SROS Biologie médicale et coopérations. Retour d expérience des Pays de Loire. rencontre Région Centre ARS/FHF

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1 SROS Biologie médicale et coopérations Retour d expérience des Pays de Loire rencontre Région Centre ARS/FHF Yvon RICHIR

2 Le contexte du projet Une CHT initiée fin 2012 (convention constitutive validée par l ARS en avril 2015) à l échelle de la Vendée Un projet médical de territoire: une vingtaine de thématiques: cliniques, médico-techniques dont la biologie, transversales Une volonté de la FHF régionale de présenter fin 2015 un projet régional de biologie publique

3 La Biologie Médicale en Vendée Démographie habitants au 1er janv habitants en 2040 Superficie : km 2 Etablissements hospitaliers - - CHLVO (Challans) - CH Fontenay le Comte - CHCL (les Sables d Olonne) - Hôpital des Collines Vendéennes (la Chataigneraie) - CHS Mazurelle Laboratoires de biologie médicale public : Etablissements avec biologie publique: - - CHLVO - CH Fontenay le Comte

4 Les enjeux de la restructuration de la Biologie - Accréditation des laboratoires de Biologie - Concentrations des laboratoires privés et aspect de concurrence - Disparition des remises pérenniser une offre publique et le support interne aux établissements par une restructuration des laboratoires de Biologie Médicale.

5 ETS de la CHT Biologie Médicale Objectifs de la réorganisation collective de leurs activités Accréditation commune Maintien d un laboratoire sur chaque établissement de proximité pour les analyses urgentes Centralisation de la biologie non urgente Maintien de l intérêt professionnel des biologistes de chaque site ; renforcement du support et conseil aux cliniciens, possibilité de spécialisation des biologistes Réintégration d analyses sous traitées hors région par effet de volume Efficience économique (investissements et achats communs, réduction des coûts de production) en garantissant aux cliniciens une qualité de rendu d examens

6 Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée Consultations externes Patients hospitalisés

7 Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée Description des indicateurs Volume d activité (en nombre de B+BHN) 2014 CH Fontenay-le- Comte ACTIVITE ET FINANCES Sites LRSY et Montaigu: Site Luçon: CH Loire Vendée Océan Total

8 En pratique : une démarche projet réflexive, constructive, ascensionnelle La constitution d un comité de pilotage pluri professionnel Mise en place de groupes de travail : Ressources humaines Logistique Système d informations Achats / Equipement biomédical Analyse de gestion Démarche qualité : accréditation

9 Missions des groupes de travail Etat des lieux (volumes et types d activité) Proposition de scénarii/définition des étapes Présentation collégiale en COPIL, discussions décisions Un calendrier défini : - Groupes de travail constitués en février 2014, - Validation du scénario économique en novembre 2014, - Mise en place du GCS : Validation ARS avril 2015 Et démarrage du GCS en sept 2015

10 Emergence des scénarii Périmètre du projet défini : La biologie médicale, hors activités éventuellement effectuées par les laboratoires (ex : dépôt de sang) Après discussion auprès des cliniciens sur les analyses d urgence à maintenir sur les sites de proximité, émergence de 2 scénarii/étapes Scénario 1 : Site principal : transfert de la biologie froide Marqueurs tumoraux, sérologie, électrophorèse des protéines Site de proximité : cytologie (NFS), hémostase, biochimie d urgence, bactériologie. Scénario 2 : Site principal : transfert de la bactériologie

11 Groupe de travail Ressources humaines Personnels médicaux et non médicaux

12 Groupe de travail Ressources Humaines Etat des lieux des RH au sein de chaque établissement Nombre de biologistes Nombre de cadres Nombre de techniciens Description des indicateurs Nombre d aides de laboratoire Nombre d adjoints des cadres Nombre de secrétaires En personnes physiques CH Fontenay-le- Comte RESSOURCES HUMAINES La Roche Luçon CH Loire Vendée Océan 2 5,5 0, Total En ETP 1.6 5,5 0, En personnes physiques En ETP 0,6 1, En personnes physiques En ETP , En personnes 1 4 / 5 physiques En ETP 0,5 3, En personnes / 1 1 physiques En ETP / 1 / 1 En personnes physiques En ETP 1,7 5,

13 Groupe de travail Ressources Humaines Harmonisation des effectifs : - Selon les scenarii - En maintenant les compétences pour les analyses urgentes Etape 1 : Maintien des effectifs globaux mais en intégrant les postes supplémentaires liés à la qualité et à l accréditation Etape 2 : Transfert de postes de techniciens de laboratoire sur le site principal Adéquation des compétences aux exigences des postes de travail Participation des biologistes des sites de proximité à l activité du site principal

14 Groupe de travail logistique Analyse des flux existants - Transports programmés ; Transports urgents Un recueil de données en prenant en compte l objectif général de transmissions des résultats à J+1 à garantir auprès des cliniciens - Etape 1 : transfert de la biologie froide sur le site principal 1 transport programmé du lundi au samedi avec un dépôt des prélèvements : 11h00 pour le CHLVO, 14h00 pour le CH FLC - Etape 2 : transfert de la bactériologie en transports programmés par jour du lundi au vendredi CHLVO : 9h00, 11h00, 17h30 CH FLC : 10h00, 14h00, 17h30 2 navettes le samedi (12h00, 17h00),1 navette le dimanche (16h00)

