Fiche FOCUS. Les téléprocédures. Désigner des délégataires (Acteur Délégant ou Acteur) et consulter les délégations

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1 Fiche FOCUS Les téléprocédures Désigner des délégataires (Acteur Délégant ou Acteur) et consulter les délégations Dernière mise à jour : avril 2015

2 Sommaire 1. Présentation Objet de la fiche A qui s'adresse cette procédure? Précision sur le champ de cette procédure Etapes de la procédure Pré-requis Accéder à votre espace professionnel sur 3. Désigner un délégataire Modifier le rôle consenti à un délégataire Mettre en veille le rôle consenti à un délégataire Réactiver les délégations mise en veille Supprimer les délégations En cas de problème dans l'accomplissement de cette démarche / 19

3 1. Présentation 1.1. Objet de la fiche Les usagers professionnels souhaitant bénéficier des téléprocédures de l administration fiscale sur internet doivent créer au préalable un espace selon le mode expert (création qui sera suivi par une adhésion distincte aux services en ligne) ou selon le mode simplifié (création de l'espace et adhésion simultanée aux services en ligne). Le titulaire peut ensuite partager sa gestion avec d'autres usagers en les désignant en tant qu'administrateur Suppléant (cf. fiche FOCUS Désigner un Administrateur Suppléant), ou en tant que délégataire, c'est à dire Acteur Délégant ou Acteur. Cette fiche 1 présente l enchaînement des écrans de la procédure de gestion des délégations A qui s'adresse cette procédure? Un usager professionnel peut disposer d'un service, pour une entreprise, selon différents rôles qui ne confèrent pas les mêmes droits : l'administrateur Titulaire (AT) a tous les droits sur le service pour le compte de l'entreprise : usage du service, modification des comptes bancaires, désignation de l'administrateur Suppléant et des acteurs ; l'administrateur Suppléant (AS), peut relayer l'at en cas d'absence de celui-ci car il a les mêmes droits que l'at, bien que restant désigné par lui. l'acteur Délégant, peut utiliser le service et désigner des acteurs ; l'acteur, ne peut qu'utiliser le service. N.B. : il ne peut y avoir qu un seul Administrateur Titulaire (AT) et un seul Administrateur Suppléant (AS) sur chacun des quatre services Déclarer / Payer / Consulter / Démarches. Il peut en contrepartie y avoir autant d acteurs, délégants ou pas, que souhaité sur chacun des services. Ainsi, pour une entreprise donnée, il peut y avoir au maximum 4 AT et 4 AS, mais autant d acteurs délégants et d'acteurs que souhaité. Cette procédure s'adresse aux usagers professionnels, autres qu'acteurs, disposant de services en ligne dans leur espace professionnel, et qui souhaitent désigner un délégataire pour les assister dans la gestion de l'entreprise. Le rôle qu'ils attribuent au délégataire (Acteur Délégant ou Acteur) dépend de l'étendue des droits d'accès qu'ils consentent à lui donner. En outre, la délégation peut être affinée sur une partie du service (ex : délégation à consulter (seulement) la TVA sur le service "Consulter le compte fiscal professionnel"). Cette procédure est offerte à l'administrateur Titulaire, l'administrateur Suppléant, et l'acteur Délégant, d'un ou plusieurs services. 1 L'ensemble des fiches FOCUS est disponible sur le site > Mon espace Accéder à mes services en ligne - Professionnel > Rubrique «Aide» 3 / 19

