Cadre de gestion des risques Du CHF en République Centrafricaine Final Nov Introduction. ETAPPE 1 : Définition du contexte

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1 Cadre de gestion des risques Du CHF en République Centrafricaine Final Nov 2014 Introduction Ce document est établi suivant la méthodologie du Cadre de Gestion des Risques (Risk Management Framework) proposé par le «Funding Coordination Section» d OCHA en Un atelier regroupant plusieurs partenaires de la communauté humanitaire en République Centrafricaine sur la gestion des risques liés au Fonds Commun Humanitaire (CHF) a eu lieu le 15 juillet 2014 à Bangui. ETAPPE 1 : Définition du contexte Pour la définition du contexte, référence est faite au document stratégique d OCHA tel que le Plan de Réponse Stratégique (SRP 1 ) 2014 révisé et le Rapport de Suivi Périodique 2. Des informations sur le fonds sont disponibles sur unocha.org/car. Les objectifs du fonds commun humanitaire en RCA consistent à : - Améliorer la réponse humanitaire en augmentant l importance de financements attribués aux besoins humanitaires prioritaires identifiés à travers un processus inclusif et coordonné au niveau du pays ; - Renforcer le rôle de la Coordinatrice Humanitaire. - Contribuer à la mise en œuvre du Plan Stratégique de Réponse (SRP) dans le contexte du Cycle Humanitaire de Programme (HPC) ; ETAPPE 2 : Identification des risques Les risques potentiels sont classifiés en 6 catégories : Catégorie A: Stratégiques et programmatiques (cohérence entre les objectifs, le niveau. de financement, les priorités et les décisions de financement) ( c est ce qui fait que le risque arrive et non les acteurs de ce risque) Importance stratégique décroissante des bailleurs à la crise en RCA Concertation avec les communautés n est pas suffisante pour entrainer une appropriation des Analyse des besoins trop centralisée par Bangui Absence d analyse approfondie des NCE et demandes de reprogrammation Monitoring des peu fréquent et peu de feedback sur les recommandations Risque 1: Pas d engagement (promesse) annuel des donateurs (Réduction des financements) Risque 2 : Manque d identification de problèmes de mise en œuvre des et des mesures de correction 1 Strategic Response Plan 2 Periodic Monitoring Report

2 Cadre de gestion des risques 2 formulées lors du monitoring Catégorie B: Gouvernance et gestion du fonds : (adéquation entre la politique des FHC et les décisions prises, le contrôle interne et la surveillance) Personnel de l UFH réduit par rapport au volume de travail Procédures out-of-date ou manquantes (NCE, pré-selection des partenaires, ) Lourdeur de gestion entre les deux organisations de mise en place du fonds (OCHA et PNUD MA) Lenteur de révision légale des contrats La formation de l introduction de système de gestion des allocations en ligne (GMS) à été retardé en mois d octobre Catégorie C: Risques Financiers (gestion efficace et efficiente des ressources et fiabilité des rapports financiers des partenaires de mise en œuvre ) Non-respect des délais de soumission des rapports financiers Procédures internes du PNUD Managing Agent Capacité de PNUD Managing Agent Absence de liste de prix unitaire et forfaitaire de référence Procédures administratives internes à certains ONG Catégorie D: Risques internes (gestion efficace et efficiente et outils d appui aux opérations du fonds (approvisionnement, logistique, IT, staff, ) Personnel de l UFH réduit Manque d outils de suivi des acquisitions des partenaires Utilisation partielle des indicateurs de performance du CHF Manque d échange de l information entre PNUD avec OCHA CHF (acquisitions, audits, indicateurs du fonds) Catégorie E: Coordination et Partenariat Faiblesse du lien entre les structures de coordination (HCT-ICC-terrain) sur l analyse des priorités et le monitoring des Risque 3: Rôle des organes de gestion du fonds pas clair, spécifiquement entre OCHA et PNUD Risque 4: Difficulté croissante d harmoniser les allocations avec les guidelines de 2009 Risque 5: Délais dans le suivi et la gestion dans le processus des allocations et Risque 6: Manque d analyse de l efficacité financier des en cours Risque 7: Danger de disparité des prix/surcoûts (efficience) Risque 8: Retards dans le déboursement des fonds des Risque 9: Gestion inappropriée des acquisitions Risque 10 : La gestion interne n adresse pas suffisamment les faiblesses identifiées Risque 11: Manque d harmonisation des stratégies des clusters dans les Risque 12 : Risque de mise à l écart des d ONGs nationales Risque 13 : Manque d appropriation par le gouvernement

