وزارة السكنى والتعمير وسياسة المدينة

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1 وزارة السكنى والتعمير وسياسة المدينة Phase 3 Planification de la solution retenue et stratégie de changement Elaboration du Schéma Directeur du Système d Information des agences urbaines 2013

2 Sommaire I. Rappel des besoins de la prestation II. Rappel de la démarche du projet et des objectifs de la phase 3 III. Facteurs clés de succès d un projet SI IV. Synthèse du Portefeuille de projets 2

3 Sommaire I. Rappel des besoins de la prestation II. Rappel de la démarche du projet et des objectifs de la phase 3 III. Facteurs clés de succès d un projet SI IV. Synthèse du Portefeuille de projets 3

4 Rappel du contexte et des objectifs du projet Contexte du projet Contexte du projet Ce projet s inscrit dans le cadre des efforts de modernisation des agences urbaines. Il rejoint la volonté des agences urbaines d offrir aux citoyens un service de proximité et de qualité. Pour atteindre ses objectifs, les agences urbaines accorde une grande importance à la mise à niveau de leur système d information. Objectifs du projet Enjeux de l Audit Evaluer la situation actuelle du système d information des Agences Urbaines (25 agences sur le territoire national) en vue de déterminer le potentiel pour répondre aux exigences dictées par leurs mission et les objectifs qu elles se sont fixées. Définir le futur système d information globale et unifié des Agences Urbaines. Ce système doit répondre aux besoins et attentes actuels et futurs en adéquation avec la stratégie globale du Ministère et des missions des Agences Urbaines. Analyser et proposer les différentes possibilités fonctionnelles, techniques et organisationnelles pour réaliser le futur système compte tenu des besoins exprimés et des moyens humains, organisationnels et techniques actuels (selon la dimension de chaque Agence). Elaborer un plan d action opérationnel permettant de décliner de façon concrète les mesures et projets nécessaires à réaliser pour déployer le futur système d information pour chaque Agence Urbaine. Elaborer le plan de mise en œuvre du nouveau système, le portefeuille des projets, les moyens humains, financiers et organisationnels à considérer ainsi que le plan de conduite de changement nécessaire. 4

5 Sommaire I. Rappel des besoins de la prestation II. Rappel de la démarche du projet et des objectifs de la phase 3 III. Facteurs clés de succès d un projet SI IV. Synthèse du Portefeuille de projets 5

6 Rappel de la démarche de l étude Pré-phase Cadrage du projet Phase 1 Etude de l existant et recensement des besoins Phase 2 Phase 3 Définition des orientations, élaboration des plans d urbanisation du futur système d information et des scénarii de mise en œuvre Planification de la solution retenue et stratégie de changement 6

7 Rappel des objectifs de la phase 3 Elaborer le plan de mise en œuvre comportant : Le portefeuille, par année, par domaine et par Agence Urbaine, des projets et des actions qui doivent concrétiser la réalisation du futur système d information ; Les plans de financement pluriannuels de l ensemble des projets y compris ceux concernant les actions d accompagnement (formation, sensibilisation, assistance ) ; Les calendriers de mise en œuvre. Réaliser le plan Financier contenant l estimation des coûts en termes de budget pluriannuels d équipement et de fonctionnement; Elaborer le plan de calendrier de réalisation ; Définir une nouvelle organisation de la filière informatique ; Le pilotage du futur système d information Elaborer le plan de conduite de changement ; Rédiger le cahier de charges et règlement de consultation détaillés. 7

8 Sommaire I. Rappel des besoins de la prestation II. Rappel de la démarche du projet et des objectifs de la phase 3 III. Facteurs clés de succès d un projet SI IV. Synthèse du Portefeuille de projets 8

9 Facteurs clés de succès d un projet SI La forte implication de toutes les agences urbaines dans le processus de planification La fixation des priorités et le recueil des besoins fonctionnels et techniques L implémentation des projets au niveau central comme projet pilote puis la généralisation des résultats La constitution d une équipe projet dédiée à la réalisation et au suivi des projets La conduite de changement et le transfert de compétences 9

10 Sommaire I. Rappel des besoins de la prestation II. Rappel de la démarche du projet et des objectifs de la phase 3 III. Facteurs clés de succès d un projet SI IV. Synthèse du Portefeuille de projets 10

