MEMENTO DE CAS PRATIQUES D EXPLOITATION D ETAT «PLV» PAR AGENT

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1 MEMENTO Gestion des trop-perçus sur rémunérations Version V 1.0 Rédaction : Service/ Bureau Nom et Qualité des rédacteurs Jessica PAYAN Agence Comptable Marie-Thé ROBILLARD Agence Comptable Bénédicte SAUTERON-Agence Comptable Michel DAO VAN CONG-Agence Comptable Pascale BANCEL-DRH Frédéric THION-DAF Maryan DANEDE CAP Date : 10/07/2014 Entrée en vigueur : 20/11/2014 Fiche validée par Nom et Qualité Catherine MENDIBOURE-AGENT COMPTABLE Actualisation : Périodicité de l actualisation et/ou évènement entrainant une obligation d actualisation - «Au fil de l eau» à mesure de l arrivée de nouveaux exemples Responsable de l actualisation : Bénédicte SAUTERON Agence Comptable Référence(s): - Procédure gestion des trop perçus sur rémunérations N PCS Rémunérations - PR 04 MEMENTO DE CAS PRATIQUES D EXPLOITATION D ETAT «PLV» PAR AGENT DESCRIPTION En complément de la procédure citée en référence, ce mémento présente divers cas pratiques à destination des personnels de l Agence Comptable en charge de l analyse des bulletins de salaire avec trop perçus. OBJECTIFS Fournir des exemples pratiques illustratifs du traitement de trop perçus sur rémunérations. ² Historique des mises à jour Date Modifié par (Nom, Prénom, Service) Description du changement 1

2 RAPPEL DE LA PROCEDURE Gestion des trop-perçus sur rémunérations «Etat PLV» A partir d une analyse minutieuse des bulletins de paie et du dossier de l agent dans Winpaie, la cellule salaire de l Agence Comptable: Identifie l origine du trop-perçu par la recherche du/des mois concernés et de/des éléments de paie concernés ; Recherche, dans les archives, et photocopie les pièces justificatives associées ; Vérifie le montant du trop-perçu émis par le «PLV» et le corrige si nécessaire du montant des charges salariales qui se seraient éventuellement mal régularisées (parmi les cas les plus fréquents : solidarité, RAFP ). Ci- dessous une liste non exhaustive de cas pratiques complexes de gestion des trop-perçus sont présentés. Cette liste a vocation à s enrichir progressivement au fil du temps selon les cas rencontrés par la cellule salaire de l Agence Comptable. 2

3 EXEMPLE 1 FONCTIONNAIRE TITULAIRE ENSEIGNANT PROBLEME DE REGULARISATION AUTOMATIQUE DE LA CONTRIBUTION SOLIDARITE L exemple 1 qui sera développé ci-dessous concerne une mauvaise régularisation automatique des charges de l application paye de la DRFIP qui n a pas «remboursé» à l agent la totalité de la contribution solidarité cotisée initalement sur le trop-perçu. Rappelons qu une régularisation consiste à «rembourser» à l agent les cotisations salariales afférentes au tropperçu. La contribution solidarité représente au maximum 1% de l ensemble des éléments de rémunérations (dont le remboursement partiel du transport ne fait pas partie). Tous les agents ne cotisent pas. Il existe un seuil d assujettissement en dessous duquel l agent ne cotise pas et qui est calculé comme suit : Traitement indiciaire brut («TIB») + NBI Cotisations salariales de pensions civiles et de RAFP doit être comparé au brut de l Indice nouveau majoré minimum («INM») de la fonction publique soit à ce jour INM 309 Si le calcul du seuil est > INM de référence alors l agent cotise Si le calcul du seuil est < INM de référence alors l agent ne cotise pas Pour les agents assujettis l assiette de calcul de la contribution est calculée comme suit : Ensemble des éléments de rémunérations du bulletin de salaire Cotisations salariales de pensions civiles et de RAFP La contribution solidarité est ensuite calculée comme suit : 1% x Assiette de calcul définie ci-dessus Lors de l édition de l état PLV, la cellule salaire de l Agence Comptable s est saisie du bulletin de salaire sur lequel a été constaté le trop-perçu. 3

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7 Sur le bulletin de salaire ci-dessus, on observe une ligne de trop perçu en bas à droite du bulletin, colonne «POUR INFORMATION», de 9 232, 65. Les décomptes de rappel permettent d en connaître un peu plus sur l origine du trop-perçu : le mois, le montant du traitement brut (perçu et dû et par déduction le montant brut du trop-perçu dans l exemple 9 232,65 ), le montant de la pension civile (perçu et dû et par déduction le montant trop cotisé de la PC, «remboursé» à l agent, dans l exemple 774,63 ) le motif (dans l exemple : «Régime de rémunération») Pour traiter le précompte de , 65, Il convient de mener une analyse du bulletin dans l ordre suivant : 1) Vérifier la restitution des cotisations sociales salariales - Pension civile Elle se régularise toujours, dans la colonne «A PAYER» en bas du bulletin, par le reversement intégral de la cotisation applicable sur le trop-perçu brut. o 9 232, 65 x 8,39 % (taux applicable sur les mois concernés par le trop-perçu) = 774,63 - CSG et CRDS Le trop-perçu brut étant supérieur au traitement brut plus l indemnité exceptionnelle, les cotisations apparaissent en négatif dans la colonne «A DEDUIRE» si bien qu en fait, c est un «remboursement» à l agent matérialisé par un gain net sur salaire. (Traitement Brut + Indemnité exceptionnelle trop-perçu brut) x Taux applicable du mois en cours (8% x 98,25 % équivalent à l assiette de calcul de la CSG /CRDS = 7,86 %) o (4 898, , ,65 ) x 7, 86 % = - 325, 28 (-97,58-207,37-20,33) Toutefois, sur le mois en cours, on constate également que l agent aurait dû cotiser, s il n y avait pas eu de trop perçus, une somme de : o (4 898, ,39) x 7, 86 % = 400,40 (selon les taux de cotisations en cours) Finalement l Agent se voit rembourser une de somme de : o 400, , 28 = 725, 68 7

