffre d affaires, - références - adresse du siège 2/ Lots sur lesquels porte l offre : prestation de conseil, Lot 1 production supports écrits, Lot 2 cohérence graphique, Lot 3 animation réseaux sociaux, Lot 4 production vidéos, Lot 5 3/ Consistance de la proposition (lot par lot) 4/ Moyens prévus pour mettre en œuvre la proposition (lot par lot) 5/ Budget des actions (lot par lot) 5

6 6/ Attentes à l égard de Plaine Commune Promotion (Tâches à effectuer par l association, moyens à engager par elle, ) Les offres seront communiquées à l association, par mail mentionnant en objet «Consultation Communication PCP» et envoyées à l adresse suivante : contact@plainecommunepromotion.com * ** L association examinera les offres dans leur ensemble ainsi que lot par lot. Elle appréciera les réponses globales, éventuellement en groupement, et prendra en compte le fait que les entreprises candidates soient adhérentes de l association et/ou implantées sur le territoire de Plaine Commune. Pour compléter son information, elle pourra éventuellement demander d auditionner deux ou trois entreprises/groupements avant son choix final. Avec l accord des entreprises retenues, l association se réserve le droit de constituer éventuellement des groupements a posteriori une fois les choix opérés pour chacun des lots. * ** Echéancier de la consultation : - 29 mai 2015 : lancement de la consultation ; - 17 juin 2015 : clôture de la consultation à 12h00 (date ultime de réception des mails transmettant les offres) ; - 01 juillet 2015 : examen des offres par la commission Communication de Plaine Commune Promotion ; - Juillet 2015 : auditions éventuelles et choix final. - Octobre 2015 : démarrage du contrat. P.J. : - collection des publications écrites de l association en 2014/2015 Le Mag Invitations - adresse du site internet : - accès à la newsletter : sur la page d accueil du site Internet. 6