11 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Mise en place d un outil de modélisation, d optimisation des processus et de la gestion de la qualité Mettre en place un knowledge management pour la capitalisation du savoir-faire et le retour d expérience Mettre en place un système d'information décisionnel Mise en place d un PROJECT MANAGEMENT OFFICE Descriptions L acquisition d une solution de modélisation des processus permet de formaliser la manière dont se construisent les activités qui font la valeur ajoutée des agences urbaines. Ces processus sont souvent transversaux, en communication avec d autres et impliquent plusieurs types d acteurs, et peuvent être décomposés en sous-processus. L idée de ce projet consiste à mettre en place une solution Knowledge Management permettant une meilleure gestion des connaissances pour capitaliser sur les connaissances acquises lors de la réalisation des projets (Études, Planification, gestion urbaine ) et faciliter l accès aux connaissances innovantes. Les agences urbaines doivent pouvoir piloter de manière coordonnée les programmes de surveillance et de contrôle. L utilisation d outils d aide à la décision apportera un plus indéniable dans l efficacité des actions menées qui se trouveront ainsi mieux ciblées (tableau de bord décisionnel ). Ce projet consiste à mettre en place un PMO (Project Management Office) en tant que centre d expertise des meilleures pratiques en Management de Projet au niveau des agences urbaines. 11

12 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Mettre en place un Système d Information Géographique Mise en place d'un système de gestion urbaine Intégration fonctionnelle et technique du Système d information métier des agences urbaines Mettre en place un système d analyse thématique Mettre en place une zone référentiel métier Descriptions Le système d'information géographique (SIG) regroupe un ensemble de technologies en vue de gérer un patrimoine. Dans le cas des agences urbaines, celui-ci sert à la gestion urbaine, rurale et forestière. Le système permettra la gestion des affaires urbaines et immobilières afin d'être en mesure de prendre de meilleures décisions. (Développement spécifique) Le projet va permettre de mettre en place un système autorisant une coopération automatisée, de qualité, sécurité et performance entre différentes applications et composantes SI. Le système va permettre d analyser et de gérer les données thématiques. Le projet va assurer la mise à la disposition des agences urbaines d un référentiel de données métier permettant d éviter les incohérences, les analyses erronées et des coûts élevés de maintenance et de diffusion de l information. 12

13 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Mise en place d un portail client et partenaire (extranet) des agences urbaines Mettre en place une Gestion Electronique des Documents Mettre en place une messagerie professionnelle Descriptions Ce projet a pour but de concevoir une base de données regroupant l ensemble des partenaires potentiels des agences urbaines (administrations, secteur public ). Cette base de données permettra aux agences urbaines de déterminer quels sont les partenaires prioritaires pouvant influencer positivement l activité des agences urbaines. La GED permet de faciliter la collecte des données, les structurer et permettre leur gestion. La finalité de la GED qui est un véritable outil de productivité est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents des agences urbaines, afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction. La Messagerie permettra aux différents groupes de travail, de favoriser le travail collaboratif et d assurer la communication interne à tout le personnel des agences urbaines. 13

14 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Mettre en place un intranet Acquisition d une solution pour la gestion de projet Descriptions L objectif de ce projet est de structurer et diffuser l information entre les collaborateurs d une même agence ou d une agence à une autre. L intranet est solution transversale qui répond aux problématiques de management d'organisation. Le but de ce projet est de mettre en place un outil de gestion de projet qui a pour vocation d assurer une organisation et une planification de l ensemble des activités des agences urbaines afin de garantir l atteinte des objectifs de leurs projets (qualité, coûts, délais), effectuer leurs suivis, anticiper les changements à mettre en œuvre et les risques, prendre les décisions adéquates et les communiquer à l ensemble des acteurs des agences urbaines. 14

15 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Acquisition d une plate-forme de serveurs virtuels Mise à niveau de la sécurité informatique et réseaux Virtualisation des postes de travail Mise à niveau de la salle machine Mise en place d outils de supervision du réseau LAN Descriptions La virtualisation des serveurs va permettre aux agences urbaines de libérer les applications des limites qu un seul serveur physique leur impose. Elle permet l opération de plusieurs applications sur un serveur ou sur une série entière de serveurs. La finalité de ce projet est de s assurer de la mise en place d une architecture sécurisée pour supporter le système d information au niveau des agences urbaines, en s assurant à tout moment de la disponibilité, l intégrité, la confidentialité et la traçabilité de l information. Ce projet consiste à mettre en place une solution de virtualisation de postes de travail des agences urbaines qui transforme les applications et les postes de travail en un service à la demande délivré à tout type d'utilisateur, en tout lieu et sur tout périphérique. L objectif de ce projet est de doter la salle machine des moyens techniques (climatisation, détecteurs d incendie, faux plancher, ) pour assurer un bon fonctionnement des plateformes techniques contenues dans la salle machine. Ce projet permettra aux agences urbaines de surveiller, d identifier, rapporter et alerter en temps réel des fonctionnements normaux ou anormaux du réseau LAN. 15

