GUIDE DE DÉPART À LA RETRAITE. Guide à l intention des employés

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1 GUIDE DE DÉPART À LA RETRAITE Guide à l intention des employés L équipe Retraite et avantages sociaux Juin 2016

2 Table des matières 3 Quand partir à la retraite? 3 De quoi dépendra votre revenu du Régime? A. Votre rémunération et vos années de participation B. Votre âge de retraite C. La forme de rente 6 Estimer votre revenu de retraite Relevé annuel Outil de projection du portail Ma Retraite Régimes d État 7 Prendre votre retraite, étape par étape Étape 1 - Informez votre gestionnaire Étape 2 Faites une demande officielle de départ à la retraite Étape 3 Recevez vos documents de retraite Étape 4 - Retournez des documents requis Étape 5 - Paiement de la rente 8 Ensuite? 9 Vos sources d information Portail Ma Retraite Intranet Gestionnaire Centre de services Ressources humaines Ce document n a aucune valeur contractuelle. S il y a doute quant à l interprétation des dispositions des régimes, les textes des régimes et les contrats des régimes d assurance collective, prévaudront en tout temps. Sur demande, ces documents peuvent être consultés au Service des avantages sociaux (5849-1). Le genre masculin désigne aussi bien les hommes que les femmes et est utilisé dans le seul but d alléger le texte. La Banque se réserve le droit de modifier ou de mettre fin aux régimes en tout temps, sous réserve des exigences des lois applicables. Si le gouvernement se retire de certains programmes, il n est pas automatique que la Banque en assume la responsabilité.

3 Ce guide a été conçu pour faciliter votre démarche de départ à la retraite. Il vous expliquera les différentes étapes à suivre. Dans ce guide, le terme «Régime» sera utilisé pour désigner autant le Régime de retraite des employés de la Banque Nationale du Canada que le Régime de retraite des employés de la Financière Banque Nationale Inc. Il est important de noter que ce document se veut informatif et n a pas la prétention de couvrir toutes les situations particulières. Par conséquent les outils et les sources d information mentionnés dans ce guide doivent être consultés pour répondre à vos préoccupations. Quand partir à la retraite? Vous pouvez prendre votre retraite dès 55 ans. Toutefois, la décision de partir à la retraite doit faire l objet d une bonne réflexion. Pour vous aider dans votre réflexion, la Banque a mis en place une section Planification de la retraite dans le portail Ma Retraite. Cette section présente une capsule vidéo, un guide, des webinaires et des outils utiles à la planification de votre retraite d un point de vue financier, juridique et psychologique. L élément le plus important à considérer avant de prendre votre retraite est votre revenu à la retraite. En effet, lorsque vous serez à la retraite, vos activités et votre style de vie dépendront en grande partie de votre revenu de retraite. À la retraite, vous disposerez des différentes sources de revenu dont, les régimes d État, les régimes de retraite de la Banque, vos épargnes personnelles (REER, CRI, etc.) ainsi que les régimes de retraite des anciens employeurs s il y a lieu. De quoi dépendra votre revenu du Régime? A. Votre rémunération et vos années de participation Le montant de votre rente dépendra de votre rémunération et du nombre d années pendant lesquelles vous avez participé au Régime. Vos années de participation sont aussi un des critères d admissibilité aux avantages sociaux à la retraite. En effet, il faut compter au minimum 15 années de participation à l un ou l autre des régimes de retraite de la Banque pour être admissible aux avantages sociaux des retraités. B. Votre âge de retraite Si vous décidez de partir à la retraite avant 65 ans (l âge normal de retraite), votre retraite sera considérée comme anticipée. Ainsi, votre rente sera réduite de façon permanente. Cette réduction tiendra compte du fait que votre rente sera versée plus tôt pour une plus longue période. La réduction applicable lors d une retraite anticipée n est pas la même pour la partie de votre rente accumulée avant et après le 1 er janvier Veuillez consulter les brochures «Résumé des principales dispositions» pour connaître les réductions applicables. Il y a donc lieu de bien évaluer s il est préférable pour vous de commencer à recevoir plus tôt, une rente moins élevée. Vous pourriez aussi choisir de travailler au-delà de votre 65 e anniversaire de naissance. Votre retraite sera considérée comme ajournée et cela aura pour effet d augmenter votre rente. Vous continuerez de cotiser et d accumuler les années de participation. Le calcul de votre rente de retraite ajournée tiendra compte de votre participation au Régime et de votre rémunération après 65 ans. Vous aurez aussi 3

