PROSPECTION CLIENTS. Présentation : PROSPECT

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1 PROSPECT PROSPECTION CLIENTS 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d accueil 7 Paramétrage 18 Utilitaires 23 Utilisation de Ditel Prospect 27 Importation d un fichier Excel de vos prospects 28 Importation directe d un fichier Ditel dans vos prospects 35 Visu des infos juridiques sur Score3 45 L impression d étiquettes 48 L impression de factures 52 L export de vos données 55 L envoi d un SMS à partir de la fiche client 59 Options d interface avec d autres logiciels 62 Utilisation avec contrôle des Utilisateurs Présentation : Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la gestion des données et l accès direct à l information. Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées, contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients : - dates de prises de contacts - planning des prospects à relancer - le planning des appels Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les contacts sur votre force de vente Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un temps précieux. Principales fonctionnalités : Base unique pour tous les contacts. Accès à l'info par toutes les rubriques. Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du réseau (appelé en informatique architecture client serveur). Import export Excel de tout ou partie de la base. Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche client. Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows depuis la fiche client. Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client. Impression papier de la fiche client. etc Procédure d installation en client Serveur

2 PAGE 2 PROSPECT Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l affichage de la fenêtre «Téléchargement de fichier», choisissez «ouvrir» ou «exécuter». L installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l installation soit faite à partir d un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l option «enregistrer» (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Marche à suivre(cas n 2): Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec l icône située sur le bureau et saisissez vos codes d enregistrement. Marche à suivre(cas n 3): Attention d avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d utiliser cette option. Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Prospect. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement

3 PROSPECT PAGE 3 Le logiciel s enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus, appuyez sur «Exécuter», pour lancer l installation.

4 PAGE 4 PROSPECT Choisissez «suivant» Choisissez «Standard»

5 PROSPECT PAGE 5 Choisissez «Installer» Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez «Ditel Prospect» par l icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Si vous obtenez l écran ci-dessous, c est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.

6 PAGE 6 PROSPECT ECRAN D ACCUEIL Le menu principal comprend 5 boutons. Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect en fonction de votre activité commerciale.

7 PROSPECT PAGE 7 Paramétrage de Ditel Prospect Ouvrez le menu «Fichiers». «Clients» : c est votre fichier client prospect accessible également par le premier bouton «Fichiers clients» nous y reviendrons dans la suite de la notice.

8 PAGE 8 PROSPECT Configuration Imprimante Vous sélectionnez l imprimante connectée à votre ordinateur ou sur le réseau ou imprimer dans un document PDF

9 PROSPECT PAGE 9 Pays Contient la base de données de tous les pays + un jeu «Villes et codes postaux» : contient la base de données de tous les codes postaux de France et des noms de ville associés (c est une aide à la saisie pour éviter les erreurs).

10 PAGE 10 PROSPECT «Commerciaux» : vous devez affecter un code à chacun de vos commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs contacts s ils le désirent.

11 PROSPECT PAGE 11 «Qualité» : vous renseignez la liste des qualités en fonction de votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc.

12 PAGE 12 PROSPECT

13 PROSPECT PAGE 13 «Règlement» : vous renseignez les modes de règlement.

14 PAGE 14 PROSPECT «Qualifications»: inspiré du «SPANCO», la liste des qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de votre négociation.

15 PROSPECT PAGE 15 «Type actions» : les actions vous servent à définir pour chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts. «TVA» : les codes TVA sont des données comptables pour relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple.

16 PAGE 16 PROSPECT «Produits» : les produits sont vos articles à la vente si vous gérez des produits ou des types d affaires si vous êtes dans l immobilier par exemple

17 PROSPECT PAGE 17 «Alarme» : se sont les différents signaux sonores que vous allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts à relancer chaque matin. Le paramétrage est un peu long au départ, mais toutes les données sont essentielles pour une bonne gestion de votre activité commerciale. Chacun doit réfléchir en fonction de son organisation.

18 PAGE 18 PROSPECT Le menu «Utilitaires»

19 PROSPECT PAGE 19 «Ré indexation» : en cas de problèmes sur vos fichiers (messages d erreur) vous devez réindexer vos fichiers, suite à une coupure de courant par exemple.