4 1.3. Précision sur le champ de cette procédure La gestion des délégations s'effectue à partir de l'espace professionnel de l'administrateur Titulaire, de l'administrateur Suppléant, et de l'acteur Délégant, depuis les liens "Gérer mes services" puis "Gérer ou consulter vos délégations". L'usager peut y attribuer, à un autre usager professionnel, une délégation sur les services pour lesquels il possède lui-même des droits d'accès 2 avec un rôle autre qu'acteur. L'usager recevant la délégation détiendra, à l'issue de cette procédure, les droits d'accès aux services qui lui auront été attribués, avec un rôle d'acteur Délégant ou d'acteur. L'accès au service est immédiatement effectif ; il ne nécessite aucune intervention du service gestionnaire de l'administration fiscale. L'attribution d'un droit d'accès de type "Acteur Délégant" ou "Acteur" sur un service est de la seule responsabilité de l'usager qui donne délégation. Il lui appartient donc de procéder aux mises à jour nécessaires (ex : mise à jour préalable à un départ de l'entreprise). Cependant l'administrateur Titulaire et l'administrateur Suppléant peuvent supprimer des délégations qui auraient été consenties par un Acteur Délégant. Cette procédure permet, outre la création d'habilitations de type "Acteur Délégant" ou "Acteur", la mise en veille, la réactivation et la suppression de ces habilitations Etapes de la procédure La procédure de création d'une ou plusieurs délégations se réalise en deux étapes : 1. Accéder à votre espace professionnel sur Vous accédez à votre espace une seule fois, quel que soit le nombre d entreprises et de services pour lesquels vous souhaitez désigner des délégataires. 2. Désigner un délégataire Cette étape doit être réalisée autant de fois que de délégataires à désigner Pré-requis Il doit exister un Administrateur Titulaire sur le service à déléguer ; L'usager qui consent la délégation doit détenir au moins une habilitation active sur un service dans son espace professionnel ; L'usager qui devient "Acteur Délégant" ou "Acteur" doit être détenteur de son propre espace professionnel : il doit communiquer son numéro d'abonné à l'usager qui consent la délégation, pour que ce dernier puisse le désigner depuis son espace ; Si l'usager futur délégataire ne possède pas d'espace, il doit donc le créer au préalable dans le portail internet au moyen d'une adresse électronique et d'un mot de passe (cf. fiche FOCUS Créer un espace professionnel expert). 2 Un droit d'accès au service, au sens d'une habilitation active sur un service ; en effet les habilitations peuvent être suspendues ou supprimées. 4 / 19

5 2. Accéder à votre espace professionnel sur La procédure débute par l'accès à la page d'accueil du site impots.gouv.fr. Cliquez sur le lien "Professionnel" (dans Mon espace Accéder à mes services en ligne) 5 / 19

6 L'écran d'accès à l'espace professionnel, avec ou sans certificat, vous est ensuite affiché : Si vous détenez un espace professionnel sans certificat : Indiquez votre adresse électronique et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton "Valider" Si vous détenez un espace professionnel avec certificat : Cliquez sur le lien "Accéder avec mon certificat" 6 / 19

7 Si vous détenez un espace professionnel avec certificat, un message d alerte s affiche (le contenu du message peut varier). Cliquez sur le bouton "OK" Le magasin de certificats de votre navigateur s'affiche alors. Si vous avez plusieurs certificats dans votre navigateur internet, vous devez choisir celui qui est associé à votre espace professionnel. Choisissez le certificat approprié puis cliquez sur le bouton "OK" 7 / 19

8 Quel que soit le mode de connexion, l écran d'accueil de votre espace s'affiche. Trois écrans sont possibles selon que vous disposiez de services sur aucune, une seule, ou plusieurs entreprises. Écran 1 : vous disposez de services pour une seule entreprise ; il vous est présenté le dossier courant avec les services associés. Cliquez sur le lien "Gérer mes services" Écran 2 : vous disposez de services pour plusieurs entreprises. Cliquez sur le lien "Gérer mes services" 8 / 19

9 Dans tous les cas, après avoir cliqué sur le lien "Gérer mes services", le menu de gestion de l'espace s'affiche. L'existence d'un titulaire sur le service à déléguer est un préalable nécessaire à l'attribution de délégations. Cliquez sur le lien "Gérer ou consulter vos délégations" pour commencer la procédure 9 / 19

10 Exemples de recours à la délégation Le représentant légal d'une entreprise qui souhaite garder la main sur la gestion d'un service, doit commencer par adhérer au service ; ensuite il pourra donner à son comptable un rôle d'acteur Délégant 3 pour l'assister dans la gestion de l'entreprise : le comptable pourra alors effectuer les déclarations et les paiements en ligne pour le compte de l'entreprise, mais ne pourra pas gérer les comptes bancaires ; sur le service "Consulter le compte fiscal", le comptable pourra visualiser tout ou partie du dossier fiscal de l'entreprise (selon l'étendue des services délégués par son client) ; le comptable pourra déléguer le rôle d'acteur à ses collaborateurs sans intervention nécessaire, ni du client, ni du service gestionnaire. En cas de changement de comptable, le représentant légal devra supprimer la délégation accordée et en créer une pour le nouveau comptable. Ces mises à jour ne nécessitent pas de validation par le service gestionnaire. Dans le cas où un comptable a la qualité d'administrateur Titulaire, cette procédure peut lui permettre de désigner des délégataires parmi ses collaborateurs. En cas de réorganisation des portefeuilles attribués à chacun, le comptable devra supprimer les précédentes habilitations accordées et en créer de nouvelles. Ces mises à jour ne nécessitent pas de validation par le service gestionnaire. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la fiche FOCUS Cabinets comptables et professionnels comptabilité-gestion. 3 Le représentant légal peut aussi lui donner le rôle d'administrateur Suppléant par le menu "Gérer vos administrateurs suppléants" ; pour plus de détails, cf. fiche FOCUS Désigner un Administrateur Suppléant. 10 / 19

