Une infrastructure d impression qui améliore votre efficacité, optimise votre productivité et vous permet de générer des économies significatives

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1 you can* **Gestion des services d impression MANAGED PRINT SERVICES** * Bien sûr, vous pouvez Une infrastructure d impression qui améliore votre efficacité, optimise votre productivité et vous permet de générer des économies significatives

2 Les services MPS de Canon gèrent véritablement votre environnement d impression afin de réaliser d importantes économies. «Canon a mis sur pied une stratégie d'impression qui a permis d atteindre un ROI en réduisant les coûts d'impression de plus de 60 %.» Horst Schlüchter Directeur de la gestion des applications et de l'infrastructure pour R&V Versicherung, Allemagne.

3 Pour Canon, MPS est une approche de services permettant l externalisation de la gestion ainsi que l optimisation continue du parc d impression et des processus métiers qui l accompagnent. Canon fait la différence Nous travaillons avec tous nos clients pour fournir des services MPS qui offrent une vraie valeur ajoutée, un excellent contrôle et des améliorations continues. La valeur ajoutée des MPS La production de documents constitue généralement une importante source de dépenses pour les entreprises, pouvant atteindre 3 % du chiffre d affaires. Néanmoins, la plupart des entreprises n'ont ni le temps, ni les compétences nécessaires à la gestion de leur environnement d'impression. Avec les services MPS, vous pouvez externaliser la gestion de votre production de vos documents, ainsi que les processus connexes. Les analystes estiment qu il est possible d effectuer jusqu à 30% d économies grâce aux services MPS. Nous disposons de l expertise, de la technologie et des processus parfaitement adaptés à la mise en place des services qui contribuent à créer un environnement d'impression efficace, souple et économique. En outre, les services que nous offrons à votre entreprise permettent de rapidement réduire vos coûts et d'améliorer votre productivité, avec la capacité d évoluer selon vos besoins. «Notre conseil régional est en passe d'atteindre ses objectifs de réduction des frais d'impression de par an. Le nombre d'imprimantes a été rationalisé de façon significative. Par conséquent, les frais d'achat de cartouches d'encre ont été réduits de près de 66 %, soit 50 % de plus que l objectif que nous nous étions fixé.» Conseil régional de l'east Lothian, Écosse. «La solution d'impression proposée est facile d accès et sécurisée, ce qui a permis d accroître notre productivité et notre sécurité tout en réduisant nos coûts d'impression. Ainsi, nous avons divisé nos frais d'impression par deux et économisé plus d un million d euros chaque année.» Fraport AG, Allemagne.

4 5 phases pour une plus grande efficacité Les services MPS de Canon sont conçus autour d un cycle de 5 phases, utilisant les référentiels de gestion des services ITIL 1 et la méthodologie de gestion de projets PRINCE2. Les décideurs sont consultés à toutes les phases du cycle afin d'assurer une corrélation optimale entre nos services MPS et les impératifs commerciaux, fonctionnels et techniques de nos clients. Notre solution MPS est flexible et s adapte à vos besoins. Elle permet d externaliser la gestion de l'impression, garantissant ainsi à votre entreprise les meilleurs services, une technologie de pointe et une valeur durable. 1 ITIL & PRINCE2 est une marque déposée de l'office of Government Commerce au Royaume-Uni et dans d'autres pays.

5 Canon MPS s'appuie sur la méthodologie ITIL (IT Infrastructure Library) qui apporte de la valeur au cours de cinq phases à la fois distinctes et interdépendantes : 1 DÉCOUVERTE Canon procède à un audit MPS afin de mieux comprendre vos impératifs. Ce processus évalue le parc existant et les comportements d'impression. Il identifie les critères du projet et donne une estimation du coût total de possession en l'état. DÉCOUVERTE 2 CONCEPTION Les consultants expérimentés de Canon s'appuient sur les résultats de l'audit MPS pour concevoir une solution d'impression et de gestion des documents qui réponde à vos besoins et s'adapte à leurs évolutions. Nous travaillons en concertation avec vous pour définir les enjeux métier, proposer une solution de services et définir ensemble un objectif d économie réalisable. 5 AMELIORATION CONTINUE DES SERVICES Canon MPS exploite les informations relatives aux services et aux performances pour apporter des améliorations continues s adaptant ainsi à l'évolution des besoins de votre entreprise. AMELIORATION CONTINUE EXPLOITATION CONCEPTION TRANSITION ET MISE EN ŒUVRE 4 EXPLOITATION Notre responsable de service clients est chargé de s'assurer que votre parc d'impression et vos processus documentaires restent optimisés sur le long terme, et a comme priorité absolue la réalisation des indicateurs de performance et des SLA convenus. 3 TRANSITION ET MISE EN ŒUVRE Notre équipe mettra un programme en place afin d'assurer une transition transparente vers la nouvelle solution. Elle utilise une méthodologie définie, avec une phase de formation et des communications, aussi bien au niveau des utilisateurs que de l'entreprise.