20 PAGE 20 PROSPECT «Sauvegarde» : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\program Files.

21 PROSPECT PAGE 21 «Export Import» : vous permet d exporter ou d importer vos fichiers en format texte vers d autres applications (réservé à votre service informatique).

22 PAGE 22 PROSPECT «Paramétrages» : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par exemple de masquer ou d afficher certaines fonctions : utilisation ou non de certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité commerciale. Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client. Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela facilite grandement son utilisation par la suite. Utilisation en mode contrôle des utilisateurs cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le verrouillage de la fiche client.

23 PROSPECT PAGE 23 Utilisation de Ditel Prospect Menu Principal Ce sont les 6 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients.

24 PAGE 24 PROSPECT «Fichier Clients» : c est ce que vous avez en permanence sous les yeux. Il contient l ensemble de vos contacts : Le haut du tableau est le module recherche, c est le cœur de votre activité. Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels. Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici «monsieur Dupont», vous tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond avec un t ou un d à la fin? Chaque commercial peut mettre son code s il ne veut travailler que sur ses fiches. Vous pouvez connaître vos prospects par n importe lequel des critères de recherche que vous avez définie.

25 PROSPECT PAGE 25 Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects «Import XLS» : importation d un fichier d adresses à partir d Excel. - Pour importer les données provenant d Excel - Choisissez «Import XLS», le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer. - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. - Les boutons et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l importation en cliquant sur le bouton «Importer»

26 PAGE 26 PROSPECT Exemple d import d un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro Vous pouvez saisir directement sur le tableau d imprtation les libellés des champs qui ne sont pas dans votre fichier excel à importer Par exmple : Code règlement C pour comptant Code commercial A pour Admistrateur Qualification 0 pour Suspect Code qualité P par exemple Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à mesure de votre travail commercial

27 PROSPECT PAGE 27

28 PAGE 28 PROSPECT Importation d un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel Qualif Pro dans vos prospects Cliquez Sur le bouton Import Ditel Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer :

29 PROSPECT PAGE 29 Définissez les différentes rubriques d importation

30 PAGE 30 PROSPECT Et lancez l import

31 PROSPECT PAGE 31 Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel Qualif Pro par exemple :

32 PAGE 32 PROSPECT Mais le plus important est l aspect avancement de vos négociations inspiré du «SPANCO». Le SPANCO est l historique complet de chaque étape de la prospection : S uspect : l ensemble des relations possibles P rospect : une demande, une info, un contact extérieur A ction : prise en compte de la demande N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre C onclusion : la concrétisation de la vente O rdre : son règlement comptable

33 PROSPECT PAGE 33 Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation. Les boutons du bas de la fiche vous permettent : «Modifier» : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la modifier. «Nouveau» : vous enregistre un nouveau prospect. «Supprimer» : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance. «Calendrier» : donne accès directement à l agenda. «Fermer» : ferme l application, vous revenez au menu principal.

34 PAGE 34 PROSPECT La fiche client Elle contient l ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont propres à votre activité : «Général» : c est une vue globale de la fiche client.

35 PROSPECT PAGE 35 Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score 3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client

36 PAGE 36 PROSPECT «Livraison» : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s il est différent des coordonnées générales).

37 PROSPECT PAGE 37 «Contacts» : permet de renseigner les données personnels des contacts.

38 PAGE 38 PROSPECT «Infos Financières»

39 PROSPECT PAGE 39 «Infos commerciales» : permet de renseigner un résumé de vos conversations ou un copié collé d un document reçu par mail par exemple.

40 PAGE 40 PROSPECT «Action» : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche action : facture, contrat etc.

41 PROSPECT PAGE 41 Impression : Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier.

42 PAGE 42 PROSPECT L agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée : Rendez-vous, appel téléphonique etc. Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l action à mener :

43 PROSPECT PAGE 43

44 PAGE 44 PROSPECT Le bouton «Non terminés» vous rappel les actions non terminées à ce jour. Le bouton «En retard» vous rappel les actions en retard à ce jour.

