CAHIER DES PROCÈS-VERBAUX DE L ANNÉE De la première à la cinquième réunion. Conseil d administration de la Société d histoire de Varennes

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1 CAHIER DES PROCÈS-VERBAUX DE L ANNÉE 2006 De la première à la cinquième réunion Conseil d administration de la Société d histoire de Varennes Le présent cahier de procès-verbaux réunit, dans l ordre chronologique, l ensemble des procès-verbaux du conseil d administration de la Société durant l année Ce cahier de procès-verbaux est indexé en fonction des principaux thèmes ou mots-clés ainsi que des noms liés aux résolutions et délibérations. On peut trouver l index de ces procès-verbaux à la toute fin du cahier. *** Le tout étant conforme aux procès-verbaux de l année 2006, dûment adoptés. Simon Forget, secrétaire

2 2 TABLE DES MATIÈRES PREMIÈRE RÉUNION, LE 13 JUIN DEUXIÈME RÉUNION, LE 18 SEPTEMBRE TROISIÈME RÉUNION, LE 19 OCTOBRE QUATRIÈME RÉUNION, LE 20 NOVEMBRE CINQUIÈME RÉUNION, LE 11 DÉCEMBRE INDEX DES RÉSOLUTIONS... 21

3 3 Étaient présents : Procès-verbal Rencontre de la Société d histoire Varennes Première réunion, le 13 juin juin heures Hôtel de ville, 4 e étage Mesdames Michelle Dalpé Andrée Turenne Françoise Vaillancourt Michèle Lamoureux, SRC, Ville de Varennes Gabrielle Paquette, SRC, Ville de Varennes Messieurs Steven Caron Simon Forget Serge Ménard Ordre du jour proposé 1. Lecture de l ordre du jour 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la rencontre du 23 mai Société d histoire du Haut-Saint-Laurent a. Historique de l organisme b. Conversation avec Madame Suzanne Parmentier 4. Portrait des sociétés d histoire de la Montérégie a. Structure, mission et objectifs 5. Société d histoire de Varennes a. Structure indépendante et partenariat b. Affiliation avec la Société d histoire du Haut-Saint-Laurent 6. Budget et financement 7. Étapes à venir et échéancier 8. Varia 9. Prochaine rencontre 10. Fin de la rencontre

4 4 1. Lecture de l ordre du jour L ordre du jour est adopté, le point varia est laissé ouvert. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la rencontre du 23 mai 2006 Michèle apporte une correction au procès-verbal. Elle précise que ce n est pas via la politique culturelle, mais bien par la politique de reconnaissance des organismes que certaines sommes pourraient être octroyées à l organisme. Aucune autre correction n est apportée au document. 3. Société d histoire du Haut-Saint-Laurent a. Historique de l organisme Gabrielle explique aux membres que la Société d histoire du Haut-Saint- Laurent a vu le jour à Boucherville. À la suite de problèmes entre l organisme et la ville, la société a déménagé ses bureaux à Varennes. C est une sœur du Sanctuaire Marguerite d Youville qui a repris la direction de l organisme et qui l a aidé à survivre. Après quelques années, les gestionnaires du Sanctuaire ont demandé à l organisme de quitter les lieux pour des raisons d assurances, entre autres. La Société d histoire s installe ensuite à Contrecoeur, elle y est encore à ce jour. b. Conversation avec Madame Suzanne Parmentier Madame Parmentier est la présidente de la Société d histoire du Haut-Saint- Laurent. Les activités de l organisme concernent principalement Contrecoeur et Sorel-Tracy, mais les membres de la société sont ouverts à travailler en partenariat avec des individus ou des organismes à travers la région. Les activités ont lieu de mai à octobre, elles consistent en des expositions, des conférences ou des actions directes sur le patrimoine (restauration d une croix de chemin). Madame Parmentier est intéressée à accueillir de nouveaux membres sur le c.a., la future société d histoire de Varennes pourrait donc se joindre à la Société d histoire du Haut-Saint-Laurent plutôt que de devenir un organisme à part entière, ce qui permettrait d éviter les coûts d accréditation. Le partenariat et la collaboration ne sont pas exclus si les membres de Varennes souhaitent former une entité indépendante. Madame Parmentier mentionne également que les membres de la Société d histoire du Haut-Saint- Laurent tiendront leur pique-nique annuel à Varennes le jeudi 15 juin. Madame Suzanne Brodeur leur fera visiter la Basilique et le presbytère. Les membres sont invités à participer à cette rencontre.