6 Découverte La phase d audit des services MPS Canon pose les fondements indispensables au lancement d'une nouvelle stratégie d'impression et de gestion documentaire. Canon effectue dans un premier temps un audit MPS La combinaison de logiciels de pointe et d'une forte expertise professionnelle nous permet de comprendre tous les aspects de votre environnement d'impression et de gestion documentaire, d'évaluer les processus connexes et d'identifier les changements nécessaires. Canon préconise différentes options selon les besoins de votre entreprise, le niveau d'analyse voulu et les détails requis pour mettre en place la solution la mieux adaptée. Audit découverte Aperçu de votre environnement d impression L audit permet de recenser votre parc d'impression, vos niveaux d'utilisation et les coûts afférents. Une fois cette opération terminée, nous vous donnons une estimation des coûts d'impression existants, que le matériel vous appartienne ou fasse l'objet d'un crédit-bail ou d'un contrat de location. Nous disposons ainsi d'un point de départ chiffré pour examiner les améliorations possibles en termes de périphériques et de procédures. Audit et analyse Analyse approfondie de votre environnement d'impression et de l'utilisation des documents La phase d'audit et d'évaluation permet de comprendre en détails vos processus d'impression et de gestion documentaire. Cette évaluation donne une vue complète et transparente de votre infrastructure documentaire. Cela permet d effectuer une proposition indicative reposant sur les résultats initiaux et pouvant inclure le redimensionnement de votre parc d'impression, un plan de déploiement équilibré et des recommandations concernant les solutions de gestion de l'impression afin d'en améliorer la disponibilité, de simplifier les processus et de réduire le coût total de possession. Cet audit offre une vue exhaustive et transparente de l'ensemble de votre infrastructure d'impression et de la façon dont elle est utilisée. Nous fournissons un schéma de localisation des périphériques et une évaluation exhaustive des coûts, qui serviront de base pour les recommandations d économies durables et de gains de productivité.

7 Découverte Identification de l'environnement informatique, des stratégies de sécurité, des outils d'assistance, des procédures (notamment pour les incidents et les changements) et analyse des comportements d'impression, de l'environnement, des contraintes et des opportunités.