4 droit à un supplément parce que la rente n a pas commencé à être payée à 65 ans comme il est prévu par le Régime. C. La forme de rente Toutes les rentes sont payables votre vie durant. Cependant vous avez certaines options relativement à la prestation payable en cas de décès après la retraite. Ces options sont décrites ci-dessous. Vous devrez choisir une option entre la forme normale, rente offerte par défaut à tous les participants, et une des formes facultatives. Toutes les options ont une valeur équivalente. Les choix qui vous seront offerts dépendront du régime de retraite auquel vous participez, du fait que vous avez un conjoint ou non au moment de votre départ à la retraite ainsi que de la date du début de votre participation au régime. Si vous avez un conjoint admissible au moment de votre départ à la retraite, la Loi de 1985 sur les normes de prestations de pension ainsi que la Loi sur les régimes complémentaires de retraite. vous obligent à choisir une rente réversible à 60 % à votre conjoint à moins que celui-ci renonce à cette forme de rente en signant le formulaire de renonciation du conjoint à la rente de survivant. En aucun cas, un conjoint admissible ne peut être désigné ou être substitué après que vous avez commencé à recevoir votre rente de retraite. Veuillez consulter le livret «Définition du conjoint admissible» pour connaître la définition de conjoint applicable. Sachez que votre choix de forme de rente devient irrévocable à partir du moment où vous commencez à recevoir vos prestations de retraite. Voici les différentes formes de rente normales et facultatives qui s appliquent : Tableau I : Participant au Régime de retraite des employés de la Banque Nationale du Canada** État civil Forme Description de la garantie après le décès Sans conjoint Facultatives Normale garantie de 5 ans garantie de 10 ans pour la participation avant le 1 er janvier 2014 : remboursement du solde des cotisations et pour la participation depuis le 1 er janvier 2014 : garantie de 5 ans réversible à 60 % au conjoint réversible à 60 % au conjoint, assortie d une garantie de 10 ans Avec conjoint Facultatives garantie de 5 ans (disponible uniquement si toute la participation est postérieure au 1 er janvier 2014) garantie de 10 ans (disponible uniquement si toute la participation est postérieure au 1 er janvier 2014) Normale pour la participation avant le 1 er janvier 2014 : réversible à 60 % au conjoint et pour la participation depuis le 1 er janvier 2014 : garantie de 5 ans **Si la forme de rente que vous choisissez ne comporte pas de réversibilité au conjoint, ce dernier doit signifier son acceptation en signant le formulaire de renonciation du conjoint. 4

