CRYPTAGE /DECRYPTAGE DES DOCUMENTS Entre le Tribunal de Grande Instance de Versailles ET Le Département des Yvelines

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1 CRYPTAGE /DECRYPTAGE DES DOCUMENTS Entre le Tribunal de Grande Instance de Versailles ET Le Département des Yvelines Pour crypter/décrypter un document, il est nécessaire que le logiciel AXCRYPT soit installé sur l ordinateur de l agent. Ne pas oublier de demander à la DSI cet accès sur la fiche DSI lors de l arrivée d un nouvel agent qui assurera la mission enfance, à supprimer cet accès lors du départ de l agent. 1

2 SOMMAIRE FICHE 1 p 3 Cryptage des documents FICHE 2 p 8 Décryptage des documents FICHE 3 p 12 Choix du formulaire Outlook ou mail-type à adresser au Tribunal pour enfants ou à la permanence du Parquet des mineurs FICHE 4 p 21 Conseils pratiques pour gestion de la boite mail structurelle 2

3 FICHE 1 CRYPTAGE DES DOCUMENTS Les rapports de situation ou pièces complémentaires à envoyer au Tribunal pour Enfants ou Permanence du Parquet 1-Faire signer le document à envoyer par le chef de service ou l agent ayant délégation de signature 2-Scanner le document et l enregistrer sur le réseau 3-Aller sur le nom du document à envoyer, clic droit une fenêtre s affiche 3

4 4-Crypter le document en sélectionnant «crypter et copier» 5-Entrer le code de cryptage (code commun au TGI et aux SAS/CCIP/Cellule MIE)=la clé 6-Confirmer le code de cryptage et faire OK Ne jamais cocher retenir cette clé 4

5 7-Enregistrer le document sur le réseau : le fichier crypté portera le même nom que votre fichier initial 8-Ouvrir la messagerie structurelle de votre service, de votre SAS, puis cliquer sur «Nouveaux éléments», puis sur «Autres éléments» Et enfin choisir le formulaire correspondant à l envoi 5

6 Sélectionner choisir un formulaire selon le type d envoi 9-Compléter les données manquantes dans le corps du mail ( nom du jeune.) 10-Joindre au mail le fichier crypté 11-Envoyer le message Au tribunal pour enfants, pour les SAS et la cellule MIE, avec accusé de si possible entre 9h00 et 17h00 Cabinet JE A Cabinet JE B Cabinet JE C Cabinet JE - E Cabinet JE F Cabinet JE G Cabinet JE - H cep.je01.tpe.versailles@justice.fr cep.je02.tpe.versailles@justice.fr cep.je03.tpe.versailles@justice.fr cep.je05.tpe.versailles@justice.fr cep.je06.tpe.versailles@justice.fr cep.je07.tpe.versailles@justice.fr cep.je08.tpe.versailles@justice.fr A la Permanence du parquet des mineurs, pour la CCIP et la cellule MIE, avec accusé de 6

7 Si possible entre 9h00 et 17h00 Permanence du Parquet des Mineurs Les boites mails des cabinets des magistrats sont gérées uniquement entre 9h00 et 17h00. La boite mail de la permanence du Parquet est gérée uniquement entre 9h00 et 18h Le document crypté enregistré sur votre réseau peut être supprimé. 7