8 Conception Documentation et test de la technologie proposée dans votre environnement informatique, validation de la conformité avec les normes de sécurité, intégration des procédures dans les systèmes d'assistance, définition des enjeux métier, proposition de solution de service et évaluation de l économie engendrée. Conception Canon s'appuie sur les données récoltées lors de la phase d Audit pour concevoir une solution qui optimise le mode de fonctionnement de votre organisation. La solution que nous recommandons inclut le matériel, les logiciels et les services les mieux adaptés afin d'assurer des avantages mesurables sur le long terme. De plus, la mise en œuvre de cette solution sera programmée autour de vos impératifs opérationnels et selon le rythme voulu. Selon les besoins de votre entreprise, les services MPS peuvent : place une interface identique sur Mtousettrelesenpériphériques afin de réduire au minimum la formation et l assistance des fonctions évoluées qui facilitent Ilenclure travail, telles que la numérisation vers ssurer l'assistance et la gestion des Apériphériques tiers au sein de votre parc. En gérant les contrats de consommables et de maintenance, nous vous fournissons un point de contact unique. Nous travaillerons donc avec vous pour éliminer les coûts superflus en consolidant votre parc d'impression pendant une période prélablement définie. Afin de s assurer que les attentes ont bien été définies et pour mesurer le succès de la solution par rapport aux objectifs, Canon négociera et élaborera avec vous les contrats de SLA avant de procéder à l implémentation. Gestion de projet Notre prestation de gestion de projet garantit le déploiement de la solution MPS conformément aux paramètres convenus tels que la durée, la qualité et le contrôle des coûts, afin d'assurer une transition optimale. Nos groupes de projet assurent la coordination de tous les livrables de façon à réduire au minimum les risques de perturbation et d optimiser la vitesse, la facilité et la simplicité d adaptation de la nouvelle solution. Ceci inclut des jalons clés et des tests d'acceptation par l'utilisateur (UAT). l , vers des documents PDF ou vers des systèmes existants un pilote d'impression universel, Fquiournir permet l utilisation de tout matériel sans avoir à installer un pilote pour chaque modèle nclure la fonctionnalité My Print Anywhere, Iqui permet d'imprimer où et quand vous le souhaitez, sans craindre que quelqu'un d'autre récupère votre document par erreur ettre à disposition notre gamme de Mpériphériques d'impression et d'imagerie, ainsi qu'une suite de logiciels performants afin d optimiser la gestion d'impression de votre entreprise éfinir des stratégies et des modes de Dgouvernances clairs pour identifier les types de périphériques, leur disponibilité et leur capacité tout en s'assurant que les bonnes personnes ont accès aux bonnes ressources, au juste coût Les consultants Canon travaillent en collaboration avec votre équipe pour mettre en place une architecture de services conçue pour assurer un environnement d'impression optimal et atteindre vos objectifs.

9 «Nous avions une idée assez précise de ce que nous voulions obtenir, mais ne savions pas par où commencer. L'expérience de Canon en terme d'implémentation de différentes solutions nous a permis de bénéficier d une solution parfaitement adaptée.» Julie Caughey Directrice financière du conseil régional de l'east Lothian (Écosse).

10 Transition et mise en œuvre Nous gérons le projet d'implémentation de votre nouvelle solution afin d'assurer une transition transparente. Nous nous efforçons constamment de réduire l'impact sur les activités opérationnelles des utilisateurs. Nous nous assurons que tous les éléments correspondent à l'évolution de vos besoins opérationnels et de vos indicateurs de performances. Programme de communication et formation La mise en place d un nouveau système d impression et de processus peut être déroutante. Par conséquent, une approche proactive pour motiver le personnel, assurer la compréhension et la confiance peut en réduire l impact. L équipe Canon MPS travaille en collaboration étroite avec le personnel le plus sensible au changement. Des communications en face à face, ainsi que sur l intranet et par s permettent de susciter l intérêt et assurer l adhésion. Seule une communication efficace et cohérente autour du changement, ses avantages et son impact sur les utilisateurs permet de contrer efficacement la résistance au changement et assurer la réalisation des objectifs. Formation de l'utilisateur Lorsqu il s agit d optimiser votre solution MPS, la formation utilisateur est essentielle. Le programme exhaustif de formation de Canon sera adapté aux besoins de votre entreprise. La formation prendra différentes formes, notamment des sessions sur site ou hors site, et des rencontres individuelles ou en petits groupes. Votre personnel découvrira les éléments suivants au cours de la formation : Fonctionnement des nouveaux appareils et description des fonctionnalités permettant d optimiser la productivité Gestion des processus et de l utilisation liés aux nouveaux logiciels Personnes à contacter chez Canon pour les besoins d impression courants Installation du matériel, des logiciels et des services Suite à la phase d audit, toutes les activités sont planifiées et conçues de façon à réduire au minimum les perturbations de l activité de votre entreprise. De nouveaux périphériques et logiciels sont installés et les périphériques existants sont redéployés et/ou supprimés, conformément au calendrier convenu, afin d assurer une transition transparente entre l environnement existant et le nouveau. «La gestion de ce projet complexe par Canon nous a impressionnés notamment du fait de sa compréhension de nos processus métier et de notre infrastructure informatique.» Dr Roland Krieg Directeur informatique, Fraport AG, Allemagne.

11 Transition et mise en œuvre Apporter et intégrer la technologie au sein de l'environnement informatique, assurer la conformité avec les règles de sécurité et la formation technique, et délivrer les services tout en gérant le changement.

