Embauche d un salarié

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1 FFPS Fiche pratique drit scial Mars 2013 Embauche d un salarié Dès lrs que l emplyeur a pris sa décisin d embaucher une persnne pur sn entreprise (CDI, CDD, cntrat d apprentissage) il lui incmbe d effectuer un certain nmbre d bligatins légales, le défaut de réalisatin de certaines d entre-elles puvant être sanctinné pénalement en cas de cntrôle de l inspecteur du travail. 1 Dcuments à furnir à l administratin La déclaratin préalable à l embauche (DPAE) Tus les emplyeurs divent, préalablement à tute embauche (au plus dans les 8 jurs précédant la date prévisible de l embauche), prcéder à la déclaratin nminative du nuveau salarié auprès de l URSSAF. La déclaratin préalable à l embauche (DPAE) cmprte des infrmatins relatives à l emplyeur (dénminatin sciale, cde APE, numér SIRET, adresse de l établissement, service de santé dnt dépend l emplyeur), au futur salarié (nm et prénms, sexe, date et lieu de naissance, numér de sécurité sciale) et des infrmatins relatives à l embauche (date et heure, nature et durée du cntrat, durée de la péride d essai éventuelle). L emplyeur dit priritairement effectuer cette déclaratin par vie électrnique sur le site de l URSSAF dnt il dépend u sur le site Il peut tutefis l adresser par télécpie u par lettre RAR. La DPAE permet d accmplir les déclaratins et demandes suivantes : - immatriculatin de l emplyeur au régime général de sécurité sciale - immatriculatin du salarié à la caisse natinale d assurance maladie - l affiliatin de l emplyeur au régime d assurance chômage destinée à Pôle Empli - la demande d adhésin à un service de santé au travail - la demande de visite médicale d embauche. Lrs de l embauche, l emplyeur dit furnir au salarié : - sit une cpie de la DPAE - sit une cpie de l accusé réceptin reçu de l rganisme de recuvrement mentinnant les infrmatins cntenues dans la déclaratin. Tutefis, dès lrs que le salarié dispse d un cntrat de travail écrit, sur lequel est mentinné l rganisme destinataire de la DPAE, l bligatin d infrmatin est cnsidérée cmme satisfaite. Le défaut de remise au salarié d un de ces tris dcuments peut être sanctinné en cas de cntrôle, d une amende de 4 ème classe, sit 750 maximum.

2 Le défaut de DPAE peut être sanctinné, en cas de cntrôle, d une amende de 5 ème classe, sit 1500 au maximum. La déclaratin mensuelle des muvements de main-d œuvre Cette bligatin cncerne les établissements u les entreprises ccupant au mins 50 salariés. 2 Dcuments à remettre au salarié Cpie de la déclaratin préalable à l embauche. Lrs de l embauche du salarié, l emplyeur dit furnir à celui-ci une cpie de la déclaratin préalable à l embauche u de l accusé réceptin de l URSSAF. L emplyeur est dispensé de cette bligatin s il a remis au salarié un cntrat de travail écrit avec mentin de l URSSAF destinataire de la déclaratin. Un cntrat de travail écrit Si le salarié est embauché à temps partiel u pur une durée déterminée, la remise d un cntrat de travail écrit est bligatire. La nn remise d un cntrat de travail écrit emprte la requalificatin autmatique du cntrat de travail en cntrat à durée indéterminée et à temps plein. Lrsque le salarié est embauché pur une durée indéterminée et à temps plein, la remise d un cntrat de travail n est pas bligatire, sauf si elle est impsée par la cnventin cllective. Il est cependant vivement cnseillé d en remettre un quelle que sit la situatin de travail (sauf dans le cas de l intérim). Une ntice d infrmatin sur les cnventins et accrds cllectifs Le salarié dit recevir une ntice d infrmatin sur laquelle sernt précisés la cnventin cllective, ses avenants et autres textes cnventinnels applicables dans l établissement u l entreprise ainsi que les différents accrds cllectifs applicables le cas échéant. En l absence de cnventin cllective, la ntice devra le préciser et indiquer que snt applicables les dispsitins du cde du travail. Une ntice d infrmatin sur la prtectin sciale cmplémentaire Si l établissement u l entreprise fait bénéficier ses salariés d une prtectin sciale cmplémentaire à la sécurité sciale (frais de santé u/et prévyance), l emplyeur dit remettre une ntice d infrmatin établie par l rganisme assureur au nuveau salarié dans laquelle sernt ntamment mentinnées les garanties applicables. l emplyeur en tant que suscripteur d une assurance-grupe est tenu d une bligatin de cnseil vis-à-vis de ses salariés. Il a dnc le devir de faire cnnaître à ces derniers les drits et les bligatins qui snt les leurs via la ntice d infrmatin. Aussi, est-il recmmandé de remettre cette ntice sit par currier RAR, sit en main prpre cntre remise d un reçu signé et daté par le salarié. Par ailleurs, l emplyeur est respnsable des 2

