openmarchéforain Documentation

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1 openmarchéforain Documentation Version 1.0 openmairie

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3 Table des matières I Manuel de l utilisateur 3 1 Manuel de l utilisateur I - Présentation générale du fonctionnement II - Les fonctionnalités de l application III - Le paramétrage Annexes II Guide du développeur 33 III Contributeurs 35 i

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5 Note : Documentation non terminée openmarchéforain est un logiciel libre pour gérer les commerçants non sédentaires des marchés forains. La version 1.0 assure la facturation mensuelle des tickets, le suivi des paiements et l interdiction de placement. Note : En version 1.0 le logiciel openmarchéforain n est conçu que pour fonctionner en symbiose avec un logiciel métier développé spécifiquement pour la Ville de Marseille. Il faudra attendre la version v2.0 pour que le modèle de données et toute l application soit utilisable de façon autonome de tout autre logiciel, par toute collectivité. Ce document a pour but de guider les utilisateurs et les développeurs dans la prise en main du projet. Bonne lecture Table des matières 1

6 2 Table des matières

7 Première partie Manuel de l utilisateur 3

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9 CHAPITRE 1 Manuel de l utilisateur 1.1 I - Présentation générale du fonctionnement Démarrage / Arrêt de l application Démarrer l application en lançant l icône de Firefox qui est sur le bureau S identifier : Présentation de la fenêtre d accueil L application se présente sous la forme d : un bandeau un menu une fenêtre active (au démarrage, c est la fenêtre du tableau de bord) un pied de page 5

10 2.1 Bandeau et pied de page Le Bandeau Il vous affiche : le nom sous lequel vous vous êtes connecté, la collectivité concernée un bouton pour quitter l application et la possibilité d afficher le tableau de bord. L accès au tableau de bord se fait en cliquant dans le bandeau : soit sur le texte à droite soit sur le logo complètement à gauche Le pied de page Il donne le nom du logiciel et sa version, ainsi qu un lien d accès à la documentation en ligne et un lien d accès au site officiel d openmairie. 6 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

11 Les listes et les formulaires 3.1 Présentation des listes La liste s affiche dès qu on clique sur un sous-menu. Ici, menu Références et sous-menu Ticket. Leur titre indique le menu qui a été demandé Ici : menu Références, sous-menu Marché La liste est affichée dans un onglet dont le nom rappelle le sous-menu. C est à partir de la liste qu on peut demander l ajout d un enregistrement dans le cas ou l ajout est autorisé. Cela se fait grâce au bouton dans l entête des colonnes. (voir le paragraphe Entête de colonne ) 1.1. I - Présentation générale du fonctionnement 7

12 La zone de pagination La zone de recherche Une zone de recherche standard est affichée s il n a pas été prévu une recherche spécifique pour cette liste. (voir la recherche spécifique pour les paiements) Entête des colonnes Une icône Flèche devant le titre de la colonne précise comment la liste est triée : horizontale : sans tri demandé par l utilisateur (tri par défaut) ici tri par ordre de distribution vers le haut : tri croissant vers le bas : tri décroissant Une liste ne peut être triée que sur une seule colonne. Une icône Loupe après le titre de la colonne indique qu une recherche peut être faite sur les valeurs de cette colonne. 8 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

13 La consultation Dans la première colonne de la liste se trouve toujours une icône, également en forme de loupe : Si on clique dessus (ou sur n importe quelle autre colonne de la ligne) un écran formulaire de consultation s affiche permettant, entre autre, de consulter la totalité des informations relatives à la ligne sélectionnée. 3.2 Présentation des formulaires Ils sont de deux types : le formulaire de consultation et le formulaire de mise à jour. Ils ont en commun un certain nombre d éléments : le retour, les zones repliées, les onglets Les éléments communs Le retour : Sur la partie gauche, en haut de l écran, se trouve un lien Retour permettant de revenir à l écran précedent. Le même lien figure aussi en bas à gauche de l écran. Si on est sur un écran de consultation, Retour ramène à la liste. Si on est sur un écran de modification, Retour ramène à l écran de consultation. Lorsqu on clique sur Retour, il n y a pas d enregistrement des modifications effectuées. Les zones repliées : Afin de présenter immédiatement les informations les plus importantes, certaines informations sont présentées repliées. Pour les consulter, il suffit de les déplier. Les onglets : Une information consultée, d une certaine nature, peut avoir des informations d une autre nature qui lui sont directement rattachées. Exemple : un commerçant a des factures, une facture a des tickets. Ces informations rattachées sont visibles en consultation et peuvent être filtrées pour n en voir qu une partie I - Présentation générale du fonctionnement 9

14 L utilisation du filtre est possible après avoir cliqué sur l onglet Ticket. Le filtre cherche la valeur demandée, dans toutes les colonnes de la liste Les spécificités du formulaire de consultation Les boutons d action : 10 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