12 Exploitation Gestion intégrale de la solution et mise à jour des systèmes, suivi des performances, gestion des services et du parc d'impression. Exploitation En tant que fournisseur de services MPS, Canon a pour principal objectif l'amélioration constante des processus informatiques liés à la gestion des services d impression. Par conséquent, nous nous efforçons de vous éviter des dépenses inutiles, nous contrôlons les modifications apportées à votre parc d'impression et nous gérons son expansion de façon à soulager l activité de votre entreprise. Gestion du parc Afin d'assurer la prise en charge des objectifs organisationnels de nos clients, nous concevons et implémentons des solutions de gestion de l'impression adaptées à leurs besoins et capables de suivre leur évolution. Une fois implémentées, ces solutions nécessitent une gestion spécialisée et dédiée conformément aux indicateurs de performance ou SLA convenus par contrat. Votre responsable service Canon prend en charge votre contrat MPS et s assure que les SLA convenus ont bien été respectés et que le retour sur investissement a été optimisé. En relation aussi bien avec votre équipe que la nôtre, et éventuellement avec les fournisseurs externes, votre interlocuteur Canon assure la gestion du changement et la formation, la mise en place de nouvelles technologies et optimise la productivité de vos employés en réduisant les coûts liés à l impression et en améliorant la disponibilité des actifs dans votre organisation. Gestion de la configuration et maintenance Ce service permet de s'assurer que l'environnement d'impression d'un client fonctionne constamment à son niveau optimal. Il garantit aussi que toutes les stratégies en relation avec l'impression et l'entreprise sont appliquées, ce qui inclut les stratégies d'impression, d'approvisionnement, de sécurité et utilisateurs. Ce service contribue également à faciliter le processus de transition lors des modifications de l'environnement du parc d'impression, telles que les installations, les déplacements, les ajouts ou les modifications (IMAC), ou les installations de mises à jour de solutions. Il couvre également le processus de restauration en cas de désastre si une panne majeure survient dans l'environnement informatique. Centre d'assistance Vos équipes informatiques et vos utilisateurs disposeront d'un point de contact unique chez Canon en cas de demandes, d'incidents ou de problèmes. Toute une série d'options est disponible afin de libérer votre personnel informatique interne et de lui permettre de se consacrer à des tâches plus essentielles, tout en améliorant le temps de disponibilité de votre parc d'impression. Gestion du matériel Nous prendrons en charge la conception, la mise en œuvre et la gestion de vos actifs de la phase d audit à la phase d amélioration continue des services. Ainsi, nous pouvons suivre, gérer financièrement, planifier et mettre en œuvre efficacement les périphériques et les applications nécessaires tout au long de votre contrat. Services imac (installation, modification, ajout, changement) Les services imac permettent de faire intervenir des experts pour le déplacement, l'ajout ou la modification de matériel et de logiciels en fonction des besoins. Les protocoles, procédures, échanges d'informations et autorisations nécessaires à l accès à ce service seront convenus avec précision dans votre contrat de services.

13 Assistance sur site Assistance à l'impression sur site L'assistance sur site permet de bénéficier d'une réponse proactive, rapide, de premier et second niveau en cas d'incidents d'impression. Cette option peut être étendue pour inclure la formation préventive et l'assistance requises afin de s'assurer que les utilisateurs peuvent facilement accéder aux périphériques dont ils ont besoin et afin d'optimiser les fonctionnalités disponibles. Toute une gamme d'options est disponible selon l'évolution des besoins. Toute solution d'impression est potentiellement soumise à des difficultés ponctuelles pour les utilisateurs et le service d'assistance informatique. Les problèmes potentiels peuvent avoir trait aux bourrages de papier, au réapprovisionnement en toner et en agrafes, à la disponibilité de supports, le tout risquant d'avoir un impact sur la satisfaction des utilisateurs. Ce service prend en charge les problèmes quotidiens au nom du client et les résout. Surveillance à distance La ressource est déployée sur les sites ayant un parc d'impression conséquent et vise principalement à assurer la préparation des périphériques conformément aux critères exigés par les clients. Ces derniers bénéficient ainsi d'une optimisation et d'une amélioration des fonctionnalités et des performances de leurs solutions d'impression. Ce service peut être disponible aussi bien à plein temps qu'à mi-temps, selon les besoins du parc d'impression. Canon peut réduire le coût total de possession en automatisant le relevé des compteurs et la commande de consommables. Nous pouvons également surveiller vos périphériques d'impression et les logiciels correspondants, 24h/24 et 7j/7 afin de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne se réalisent pleinement. Par conséquent, nous optimisons la disponibilité de votre parc d impression et la satisfaction des utilisateurs. Gestion, surveillance et rapport sur la capacité Ce service permet une surveillance précise du parc d'impression et de numérisation et la génération de rapports afin d'optimiser son utilisation et ses performances.