5 5 4. Portrait des sociétés d histoire de la Montérégie a. Structures, mission et objectifs Gabrielle invite les membres à prendre connaissance de la mission et des objectifs de plusieurs sociétés d histoire de la région. Elle remet également des exemples de règlements généraux. Elle mentionne que la majeure partie des sociétés d histoire est composée d organismes à but non lucratif (OBNL). 5. Société d histoire de Varennes a. Structure indépendante et partenariat b. Affiliation avec la Société d histoire du Haut-Saint-Laurent À la suite des discussions et des informations transmises aux membres, il est convenu que la Société d histoire de Varennes sera une structure indépendante, mais que des approches seront à faire pour établir un partenariat avec la Société d histoire du Haut-Saint-Laurent. 6. Budget et financement De manière à ce que Michèle et Gabrielle puissent identifier plus précisément l appui de la Ville, les membres auront à élaborer un budget prévisionnel. À partir de ce document, les représentantes de la Ville pourront donner une idée plus claire de l appui qui pourra être accordé à l organisme. Gabrielle précise également que les frais d accréditation seront déboursés par la Ville. 7. Étapes à venir et échéancier Les membres décident de prendre l été pour lire les documents, proposer des objectifs et un nom pour l organisme. Ils conviennent également d aller visiter la Société d histoire du Haut-Saint-Laurent pour avoir une idée des documents qui s y trouvent. Ils devront nommer une personne contact qui sera le lien entre la Ville et le futur conseil d administration de l organisme. 8. Varia Aucun point n est ajouté. 9. Prochaine rencontre La prochaine rencontre aura lieu le lundi 18 septembre 2006.

6 6 10. Fin de la rencontre La rencontre se termine à 21 heures. Document préparé par : Gabrielle Paquette, agente culturelle, Ville de Varennes

7 7 Société d histoire de Varennes Procès verbal - Réunion du 18 septembre 2006 Tenue au 104, rue Ste-Anne, Varennes Deuxième réunion, le 18 septembre 2006 Étaient présents à la réunion : Monsieur Simon Forget Monsieur Serge Ménard Madame Françoise Vaillancourt Madame Andrée Turenne Madame Michelle Dalpé 1. Lecture de l ordre du jour L ordre du jour a été accepté. 2. Lecture et adoption du procès-verbal Le procès-verbal de la rencontre du 16 juin 2006 a été lu et accepté. 2.1 Une modification au point 3B de procès verbal du 23 mai a été faite comme suit : une vérification du contenu des fonds de la Société d histoire du Haut-Saint-Laurent devra être faite afin d éviter les répétitions sur les dossiers. 2.2 En référence au point 5b du même procès-verbal, il a été discuté que la Société d histoire de Varennes gardera sa structure indépendante de la Société d histoire du Haut-Saint-Laurent.

8 8 3. Constitution de la personne morale sans but lucratif (Guide) À l aide du document Guide «Comment constituer une personne morale sans but lucratif», les actions suivantes ont été prises : 3.1 Trois noms de société ont été proposés et le nom choisi et adopté à l unanimité est «Société d histoire de Varennes». 3.2 Les requérants ont été reconnus comme étant la totalité des participants à la réunion, soit les administrateurs. 3.3 Le siège social de la Société sera temporairement l Hôtel de Ville de Varennes étant donné qu aucun local n a encore été trouvé. 3.4 Les requérants sont constitués des administrateurs, soit les participants à la réunion. Le niveau de responsabilité des requérants relativement aux assurances des biens de la Société reste à discuter. 3.5 Les propositions d objets de la Société sont les suivantes : Trouver et regrouper des personnes intéressées à l histoire, au patrimoine et à la généalogie de Varennes et de sa région Constituer la mémoire collective des Varennois Effectuer et promouvoir les recherches sur l histoire de Varennes et de sa région Acquérir des connaissances sur l histoire et le patrimoine, et diffuser ces connaissances Recueillir, organiser, conserver et préserver les documents, les fonds d archives, les collections ou autres articles offrant un intérêt pour l histoire et le patrimoine de Varennes Faire la promotion et encourager la protection et la conservation du patrimoine.

