DOSSIER A DEPOSER AU MOINS 3 MOIS AVANT LA MANIFESTATION

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1 DOSSIER A DEPOSER AU MOINS 3 MOIS AVANT LA MANIFESTATION 1

2 INFORMATIONS PRATIQUES Pièces à joindre au dossier : I. Une première demande : Pour une demande de subvention, merci de joindre les documents suivants : Un courrier de demande de subvention adressé au Président du Conseil départemental de l Oise, Le dossier de demande de subvention complet Le bilan financier de l année n-1 Un RIB Un récépissé de déclaration en préfecture Les statuts de l association déposés ou approuvés, en un seul exemplaire, II. Un renouvellement: Pour un renouvellement de demande de subvention, il vous suffit de nous renvoyer les documents suivants : Un courrier de demande de subvention adressé au Président du Conseil départemental de l Oise, Le bilan (qualitatif et quantitatif, financier, nombre de bénévoles et de salariés mobilisés ) des éditions précédentes et le compte-rendu de la dernière assemblée générale Dans tous les cas, un dossier de demande de subvention complet est nécessaire pour toute demande, Un RIB Fournir 1 exemplaire de vos supports de communication (affiches, flyers) faisant apparaître le logo du Conseil départemental de l Oise en tant que partenaire.. Téléchargement du dossier sur et retourner l imprimé complété et signé à l adresse postale Monsieur le Président du Conseil départemental de l Oise Hôtel du Département 1 rue Cambry- CS Beauvais Cedex Pour toute demande de renseignements Direction Adjointe des Sports Direction Adjointe de la Vie Associative ou Attention : Les associations souhaitant bénéficier de supports de communication et lots divers pour la promotion du Département sont invitées à adresser un courrier séparé à cette même adresse.

3 PRESENTATION DE VOTRE ASSOCIATION IDENTIFICATION DE VOTRE ASSOCIATION Nom de votre association :... Adresse du siège social :... Code Postal :... Commune :... Adresse de correspondance (si différente) : Nom :... Prénom :... Adresse :... Code Postal :... Commune :... IDENTIFICATION DU REPRESENTANT LEGAL ET DE LA PERSONNE CHARGEE DU DOSSIER Le représentant légal : Nom :... Prénom :... Qualité :... Téléphone :... Portable :... Télécopie : La personne chargée du dossier au sein de l association : Nom :... Prénom :... Qualité :... Téléphone :... Portable :... Télécopie : Autres informations pertinentes relatives à votre association que vous souhaitez indiquer : 2

4 PRESENTATION DE LA MANIFESTATION Nouvelle manifestation Renouvellement Nom de la manifestation : Présentation de la manifestation : Date(s), lieu(x) et durée de la manifestation : Nombre de participants prévu : Nombre de spectateurs prévu : Catégorie(s) de publics concernés (sexe, âge, etc ) :... Politique tarifaire envisagée : (Montant des inscriptions (gratuité/mini/maxi) :... Rayonnement de votre manifestation : International - National Régional Départemental Local Montant de la subvention sollicitée pour cette manifestation : Commentaire : 3

5 Budget prévisionnel de la manifestation : Prestations de services (à préciser) DEPENSES MONTANT RECETTES MONTANT FONDS PROPRES Hébergement, restauration (à préciser) Achat de matériel, fournitures (à préciser) Location (à préciser) SUBVENTIONS Assurance Conseil départemental de l'oise Publicité, communication Conseil Régional Rémunération, vacations Communes ou autres collectivités Autres (à préciser) Etat Sécurité (secouristes) Sponsors Autres partenaires Recettes spectacles, manifestations Vente de marchandises TOTAL DES DEPENSES TOTAL DES RECETTES Emplois contributions volontaires en nature Secours en nature Mise à disposition gratuite de biens et prestations Personnels bénévoles TOTAL Contributions volontaires en nature Bénévolat Prestation en nature Dons en nature TOTAL 4

6 ORGANISATION D UNE MANIFESTATION SPORTIVE DANS UN SITE NATURA 2000 I. Rappel La réglementation applicable à une manifestation sportive est différente selon qu'elle se déroule : - sur la voie publique, - sur un circuit, un terrain ou un parcours, - avec ou sans engagement de véhicules à moteur. Type de manifestation Avec classement établi sur l obligation d effectuer un parcours dans un minimum de temps Avec classement établi selon d autres critères que la vitesse ou le temps de parcours Sans classement Sans accès à la voie publique ou ouverte à la circulation publique pas d obligation Accès à la voie publique ou ouverte à la circulation publique demande d autorisation formulaire cerfa n 13391*02 déclaration formulaire cerfa n 13447*02 déclaration formulaire cerfa n 13447*02 la demande d autorisation (formulaire cerfa n 13391*02) Toute épreuve ou compétition sportive, engageant ou non des véhicules terrestres à moteur, organisée sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un parcours doit faire l'objet d'une autorisation administrative préalable donnée par le Préfet du département dans lequel l'épreuve a lieu. Si l épreuve à lieu sur plusieurs départements, l autorisation doit être donnée par chaque Préfet de département traversé (si l'épreuve recouvre plus de 20 départements, l'autorisation sera délivrée par le Ministre de l'intérieur). Sauf dérogation à titre tout à fait exceptionnel, ne peuvent être instruites que les demandes d'autorisation se rapportant à des épreuves agréées par la fédération sportive délégataire et inscrites au calendrier fédéral. Les organisateurs qui, bénéficiant d'une autorisation, décident d'annuler l'épreuve doivent prévenir l'autorité qui a délivré l'autorisation six jours au moins avant la date prévue. Illustration : organisation d une course cycliste sur route, d une course VTT ou d un rallye automobile, etc la déclaration 1 (formulaire cerfa n 13447*02) Toute manifestation sportive non motorisée sur une voie ouverte à la circulation publique, avec un classement établi selon d autres critères que la vitesse ou le temps de parcours ou sans classement final des participants, doit faire l objet d une déclaration préalable transmise au Préfet du département dans lequel l organisateur est domicilié. Si l épreuve à lieu sur plusieurs départements, la déclaration doit être transmise à chaque Préfet de département traversé. «[ ] les manifestations sportives qui se déroule dans le respect du code de la route et qui n imposent à leurs participants qu un ou plusieurs points de rassemblement ou de contrôle, à l exclusion d un horaire fixé à l avance et 1 Cf article 3 du décret n du 5 mars 2012 relatif aux manifestations sportives sur les voies publiques ou ouvertes à la circulation publique (qui modifie l article R du code du sport)