8 FICHE 2 DECRYPTAGE DES DOCUMENTS Provenant du Tribunal pour enfants pour les SAS, la cellule MIE Provenant de la permanence du Parquet des mineurs pour la CCIP et la cellule MIE : 1-Aller sur la messagerie structurelle de votre SAS, de votre service CCIP Cellule MIE SAS de Chatou SAS de Sartrouville SAS de Saint Germain SAS de Montfort SAS de La Celle Saint Cloud SAS de Versailles Couronne SAS de Versailles SAS de Chanteloup SAS de Conflans SAS des Mureaux SAS de Limay SAS de Mantes la Jolie SAS de Mantes la Ville SAS de Meulan SAS de Poissy SAS d Elancourt SAS de Guyancourt SAS de Plaisir SAS de Trappes SAS de Sud Yvelines ccip@yvelines.fr cellule78-mie@yvelines.fr CD78-Chatou@yvelines.fr CD78-Sartrouville@yvelines.fr CD78-SaintGermain@yvelines.fr CD78-Montfort@yvelines.fr CD78-LaCelleSaintCloud@yvelines.fr CD78-VersaillesCouronne@yvelines.fr CD78-Versailles@yvelines.fr CD78-Chanteloup@yvelines.fr CD78-LesMureaux@yvelines.fr CD78-Limay@yvelines.fr CD78-ManteslaJolie@yvelines.fr CD78-ManteslaVille@yvelines.fr CD78-Meulan@yvelines.fr CD78-Poissy@yvelines.fr CD78-Elancourt@yvelines.fr CD78-Guyancourt@yvelines.fr CD78-Plaisir@yvelines.fr CD78-Trappes@yvelines.fr CD78-SudYvelines@yvelines.fr 2-Ouvrir le mail et cliquer sur la pièce jointe cryptée et l enregistrer sur votre réseau 8

9 3-Décryptage du document Sur le document enregistré sur votre réseau, Clic droit sur le nom du fichier crypté Ax Crypt s ouvre Sélectionner Décrypter 9

10 4-Entrer le code de cryptage (code commun au TGI et aux SAS/CCIP/cellule MIE)= la clé Cliquer sur OK 5-Enregistrer le document décrypté sur le réseau 6-Le document crypté enregistré sur votre réseau peut être supprimé 10

11 FICHE 3 CHOIX d un FORMULAIRE OUTLOOK ou MAILS-TYPES à adresser au Tribunal pour Enfants ou à la Permanence du Parquet des mineurs Afin de faciliter l envoi des mails au Tribunal pour Enfants ou à la Permanence du Parquet des mineurs du TGI de Versailles, nous vous proposons d utiliser des formulaires Outlook au sein de la boite mail structurelle de votre service, de votre SAS A- Utilisation du mail-formulaire pour envoi des documents vers le Tribunal pour Enfants (les cabinets des juges des enfants) 1-Ouvrir la boite mail structurelle de votre SAS SAS de Chatou SAS de Sartrouville SAS de Saint Germain SAS de Montfort SAS de La Celle Saint Cloud SAS de Versailles Couronne SAS de Versailles SAS de Chanteloup SAS de Conflans SAS des Mureaux SAS de Limay SAS de Mantes la Jolie SAS de Mantes la Ville SAS de Meulan SAS de Poissy SAS d Elancourt SAS de Guyancourt SAS de Plaisir SAS de Trappes SAS de Sud Yvelines CD78-Chatou@yvelines.fr CD78-Sartrouville@yvelines.fr CD78-SaintGermain@yvelines.fr CD78-Montfort@yvelines.fr CD78-LaCelleSaintCloud@yvelines.fr CD78-VersaillesCouronne@yvelines.fr CD78-Versailles@yvelines.fr CD78-Chanteloup@yvelines.fr CD78-LesMureaux@yvelines.fr CD78-Limay@yvelines.fr CD78-ManteslaJolie@yvelines.fr CD78-ManteslaVille@yvelines.fr CD78-Meulan@yvelines.fr CD78-Poissy@yvelines.fr CD78-Elancourt@yvelines.fr CD78-Guyancourt@yvelines.fr CD78-Plaisir@yvelines.fr CD78-Trappes@yvelines.fr CD78-SudYvelines@yvelines.fr 11

12 2-Aller sur «Nouveaux éléments» puis sur «Autres éléments «puis «Choisir un formulaire» 3-Une fenêtre s ouvre. Sélectionner «dans le menu déroulant «Modèle dans le fichier système» Sélectionner «Ouvrir» 12