8 Cette somme pourra être vérifiée en reprenant les calculs CSG / CRDS des mois concernés et en les comparants au montant ci-dessus. L opération consiste à reprendre les décomptes de rappel et à appliquer à la différence entre le «Perçu» et le «Dû» le taux de cotisation CSG / CRDS : o Cf exemple Mai 2012=> (4028, ,48) x 7,86 % = 158,34 et ainsi de suite tous les mois soit au total : 725,68 - RAFP Dans l exemple, la RAFP ne fait pas l objet d un calcul de trop perçu parce que l agent n a pas perçu de primes les mois antérieurs susceptibles d avoir généré un trop perçu. Dans le cas inverse, il aurait fallu effectuer un calcul de vérification. - Contribution solidarité Systématiquement, la régularisation réalisée par la DRFIP est erronée. L agent a payé la contribution solidarité du mois de mai à septembre à hauteur de 84,58. Si l agent avait cotisé normalement sur le mois de décembre, il aurait cotisé 46,69. o 1% x (tous les gains cotisations salariale retraites) 1% x (4898,84+195,39-415,91 PC-9,77 RAFP)= 46,69 Or il se trouve qu il a payé 8,78. On lui a donc rendu : o 46,69 8,78 = 37,91. Mais comme on aurait dû lui rendre 84,58 donc il faut lui restituer la différence entre : o 84,58-46,69 = 46,67 L état PLV sera modifié manuellement en conséquence avant d enclencher la procédure de recouvrement auprès de l agent (cf infra). - MGEN Même principe de «remboursement» à l Agent. Dans l exemple, l Agent a sur-cotisé quatre mois à demitraitement soit un montant total de 256. Sur le bulletin du mois de décembre, on constate qu on lui reverse 128,71 soit : o 128, 71 du mois en cours 256 à rembourser = - 128,71 «A déduire» En cas de problème de régularisation l Agent doit effectuer une démarche auprès de la MGEN. 8

9 2) Modifier manuellement le PLV, le cas échéant quand les cotisations sont erronées et suivre la procédure Dans l exemple fourni => 4 668,03 46,67 (Contribution solidarité mal régularisée) = 4 621,36 EXEMPLE 2 FONCTIONNAIRE TITULAIRE BIATSS PROBLEME DE REGULARISATION RAFP ET MGEN Sur le bulletin de salaire d octobre sur lequel est constaté le trop-perçu, on s aperçoit que le montant du traitement brut et l IAT (Indemnité d Administration et de Technicité) sont déconnectés. Deux difficultés sont apparues : - D une part, la RAFP qui ne concerne que l IAT d un montant de 7,90 n est pas remboursée à l agent. Il conviendra donc de le déduire du PLV ; - D autre part, pour la MGEN, le remboursement n a été calculé que sur le traitement et pas sur la prime. La différence de 4,70 ne peut pas être restituée à l agent qui devra engager personnellement des démarches auprès de la MGEN. 9

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13 Calculs : - RAFP o Montant cotisé en septembre : 5% x 158,06 = 7,90 o Pas de montant remboursé sur octobre o L état PLV doit être corrigé de 1323,86 7,90 = 1315,96 - MGEN o Montant de la MGEN septembre : 2,97 % (1458,54+158,06) = 48, 01 o Montant remboursé octobre : 43,31 o Différence 4,70 Mauvaise régularisation ; recours individuel de l agent auprès de la MGEN pas de correction d état PLV 13

14 EXEMPLE 3 FONCTIONNAIRE TITULAIRE BIATSS BIBLIOTHEQUE PROBLEME DE NON INTERRUPTION DE PRIME La plupart des primes sont payées sur la carte 22 (IAT, PPRS, PFR ). Cette carte s arrête en même temps que le traitement. Il se trouve que des personnels de bibliothèque perçoivent une prime de rendement payée sur la carte 05. Dans le cas présent la personne est partie en cours de mois, le 15 septembre : les primes sur carte 22 sont interrompues mais aucune action n a été réalisée sur la carte 05. Le cas développé ci-dessous débute à la réception de l état PLV qui fait apparaître un «reste à recouvrer» de 399,76. La gestionnaire rémunération de l Agence Comptable compare le bulletin de salaire complet du mois d Août avec le bulletin de salaire du mois de septembre. Dans ce cas, le trop perçu ne nécessite pas de re-calcul. Les pièces seront à transmettre à la DAF pour qu elle émette un ordre de reversement. L agent sera appelé à régler le montant dû suivant la procédure «N PCS Rémunérations - PR 04» 14