9 Établir des liens d échange et de partenariat avec d autres sociétés d histoire. 3.6 En référence aux autres dispositions, Madame André Turenne prendra contact avec le greffier de la Ville de Varennes au sujet de l enregistrement de la Société d histoire de Varennes. 3.7 Monsieur Simon Forget, archiviste et étudiant, a été nommé requérant pour la Société d histoire de Varennes. 4. Résumé de la rencontre informelle du 25 juillet 2006 tenue au 104 de la rue Ste-Anne. Étaient présents Madame Michelle Dalpé, Monsieur Serge Ménard, Monsieur Steven Caron et Madame Françoise Vaillancourt. Au cours de cette réunion, Monsieur Caron nous appris qu il y avait 16 boîtes de documents archivés sur les familles Massue, Lussier et Beauregard aux archives nationales de la ville de Montréal. A été aussi discuté le nom potentiel de la Société et de son futur logo. 5. Désignation d une personne contact Monsieur Simon Forget a été proposé comme personne contact entre la Ville de Varennes et la Société d histoire de Varennes. 6. Budget et financement Une étude des coûts afférents au fonctionnement de la Société (ordinateurs, papier, cartouches d encre, imprimante, etc.) sera faite et remise à la Ville de Varennes afin d obtenir le financement nécessaire. Le rôle de Madame Michelle Lamoureux, directrice de la bibliothèque de Varennes, reste à définir auprès de Madame Gabrielle Paquette (agente culturelle à la Ville de Varennes) relativement à l exercice du budget. 7. Local Le presbytère a été exclu comme siège pour la Société. D autres endroits ont été proposés et restent à investiguer.

10 10 8. Statut et règlements Les statuts et règlements de la Société seront discutés et proposés à la prochaine rencontre des administrateurs, soit le 19 octobre Madame Françoise Vaillancourt nous a présenté une ébauche sur le sujet. 9. Étapes à venir et échéancier Statuts, règlements, budget et échéancier seront à l ordre du jour de la prochaine réunion, soit celle du 19 octobre Varia Suite à l invitation de Monsieur Forget, les administrateurs sont allés visiter les archives du presbytère de Varennes. Monsieur Forget nous a sensibilisés à l importance de la conservation des documents historiques et généalogiques de la paroisse. La Société se propose de créer un partenariat avec la paroisse afin de mieux protéger et conserver ces documents. 11. Prochaine rencontre La prochaine rencontre des administrateurs aura lieu le 19 octobre 2006 au presbytère de la paroisse, à 19h Fin de la rencontre La rencontre a été ajournée à 22h00. Ce procès-verbal établi par Michelle Dalpé.

11 11 Troisième réunion, le 19 octobre 2006

12 12 Étaient présents : Procès-verbal Rencontre de la Société d histoire de Varennes Quatrième réunion, le 20 novembre novembre heures Hôtel de ville, 1 e étage Mesdames Michelle Dalpé Andrée Turenne Françoise Vaillancourt Michèle Lamoureux, SRC, Ville de Varennes Gabrielle Paquette, SRC, Ville de Varennes Messieurs Simon Forget Serge Ménard Était absent : Monsieur Steven Caron Ordre du jour proposé Lecture de l ordre du jour Lecture et suivi de la réunion du 19 octobre 2006 Retour sur la politique culturelle et ses activités Retour sur la Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes et partenaires du milieu Budget et financement Statuts et règlements à poursuivre Varia 1.1. Matériel archivistique 1.2. Suivi sur la demande au registraire des entreprises Prochaine rencontre Fin de la rencontre

13 13 1 Lecture de l ordre du jour L ordre du jour est accepté avec les modifications suivantes : Ajout au point 7 Varia des points : 7.1 Matériel archivistique et 7.2 Suivi sur la demande au registraire des entreprises. 2 Lecture et suivi de la réunion du 19 octobre 2006 Les modifications suivantes sont proposées : Au point 3 on devrait lire : Il serait possible que cette politique avantage la Société d histoire. L adoption du procès-verbal avec les ajouts mentionnés a été proposée par Simon Forget, secondé par Serge Ménard. 3 Retour sur la politique culturelle et ses activités La politique culturelle constitue la vision à long terme de la ville de Varennes. La Ville travaille présentement au plan d action et au financement de la politique. Un comité de suivi est à élaborer la structure à prendre; la société d histoire pourrait y être intégrée. Le but est la concertation et le partenariat. La demande d agrandissement de la bibliothèque a été faite en avril 2005 mais n a reçu aucune réponse du ministère à date. La Ville envisage à plus long terme un complexe multifonctionnel qui intégrerait plusieurs groupes et est à l étape de l étude de faisabilité présentement. La Société pourrait peut-être s y intégrer.