3 Cadre de gestion des risques 3 Faibles capacités institutionnelles des ONG Nationales Faibles capacités institutionnelles de la contre-partie nationale Catégorie F: Aléas Conflit socio-politique Danger de confusion avec le MINUSCA Risque 14 : Restriction de l espace humanitaire ETAPPE 3 : Analyse des risques Cette étape comprend la notation des risques en fonction de leurs «conséquences et probabilités». Les conséquences ou l impact d un risque est mesuré sur base de l échelle suivante : Echelle Description Signification 1 Insignifiant Pas d impact 2 Mineur Risque avec effets négatifs ou perte peu probable d opportunités pouvant avoir un effet significatif ou permanent sur le fonds et aussi sur les perfomances ou la réputation de OCHA 3 Modéré Effets négatifs du risque ou perte d opportunités ayant un impact significatif sur le fonds/ocha. Risque pouvant être géré sans impact majeur à moyen terme. 4 Majeur Risque avec effets négatifs ou perte d opportunités ayant un impact significatif qui requiert un effort considérable à gérer et à résoudre dans le moyen terme mais ne menace pas l'existence du fonds à moyen terme. 5 Catastrophique Risque avec effets négatifs ou perte d opportunités qui, s ils n étaient pas résolus à moyen terme, pourraient menacer l'existence même du fonds. La probabilité de survenue d un risque est mesurée sur base de l échelle suivante : Echelle Description Signification 1 Rare Risque très peu probable, mais peut se produire dans des circonstances exceptionnelles. Il peut survenir ou probablement jamais. 2 Peu probable Risque pas attendu, mais il y a une faible possibilité qu il puisse se produire à un moment donné 3 Possible Le risque peut se produire à un moment donné étant donné qu il y a un historique de survenue (apparition) ponctuelle 4 Probable Il y a une forte possibilité que l'évènement se produise étant donné qu il y a un historique de survenue (apparition) fréquente. 5 Presque certain Très probable. L'évènement est attendu dans la plupart des cas étant donné qu il y a un historique de survenue (apparition) régulière. L analyse des risques a abouti à un tel que présenté dans le tableau et dans le graphique suivants. Niveau du risque Risques Conséquence Probabilité (conséquence x probabilité) R

4 Cadre de gestion des risques 4 R R R R R R R R R R R R R R =Risque Prob abilité R R3; R4 R14 R1;R5;R8; R2, R10, R11 R13 R6; R7; R Consequence/impact ETAPPES 4 & 5 : Evaluation et traitement des risques Les méthodes pour traiter un risque incluent la réduction, le transfert, l acceptation et l évitement. Risques Stratégie de réduction et mesures palliatives Période Propriétaires du risques R1 : Pas d Engagement Accepter le risque - Plaidoyer au regard des besoins du SRP pour des HC

5 Cadre de gestion des risques 5 (promesse) annuel des donateurs (réduction des financements) R2 : Manque d identification de problèmes de mise en œuvre des et des mesures de correction R3 : Rôle des organes de gestion du fonds pas clair, spécifiquement entre OCHA et PNUD R4 : Difficulté croissante d aligner le processus d allocation et les procédures du CHF avec le guideline global (en cours de finalisation), notamment l approche basée sur les risques R5 : Délais dans le suivi et la gestion des allocations et contributions substantielles - Développer une stratégie de communication et de mobilisation des ressources - Planifier les allocations standards régulièrement - Renforcer le système de communication avec les communautés cibles et celles des environs et les impliquer dans l identification des besoins et dans la mise en œuvre et le suivi des activités. - Renforcer/promouvoir dans tous les le principe du «Ne pas nuire 4» et les mécanismes de redevabilité envers les bénéficiaires - Décentraliser les analyses des besoins et le suivi des - Responsabiliser les clusters pour s impliquer davantage dans le suivi des - Mise en place d une hotline pour dénoncer des cas de fraudes ou corruption - Développer les Termes de Référence du fonds y compris les Termes de Références des différents organes du fonds - Rédiger des SOP 5 entre OCHA et PNUD - Développer un nouveau Guideline des allocations (eg introduction de notes conceptuelles) - Renforcer la gestion des risques (évaluation des capacités renforcé remplaçant le HACT, adapter les modes de déboursement, introduire les Operational Modalities, système de sanctions, spot checks et clôture financière des ) - Former les partenaires dans l utilisation du Grant Management System (GMS) d OCHA - Mettre en place le système en ligne GMS Chaque trimestre Avant Alloc Standard Avant Alloc Standard Mar 2015 Déc 2015 Jan 2014 Déc 2014 à Jun 2015 Déc Partenaires humanitaire s du CHF PNUD PNUD ISB FCS R6 : Manque d analyse de l efficacité financier des en cours R7 : Danger de disparité des prix/surcoûts (efficience) Transférer le risque - Renforcer l implication des clusters dans le monitoring des - Renforcer l implication des clusters dans le monitoring des - Renforcer l analyse des coûts des en lien avec les PNUD MA 3 Unite de Financement Humanitaire de OCHA 4 Do No Harm 5 Standard Operating Procedures

6 Cadre de gestion des risques 6 R8 : Retards dans les 1ier déboursements des fonds des R9 : Gestion inappropriée des acquisitions R10 : La gestion interne n adresse pas suffisamment les faiblesses identifiées R11 : Manque d harmonisation des stratégies des clusters dans les R12 : Risque de mise à l écart des d ONGs nationales R13 : Manque d ownership par le gouvernement R14 : Restriction de l espace humanitaire coûts standards établi par chaque cluster et par le MA - Mise en place d une hotline pour dénoncer des cas de fraudes ou corruption - Analyser les délais dans le processus de déboursement - Mettre en œuvre des actions pour réduire les délais dans le 1 er déboursement - Accepter le préfinancement à la date de la signature du contrat par défaut Déc 2015 Déc Avoir un outil de gestion efficace des acquisitions Mai Revoir des indicateurs sur la gestion du fonds tous les 6 mois / Juillet Décentraliser la responsabilité des clusters pour la coordination des activités liées au CHF sur le terrain - Création d une plateforme des ONGs nationales - Décider de manière adaptée à rendre plus flexible le financement des des ONGs nationales - Développer un plan d action pour le renforcement de capacités des ONGs nationales - er à faire le plaidoyer pour l implication effective du gouvernement à pouvoir prendre le relais après les interventions humanitaires afin d éviter à ce que le fonds finance durablement les mêmes activités - Développer une plateforme de communication - Renforcer les relations avec la Minusca - Renforcer la redevalibité envers les communautés affectées Mar 2015 Mar 2015 PNUD MA PNUD MA CCO PNUD HC HC ETAPPE 6 : Suivi et revue des risques Par défaut le Chef de bureau OCHA (HoO) est le responsable de la gestion des risques au niveau du bureau pays. En tant que gardien du CHF, le Coordonnateur Humanitaire est responsable de veiller à ce que le cadre de gestion des risques est mis à jour et utilisé. Sur une base annuelle, l UFH assurera une évaluation globale des risques et proposera des mesures de leur mitigation au CC qui prendra les décisions appropriées. Les rapports annuels du CHF CAR incorporeront une rubrique «Gestion des risques» qui reprendra synthétiquement les risques majeurs et les mesures de mitigation proposées. Le Conseil Consultatif a un rôle critique dans la stratégie de gestion des risques. Le Comité Consultatif devra considérer les risques que le fonds court et avisé le Coordonnateur Humanitaire en cas de nécessité.