BIEN CHOISIR SON CA. En appliquant les règles que vous propose l Ordre des comptables agréés du Québec, vous gagnerez sur trois plans :

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1 BIEN CHOISIR SON CA PROCÉDURE PROPOSÉE AUX DEMANDEURS DE SERVICES POUR LES APPELS D OFFRES DE SERVICES AUPRÈS DE COMPTABLES AGRÉÉS Il est de plus en plus curant dans le mnde des affaires de prcéder à des appels d ffres de services. Au même titre que d autres prfessinnels, les cmptables agréés snt régulièrement invités à répndre à de telles invitatins. La démarche prpsée ici vise à clarifier la relatin entre le demandeur de services et le CA. POUR UNE SAINE CONCURRENCE À la demande de ses membres, l Ordre des cmptables agréés du Québec a adpté une nte d rientatin tuchant le prcessus d appels d ffres et d ffres de services. Cet encadrement vise à assurer le maintien d un service de qualité et le respect des nrmes prfessinnelles. Il s applique aux appels d ffres u aux ffres de services écrits u verbaux tuchant les missins de vérificatin, d examen et de cmpilatin, ainsi que les travaux spéciaux. Tus les cmptables agréés du Québec y snt assujettis. L Ordre suhaite ainsi vir régner une saine cncurrence entre ses membres, tut en s assurant qu ils préservent leur indépendance, leur intégrité, la crédibilité de la prfessin, la cnfiance des demandeurs de services et la qualité des rapprts avec leurs cllègues. TROIS BONNES RAISONS DE SUIVRE LES RÈGLES PROPOSÉES En appliquant les règles que vus prpse l Ordre des cmptables agréés du Québec, vus gagnerez sur tris plans : 1) vus ferez un chix éclairé, grâce à une meilleure cnnaissance du cmptable agréé et des exigences légales et prfessinnelles auxquelles il est astreint; 2) vus maximiserez le rapprt qualité-prix des services requis, sans que le cût sit nécessairement le facteur déterminant; 3) vus ptimiserez la crdinatin de vs ressurces avec celles de vtre cmptable agréé. De plus, vus aurez davantage de facilité à préparer vtre budget et chisirez vtre cmptable agréé seln des critères bjectifs.

2 RÉDUISEZ VOS RISQUES! Si des règles cmplètes et valables ne snt pas fixées à l avance, le prcessus d appels d ffres peut présenter des risques pur le demandeur de services : un changement fréquent de prfessinnel entraîne un manque de cntinuité dans les services fferts, ce qui peut nuire à vs intérêts; changer d expert-cmptable ne favrise pas l établissement d une relatin de cnfiance avec le prfessinnel, ni la familiarisatin de l expert-cmptable avec le système, deux cnditins imprtantes pur l exécutin d une bnne missin; cmpte tenu de la nécessité de préparer un cahier des charges et de prcéder à des rencntres préalables avec les sumissinnaires ainsi qu à l examen et à l évaluatin des sumissins, l appel d ffres peut être un prcessus labrieux et cûteux; les appels d ffres entraînent parfis une décisin mins éclairée lrsque l n cnsidère le prix cmme le critère prédminant dans le chix du prfessinnel. En pareil cas, vus purriez ne pas recevir des services adaptés à vs besins réels. Vus puvez réduire cnsidérablement ces risques en suivant le guide élabré par l Ordre des cmptables agréés du Québec. AVANT DE PROCÉDER. En tant que demandeur de services, vus avez le drit le plus strict de chisir vtre prfessinnel. Nus vus suggérns tutefis de définir d abrd vs besins avec sin, puis d établir si vus devez vraiment aller en appel d ffres et pur quelles raisns. Précisez ensuite ce que vus recherchez dans un cntrat de services. Pur tirer un avantage maximal des services requis, il est indispensable de bien cnnaître le prfessinnel qui les rendra. Renseignez-vus sur les différents types de missins et furnissez au prfessinnel une infrmatin suffisante pur lui permettre de déterminer les meilleurs myens à prendre pur satisfaire vs besins, tut en fixant des hnraires justes et raisnnables. La cnnaissance des nrmes prfessinnelles que le cmptable agréé dit respecter dans une missin de vérificatin, d examen u de cmpilatin vus permettra de mieux apprécier sn travail.