14 Amélioration continue des services Propositions régulières de mesures permettant d améliorer les performances de l infrastructure. Assurer la conformité fonctionnelle et sécuritaire de la modification de tout élément de configuration dans l environnement informatique du client. Amélioration continue des services Contrairement à certaines solutions de services gérés, les services MPS de Canon incluent une phase d amélioration continue des services. Cela permet de garantir que la solution que nous proposons lors de la phase Transition et Mise en œuvre est optimisée au fil du temps et s adapte à l'évolution constante des besoins de votre organisation. Rapports de gestion Réunions d'évaluation Votre interlocuteur Canon fournit des rapports de gestion et organise des réunions régulières avec les clients afin de recommander des améliorations durables en termes d'efficacité opérationnelle, de productivité du personnel et de réduction des coûts. Ces réunions permettent de s'assurer que toutes les parties prenantes ont la possibilité de confronter les performances aux objectifs, de discuter des orientations et des mesures à prendre. Votre interlocuteur canon coordonne et facilite ces réunions d'évaluation. Les rapports d'analyse de la qualité de service et de conformité préparés avec toute l'expertise de Canon permettent de disposer des informations les plus récentes en termes de performances d'assistance incluant l'historique des appels, les tendances, les unités de mesure des performances, les changement et mises à jour des contrats, et bien plus encore. De plus, ils permettent à votre responsable service clients et à nos spécialistes d'impression et de document d'identifier les tendances et les situations anormales et de proposer des solutions avant que ces dernières n'aient un impact négatif sur l'activité de l'entreprise. D'autre part, ils assurent la lisibilité des performances et de l'efficacité globale de votre service MPS. Ces rapports sont utilisés au cours des réunions d évaluation périodiques. Les rapports couvrent les domaines suivants de votre service MPS : Performances des services (SLA) Utilisation des périphériques Gestion des actifs, incluant MAC Tendances et plan d action Amélioration continue des services Nous alignons les services en cours et en préparation sur les besoins stratégiques présents et futurs de votre entreprise, en fonction de la maturité de vos processus informatiques et de vos stratégies environnementales. Ainsi, nous établissons les bases d'un partenariat réel et équilibré, permettant aux deux parties d'améliorer la productivité et de réduire les coûts.

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16 DÉCOUVERTE Canon associe les services les mieux adaptés aux matériels et aux logiciels pour mettre en place une infrastructure qui apporte en permanence de la valeur pendant toute la durée de votre contrat MPS. AMELIORATION CONTINUE EXPLOITATION CONCEPTION TRANSITION ET MISE EN ŒUVRE Gestion des coûts Sécurité Productivité Ergonomie Optimisation des périphériques Optimisation des documents Environnement DÉCOUVERTE Audit découverte Audit et analyse CONCEPTION Architecture de solution Gestion de projet TRANSITION ET MISE EN ŒUVRE Formation de l'utilisateur Programme de communication et formation Mise en œuvre EXPLOITATION Gestion du parc Gestion du matéri Services MAC Surveillance à distance Centre d'assistance Assistance sur site Assistance à l'impression sur site Gestion de la configuration et maintenance Gestion, surveillance et rapport sur la capacité Résolution de problèmes AMELIORATION CONTINUE DES SERVICES Amélioration continue des services Rapports de gestion Réunions d'évaluation Canon dispose d'un portefeuille étendu de services professionnels qui peuvent ne pas être inclus dans la matrice ci-dessus. Tous les services sont sujets à modification. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com French Edition 0159W816 Canon Europa N.V., 2011 Canon France S.A. 17 Quai du Président Paul Doumer Courbevoie Cedex Tél : canon.fr Canon Belgium N.V./S.A. Berkenlaan Diegem Tél : Fax : canon.be Canon (Suisse) SA Industriestrasse 12 CH-8305 Dietlikon Tél : +41 (0) canon.ch