5 Tableau II : Participant au Régime de retraite des employés de Financière Banque Nationale du Canada** État civil Forme Description de la garantie après le décès Sans conjoint Facultatives Normale garantie de 5 ans garantie de 10 ans pour la participation avant le 1 er janvier 2014 : garantie 10 ans et pour la participation depuis le 1 er janvier 2014 : garantie de 5 ans réversible à 60 % au conjoint Avec conjoint Facultatives Normale réversible à 60 % au conjoint, assortie d une garantie de 10 ans garantie de 5 ans garantie de 10 ans pour la participation avant le 1 er janvier 2014 : garantie10 ans et pour la participation depuis le 1 er janvier 2014 : garantie de 5 ans **Si la forme de rente que vous choisissez ne comporte pas de réversibilité au conjoint, ce dernier doit signifier son acceptation en signant le formulaire de renonciation du conjoint. Description des formes de rentes Remboursement des cotisations : À votre décès, votre rente cesse d être versée. Votre (vos) bénéficiaire(s) désigné(s) ou vos ayants droit recevront l excédent des cotisations faites, incluant l intérêt jusqu à votre date de retraite, sur la somme des versements de rente. Rente assortie d une garantie : Si vous décédez avant d avoir reçu le total des versements garanties, la valeur actuarielle du solde des versements sera versée à (vos) bénéficiaire(s) désigné(s) ou à vos ayant droits en un seul versement. Rente réversible à 60 % au conjoint : À votre décès, 60 % de votre rente continue d être versée à votre conjoint admissible survivant, sa vie durant. Rente réversible à 60 % au conjoint et garantie 10 ans : À votre décès, 100 % de votre rente continue d être versée à votre conjoint admissible survivant ou, à défaut, à votre (vos) bénéficiaire(s) désigné(s) ou à vos ayants droits pour le reste de la période de la garantie de 10 ans, s il y a lieu. Une fois la période de garantie terminée, 60 % de votre rente continue d être versée à votre conjoint admissible survivant, sa vie durant. Formes facultatives des rentes Les montants de rente payable en vertu des formes facultatives ont une valeur équivalente au montant de rente payable en vertu de la forme normale. Ainsi, si les prestations payables après votre décès en vertu de la forme de rente choisie sont plus élevées que celles prévues par la forme normale, votre propre rente sera réduite. Vous pouvez obtenir une estimation de votre rente selon les différentes formes de rente offertes en utilisant l outil de projection de rente disponible dans le portail Ma Retraite. De plus, le relevé de retraite que vous recevrez suite à votre demande officielle de retraite vous présentera les montants exacts de rentes selon les différentes options qui s appliquent à votre situation. 5

6 Estimer votre revenu de retraite Relevé annuel du Régime Ce relevé vous est transmis chaque année en juin, il fournit le montant de votre rente accumulée au 31 décembre de l année précédente ainsi qu une estimation de la rente qui pourrait vous être versée à différents âges de retraite. Outil de projection du portail Ma Retraite Cet outil de projection vous permet d obtenir une estimation de votre rente du Régime à différents âges de retraite en utilisant vos renseignements personnels. Il tient également compte de toutes les dispositions du régime en vigueur avant et après le 1 er janvier 2014 qui s appliquent à votre situation personnelle. Cet outil permet aussi : de comparer des estimations de rentes pour trois dates différentes sur le même graphique et; d estimer le montant de réduction de votre rente pour chacune des formes de rentes facultatives. Calculatrice du revenu de retraite Cet outil vous permet d estimer votre revenu de retraite provenant de toutes vos sources de revenu, y compris votre épargne personnelle, et de déterminer le montant à épargner chaque année pour atteindre votre objectif de retraite. C est un outil à utiliser pour une planification simple et une retraite à plus long terme. Horizon retraite Cet outil vous permet de vous fixer un objectif de revenu de retraite et d effectuer une planification financière exhaustive, en incluant les revenus du conjoint. Il vous permet d estimer votre revenu de retraite provenant de toutes vos sources de revenu, y compris votre épargne personnelle, et de déterminer si vous êtes en voie d atteindre vos objectifs. C est un outil à utiliser pour une démarche plus complète lorsque vous êtes plus près de la retraite. Régimes d État Vous avez droit aux pleines prestations des régimes d État uniquement à compter de 65 ans (67 ans en 2023 pour les prestations de la Sécurité de la vieillesse). Si vous pensez prendre votre retraite avant cet âge, il est très important de considérer les éléments suivants : Les prestations du Régime de rentes du Québec ou de pensions du Canada (RRQ ou RPC) ne sont pas payables avant 60 ans. Par ailleurs, si vous commencez à les recevoir entre 60 et 65 ans, elles seront réduites de façon permanente. La pension de la Sécurité de la vieillesse est payable à compter de 65 ans (67 ans en 2023). Par ailleurs, si votre revenu de retraite excède un certain montant, votre pension de Sécurité de la vieillesse pourrait être réduite ou éliminée. Pour des plus amples renseignements sur les rentes auxquelles vous pourriez avoir droit en vertu des régimes d État, vous pouvez consulter : Retraite Québec au : et Service Canada au : 6

