MARCHE N /TECHNOPOLES INFO.

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1 MARCHE N /TECHNOPOLES INFO. Objet du marché : Travaux de conception, de rédaction, de réalisation, d impression et de diffusion des lettres d information sur les Technopôles de Metz intitulées «Technopôles Info.» Cahier des Charges 1

2 1. Objet du marché Le présent cahier des charges a pour objet les travaux de conception, de rédaction, de réalisation, d'impression et de diffusion des lettres d information sur les Technopôles de Metz intitulées «Technopôles Info.» pour l année Contexte Metz Métropole Développement (MMD) est une agence de développement économique au service de la Communauté d Agglomération de Metz Métropole et de la Ville de Metz. Développer le tissu économique local et optimiser avec réactivité et cohérence les grands projets structurants : ce sont les principaux enjeux de Metz Métropole Développement, en association avec tous les acteurs intéressés par le développement du territoire de l agglomération. Ainsi, Metz Métropole Développement doit se doter des outils de communication indispensables à ces missions et en particulier à la promotion de son territoire et de ses zones d activité tels que les Technopôles de Metz. 3. Les prestations attendues L agence retenue devra proposer des prestations conformes au cahier des charges. Contexte historique : La «Lettre de Metz-Technopôle» existe depuis En 2010, MMD a souhaité redynamiser cette lettre et la destiner aux Technopôles de Metz en incluant le Parc du Technopôle dans le cadre du lancement de la zone d activités et de l installation de ses premières entreprises. a) Continuité et conception des prochaines Lettres du Technopôle : «Technopôles Info» A priori, MMD ne souhaite pas effectuer de changements majeurs dans cette lettre dont la nouvelle version est récente. Elle est téléchargeable sur le site internet de MMD : et en version papier sur demande à MMD. Quelques détails pourraient éventuellement être améliorés. Les agences qui souhaitent répondre à cette consultation peuvent faire des propositions. Il est souhaité de conserver une fréquence de 4 numéros par année mais seul Metz Métropole Développement décidera du nombre de numéros à réaliser par année. Chaque numéro fera l objet d un bon de commande établi par Metz Métropole Développement et signé de la Direction Générale. 2

3 Il est exigé un délai maximal de 6 semaines entre le jour du premier comité de rédaction et la livraison du document (envoi postal et dépôts). L agence retenue sera responsable du respect du planning défini et de l organisation des comités de rédaction. b) Forfait Rédaction et mise à jour du fichier des destinataires de la lettre L agence de communication retenue devra prendre en charge toute la phase de rédaction : de la partie collecte d information, en passant par la partie veille/investigation, fixer les réunions du comité de rédaction, rédiger les textes en fonction du chemin de fer qui sera validé par Metz Métropole Développement, réaliser les interviews nécessaires à la rédaction du support, être à l origine ou récupérer les images et photos nécessaires à la mise en page avant validation définitive de l agence de développement économique Metz Métropole Développement. L agence retenue sera une véritable force de proposition quant au contenu rédactionnel, en complément des informations recueillies lors des comités de rédaction. Cette lettre doit relater l actualité des entreprises de Metz-Technopôle et du Parc du Technopôle. Pour cela, il est donc souhaité un investissement particulier pour la collecte des informations auprès des chefs d entreprises de la zone concernée. L agence retenue devra mettre en place un réseau informatif, effectuer une veille d actualités et assister à tous les petits-déjeuners du Club de Metz-Technopôle. Un fichier de publipostage, actualisé par le Club du Technopôle, sera fourni à l agence retenue. Il comprend l ensemble des entreprises de Metz-Technopôle ainsi que celles du Parc du Technopôle (avec le nom des dirigeants) et les acteurs incontournables liés au développement de ces deux parcs économiques dont les adhérents du Club du Technopôle. A chaque nouvelle parution, l agence devra utiliser une version actualisée et se mettre en relation directement avec le Club du Technopôle. L agence aura en charge le pilotage des deux comités de rédaction qui se tiendront en partenariat avec le Club de Metz-Technopôle, pour chaque numéro. L agence devra inclure tous ses frais annexes (déplacements, téléphones ) dans le montant forfaitaire de sa prestation. Ce prix forfaitaire doit comprendre la prise de photos nécessaire pour chaque publication sur l agglomération de Metz Métropole (jusqu à 4 photos par lettre). c) Forfait de mise en page L agence devra réaliser la mise en page du document et fournir une première maquette de pré-validation en couleur sous format PDF à Metz Métropole Développement pour relecture et corrections, ainsi qu un Bon A Tirer avec des couleurs, ce en 2 exemplaires pour vérification finale (des Bons A Tirer intermédiaires pourront être demandés en 3