3 VOTRE APPEL D OFFRES Lrsque vus préparez un appel d ffres, respectez les règles suivantes : rédigez l appel d ffres de façn claire et explicite, pur éviter tut malentendu; précisez les mdalités de dépôt de l ffre de services : lieu, date limite en indiquant s il y aura uverture publique, durée de la validité de l ffre, électin de dmicile, signature et autrisatin du représentant du cabinet; précisez s il s agit d un appel d ffres uvert u restreint (sur invitatin); décrivez la prcédure d acceptatin d une ffre, en précisant les critères de sélectin utilisés; identifiez la persnne respnsable du prcessus; désignez une persnne-ressurce pur répndre aux questins des prfessinnels qui présenternt des ffres de services; précisez la cllabratin qui sera furnie au prfessinnel; incluez un cahier des charges aussi détaillé que pssible u indiquez avec précisin l bjectif des services requis. précisez les échéances à respecter; présentez des infrmatins suffisantes : descriptin smmaire de l rganisme u de l entreprise, principaux éléments du cntrôle interne (la qualité des cntrôles internes purra avir une incidence sur l étendue du travail du prfessinnel), liste des lis et règlements qui régissent l rganisme u l entreprise, autres éléments essentiels à une bnne cmmunicatin entre le prfessinnel et le demandeur de services (vir le Guide d appel d ffres à la fin de cette brchure).

4 ATTENTION! Nus vus invitns à cnsidérer les pints suivants lrsque vus prcéderez à un appel d ffres : rencntrez les assciés des cabinets dnt vus sllicitez une ffre de services, afin de vus assurer que la missin est bien cmprise de part et d autre; mettez à la dispsitin de l expert-cmptable des infrmatins pertinentes et suffisantes et assurez-le d une cllabratin ttale dans l accmplissement de sa missin. Il lui est difficile de déterminer ses hnraires avant l btentin de ces infrmatins, puisque c est à partir de celles-ci qu il devra justifier l pinin qu il exprimera sur la fidélité des états financiers; assurez-vus que la lettre d appel d ffres est détaillée et précise; assurez-vus que l ffre de services répnd à vs besins tut en gardant à l esprit que le prix n est pas le seul facteur qui mérite d être cnsidéré. GUIDE D APPEL D OFFRES A. CONTENU DU TEXTE DE L APPEL D OFFRES Un dcument accmpagnant le cahier des charges devrait cntenir les éléments suivants : 1. Renseignements cncernant l entité Nm, frme juridique de l établissement u de l rganisme. Lis et règlements régissant spécifiquement l entité. Nature des activités et ampleur des pératins. Principaux aspects cntractuels et légaux. Organigramme. Existence d apparentés (nm des apparentés). Existence d un cmité de vérificatin et d un vérificateur interne. Lcalisatin, pints de services, agences, entrepôts, usines, etc. Identité des cadres supérieurs. Respnsabilités des cadres supérieurs.

5 Nmbre d emplyés. Descriptin smmaire du système de cntrôle interne. Particularités cncernant la prductin, la distributin, le persnnel et l administratin. Actifs imprtants et principales dettes. Principaux furnisseurs et demandeurs de services. Opératins particulières (ex. : pératins à l étranger). 2. Renseignements cncernant l ffre de services Destinataire Cnditins d admissibilité : frmalités quant à la présentatin : nmbre d exemplaires, etc.; mdalités de présentatin du calcul des hnraires, s il y a lieu; clauses de nn-cnfrmité puvant entraîner le rejet de l ffre; clauses diverses : assurances requises, cnditins de résiliatin de cntrat, recurs à des sus-traitants, cessin du cntrat, etc.; s il y a lieu, règles de retrait u de mdificatin des ffres de services; pssibilité d acceptatin ttale u partielle des ffres; tute autre cnditin puvant avir un effet sur l ffre de services. Tenue d une séance d infrmatin, s il y a lieu. Échéances des diverses étapes de la prcédure. Endrit ù btenir u cnsulter l infrmatin et les dcuments relatifs à l appel d ffres, ainsi que les dates, le nm des persnnes-ressurces, les adresses, les numérs de téléphne et de télécpieur. Les renseignements suivants devraient être dispnibles à cet endrit : cpie des états financiers des tris dernières années; recmmandatins du vérificateur antérieur; manuels de prcédures; dcumentatin et prcédures relatives à la gestin des systèmes infrmatisés; budget de fnctinnement pur l exercice en curs. Liste des dcuments puvant être cnsultés. Nm de la persnne respnsable de la gestin de l appel d ffres. Péride durant laquelle le prix demeure valide. Prcédure suivie pur l acceptatin d une ffre : mde d uverture des sumissins;