7 Prendre votre retraite, étape par étape Nous vous recommandons de fournir un avis écrit six mois avant votre départ à la retraite pour permettre une meilleur planification des ressources et s assurer du versement de votre rente à temps. Votre demande sera prise en charge par un conseiller du Centre de services Ressources humaines (CSRH) dédié à administration du Régime (le Conseiller). Il vous accompagnera dans chacune des étapes du processus de votre départ à la retraite. Étape 1 - Informez votre gestionnaire Informez votre gestionnaire dès que possible pour lui permettre de planifier votre succession et assurer le transfert de vos connaissances. Étape 2 Faites une demande officielle de départ à la retraite Avant la date de votre retraite (idéalement six mois), veuillez : compléter le Formulaire de demande de départ à la retraite (f ) disponible sur le portail Ma Retraite sous la section Guides et formulaires ou sur l intranet; acheminer le f dûment complété au (CSRH) par courriel ou par courrier interne au transit sur réception de votre demande, le Conseiller communiquera avec vous par téléphone. Étape 3 Recevez vos documents de retraite Trois mois avant la date prévue de votre retraite, le Conseiller vous enverra les documents suivants: le relevé de retraite avec les choix de rente applicables; le formulaire de déclaration d état matrimonial; le formulaire de renonciation du conjoint à la rente de survivant, si vous avez un conjoint; le Guide FlexiPlan pour les retraités, si vous satisfaites aux quatre critères suivantes* : > Vous participiez au régime FlexiPlan en tant qu employé régulier de la Banque avant votre retraite; > Vous êtes âgé d au moins 55 ans à la date de votre retraite; > Vous comptez au moins 15 années de service continu; et > Vous comptez au moins 15 années de participation (service crédité) à l un ou l autre des régimes de retraite de la Banque ou de la Financière ou au REER collectif de la Financière. Étape 4 - Retournez des documents requis Sur réception de la trousse de retraite du CSRH, vous devez : choisir l option de rente qui vous convient; compléter et signer tous les formulaires requis; joindre les documents justificatifs spécifiés dans vos documents de retraite; et retourner le tout au CSRH par courrier interne au Transit Les documents doivent êtres reçus par le CSRH au plus tard un mois avant la date prévue de votre départ à la retraite pour recevoir le paiement de votre rente le 1 er du mois de votre retraite. Étape 5 - Paiement de la rente Votre rente est versée une fois par mois, soit le 1 er jour de chaque mois. Si cette date correspond à un jour férié ou une fin de semaine, la rente sera versée le jour ouvrable suivant. Les impôts fédéral et provincial seront perçus directement sur votre rente, de même que les primes d assurances collectives et les dons pour Centraide, s il y a lieu. Après votre départ à la retraite, vous continuerez à avoir accès au site relevé de paie électronique, à l historique de vos relevés de paie en tant qu employé actif pour une période de 3 ans et aux nouveaux relevés de paie reçus en tant que retraité. Veuillez noter que ces relevés sont émis seulement au premier versement de rente, au dernier et au premier versement ou lorsqu un changement de l année survient au courant de l année. Lorsque vous quittez votre emploi à la Banque, prenez soin de vérifier que l adresse courriel à votre dossier est une adresse personnelle. * Si vous ne satisfaites pas à ces critères, veuillez consulter la section du droit de transformation de l instruction permanente IP Régime d assurance collective FlexiPlan pour les employés réguliers et temporaires. 7