15 Sur la partie droite de l écran se trouvent les boutons permettant d effectuer une action telle qu une modification, une suppression ou une édition. Ils sont présents ou pas selon que les actions associées sont autorisées ou pas. Exemple : Il n est pas possible de supprimer une facture donc pas de bouton de suppression mais il est possible de la modifier pour saisir les informations de la quittance. Un clic sur Modifier ou Supprimer ouvre un nouvel écran sur lequel se trouve le bouton de validation permettant d enregistrer la modification ou la suppression. Pour rappel, la création (ajout) se fait par un bouton présent sur la liste Les spécificités du formulaire de mise à jour Les zones obligatoires : Leur libellé est suivi d une *. L enregistrement : L enregistrement des modifications (ajout, modification ou suppression) ne se fait qu après avoir cliqué sur le bouton de validation situé en bas à gauche de l écran. Le libellé du bouton varie suivant le type de mise à jour demandé : Enregistrer l ajout, Enregistrer la modification, Enregistrer la suppression. Exemple de formulaire pour le paiement d une facture sélectionnée dans la liste avec saisie des informations relatives à la quittance : Lorsque l enregistrement est effectué, l écran s affiche de nouveau avec confirmation de l enregistrement I - Présentation générale du fonctionnement 11

16 1.2 II - Les fonctionnalités de l application Le tableau de bord On y accède en cliquant dans le bandeau, soit sur le logo à gauche soit sur le texte Tableau de bord à droite. C est un ensemble d informations diverses et variées, adaptables en fonction des besoins émis par les utilisateurs. Ce tableau de bord est évolutif. 12 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

17 Pour l instant il permet : de consulter un éventuel message qui peut soit être : un message informatif diffusé par l administrateur un message d erreur provenant de la procédure qui synchronise les applications openmarchéforain et Emplacements. Si tel est le cas, il est très important de prévenir le chef de projet utilisateur (DSI). de connaître la «liste noire» des commerçants qui ne devraient plus être placés sur les marchés, c est à dire ayant au moins une facture non réglée depuis 2 mois Elle donne également le montant de leur dernière facture ainsi que le montant de leurs éventuelles factures en rappel (Voir Annexes). d avoir une synthèse sur les 12 derniers mois des montants facturés et restant à percevoir La synchronisation En attendant une nouvelle version de openmarcheforain dans laquelle l utilisation des psions aura été supprimée, l application est alimentée chaque matin depuis l application des Emplacements, c est à dire que les ajouts ou mises à jour effectuées sur les marchés, commerçants (pétitionnaires) ou tickets sont appliqués dans l application openmarcheforain. Si cette synchronisation se passe mal, un message est affiché dans le tableau de bord. Vous devez le signaler au chef de projet pour que le problème soit réglé au plus tôt. Le déroulement de ce traitement de synchronisation est consultable dans le menu Traitement, sous-menu Technique Les références Ce sont les informations de base nécessaires pour établir les factures. Elles proviennent, pour l instant, de l application des emplacements, par un processus de synchronisation expliqué ci-dessus II - Les fonctionnalités de l application 13

18 3.1. Les marchés Si parmi les tickets récupérés par la synchronisation, certains ont été distribués sur des marchés qui n existaient pas jusqu alors dans l application openmarchéforain, ces marchés sont automatiquement rajoutés à la liste. La liste est affichée, triée par ordre de distribution. Il est nécessaire de contrôler les nouveaux marchés importés, qui sont d office considérés comme facturables. Dans le cas où ils le sont effectivement, il faut préciser leur ordre de distribution. Le traitement de facturation est bloqué s il détecte des tickets sur des machées sans ordre de distribution. Donc deux possiblités : Soit le marché en question est facturable : renseigner le numéro d ordre Soit le(s) ticket(s) s avère(nt) être une erreur et on ne souhaite pas le(s) facturer : mettre la zone Facturable du marché en question à Non. 14 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

19 3.2 Les commerçants Possibilité pour un commerçant, à partir de l onglet des informations liées sur le formulaire de consultation, de visualiser toutes ses factures II - Les fonctionnalités de l application 15

20 3.3. Les tickets La synchronisation permet de récupérer automatiquement, chaque jour, les tickets de tous les commerçants. Dnas la liste, ne figurent que les tickets des six derniers mois Le paiement Actuellement, lorsque le commerçant vient régler une facture, une quittance est émise par l application des Emplacements. Il faut utiliser ce menu Paiement pour enregistrer (de nouveau) le numéro de la quittance donnée ainsi que sa date de délivrance dans l application OpenMarchéForain. Cela permet à l application de savoir que le règlement a été effectuée (et donc de ne pas émettre de lettre de rappel...). Lorsque la liste s affiche, elle contient toutes les factures, réglées ou non, de tous les commerçants. Il est possible de rechercher rapidement la facture que le commerçant vient de régler, grâce à la zone de recherche avancée (qui permet de rechercher des factures que d après le nom du commerçant et le règlement de la facture). Une fois la recherche effectuée, la liste affiche les factures correspondantes (toutes, les réglées et les non réglées). Avec la recherche avancée, il est possible de les imprimer en cliquant sur l icône Imprimante sur la droite de la liste. 16 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