3 cnséquences qui s attachent à une infrmatin inexacte ayant induit l assuré en erreur sur la nature, l étendue u le pint de départ de ses drits. 3 Obligatins pstérieures à l embauche d un salarié Inscriptin sur le registre du persnnel Dès sn entrée dans l entreprise, le nuveau salarié dit être inscrit sur le registre du persnnel. Visite médicale d embauche Celle-ci dit s effectuer avant la fin de la péride d essai (cf. fiche pratique drit scial sur la surveillance médicale des salariés). 4 Embauche d un salarié étranger L emplyeur qui décide d embaucher un salarié étranger, ressrtissant u pas de l Unin Eurpéenne, dit accmplir des frmalités administratives spécifiques utre celles étudiées précédemment. Il ne peut embaucher des persnnes étrangères que si elles snt dûment autrisées à travailler sur le territire français. Embauche d un salarié déjà muni d une autrisatin de travail L emplyeur a l bligatin de vérifier la régularité du séjur de la persnne étrangère qu il embauche. Nul ne peut directement u par persnne interpsée, engager, cnserver à sn service u emplyer pur quelle que durée que ce sit un étranger nn muni du titre l autrisant à exercer une activité salariée en France. De plus, il est interdit à tute persnne d engager u de cnserver à sn service un étranger dans une catégrie prfessinnelle, une prfessin u une zne gégraphique autre que celles mentinnées, le cas échéant, sur sn titre de séjur. En cas d irrégularité cnstatée en particulier par l inspectin du travail, l emplyeur encurt des sanctins pénales sévères. - Respnsabilités de l emplyeur vis-à-vis d un étranger nn ressrtissant de l Unin Eurpéenne L emplyeur dit vérifier la natinalité du salarié, le cntenu de sn autrisatin de travail (activités permises, znes gégraphiques autrisées) et la réalité de l existence du titre autrisant le candidat à être salarié, sauf si celui-ci était précédemment inscrit au Pôle Empli et qu il est à même de furnir une attestatin d inscriptin au Pôle Empli. Pur s assurer de la validité de l autrisatin de travail de la persnne qu il se prpse de recruter, l emplyeur dit adresser au préfet de sn département du lieu d embauche, par currier RAR u par currier électrnique, une cpie du dcument prduit par l étranger, au mins 2 jurs uvrables avant la date effective de l embauche. Le préfet ntifie sa répnse par tut myen (currier, télécpie u currier électrnique) dans un délai de 2 jurs uvrables à cmpter de la réceptin 3

4 de la demande. A défaut de répnse dans ce délai, l bligatin de l emplyeur est réputée satisfaite. Il existe différents titres de séjur et de travail. L autrisatin de travail peut se matérialiser de plusieurs façns et en particulier par : un titre de séjur unique permettant une activité salariée une autrisatin prvisire de travail un visa de lng séjur dispensant de titre de séjur le récépissé de première demande u de demande de renuvellement d un titre de séjur. Face à la cmplexité du sujet et des risques encurus en cas d infractin à la législatin sur les salariés étrangers, il est frtement recmmandé à l emplyeur qui suhaite embaucher un travailleur étranger de s adresser préalablement à la DIRECCTE u à l inspectin du travail pur cnnaître ses drits et bligatins. - Respnsabilités de l emplyeur vis-à-vis d un étranger ressrtissant de l Unin Eurpéenne u d un autre pays d Eurpe Le principe de la liberté de circulatin des persnnes institué par le traité de Rme permet à un ressrtissant d un État membre de l Unin eurpéenne de s installer dans un autre État de l UE et de puvir librement y travailler. Celui-ci n aura dnc pas à justifier auprès de sn nuvel emplyeur d un titre de séjur en curs de validité. L accès à l empli salarié en France est libre pur les ressrtissants de 28 États eurpéens qui n nt en cnséquence pas bligatin de détenir un titre de travail, sit les 24 pays de l Unin eurpéenne, 3 pays de l Espace Ecnmique eurpéen (l Islande, le Liechtenstein, la Nrvège) et la Suisse. Le marché de l empli n est pas encre ttalement uvert à la Rumanie et à la Bulgarie pur lesquels les travailleurs qui suhaitent venir travailler dans un pays de l UE divent tujurs slliciter un autrisatin de travail jusqu en Embauche d un ressrtissant hrs UE nn muni d une autrisatin de travail Il appartient au futur emplyeur qui suhaite embaucher un ressrtissant hrs Unin Eurpéenne d effectuer les différentes démarches administratives. Il existe plusieurs prcédures seln la nature du titre demandé, l empli à purvir u la situatin de l étranger. S il est déjà présent sur le territire français, l emplyeur engagera une prcédure de changement de statut si nécessaire, si l intéressé ne réside pas en France, l emplyeur entreprendra une prcédure d intrductin. La prcédure d intrductin visant à btenir une carte de séjur tempraire salarié se résume en 5 étapes : - En envi de la demande auprès de la DIRECCTE : le futur emplyeur dit justifier qu il n a pas truver de candidat sur le marché du travail en France. - Le dssier une fis instruit par la DIRECCTE est transmis à l Office Français de l Immigratin et de l Intégratin (OFII) qui le transfert au cnsulat de France en vue de délivrer un visa de lng séjur valant titre de séjur (VLS-TS) - Paiement de la taxe par l emplyeur - Visite médicale spécifique 4

5 - Signature d un cntrat d accueil et d intégratin - Délivrance du titre Cette prcédure est relativement lngue et cmplexe et il est recmmandé de se renseigner préalablement auprès de la DIRECCTE dnt dépend l emplyeur. Il est précisé que les travailleurs étrangers bénéficient des mêmes drits que les travailleurs français au regard des dispsitins légales, réglementaires u cnventinnelles. 5

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