8 Ensuite? Régimes d État Les prestations des régimes d État ne sont pas versées automatiquement. Vous devez faire les démarches nécessaires pour recevoir ces prestations. Régime d acquisition d actions Computershare vous expédiera une lettre expliquant la marche à suivre pour fermer votre compte. Vous disposerez de 90 jours suivant votre date de départ à la retraite pour vendre, transférer ou demander un certificat d actions. Les actions non acquises de l employé deviennent acquises à la date de la prise de retraite. Vacances et congés Les vacances acquises mais non prises seront payées au moment de votre départ à la retraite. Les vacances accumulées entre le 1 er mai et la date de départ à la retraite sont payées sur la base du nombre de jours/heures de vacances acquises mais non prises. Le calcul et le versement de votre indemnité de vacances seront effectués uniquement après votre départ à la retraite. Les congés mobiles non pris avant le départ la retraite ne seront pas payés et seront perdus. Journées de maladie (Employés en service avant le 1 er novembre 1987) Si vous avez des journées de maladie non-monnayables et/ou monnayables, celles-ci pourraient être remboursées dans une allocation de retraite. Pour plus de détails, consultez l IP Allocation de retraite disponible sur Intranet. Prime annuelle Vous demeurez admissible au versement d une prime annuelle, pour l année financière en cours, si vous satisfaites aux critères suivants: avoir fourni la prestation de travail attendue (performance et contribution); avoir travaillé un minimum de 500 heures au cours de l exercice financier et; recevoir une rente immédiate le1 er du mois qui suit la date de cessation de votre emploi. Les primes annuelles versées après le départ à la retraite n ont aucun impact sur le paiement de votre rente. Amicale des retraités de la Banque Nationale L Amicale des retraités est un regroupement de retraités de la Banque Nationale. Ce groupe vous permettra de demeurer en contact avec d anciens collègues et de demeurer actifs en participant à différentes activités organisées par les membres. Vous trouverez toute l information en visitant le amicaledesretraitesbnc.ca/. 8

9 Vos sources d information Les outils et les sources d information suivants vous informeront sur l ensemble de vos avantages sociaux à la retraite. Portail Ma Retraite En plus de contenir la documentation du Régime, les capsules vidéo, vos relevés annuels et des liens pertinents concernant la retraite, ce portail comprend l outil de projection de la rente, la calculatrice de revenu de retraite et l outil Horizon retraite. Rendez-vous au Votre mot de passe temporaire est constitué de la première lettre de votre prénom, des trois premiers caractères de votre nom de famille, de la lettre qui correspond à votre sexe, soit M ou F, des trois derniers chiffres de votre NAS et des deux derniers chiffres de votre année de naissance. Intranet CONSIGNES IMPORTANTES : > Les lettres doivent être en majuscules (n utilisez pas la touche qui verrouille les majuscules). > Si les trois premiers caractères de votre nom de famille comportent un trait d union ou un espace, vous devez entrer ces caractères. > Si votre nom de famille est composé uniquement de deux lettres, utilisez l astérisque comme troisième lettre («* «). Sous Centre RH/Ma rémunération et mes avantages sociaux/les avantages sociaux/ Information sur le Régime IP Régime de retraite IP Allocation de retraite Information sur le régime d assurance collective à la retraite IP Régime d assurance collective FlexiPlan pour les retraités IP Régime d acquisition d actions Capsule vidéo et Guide FlexiPlan pour les retraités Gestionnaire Il vous aidera à planifier les activités entourant votre départ à la retraite, vous dirigera vers les bonnes sources d information dans le processus de la prise de retraite et s assurera de compléter, avec votre collaboration, le transfert de vos connaissances. Centre de services Ressources humaines Une équipe dédiée aux régimes de retraite est disponible afin de répondre à vos questions concernant le processus de votre départ à la retraite au ou au ou 9

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