14 14 4 Retour sur la Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes et partenaires du milieu Si la Société d histoire veut être reconnue par la Ville, il y a un formulaire de demande de reconnaissance à compléter. Le formulaire est complété sur place lors de la réunion. Les objectifs déjà énoncés à la demande d incorporation y sont annexés. Ce serait effectif à partir de janvier Le formulaire complété sera annexé au procès-verbal de la réunion. Si la Société a un projet qui demande un budget autre, il faudrait une résolution du Conseil d administration qui demande à la Ville d accepter le projet et le montant alloué. 5 Budget et financement Lorsque la Société sera reconnue, elle aura droit aux photocopies, de l espace de classeur et un certain budget pour des projets, tel que mentionné à la Politique. 6 Statuts et règlements à poursuivre La lecture des statuts et règlements se poursuit jusqu au point Vote. 7 Varia 7.1 Matériel archivistique Le service d archives des Frères de St-Gabriel veut se départir de vieux matériel qui pourrait nous servir (boîtes et fiches)

15 Suivi sur la demande au registraire des entreprises Gabrielle Paquette nous informe que la demande a été envoyée avec le chèque de 145 $. Elle va effectuer le suivi auprès di ministère. Gabrielle nous informe aussi de son départ de son poste actuel d agente culturelle à la ville de Varennes le 15 décembre prochain. Nous la remercions pour l aide qu elle nous a apportée et lui souhaitons bonne chance dans la poursuite de ses activités. 8 Prochaine rencontre La prochaine rencontre est fixée au lundi 11 décembre à 19 h. à l Hôtel de Ville. 9 Fin de la rencontre La levée de la réunion est faite à 21h35. Proposé par Michelle Dalpé et secondé par Serge Ménard.

16 16 Étaient présents : Procès-verbal Conseil d'administration de la Société d histoire de Varennes Cinquième réunion, le 11 décembre 2006 Cinquième réunion Le 11 décembre 2006, 19 heures 45 Hôtel de Ville de Varennes Mesdames Michelle Dalpé Andrée Turenne Françoise Vaillancourt Michèle Lamoureux, SRC, Ville de Varennes Gabrielle Paquette, SRC, Ville de Varennes Messieurs Simon Forget Avaient confirmé leur absence : Messieurs Steven Caron Serge Ménard Ordre du jour proposé 1 Lecture de l ordre du jour 2 Lecture et suivi de la réunion du 20 novembre Suivi du formulaire de demande de reconnaissance 4 Statuts et règlements à poursuivre 5 Varia 5.1 Lettres patentes reçues 5.2 Matériel archivistique provenant des Frères de Saint-Gabriel 6 Prochaine rencontre 7 Fin de la rencontre Présidente de la réunion: Françoise Vaillancourt Secrétaire de la réunion: Simon Forget

17 17 1. Lecture de l ordre du jour L adoption de l'ordre du jour a été proposée par Andrée Turenne, secondée par Michelle Dalpé. 2. Lecture et suivi de la réunion du 20 novembre 2006 Les modifications suivantes sont proposées aux points du procès-verbal : 4. (référer au formulaire de reconnaissance pour avoir des idées des projets visés) 7.2 «du ministère» L adoption du procès-verbal avec les ajouts mentionnés a été proposée par Andrée Turenne, secondée par Michelle Dalpé. 3. Suivi du formulaire de reconnaissance de l'organisme par la Ville de Varennes Michèle Lamoureux mentionne que la Société sera effectivement reconnue par la Ville selon le barème A+. Toutefois, les montants prévus pour l'organisation d'activités spéciales dans ce barème ne peut être utilisé pour l'achat de matériel aux fins des activités courantes de la Société. Mme Lamoureux nous convie à une rencontre dans le but de conclure et signer l'entente de partenariat (c'est-à-dire un Protocole de reconnaissance de l'organisme) entre la Ville et la Société, lors d'une rencontre pouvant se situant entre le huit (8) et le douze (12) janvier. La personne mandatée par la Société pour signer le Protocole devra être munie de la résolution du Conseil la mandatant, de la copie de la charte de la Société (Lettres patentes), d'une copie des règlements généraux, d'une liste des membres du Conseil d'administration, de prévisions budgétaires pour l'année deux mil sept (2007).