13 4-Sélectionner le formulaire correspondant à votre envoi de documents et faire «Ouvrir». Le mail formulaire s ouvre Compléter le formulaire avec les données manquantes(données nominatives, référence du dossier, date de de l envoi dans le cadre d un accusé de, etc ) Le contenu des mails ne doit pas être modifié : le formulaire est à compléter 13

14 5-Adresser le mail au cabinet du magistrat correspondant Cabinet JE A Cabinet JE B Cabinet JE C Cabinet JE - E Cabinet JE F Cabinet JE G Cabinet JE - H cep.je01.tpe.versailles@justice.fr cep.je02.tpe.versailles@justice.fr cep.je03.tpe.versailles@justice.fr cep.je05.tpe.versailles@justice.fr cep.je06.tpe.versailles@justice.fr cep.je07.tpe.versailles@justice.fr cep.je08.tpe.versailles@justice.fr 6-Contenu des mails à adresser aux magistrats du Tribunal pour enfants. 14

15 B- Utilisation du mail-formulaire pour envoi des documents vers la permanence du Parquet des mineurs du TGI Ouvrir la boite mail structurelle de votre service CCIP Cellule MIE 2- Aller sur «Nouveaux éléments» puis sur «Autres éléments «puis «choisir un formulaire» 15

16 3-Une fenêtre s ouvre. Sélectionner «dans le menu déroulant «Modèle dans le fichier système» Sélectionner «Ouvrir» 16

17 4-Sélectionner le formulaire correspondant à votre envoi de documents et faire «Ouvrir». Le mail formulaire s ouvre Compléter le formulaire avec les données manquantes(données nominatives, référence du dossier, date de de l envoi dans le cadre d un accusé de, etc ) Le contenu des mails ne doit pas être modifié : le formulaire est à compléter 17

18 5-Adresser le mail à la permanence du Parquet : Permanence du Parquet des Mineurs permanencee.pr.tgi-versailles@justice.fr 6-Contenu des mails à adresser à la permanence du Parquet pour la cellule MIE Phase de la procédure Nature du document Objet ou libellé du message Corps du message Pièce jointe Modalités et dates de la transmission Accusé de l envoi 1 Avis de mise à l abri [MIE] Mise à l abri X Né le X A X Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint l avis de mise à l abri concernant le mineur X Avis de mise à l abri Sans délai Le greffe accuse des saisines entre 9 heures et 17 heures. 2 Avis de fin de mise à l abri [MIE] Fin de mise à l abri X Je vous prie de trouver ci-joint l avis de fin de mise l abri concernant le mineur X Avis de fin de mise à l abri Sans délai Pas d accusé Né le X A X 3 demande d investigations complémentaires [MIE] Investigations complémentaires X Né le X Faisant suite à la mise à l abri du X concernant le mineur X, Je vous prie de trouver ci-jointe une demande d investigations complémentaires demande d investigations complémentaire s Sans délai Pas d accusé A X 4 demande d OPP [MIE] Signalement X Né le X A X Faisant suite à la mise à l abri en date du X et à l évaluation concernant le mineur X, il apparait que le jeune relève du dispositif MIE. La Cellule Nationale est donc à solliciter pour orientation, du fait par ailleurs que le jeune n a pas d ancrage particulier sur le département des Yvelines. Rapport d évaluation Sans délai Le greffe accuse des saisines entre 9 heures et 17 heures. J attire votre attention sur les difficultés de prises en charge convenables du mineur dans le département compte tenu du nombre de mineurs déjà accueillis. 5 Relance demande d OPP [MIE] Relance suite signalement X Né le X à X Je vous prie de trouver ci-jointe une relance faisant suite au signalement en date du JJ/MM/AA concernant le mineur X courrier de relance Dans les 7 à 10 jours suivant l envoi du signalement Le greffe accuse des saisines entre 9 heures et 17 heures. 6 Demande de main-levée d OPP [MIE] Main-levée X Né le X Je vous prie de trouver ci-jointe la demande de main-levée d OPP concernant le mineur X note Sans délai Pas d accusé à X 18