7 de tout classement en fonction notamment soit de la plus grande vitesse réalisée, soit d une moyenne imposée, sur une partie quelconque du parcours, ne sont pas soumises à l autorisation [ ]» «[ ] Sont toutefois soumises à déclaration les manifestations sportives visées au précédent alinéa prévoyant la circulation groupée, en un point déterminé de la voie publique ou de ses dépendances, de plus de 75 piétons, de plus de 50 cycles ou autres véhicules ou engins non motorisés et de plus de 25 chevaux ou autres animaux [ ]». II. Obligation d une manifestation sur un site Natura communes dans l Oise sont concernées par un ou plusieurs site(s) Natura La réglementation (Code de l environnement) impose à l organisateur d une manifestation soumise à demande d autorisation ou de déclaration se déroulant, sur tout ou sur une partie d un site Natura 2000, de réaliser une évaluation d incidences visant à analyser les différents effets de l activité sur les espèces et sur les habitats. Cette étude est une pièce obligatoire dans le dossier de demande d autorisation ou de déclaration. L organisateur de la manifestation peut être dispensé de cette évaluation si l activité, de par sa nature et son impact sur le site, est déjà intégrée et validée dans les documents contractuels du site (contrat Natura 2000, Document d Objectifs) La liste des sites Natura 2000 dans l Oise, les informations utiles à la réalisation ou non de l évaluation d incidences et les contacts de l animateur de chaque site Natura 2000 sont disponibles sur : Le formulaire type de l évaluation d incidences est disponible sur : L évaluation d incidences doit être proportionnée entre les enjeux de protection du site et l envergure de la manifestation. Elle se compose : - d une présentation de la manifestation (activité, nombre de participants/spectateurs, ), - d une carte situant la manifestation par rapport au périmètre du (des) site(s) concernés, - d un exposé argumenté sur l évaluation d incidences, les mesures correctives éventuellement prises et les conclusions. 2 Cf article L414-3 à L414-5 du Code de l environnement ; Cf article 1 er du décret n du 9 avril 2010 relatif à l évaluation des incidences Natura 2000 ; Cf arrêté préfectoral du 16 décembre 2010

8 Agenda 21 Départemental Charte manifestation éco-responsable Cochez les situations adaptées à votre manifestation 1. PROTECTION DU LIEU DE LA MANIFESTATION L emplacement de la manifestation doit se faire sur un site non protégé Le site doit être adapté à l accueil des publics Prendre en compte les considérations environnementales dans le choix du parcours Ne pas gêner les riverains Impliquer les participants et les spectateurs dans la démarche environnementale (rappel micro, autocollants ) Assurer le nettoyage de l intégralité des espaces utilisés par la manifestation Privilégier l éco-conception des stands et autres lieux d accueil 2. DEMARCHE GLOBALE ENVIRONNEMENTALE Favoriser une communication responsable en limitant la diffusion de documents papier et en privilégiant le courriel Sensibiliser les participants au respect de l environnement Faire signer une charte de bonne conduite par les participants 3. FORMATION DES CADRES ET BENEVOLES Actions de sensibilisation au respect de l environnement Diffusion d informations pédagogiques pour l amélioration de la qualité de vie 4. MAITRISE DES CONSOMMATIONS Mettre en place le tri sélectif des déchets (verre, papier, plastique) Disposer de nombreuses poubelles sur le site et limiter les volumes des déchets Mettre des bennes de déchets à l aire d arrivée et éviter l utilisation des sacs plastiques Mettre en place des actions d économie d électricité et d eau (toilettes sèches) 5. UTILISATION DES MOYENS DE TRANSPORT COLLECTIF ET DES MODES DE DEPLACEMENT PROPRE Faire la promotion du co-voiturage et des transports collectifs ainsi que des carburants propres Favoriser la marche ou le vélo pour les courts déplacements. 6. RESTAURATION ECO RESPONSABLE Privilégier une alimentation respectueuse de l environnement (produits de saison, biologiques, circuits de proximité) et les produits non emballés, en vrac Privilégier les conditionnements et la vaisselle recyclables 7. ACCESSIBILITE DES PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP Réfléchir à l accessibilité en fonction des différents handicaps et proposer une signalétique adaptée Lien vers le guide «Organiser une manifestation éco responsable» Signature du Président de l association :: :