18 18 Attendu l'invitation formulée par Mme Michèle Lamoureux en vue de signer un Protocole de reconnaissance de la Société par la Ville de Varennes, Le Conseil a résolu, à l'unanimité, que Mme Andrée Turenne soit mandatée pour signer le Protocole de reconnaissance de la Société par la Ville de Varennes. La date de la rencontre sera déterminée ultérieurement par Mme Andrée Turenne et Mme Michèle Lamoureux (adresse courriel: michele.lamoureux@ville.varennes.qc.ca). 4. Statuts et règlements à poursuivre Mme Gabrielle Paquette nous présente les Lois et règlements officiels jusqu'ici établis. Elle fait la lecture du document, conservé en annexe. Mme Gabrielle Paquette complétera ultérieurement les informations avec le matricule pour rendre officiel ce document. L'écriture des statuts et règlements se poursuit à partir du point Vote (document sur le Conseil d'administration). Nous lisons notre ébauche et corrigeons. Mme Gabrielle Paquette propose de couper et d'alléger le sens de certaines phrases pour les rendre compréhensibles en vérifiant leur validité avec le greffier. Les points suivants ont particulièrement été discutés: les sommes jugées convenables au point Emprunt; l'année financière est fixée du premier (1 er ) janvier au trente et un (31) décembre; les archives, si les activités de la Société prenaient fin, pourraient être confiées à un organisme analogue, à vocation culturelle, à but non lucratif. L'écriture des statuts et règlements se poursuit à partir de notre ébauche sur l'assemblée générale annuelle. Nous lisons notre ébauche et corrigeons. Les points suivants ont particulièrement été discutés: la proportion de membres nécessaires pour demander une assemblée extraordinaire est fixée aux deux tiers (2/3), cette proportion étant raisonnable pour notre organisme; le quorum est fixé à dix pourcents (10 %) des membres en règle;

19 19 une seule personne peut s'opposer au vote à main levée pour l'élection des membres du conseil d'administration; les postes vacants sont annoncés dans l'avis de convocation; la durée des fonctions pour le premier Conseil d'administration est fixée à deux ans (président et trésorier) et un an (autres administrateurs). L'écriture des statuts et règlements se poursuit à partir de notre ébauche sur les Membres de la Société. Nous lisons notre ébauche et corrigeons. Les points suivants ont particulièrement été discutés: pour permettre le privilège de participer aux activités prévues par la Société selon le droit des membres, on ajoute la mention suivante à la définition du membre actif : «pourra jouir de tout autre privilège prévu par la société»; le membre participant devient le membre invité; la radiation provisoire dure jusqu'à l'assemblée générale (on évoque le vol de documents, qui pourrait être le facteur d'une telle conséquence). 5. Varia 5.1 Lettres patentes reçues Requérente officiellement attitrée, Andrée Turenne mentionne que nous avons reçu notre charte le vingt-sept (27) novembre L'immatriculation et les Lettres patentes sont émises en date du vingt-deux (22) novembre Il faudra compléter des documents en lien avec la demande d'immatriculation dans les soixante (60) prochains jours. 5.2 Matériel archivistique provenant des Frères de Saint-Gabriel M. Simon Forget annonce qu'il ira prochainement chercher une première partie des boîtes et fiches données par les Frères de Saint-Gabriel. 6. Prochaine réunion

20 20 La date de la prochaine rencontre sera proposée ultérieurement, avant le Temps des Fêtes, aux adminisrateurs. 7. Fin de la rencontre La levée de la réunion est réalisée à 21 heures 35. Proposée par Michelle Dalpé et secondée par Andrée Turenne.

21 21 INDEX DES RÉSOLUTIONS A Andrée Turenne... 3, 7, 12, 16, 17, 18, 19, 20 B Bibliothèque... 9, 13 C Caron... Voir Steven Caron D Dalpé... Voir Michelle Dalpé Demande de reconnaissance... 14, 16 Demande d'immatriculation F Forget... Voir Simon Forget Françoise Vaillancourt... 3, 7, 9, 10, 12, 16 Frères de Saint-Gabriel... 16, 19 Frères de St-Gabriel G Gabrielle Paquette... 3, 6, 9, 12, 15, 16, 18 L Lamoureux... Voir Michèle Lamoureux Lettres patentes... 16, 17, 19 M Matériel archivistique... 12, 13, 14, 16, 19 Ménard... Voir Serge Ménard Michèle Lamoureux... 3, 12, 16, 17, 18 Michelle Dalpé... 3, 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 20 P Paquette... Voir Gabrielle Paquette Paroisse Politique culturelle... 4, 12, 13 Politique de reconnaissance... 12, 14 Presbytère... 4, 9, 10 Protocole... 17, 18 R Règlements... 5, 10, 12, 14, 16, 17, 18, 19 S Serge Ménard... 3, 7, 9, 12, 13, 15, 16 Simon Forget.. 1, 3, 7, 9, 12, 13, 16, 19 Société d histoire du Haut-Saint- Laurent... 3, 4, 5, 7 Steven Caron... 3, 9, 12, 16 T Turenne... Voir Andrée Turenne V Vaillancourt... Voir Françoise Vaillancourt Ville... 3, 5, 6, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 Ville de Varennes... 3, 6, 8, 9, 12, 16, 17, 18