19 7 Demande de main-levée d OPP suite à fugue [MIE] Main-levée suite fugue X Né le X Je vous prie de trouver ci-joint la note demande de main-levée d OPP suite à la fugue du mineur X déclaration de fugue Sans délai Pas d accusé à X 8 Demande d information [MIE] Demande d information X Je me permets de vous solliciter afin d avoir des informations relatives à la situation du mineur X Courrier de demande Sans délai Pas d accusé Né le X à X 9 Accusé (décision, avis de la cellule nationale, réquisitions et rapports d expertise) [MIE] Accusé X J accuse de votre envoi du JJ/MM/AA concernant le mineur X l JJ/MM/AA à heures Aucune Pas d accusé 19

20 7-Contenu des mails à adresser à la permanence du Parquet pour la CCIP Phase de la procédure Nature du document Objet ou libellé du message Corps du message Pièce jointe Modalités et date de la transmission Accusé de l envoi 1 Saisine OPP 2 Saisine JE 3 Toute situation d urgence immédiate [CCIP] SAISINE OPP Mineur X [CCIP] Saisine JE Dossier n Mineur X [CCIP] Situation urgente Mineur X 4 [CCIP] SIGNALEMENT ART. Signalement au 40 CPP titre de l article 40 de procédure pénale 5 Les avis de recueil temporaire (accueil d une durée de 72 h, de 5 jours), 6 Correspondance avec le greffe [CCIP] RECUEIL TEMPORAIRE Mineur X [CCIP] Dossier n Mineur X Je vous prie de bien vouloir trouver ci-jointe la saisine OPP pour X Je vous prie de trouver ci-jointe la demande de saisine du juge des enfants concernant X Je vous prie de trouver ci-jointe une information relative à X aux fins d investigation judiciaire Je vous remercie de bien vouloir nous informer des suites données. Je vous prie de trouver ci-joint un signalement au titre de l article 40 du code de procédure pénale concernant X... Je vous prie de trouver ci-joint un avis de recueil temporaire de X..., pour une durée de... (72 h, de 5 jours) concernant X Concernant le dossier de Monsieur X, je vous prie de... Rapport signalant Courrier d accompagnem ent Rapport signalant Courrier d accompagnem ent Rapport ou note Courrier d accompagnem ent Pièces Courrier Note le cas échéant Marqué en importance haute Marqué en importance haute Marqué en importance haute Sans délai Sans délai Sans délai Éventuellement Le greffe accuse des saisines entre 9 heures et 17 heures. Après 17 h, cocher lors de l envoi du mail «demander un accusé de lecture» Accusé de paramétré (à confirmer) ou cocher lors de l envoi du mail «demander un accusé de lecture» Le greffe accuse de l envoi entre 9 heures et 17 heures. Après 17 h, cocher lors de l envoi du mail «demander un accusé de lecture» Le greffe accuse des saisines entre 9 heures et 17 heures. Après 17 h, cocher lors de l envoi du mail «demander un accusé de lecture» Pas d accusé Pas d accusé 7 Accusé des envois reçus (décision, demande d évaluation, demande de recueil temporaire) [CCIP] Accusé Dossier n Mineur X J accuse de votre envoi du JJ/MM/AA concernant le mineur X le JJ/MM/AA à heures Aucune Pas d accusé 20

21 FICHE 4 Conseils pratiques de gestion de la boîte mail structurelle Sur vos boîtes mails structurelles, il est nécessaire de trouver une organisation de gestion des mails reçus et envoyés Votre boîte mail structurelle devra apparaitre dans cette colonne à gauche : exemple SOLIS-RAU L affectation des mails par couleurs permet de savoir qui gère ou a géré le mail 21

22 Pour accéder au typage par couleur, aller dans le bandeau «Classer» de la messagerie Outlook ATTENTION : pour que la boite mail structurelle soit efficiente pour une gestion commune par tous les utilisateurs, il est nécessaire que les dossiers à ranger soient déplacés dans la boîte mail structurelle et non dans vos dossiers de votre boîte mail professionnelle et personnelle. 22