15 Groupe de travail logistique 1. Analyse du relevé des impondérables (conditions de transport, transport urgents pour LCR et hémocultures +) élargie aux transports de PSL, chimiothérapies, pharmacie et ACP 2. Etat des lieux des marchés de transport en cours, avec la fin de validité de chaque marché pour envisager des contrats communs 3. Etude des coûts de transport : coût de la fonction transport dans chaque établissement, puis coût comparatif des différents scénarii d organisation du transport (externalisation ou internalisation) Conclusion du recueil des différents éléments : Elaboration d une consultation multi-établissement pour la mise en place d une flotte de 5 véhicules équipés tri-température pour constituer une équipe interne assurant les transports programmés

16 Groupe de travail Système d informations 3 SIL différents - : Synergie (Technidata) - CH FLC : Hexalis (Agfa) - CHLVO : Biowin NG (DL Santé) Dans un premier temps, l interopérabilité des SIL est mise en œuvre par un interfaçage des solutions. La cible à l horizon 2017 est un SIL unique et commun. L analyse est en cours afin de déterminer les étapes de cette convergence.

17 Groupe de travail achats / matériel biomédical Un inventaire des matériels de laboratoire, des maintenances et des réactifs associés pour les établissements a été réalisé Objectif : prévoir selon les échéances, l état du parc de matériel : les futurs investissements, les contrats de maintenance, les marchés de réactifs et consommables. Un calendrier général des marchés de biologie a été réalisé Objectif : organiser le transfert des contrats au GCS au cours des reconductions, préparer les avenants de transfert

18 Quelle solution juridique? Matrice forces/faiblesses GCS de moyens GCS exploitant Convention de coopération Forces - Répartition équitable des ressources - Co-gestion des fonctions support Faiblesses - Plusieurs organisations, plusieurs accréditations - Gestion plus rigide nécessitant une ingénierie administrative plus forte - Répartition équitable des ressources - Rigueur de gestion et co-gestion - Unicité de l organisation, une accréditation - Gestion plus rigide nécessitant une ingénierie administrative plus forte - Souplesse de gestion - Unicité de l organisation, une accréditation - Régime juridique pour la TVA et les marchés publics très incertain - Relation contractuelle dans l allocation des ressources - Moindre co-gestion - Absence de personnalité juridique : un établissement porte l activité

19 Organisation en GCS exploitant Mise en commun de moyens matériels et humains (transport, équipements, personnel ) pour exploiter en commun un laboratoire multisite. Un laboratoire, plusieurs plateaux techniques, une accréditation. Convention constitutive et règlement intérieur définissant les instances de la coopération. Facturation aux établissements selon un EPRD annuel, en fonction de l activité et des ressources mobilisées

20 Organisation en GCS groupement de commande Acheteur groupé Achats : moyens mis en commun Report des charges d achat des établissements sur le GCS

21 Groupe de travail Analyse de gestion - Etablir des règles de recueil de données - Elaborer les tableaux de bord de recueil des données - Définir les recettes et dépenses hors CGS et GCS - Transmettre les éléments s inscrivant dans le périmètre du GCS - Finaliser les modèles économiques des 2 scénarii à partir des éléments organisationnels définis par les groupes de travail (décembre 2014)

22 Groupe de travail Démarche qualité : accréditation Une assurance qualité du GCS possible par : La préparation commune à l accréditation Cofrac L harmonisation des pratiques et des documents La mutualisation des moyens et des professionnels

23 Groupe de travail Démarche qualité : accréditation Des objectifs communs : Amener le laboratoire à l accréditation Etablir le manuel assurance qualité (MAQ) du GCS Définir une politique qualité commune et veiller à sa mise en pratique Réaliser une revue de direction au minimum une fois par an qui définira les objectifs et les indicateurs à mettre en place pour l année et à partir de la 2e revue faire une synthèse de l année passée Entrer dans une démarche d amélioration continue

24 Groupe de travail Démarche qualité : accréditation RH : 1 biologiste RAQ, 1 technicien qualité 0,2 cadre de santé Le choix via une mise en concurrence d un accompagnement externe : choix réalisé en septembre 2014 Une politique qualité GCS Le choix d un logiciel commun pour : - la gestion documentaire, - la gestion des stocks.

25 Articulation avec le projet régional FHF biologie publique - Pilotage par le directeur du d un groupe régional avec l ensemble des établissements publics détenteurs d autorisation de biologie, dont les deux CHU - Travail entre les deux CHU en cours pour se partager des analyses spécialisées - Travail par les CHU avec les CH sur les analyses confiés par les CH aux laboratoires privés (biomnis, cerba) pour que ces analyses soient effectuées par les CHU, avec organisation logistique adéquate

26 Vigilances Diversité de culture d établissements et de services Projet porté collectivement par les professionnels Traitement rapide de la thématique systèmes d informations Respect de l élaboration de l échéancier de mise en œuvre du projet Maîtrise des coûts en particulier logistique Maintien du coût du B < 0,20 (Base d Angers) Transparence du projet pour les professionnels et les organisations syndicales

27 La CHT Biologie Médicale en Vendée Une dynamique implicative de chacun des acteurs Un changement certain, initiateur d un décloisonnement et fondateur d un dialogue communautaire Convention constitutive signée et validée en avril 2015 et règlement intérieur en cours de finalisation Un GCS de biologie prêt pour son déploiement en sept 2015

28 SROS Biologie médicale et coopérations Retour d expérience des Pays de Loire Merci de votre attention Yvon RICHIR