45 PROSPECT PAGE 45 L impression d étiquettes Après avoir fait votre sélection : l activité marketing par exemple, vous pouvez imprimer des étiquettes adhésives pour réaliser un publipostage. Cliquez sur le bouton Imprimer.

46 PAGE 46 PROSPECT Sélectionnez le format de vos planches d étiquettes A4 et faites passer les fiches à imprimer dans la partie droit e du tableau

47 PROSPECT PAGE 47 Cliquez sur le bouton Imprimer Et si le format vous convient lancez l impression de vos étiquettes

48 PAGE 48 PROSPECT L impression de factures Cliquez sur le bouton facturation

49 PROSPECT PAGE 49 Cliquez sur nouvelle Les informations de la facture apparaissent en fonction des produits commandés Cliquez sur OK Cliquez sur Oui pour imprimer la facture

50 PAGE 50 PROSPECT Cliquez sur Imprimer

51 PROSPECT PAGE 51 L historique de vos factures apparait à l écran

52 PAGE 52 PROSPECT L export de vos données : Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers Excel ces fiches Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n avez pas besoin de toute la fiche

53 PROSPECT PAGE 53

54 PAGE 54 PROSPECT Ici par exemple nous n avons exporté que cette partie du fichier client pour par exemple réaliser un mailing

55 PROSPECT PAGE 55 L envoi d un SMS à partir de la fiche client Le logiciel Ditel SMS doit être installé dans le répertoire Ditel Prospect et configuré (cf. notice Ditel SMS) Cliquez sur le bouton SMS Une fenêtre s ouvre où vous pouvez saisir le SMS à envoyer (vous pouvez avoir saisi un certain nombre de sms types dans le bloc note par exemple et faire un copier coller dans cette fenêtre en fonction du message à envoyer)

56 PAGE 56 PROSPECT Les champs % à droite de la fenêtre sont remplacés par le contenu de la zone de la fiche client au moment de l envoi (identique au publipostage de Word par exemple) L appui sur le bouton envoi valide l envoi Le texte de votre sms s écrit automatique dans les infos commerciales Bien sure le client peut répondre à votre SMS Vous pouvez lire les réponses en cliquant sur le bouton réponses SMS au menu principal

57 PROSPECT PAGE 57 La fenêtre des réponses aux envois de SMS s ouvre

58 PAGE 58 PROSPECT Une fois les réponses lues vous pouvez les supprimer Chaque réponse va s écrire sur la bonne fiche client dans les infos commerciales

59 PROSPECT PAGE 59 Les options d interfaçage avec d autres logiciels : Les «Options» sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel. Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu à partir de votre fichier vous pouvez décider d exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d appels téléphoniques automatiques en cas d urgence

60 PAGE 60 PROSPECT Le menu «?» Enregistrement : Contient le nom du propriétaire du logiciel L à propos vous informe sur la version du logiciel

61 PROSPECT PAGE 61 La présente notice se trouve également sous ce «?»

62 PAGE 62 PROSPECT Utilisation en mode contrôle des utilisateurs Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'està-dire que chaque utilisateur à accès à l ensemble des fiches contacts, certains clients nous ont demandé que l information sur les contacts ne soit visible que sur le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa base. Ces fonctionnalités sont gérées par l administrateur de la base de données Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le menu paramètres L option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l utilisateur de ne pas effacer par inadvertance une fiche client.

63 PROSPECT PAGE 63 L option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal

64 PAGE 64 PROSPECT Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des opérations que peut effectuer le commercial. Le groupe A étant réservé à l administrateur du logiciel.

65 PROSPECT PAGE 65 L administrateur défini les droits d accès de chaque utilisateur en fonction du groupe auquel il appartient. Une fois ce paramétrage effectue l administrateur défini un mot de passe pour luimême et pour chaque commercial

66 PAGE 66 PROSPECT Procédure d installation Ditel Prospect en Client Serveur 1 télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l url : 2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect Click droit > propriétés > partage 3- sur chaque poste du réseau ouvrir «Favoris réseau» Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect

67 PROSPECT PAGE Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez > envoyer vers > Bureau (créer un raccourci)

68 PAGE 68 PROSPECT 5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour chacun des postes sur la ligne cible exemple : \\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3 C est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes données