Recueil des Fiches Concepteurs : Mise en œuvre d un site SharePoint 2013 Juin 2015

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1 Recueil des s s : Mise en œuvre d un site SharePoint 2013 Juin 2015 Ce document décrit le paramétrage pour la mise en œuvre des fonctionnalités standard de Microsoft SharePoint 2013.

2 NADAP et SharePoint NADAP ( Nouvelle Approche Dédiée Aux Processus) est une plateforme de partage et de travail collaboratif pour : - partager des documents avec des métadonnées et la gestion automatique des versions - permettre la co rédaction simultanée en ligne - partager des listes d informations (comme des onglets d Excel) et pouvoir les modifier en ligne - gérer des droits d accès différentiés - pouvoir programmer des alertes automatiques par courriel - pouvoir retourner à tout moment vers Excel par exemple pour une mise en page particulière ou un publipostage A ce jour, NADAP est utilisé avec SharePoint Foundation

3 SOMMAIRE Les sites : 01 Créer un site : 02 Normaliser son site : 03 Ajouter une application : 04 Les Listes : 05 Créer une liste : 06 Contenu d une liste : 07 Les colonnes : 08 Créer une colonne : 09 Mise à jour d une colonne : 10 Supprimer une colonne : 11 Modifier l ordre des colonnes : 12 Affichage : 13 Les bibliothèques : 14 Contenu d une bibliothèque 15 Créer une bibliothèque : 16 Les pages : 17 Créer une page : 18 Modifier une page : 19 Ajouter un composant d application ou webpart : 20 Modifier les options d un composant d application ou WebPart : 21 Pages du site : 22 Référencer une page : 23 Modifier les liens du menu de la page : 24 Contenu du site : 25 Autorisations : 26 Ajouter une personne ou un groupe sous SharePoint : 27 SharePoint Designer : 28 Trucs et astuces : 29 Créer un lien sur des documents : 30 Changer l affichage : 31 3

4 LES SITES Un site est un container qui contient plusieurs types de d éléments, tels que les pages web, les documents, les images, données, etc... Au niveau concepteur, pour créer un site on est forcément dans le contexte d un site parent SharePoint créé par un administrateur SharePoint au départ. Un site peut contenir un ou plusieurs sites imbriqués, appelés sous-sites. Selon les autorisations, l accès aux sous-sites est possible ou non. 4 01

5 CRÉER UN SITE Cliquer sur l icône paramètre en haut à droite de votre écran puis «Contenu du site» Cliquer sur «nouveau sous-site»

6 CRÉER UN SITE Choisir un titre, une description et une URL. Attention : L URL du site doit être de préférence courte et sans caractères non alphanumériques

7 CRÉER UN SITE Les autorisations dépendent de ce que vous voulez faire Par défaut le sous site hérite des autorisations du site parent. Vous pouvez retirer cet héritage en cliquant sur «utiliser les autorisations uniques» et vous permettre ainsi de choisir qui a accès au sous site en particulier Laissez les autres paramètres par défaut. Enfin cliquer sur «Créer» à la fin du formulaire

8 CRÉER UN SITE Votre site est créé et vous pouvez y accéder via https://spf.upmc.fr/nom_du_site_parent/nom_url_de_votre_site Vous êtes automatiquement redirigé vers l accueil

9 CRÉER UN SITE Par défaut, le site contient au moins un type de contenu en particulier qui est la page. Elle-même contient un menu sur la gauche, ainsi qu une bibliothèque de documents vides

10 NORMALISER SON SITE Pour structurer tout les sites NADAP, une norme de 5 règles est à respecter Titre et version Page d accueil normalisée sur 5 points Menu avec structuration type Focus sur l objet principal du site Lien vers l assistance Texte de présentation avec mode d emploi sommaire

11 NORMALISER SON SITE 1 2 Le menu est structuré D un lien vers l accueil D un lien vers la documentation regroupant tout les documents nécessaires à l utilisation du site. De liens concernant les principales fonctionnalités. Une couleur de fond bleu pour le menu : pour ce faire voir la documentation Comment changer la couleur du menu de gauche dans PGP/ 10 PROJET https://spf.upmc.fr/test/pgp/02projets/dsi-dt-couleur-menu-sharepoint-0.pptx Pour modifier les liens du menu de gauche, cf. I18 de ce document. 3 Exemple : pour le site «Registre Santé et Sécurité au Travail», les principales fonctionnalités sont : ajouter un évènement (1), pouvoir visualiser les différents évènements déjà signalés (2), visualiser les signalements déjà étudiés (3)

12 AJOUTER UNE APPLICATION Il existe plusieurs types de contenus appelés «application» : les pages, les listes, les bibliothèques. Nous allons les détailler plus amplement dans les slides suivantes. Afin de pouvoir créer ces différents contenus, il faut au préalable se situer sur la page qui permet d ajouter une application. Pour ce faire cliquer sur l icône paramètre en haut à droite Puis sur «Ajouter une application»

13 AJOUTER UNE APPLICATION Vous obtenez ainsi les différents types de contenu que vous pouvez créer

14 LES LISTES Une liste est un contenu qui permet de stocker des données. Une liste correspond à une table en base de données ou un onglet Excel avec des colonnes (champs) prédéfinies. Les données sont saisies via des formulaires. Les données saisies peuvent être de différents types : URL, texte, nombres, liens hypertextes, etc... Vous pouvez créer votre propre liste aussi appelée liste personnalisée, y ajouter des colonnes, des éléments individuels ou modifier en bloc les données à l aide de la fonction Modification rapide. La liste vous permet de partager des informations tout en choisissant ce que vous voulez afficher en fonction de l utilisateur ( cf. fiches sur les autorisations). Exemple de listes : contacts, annonces, forums de discussion, etc

15 CRÉER UNE LISTE Comme expliqué dans la fiche «Ajouter une application», il faut tout d abord ajouter une application en passant par l icône paramètre en haut à droite, puis «Ajouter une application». Choisir liste personnalisée

16 CRÉER UNE LISTE Choisir un nom et «Créer» En cliquant sur «Options avancées», vous pouvez ajouter une description à votre liste

17 CRÉER UNE LISTE On est redirigé vers l affichage de la liste qui est, pour l instant vide, puisque nous avons seulement créé la liste

18 CONTENU D UNE LISTE Pour personnaliser la liste, une fois sur celle-ci : Cliquer sur l onglet «LISTE» dans la barre d outils en haut à gauche de l écran. Cliquer sur «Paramètres de liste» vers la droite

19 CONTENU D UNE LISTE Sur cette page, on peut personnaliser la liste ajouter/modifier/supprimer des colonnes de la liste et gérer les autorisations sur la liste, les affichages etc

20 LES COLONNES Une colonne correspond à un champ en base de données. Par défaut, 5 colonnes sont définies : Titre, Modifié, Crée, Crée par, Modifié par La colonne «Titre» est par défaut «Obligatoire», c est-à-dire qu à chaque création d un élément dans la liste, il est obligatoire de renseigner au moins le titre de cet élément

21 CRÉER UNE COLONNE Pour créer une colonne, 2 méthodes sont possibles : Méthode 1: Lorsqu on se situe sur les paramètres de la liste (cf. 06 ) Cliquer sur «Créer une colonne» - la ligne qui se trouve sous les colonnes prédéfinies de la liste

22 CRÉER UNE COLONNE Méthode 2 : Lorsqu on se situe sur l affichage de la liste (en cliquant sur le nom de la liste sur la gauche par exemple) Cliquer sur l onglet «Liste» puis sur «Créer une colonne» Dans les deux cas, vous obtiendrez un formulaire : Une nouvelle page s ouvre pour la Méthode 1 Une fenêtre POPUP s ouvre pour la Méthode

23 CRÉER UNE COLONNE Formulaire pour la création d une colonne : - Nom de la colonne - Type de la colonne - Description - Obligatoire ou non : le contenu de la colonne - Unique ou non : valeur de la colonne - Nombre de caractères - Valeur par défaut

24 CRÉER UNE COLONNE Plusieurs types de colonne sont disponibles : «Une seule ligne de texte», «Plusieurs lignes de texte», «Choix», «Nombre», «Recherche». Attention : Il faut savoir que lorsqu'une colonne est créée avec un type, on ne peut plus modifier ce type. Il faudra la supprimer et en créer une autre. Si par exemple, vous avez créé une colonne avec un type «Choix» avec comme valeur «Choix 1» et «Choix 2». Puis qu ensuite vous décidez que le choix se porte sur une liste prédéfinie «Recherche 1», «Recherche 2» «Recherche N». Il faudra cette colonne et en recréer une autre avec le type «Recherche»

25 CRÉER UNE COLONNE Type «Une seule ligne de texte» ou «Plusieurs lignes de texte» sont des lignes de texte. Par contre, lorsqu on clique sur «Plusieurs lignes de texte», plusieurs champs apparaissent «Nombre de lignes à modifier» ou «Spécifier le type de texte à autoriser» ou «Ajouter des modifications à un texte existant»

26 CRÉER UNE COLONNE Lorsqu on sélectionne le type «Choix», un champ pour entrer les choix apparaît

27 CRÉER UNE COLONNE Lorsqu on sélectionne le type «Nombre», on peut définir la «valeur minimale et maximale autorisée», le «nombre de décimales»

28 CRÉER UNE COLONNE Lorsqu on sélectionne le type «Devise», on peut définir le format monétaire

29 CRÉER UNE COLONNE Lorsqu on sélectionne le type «Date», on peut définir le format de date et de l heure

30 CRÉER UNE COLONNE Le type «Recherche» permet de faire une jointure entre 2 listes : pour remplir cette colonne, il faudra choisir un élément déjà présent dans une seconde liste. Lorsqu on sélectionne le type «Recherche», on peut alors sélectionner la seconde liste avec laquelle on veut faire la jointure (Il faut avoir créer au moins une seconde liste cf. 06). On choisit ensuite la liste et la colonne principale sur lesquelles la jointure va se faire.. Puis, si nécessaire, les colonnes supplémentaires que l on veut afficher

31 CRÉER UNE COLONNE Après avoir crée une colonne «demande», de type «Recherche» sur la colonne «Titre» de la «Liste 2», et affichée «ID» de la «Liste 2». On insère quelques éléments dans les listes 1 et 2 pour illustrer. Dans la Liste 1 : les demandes correspondent aux éléments insérés dans la Liste

32 CRÉER UNE COLONNE Dans la liste 1 : le Titre de notre élément est associé à un élément de la colonne «demande» de la liste 2, et à son «ID» (création de la colonne demande 10)

33 CRÉER UNE COLONNE Lorsqu on sélectionne le type «Oui/Non», on peut définir la valeur par défaut

34 CRÉER UNE COLONNE On peut également ajouter une colonne de type «Personne ou groupe» qui sera lié aux personnes qui ont accès au site parent ou à tous les utilisateurs de site

35 CRÉER UNE COLONNE Créer une colonne sous forme d un URL avec une «Lien hypertexte ou une image» Choisir s il s agit d un lien hypertexte ou d une image

36 CRÉER UNE COLONNE Ou créer une colonne «valeur calculée». On peut ainsi faire des opérations élémentaires et des concaténations entre les colonnes. Vous trouverez les différentes règles sur le site de Microsoft : /fr-fr/library/bb862071%28v=office. 14%29.aspx Pour ajouter une colonne à la formule. Sélectionner la colonne puis cliquer sur «Ajouter à la formule»

37 MISE À JOUR D UNE COLONNE Cliquer sur l onglet «Liste» puis sur «Paramètres de liste» cf. 07 Sélectionner la colonne que vous voulez modifier en cliquant dessus cf. 08 Vous pouvez ainsi modifier : - Nom - Description - Information obligatoire ou non - Valeurs uniques ou non - Nombre maximal de caractères - Valeur par défaut 37 10

38 SUPPRIMER UNE COLONNE Les colonnes dites de «base», c est-à-dire celles proposées par SharePoint ne peuvent être supprimées. Plusieurs possibilités : 1) Changer le nom de la colonne par le nom d une colonne dont vous avez besoin. 2) La rendre facultative pour qu un utilisateur ne la remplisse pas au moment de l ajout. 3) La supprimer de l affichage en la décochant (cf. 13-2). Les colonnes que vous avez créées ( par «créer une colonne» ) peuvent être supprimées. Comme pour une mise à jour, cliquer sur la colonne que vous voulez supprimer (cf. fiche précédente) puis en bas à droite «Supprimer» 38 11

39 MODIFIER L ORDRE DES COLONNES Cliquez sur l onglet «LISTE» puis sur «Paramètres de liste» cf. 07 Cliquez ensuite sur «Paramètres avancés» Dans la rubrique «Type de contenus» (1 ère ) cliquer sur «Oui» puis sur «OK» en bas de page

40 MODIFIER L ORDRE DES COLONNES Vous êtes automatiquement redirigé sur la page «Paramètres» de la liste. Dans la rubrique «Type de contenu» cliquez sur «Elément» En bas de page, cliquer sur «Ordre des colonnes» Choisissez l ordre que vous souhaitez pour vos colonnes en modifiant «Position à partir du haut» puis sur «OK»

41 AFFICHAGE En tant que concepteur, vous pouvez créer un affichage principal. L utilisateur peut ensuite personnaliser son affichage selon ses besoins (cf. le document DSI_DT_UTILISATEURS_SHAREPOINT_V5) Pour créer un affichage, cliquer sur l onglet «Liste» en haut à gauche puis sur «Modifier l affichage»

42 AFFICHAGE Vous pouvez alors Modifier le nom de l affichage de la liste d éléments «Tous les éléments» Modifier l ordre d affichage des colonnes via «Position à partir de la gauche» Afficher ou non une colonne en cochant sur la case «Afficher»

43 AFFICHAGE Effectuer des tris ou des filtres sur les colonnes

44 AFFICHAGE Vous pouvez également choisir d autres options en bas de page. «Grouper par» permet de faire des jointures (lier des liste entre elles par une colonne). On ne peut faire des jointures qu entre deux listes (tables) seulement. «Totaux» permet de mettre en place un compteur ou une somme sur une colonne

45 AFFICHAGE Parmi les options d affichage, il y a aussi le «style». Votre liste ou bibliothèque a un «Style» par défaut

46 AFFICHAGE Ne modifiez pas les options de la catégorie «Mobile». Puis valider

47 LES BIBLIOTHÈQUES La bibliothèque de documents sert à stocker des documents. Une bibliothèque est une liste dont chaque élément contient obligatoirement un élément. Vous pouvez avec une bibliothèque créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres d une équipe. Vous pouvez utiliser la co-création, le contrôle de version et l extraction pour travailler à plusieurs sur des documents. En réunissant tous vos documents au sein d un emplacement, vous permettrez à vos collaborateurs d accéder aux dernières versions lorsqu ils en ont besoin. Vous pouvez également synchroniser vos documents sur votre ordinateur local pour y accéder en mode hors connexion

48 LES BIBLIOTHÈQUES La référence (lien direct) de la bibliothèque est disponible dans le menu à gauche

49 CRÉER UNE BIBLIOTHÈQUE Pour créer une bibliothèque, allez dans «Ajouter une application» (cf. 04) Cliquer sur «bibliothèque de documents». Choisir un Nom et «Créer»

50 CONTENU D UNE BIBLIOTHEQUE Tout comme la liste, on peut personnaliser une bibliothèque de documents : - Cliquer sur l onglet «BIBLIOTHEQUE» dans la barre d outils en haut à gauche de l écran. - Puis cliquer sur «Paramètres de la bibliothèque»

51 CONTENU D UNE BIBLIOTHEQUE Sur cette page, on peut personnaliser la bibliothèque ajouter/modifier/supprimer des colonnes de la bibliothèque et gérer les autorisations sur la bibliothèque, les affichages etc

52 LES PAGES Les pages sont des ressources d un site. Elles font partie intégrante des sites et on y accède via une liste de page. Elles peuvent contenir des références via les différents autres types de contenu. On créer une page quand on veut restreindre le contenu en fonction de l utilisateur. C est un contenu qui est destiné à ne pas évoluer dans le temps

53 CRÉER UNE PAGE Cliquer sur l icône «Paramètre» en haut à droite de votre écran puis «Ajouter une page». Choisir un nom et cliquer sur «Créer»

54 MODIFIER UNE PAGE Vous obtenez la page suivante, avec des onglets «FORMAT DE TEXTE» et «INSÉRER»

55 MODIFIER UNE PAGE Avec l onglet «FORMAT DE TEXTE», vous pouvez écrire ce que vous souhaitez sur votre page avec une mise en page avec Word puis en cliquant sur «Enregistrer», vous afficherez ce que vous avez écrit et créé. Vous pouvez modifier la disposition de votre texte comme dans un PowerPoint avec le bouton «Disposition du Texte»

56 MODIFIER UNE PAGE Vous pouvez également modifier votre page par le biais de l onglet «PAGE» puis cliquer sur l icône «MODIFIER». Vous retrouverez sur la page précédente Une fois la page modifiée, vous pouvez enregistrer la page avec l icône «Enregistrer» au niveau de l onglet «FORMAT DU TEXTE» ou de l onglet «PAGE»

57 AJOUTER UN COMPOSANT D APPLICATION OU WEBPART Avec l onglet «INSÉRER», vous pouvez insérer sur votre page des tableaux, des images ou des applications que vous avez créées auparavant (les listes, les bibliothèques. ). Cliquer sur le bouton «Composant d application», Puis choisissez l application que vous souhaitez afficher en cliquant dessus. Ensuite cliquer sur «Ajouter». Texte»

58 AJOUTER UN COMPOSANT D APPLICATION OU WEBPART Après avoir ajouté votre composant d application ou composant «WebPart», vous avez la possibilité de le modifier afin de le personnaliser. Sur la droite de l élément, il y a une case à cocher ainsi qu un petit triangle vers le bas. Cliquer dessus puis choisissez «Modifier le composant WebPart»

59 MODIFIER LES OPTIONS D UN COMPOSANT D APPLICATION OU WEBPART Une barre d outil apparait alors sur le coté droit : Vous pouvez alors choisir les différentes options proposées dans le menu : - Affichages de liste - Apparence - Disposition - Paramètres avancées - Options AJAX - Divers Vous pouvez choisir un affichage que vous avez créé dans «Affichage sélectionné»

60 MODIFIER LES OPTIONS D UN COMPOSANT D APPLICATION OU WEBPART Exemple d affichage : pour deux éléments identiques ( Liste 1 : les jours ), on peut avoir deux affichages différents - La 1 ère liste a été modifiée par le WebPart et la seconde liste non

61 PAGES DU SITE Pour afficher votre page, cliquer l icone paramètre en haut à droite, puis sur «Contenu du site» Puis sur «Pages du site»

62 PAGES DU SITE Toutes les pages du site sont affichées comme ci-dessous. Cliquer ensuite sur la page que vous souhaitez afficher. De manière plus directe, vous pouvez référencer votre page (cf. 21). Elle sera ainsi présente dans votre menu à gauche

63 RÉFÉRENCER UNE PAGE Le référencement peut se faire pour les pages, les listes ou les bibliothèques. Il suffit de prendre l URL de la page ou des composants d applications que vous souhaitez référencer. Par exemple : Référencer la page qui vient d être créée. Pour ce faire, sélectionnez l URL de votre page et copiez la. Puis cliquer sur «MODIFIER LES LIENS» dans le menu de gauche. Puis sur «lien»

64 RÉFÉRENCER UNE PAGE Ajouter un nom de «Texte à afficher» et coller votre lien dans «Adresse». Ce texte sera celui qui sera visible dans votre menu comme «Accueil», «Documents» Valider avec «OK». Puis sur le menu de gauche, cliquer sur «Enregistrer» pour valider la modification. Avant d enregistrer, vous pouvez modifier la disposition des liens en les faisant glisser. Cf

65 MODIFIER LES LIENS DU MENU DE LA PAGE Afin d avoir la disposition de votre choix du menu de gauche, cliquer sur «MODIFIER LES LIENS» (1). Cliquer sur le lien que vous souhaitez modifier, maintenez le clic afin de le glisser à l endroit souhaité (2) puis «Enregistrer» (3)

66 CONTENU DU SITE Contenu du site est une page par défaut du site qui affiche l inventaire des pages, des listes, des bibliothèques, des sous-sites et un icône «Ajouter une application»

67 AUTORISATIONS Par défaut, les autorisations sont celles du site parent. Les autorisations permettent aux concepteurs du site de gérer les différents accès aux différents publics visés. Il y a généralement trois types d autorisations : - Les propriétaires : «contrôle total» - Les membres : «collaboration» avec accès en écriture. - Les visiteurs : «lecture» avec accès limité. Les autorisations peuvent s effectuer au niveau du site mais aussi des bibliothèques ou des listes

68 AUTORISATIONS Pour accéder aux autorisations, cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l écran puis cliquez sur «Paramètres du site». Une nouvelle page s ouvre :

69 AJOUTER UNE PERSONNE OU UN GROUPE SOUS SHAREPOINT Aller sur «Paramètres de site», puis cliquer sur «Personnes et groupes»

70 AJOUTER UNE PERSONNE OU UN GROUPE SOUS SHAREPOINT Cliquer sur «Nouveau»

71 AJOUTER UNE PERSONNE OU UN GROUPE SOUS SHAREPOINT Renseigner les champs qui suivent : Ajouter le nom de l utilisateur Cliquer sur : AFFICHER LES OPTIONS

72 AJOUTER UNE PERSONNE OU UN GROUPE SOUS SHAREPOINT

73 AJOUTER UNE PERSONNE OU UN GROUPE SOUS SHAREPOINT

74 AJOUTER UNE PERSONNE OU UN GROUPE SOUS SHAREPOINT

75 SHAREPOINT DESIGNER SharePoint Designer est un outil pour développer les applications SharePoint. Toutes ces manipulations citées ci-dessus sont disponibles via l outil SharePoint Designer. Il permet de créer des workflows plus poussés

76 TRUCS ET ASTUCES Une colonne peut être en «lecture seule». Cependant, cette fonctionnalité n est pas disponible par le site directement. Il faut alors aller modifier une ligne de code via l outil SharePoint Designer. Vous retrouverez cette méthode dans le document «.» Il est possible de modifier les colonnes dans l ordre de création. Lors de la création d une liste, vous pouvez modifier l ordre d affichage des colonnes. Mais dans le formulaire, l ordre des colonnes reste identique à l ordre chronologique de la création des colonnes. Vous pouvez modifier l ordre des colonnes dans le formulaires. Cet ordre concernera tout les affichages de cet élément

77 Créer un lien sur des documents 1/7 Vous pouvez avoir une liste d élément et vouloir que l élément soit associé à un ou plusieurs documents. Par exemple : Etape 1 Créer une liste Titre Lien vers le document (sans remplir dans un premier temps)

78 Créer un lien sur des documents 2/7 Créer une bibliothèque Nom du document Titre du document Ref (référence du document lié à la liste précédente)

79 Créer un lien sur des documents 3/7 Etape 2 Faire un filtre sur Ref de la bibliothèque (Par exemple SharePoint)

80 Créer un lien sur des documents 4/7 Résultat du filtre

81 Créer un lien sur des documents 5/7 Etape 3 On copie l URL du filtrage

82 Créer un lien sur des documents 6/7 Etape 4 Revenir sur la liste et modifier l élément SharePoint en collant le lien copié précédemment dans Lien_vers_doc et donner une description. Et pour finir «Enregistrer»

83 Créer un lien sur des documents 7/7 Voici le résultat obtenu après tous ces étapes : en cliquant sur le lien Documents SharePoint, tous les documents filtrés sur SharePoint vont apparaître

84 CHANGER L AFFICHAGE 84 31

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