4 fonction de l importance des corrections à apporter). d) Forfait suivi de la fabrication et impression L agence devra veiller au respect du calendrier établi au moment de la réunion du comité de rédaction. Elle sera chargée du suivi de la fabrication, de l impression et des formalités administratives liées à la publication. L agence prendra en charge l impression de la lettre validée par Metz Métropole Développement en exemplaires. Ce nombre d exemplaires permettra d indiquer un prix forfaitaire pour l impression, mais ce nombre étant susceptible d être modifié en fonction de la mise à jour du fichier d adresses (mailing pour le routage), cet ajustement en nombre donnera lieu à un ajustement de prix. Pour cela, l agence retenue devra fournir à Metz Métropole Développement le détail de ses tarifs par palier de 100 exemplaires supplémentaires au-delà des 1500 exemplaires demandés pour l impression. e) Forfait distribution et Routage Après une remise à jour du mailing d adresses des destinataires effectué en lien avec le Club du Technopôle, pour chaque numéro de cette lettre d information, l agence devra également effectuer le routage de la lettre (mailing d adresses, adressages, mise sous pli, affranchissement ). Elle assurera donc une mise sous blister, l adressage, le routage et l affranchissement du document suivant une répartition à définir avec Metz Métropole Développement. La distribution s effectuera comme suit : exemplaires à router (y compris hors territoire agglomération de Metz Métropole) exemplaires seront à répartir en 20 points maximum du territoire de l agglomération (fichier de dépôt à déterminer avec Metz Métropole Développement). La facturation de la distribution et des 700 exemplaires à répartir en 20 points ne variera pas. En revanche, le listing établi sur la base de 800 contacts à router sera susceptible de changement à chaque lettre en fonction de la mise à jour du listing fourni par le Club du Technopôle. L agence retenue devra donc avancer les frais postaux pour ce listing pour le compte de Metz Métropole Développement qui les remboursera sur présentation obligatoire de factures justificatives ainsi que pour le complément d affranchissement réalisé pour chaque lettre. f) Mise en forme sur support numérique pour envoi par courriel Dans le cadre du développement durable, MMD souhaite à court terme réduire le maximum d envoi postal et inciter les lecteurs de la lettre à la lire sur format numérique. Pour ce faire, l agence retenue devra réaliser une adaptation de la mise en page classique pour un format numérique. 4

5 Il faut donc que cette lettre soit agréable à lire sur l ordinateur. Il est possible de proposer, par exemple, d envoyer un lien qui permet d accéder à un support dont les feuilles se tournent Afin d appeler les lecteurs à choisir ce type de support, un message devra leur être adressé, à chaque lettre avec soit un coupon-réponse, sous format par exemple A5, ou comme une carte postale à renvoyer. Ce document devra être encarté avec la lettre sous blister. Ainsi, les lecteurs pourront renvoyer le coupon-réponse avec leurs adresses pour recevoir la version numérique et être supprimé du listing d envoi papier. La gestion des réponses, du fichier et l envoi des courriels incombera à l agence qui devra préciser ses coordonnées sur le message. Cette prestation d adaptation au support numérique, d envoi du message, de sollicitation à utiliser ce support et de gestion du listing doit être réalisée pour chaque lettre et donc faire partie du coût forfaitaire d une lettre. g) Informations complémentaires et droits du support L agence retenue aura pour obligation de gérer le dépôt légal et la mise en place du numéro ISSN des outils de communication. Dès qu une lettre sera fabriquée, l agence retenue devra fournir à Metz Métropole Développement un CD-Rom contenant l ensemble des fichiers numériques relatifs à la fabrication de ce support, et ce, en vue de pouvoir exploiter les visuels, les textes, mailing d adresses à jour à d autres fins. Ce support sera la propriété exclusive de Metz Métropole Développement dans son intégralité y compris les images, les textes, la création graphique, les fichiers d adresses et mises à jour des mailings. Metz Métropole Développement se réserve le droit de transformer ce support comme bon lui semble avec un autre prestataire à l issue de la date du contrat. Les prix annoncés dans les offres de prestation seront non révisables pour toute la durée du marché, à l exception des forfaits impression et routage mais seulement après accord écrit de Metz Métropole Développement et en fonction d une justification de l agence par la remise à jour du fichier de destinataires de la lettre. 4. Informations complémentaires sur le marché Le prestataire retenu devra céder les droits d utilisation, de déclinaison et de reproduction des visuels et des maquettes conçues. MMD (Pôle Communication) disposera donc des fichiers sources (au format compatible mac, polices et images comprises) pour en faire un usage autre, sans consulter le prestataire et sans frais supplémentaires. L intégralité des fichiers sources devra être délivrée sur CD Rom et être déclinée en une version image (format EPS) pour faire certaines mises en page dans les logiciels de la suite Microsoft Office. 5

6 5. Offres de prix et recommandations Il est demandé aux agences candidates : - une note méthodologique décrivant la prestation de l agence et les éventuelles modifications apportées au «Technopôles Info» si jugé nécessaire par l agence qui candidate. - une note descriptive des moyens mis en œuvre par l agence en nommant notamment une personne référente qui suivra le dossier avec ses références, - le détail du projet de publication, en précisant les moyens techniques et humains préconisés et avec un rétro-planning de réalisation : La continuité de la charte graphique avec possibilité de faire des propositions d amélioration mais sans bouleverser la lettre actuelle, tous droits cédés, en phase avec le caractère innovant du Parc du Technopôle. Les moyens humains pour l ensemble de la prestation y compris la veille informative et le rétro-planning de réalisation d une lettre. La proposition d adaptation du support numérique et de la réalisation du message de sollicitation. Le prix forfaitaire par lettre avec les détails des différents postes. Ce bordereau fera apparaître les différents prix en euros, TTC (Toutes Taxes Comprises). Tous les prix devront tenir compte des frais liés aux déplacements, au temps de réunion, aux entretiens téléphoniques, etc Les prix seront fixes et non révisables durant toute la durée du contrat. Le montant annuel maximum est de HT. 6. Jugement des offres Les agences candidates seront sélectionnées sur la base des critères suivants : 1. La pertinence de la note méthodologique et ses éventuelles propositions d amélioration de l existant. Coefficient Le montant des honoraires TTC. Coefficient La rapidité d exécution des supports : de la création à l impression, les moyens mis en œuvre par la société et sa capacité à répondre aux besoins de Metz Métropole Développement. Coefficient Durée du ou des marché(s) Ce marché sera applicable du 1 er février 2012 au 31 décembre Ce marché pourra être renouvelé 2 fois maximum, pour une durée d un an à chaque reconduction. Ainsi, le marché, s il est reconduit au maximum prendra fin le 31 décembre La reconduction du présent marché se fera uniquement sur notification de l agence Metz Métropole Développement, 1 mois avant la date de fin du contrat. 6