16 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Mettre en place des contrats de maintenance et d assistance du parc Mettre en place d une solution globale de visioconférence 22 Mise en place de l informatique mobile Mettre en place une solution de téléphonie IP Mettre en place une solution VPN Descriptions Le contrat de maintenance informatique aura pour objet non seulement l entretien du matériel informatique des agences urbaines mais aussi son parc applicatif. La solution va être un véritable outil de communication et de travail collaboratif, elle va permettre d assurer la pérennité des investissements des agences urbaines. Ce projet consiste à équiper les agences urbaines par l informatique mobile afin de permettre à son utilisateur de conserver une partie de ces outils numériques tout en lui apportant de nouveaux services. La voix sur IP est une technologie de communication vocale en pleine émergence. Elle permet la mise en place de réseaux téléphoniques utilisant les infrastructures de réseau informatique existantes. La réduction des coûts est l un des objectifs majeurs d une téléphonique IP. Les VPN ont pour but d'isoler les échanges de données de l'entreprise du reste du trafic Internet en construisant une sorte de tunnel. 16

17 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Mise en place des procédures pour la conformité à la loi Mettre en place les recommandations issues de l'évaluation de la sécurité SI de l'agence Urbaine Mise en place d un plan de continuité informatique Classification et gestion des actifs informationnels Descriptions La loi prévoit, des clauses relatives aux objectifs, champ d application et au référentiel du concept de protection des données personnelles, des dispositions portant sur les conditions du traitement de cette catégorie de données, les droits de la personne concernée et obligations du responsable du traitement, outre la création d une commission de contrôle de la protection de cette catégorie de données. Cette étude consiste à mener une réflexion sur l existant, les constats, les évolutions, l'organisation en matière de la sécurité de son système d'information. Le but du PCA est de palier la défaillance du système d information des agences urbaines suite à un sinistre majeur, afin qu elle puisse poursuivre son activité sans rupture dommageable. Les classifications et gestion des actifs informationnels tiennent compte des notions d intégrité, de traçabilité, de confidentialité, et de disponibilité (DICT). 17

18 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Audit de la sécurité des systèmes d'information Mise en place d'une solution d'authentification forte SSO Descriptions La démarche de réalisation de l audit de la sécurité SI doit permettre aux agences urbaines d'identifier les événements qui peuvent leur nuire et aussi de pouvoir identifier les opportunités potentielles, permettant ainsi d'améliorer l'efficience et l'efficacité de l'organisation. Elle doit permettre de s'assurer que les systèmes de contrôle (en place ou prévus) au sein des agences urbaines couvrent bien les principaux risques identifiés qui pourraient menacer ses objectifs. L'objectif du SSO est de propager l'information d'authentification aux différents services du réseau des agences urbaines, voire aux autres réseaux et d'éviter ainsi à l'utilisateur de multiples identifications par mot de passe. 18

19 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services 31 Projets Mise en place de la solution de gestion financière, comptabilité et moyens généraux 32 Mise en place de la solution RH Descriptions La mise en place de la solution de gestion financière devra permettre aux agences urbaines de : Doter ses services financiers des outils pour la gestion financière Fournir au service financier un outil performant pour la gestion financière et comptabilité des agences urbaines. La finalité de ce projet est d accompagner les agences urbaines et particulièrement le service des Ressources Humaines dans la réalisation de ces objectifs de management efficace et rationnel des ressources humaines. 19

20 Synthèse du Portefeuille de projets Gouvernance et Pilotage Couverture fonctionnelle Outils Transverses Infrastructure Technique Sécurité Système Intégré de Gestion Organisation et Gestion des services Projets Assistance a la maitrise d ouvrage des projets SI du schéma directeur SI Mise en place des processus IT conformément aux meilleures pratiques 35 Elaboration du référentiel SI Descriptions La finalité de ce projet est d assurer l assistance à la mise en œuvre du Système d Information cible de des agences urbaines pour : Assurer le pilotage (en étroite collaboration avec le service informatique) des projets SI du Schéma Directeur SI Assurer un suivi de l'organisation, des ressources, de la qualité, du budget et des plannings des projets SI La gestion des incidents apporte une valeur aux agences urbaines puisqu elle : Agit comme une fonction stratégique pour assurer la continuité du travail au niveau des agences urbaines ; Supporte l intégration et la gestion des changements en tenant compte des limites spécifiques des processus Ce projet consiste à élaborer un référentiel ou repository commun permettant de : Conduire des projets variés tels que l analyse des processus, la cartographie applicative et la conception de systèmes. Urbaniser le système d information et cartographier les données des agences urbaines. 20