11 3. Désigner un délégataire Etape 1/4 Le numéro d'abonné de l'usager à qui vous souhaitez déléguer est à renseigner : Le bandeau permet d'accéder aux autres fonctionnalités de gestion des délégations, par simple clic sur les liens Saisissez le numéro d'abonné de l'usager à qui vous souhaitez déléguer Puis cliquez sur le bouton "Valider" 11 / 19

12 Etape 2/4 Les coordonnées de l'usager sélectionné, et les services que vous pouvez lui confier, sont affichés : Cliquez sur le lien "Déléguer/Modifier" en face du service que vous souhaitez attribuer par délégation à l'usager sélectionné 12 / 19

13 Etape 3/4 Le choix du rôle attribué dans la délégation est nécessaire : N.B. : ces deux possibilités sont offertes aux administrateurs titulaires et suppléants ; les acteurs délégants ne peuvent eux déléguer que le rôle d'acteur. Rappels : - Un Acteur Délégant peut utiliser le service, et désigner des acteurs sur le service ; - Un Acteur ne peut qu'utiliser le service. Dans le cas des habilitations à un service Payer, ni l'acteur Délégant, ni l'acteur, ne peuvent modifier les comptes bancaires. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l'usager sélectionné Puis cliquez sur le bouton "Valider" 13 / 19

14 Etape 4/4 Affichage de l'écran récapitulatif de la délégation que vous venez de consentir : Cliquez sur le bouton "Nouvelle délégation" si vous souhaitez déléguer une autre habilitation 14 / 19

15 4. Modifier le rôle consenti à un délégataire La fonction "modifier" permet de modifier le rôle du délégataire. Rappel : - Un Acteur Délégant peut utiliser le service, et désigner des acteurs sur le service ; - Un Acteur ne peut qu'utiliser le service. Dans le cas des habilitations à un service payer, ni l'acteur Délégant, ni l'acteur, ne peuvent modifier les comptes bancaires. Sélectionnez le nouveau rôle que vous souhaitez attribuer à l'usager délégataire Puis cliquez sur le bouton "Valider" 15 / 19

16 5. Mettre en veille le rôle consenti à un délégataire Cette fonctionnalité permet à l'usager ayant donné une délégation de suspendre temporairement l'accès aux services par un délégataire. A la différence de la suppression, qui met fin définitivement aux habilitations du délégataire, la mise en veille peut, par la suite, être aisément réactivée pour redonner l'accès au délégataire. Sélectionnez l'habilitation que vous souhaitez mettre en veille, puis cliquez sur le bouton "Valider" (au préalable, il est possible de visualiser l'habilitation via le lien "Voir le détail") 16 / 19

17 6. Réactiver les délégations mise en veille Cette fonctionnalité permet à l'usager ayant suspendu une délégation de la rendre à nouveau active pour le délégataire. Sélectionnez l'habilitation que vous souhaitez réactiver, puis cliquez sur le bouton "Valider" (au préalable, il est possible de visualiser l'habilitation via le lien "voir le détail") 17 / 19

18 7. Supprimer les délégations Cette fonctionnalité permet à l'usager ayant accordé une délégation de la retirer, de façon définitive. Ainsi, une fois l'habilitation supprimée, le délégataire ne pourra plus utiliser le service (sauf création d'une nouvelle délégation). Sélectionnez l'habilitation que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton "Valider" (au préalable, il est possible de visualiser l'habilitation via le lien "Voir le détail") 18 / 19

19 8. En cas de problème dans l'accomplissement de cette démarche Pour tout renseignement supplémentaire, l assistance aux usagers des téléprocédures est joignable de 8h00 à 19h30 du lundi au vendredi, selon deux canaux : le téléphone (prix d un appel local) via le n le formulaire électronique disponible depuis le site > Professionnels > je contacte mon assistance informatique (rubrique Téléprocédures). 19 / 19

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