21 Si on veut faire une recherche différente de celle sur le nom et le règlement (par exemple sur le numéro de la facture), il faut utiliser la recherche simple. Celle-ci ne permet pas de combiner plusieurs critères. Exemple de recherche simple : Les traitements C est le coeur du métier. Il s agit de faire : la facturation pour le mois qui vient de se terminer d éditer les lettres de rappel pour les commerçants n ayant pas réglé leur facture du mois précédent (retard d un mois) de marquer ceux qui n ont toujours pas reglé leur facture depuis 2 mois, comme étant en arriéré. Il est impératif de lancer ces trois traitements tous les mois. Pour ce faire, sélectionner le sous-menu Métier du menu Traitement 1.2. II - Les fonctionnalités de l application 17

22 5.1 Traitement de facturation Lancement du traitement : Quand on clique sur le sous-menu Métier, la liste des derniers traitements effectués s affiche. Comme dans l exemple, la dernière fois facturation est celle d Août, il faut donc facturer le mois de Septembre, faire les rappels d Août, et lancer l arriéré de Juillet. Sur le formulaire qui s affiche, choisir la nature du traitement et le mois concerné : Si le traitement a bien été lancé, l écran se ré-affiche avec la confirmation : 18 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

23 Remarque : pour avoir accès au document.pdf des factures et pouvoir les imprimer, il faut cliquer sur Retour pour revenir sur la piste puis sélectionner le traitement qui vient d être effectué pour ouvrir le formulaire en consultation. Voir ci-après. Au retour sur la liste, le traitement qui vient d être effectué se retrouve en tête de liste : Il suffit de le sélectionner pour appeler le formulaire détaillé. Sur ce formulaire, le détail du traitement peut être consulté, et on peut demander les divers impressions possibles (suivant le type de traitement). Exemple après avoir déplié les zones Exécution du traitement et Dernier accès : 1.2. II - Les fonctionnalités de l application 19

24 Les impressions : Les trois impressions possibles (voir annexes ) sont : Les factures L impression donnant, pour chaque marché, le numéro de la dernière page du paquet de factures à distribuer Une impression, récapitulant par marché, les informations importantes de la facture (nom du commerçant, montant de la facture... ) triée par ordre de distribution du marché et par ordre alphabétique du commerçant Lorsqu on clique sur un des boutons d impression, une nouvelle fenêtre s ouvre automatiquement et permet ainsi de consulter, imprimer ou faire des recherches dans les factures. Re-éditer une facture en particulier : Il se peut que le commerçant vienne redemander une facture perdue et dans ce cas, il faut la ré-imprimer. Pour ce faire : choisir dans la liste le traitement de facturation concerné, en fonction du mois de la facture cliquer sur le bouton Facturation Sur la fenêtre de la facture qui vient de s ouvrir, faire un clic droit avec la souris pour ouvrir le menu contextuel 20 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

25 Demander l impression à partir de la barre de boutons suivante qui s affiche automatiquement 5.2 Traitement de rappel Lancement du traitement Comme pour le traitement de facturation, demander l ajout d un traitement par le bouton sur la liste puis demander l exécution du traitement : Après retour sur la liste et sélection du traitement de rappel effectué : 1.2. II - Les fonctionnalités de l application 21

26 Les impressions Les deux impressions possibles (voir annexes) sont : Les lettres de rappel L impression donnant, pour chaque marché, le numéro de la dernière page du paquet de lettres de rappel 5.3 Traitement d arriéré Passer les factures en arriéré permet d identifier les commerçants qui ne devraient plus être placés sur les marchés (car ayant au moins une facture en arriéré). Cette liste noire est disponible sur le tableau de bord. Lancement du traitement Comme pour le traitement de facturation, demander l ajout d un traitement par le bouton sur la liste puis demander l exécution du traitement : Après retour sur la liste et sélection du traitement d arriéré effectué : 22 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

27 Les impressions La seule impression possible (voir annexes) est : La liste des factures passées en arriéré, pour le mois demandé dans le traitement 1.3 III - Le paramétrage 1.4 Annexes Impressions des factures (menu Paiement) Facture - Recto 1.3. III - Le paramétrage 23

28 Facture - Verso 24 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

29 Pagination Facture 1.4. Annexes 25

30 Distribution Facture 26 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

31 Lettre de Rappel 1.4. Annexes 27

32 Pagination Lettres de Rappel 28 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

33 Arriéré 1.4. Annexes 29

34 Liste noire après passage du traitement d arriéré sur Juillet 30 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

35 1.4. Annexes 31

36 32 Chapitre 1. Manuel de l utilisateur

37 Deuxième partie Guide du développeur 33

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39 Troisième partie Contributeurs 35

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41 Hélène Legrand Julien Sorelli Laurent Groleau 37