6 critères de sélectin et leur pndératin, mdalités d évaluatin des ffres de services (guide d évaluatin); drit d apprter des mdificatins aux critères de sélectin, si nécessaire, en précisant le nm de la persnne autrisée à cette fin; pssibilité d entrevues; caractère cnfidentiel u nn des ffres (de part et d autre); s il y a lieu, indicatin que seule une cnfirmatin écrite signée par la persnne autrisée (en précisant sn nm) peut engager sa respnsabilité; puvir final du demandeur de services quant à l interprétatin du cahier des charges; cmmunicatin de la décisin finale aux sumissinnaires. Mde de paiement des hnraires : facturatin, fréquence, adresse, niveau de détails requis, etc. 3. Renseignements cncernant la missin Durée du cntrat. Pssibilité de prlngatin u de renuvellement du cntrat. Type de missin. Descriptin des services requis (préparatin des états financiers, préparatin d un rapprt annuel de frme réglementée, préparatin de déclaratin fiscale u d autres types de déclaratin à l intentin du guvernement) pur que le prfessinnel sit en mesure de présenter une ffre de services pertinente. Échéances à respecter. Prtée de la missin de vérificatin, par exemple : vérificatin prprement dite; descriptin et évaluatin des méthdes d enregistrement et de cntrôle des dnnées quantitatives nn financières; vérificatin de la cnfrmité aux lis et règlements; mémire de recmmandatins; activités de secrétariat. Cllabratin fferte au vérificateur par le persnnel du demandeur de services au curs de sn travail. S il y a lieu, éléments particuliers sur lesquels l pinin dit prter. Dcuments et renseignements devant être furnis par le cabinet.

7 B. EXEMPLE DE DOCUMENT D APPEL D OFFRES 1. Appel d ffres «uverte» XXXX désire btenir les services d un cabinet d experts-cmptables pur effectuer la vérificatin de ses états financiers. Tutes les cnditins de cet appel d ffres snt cntenues dans des dcuments qui snt dispnibles pur examen et qui peuvent être btenus du. au (dates et heures) à (adresse). Aucune prpsitin reçue après le (date, heure) ne sera acceptée. Pur être admissible à la présentatin d une prpsitin, le prpsant dit satisfaire aux cnditins suivantes, sans qui sa prpsitin sera autmatiquement rejetée : avir btenu le dcument d appel d ffres directement de (nm); être un cabinet ayant un bureau d affaires à (endrit); avir assisté à la séance d infrmatin qui se tiendra le (date et heure), à (adresse). Les ffres de services devrnt être accmpagnées d un chèque visé, d une traite bancaire u d un cautinnement au mntant de (mntant), payable à (nm). XXXX ne s engage à accepter ni la plus basse sumissin, ni tute autre prpsitin reçue. Au besin, de l infrmatin additinnelle peut être btenue auprès de (nm), au (numér de téléphne). 2. Appel d ffres sur invitatin Mme/M./Nm du cabinet, Madame, Mnsieur, XXXX désire cnfier une missin de vérificatin de ses états financiers pur l exercice se terminant le (date). Le nm de vtre cabinet nus ayant été référé par (nm), je vus invite à présenter une ffre de services. À cette fin, vus truverez ci-inclus (une descriptin/un devis/un cahier des charges) de la missin. Je désire vus rappeler la clause (préciser) de la missin, dnt le nn-respect entraînerait le rejet de vtre ffre. J apprécierais recevir une ffre de services de vtre cabinet.

8 C. EXEMPLE DE CAHIER DES CHARGES 1. OBJET Vérificatin des états financiers 2. MISSION DE VÉRIFICATION Opinin sur les états financiers Opinin sur le respect de certaines exigences légales Opinin sur l utilisatin des fnds Opinin sur les prcédés de cntrôle interne 3. LISTE DES DOCUMENTS À CONSULTER Règlements divers Plitiques budgétaires Exigences quant au rapprt du vérificateur Cnventins cllectives Directives ministérielles Etc. 4. DESCRIPTION DES TRAVAUX Évaluatin du cntrôle interne Vérificatin de fin d exercice Rapprt du vérificateur Mémire de recmmandatins Rencntre avec les dirigeants Présentatin devant le Cnseil d administratin et le Cmité de vérificatin Etc. 5. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES Li particulière régissant l rganisme u l entreprise Échéances à respecter 6. INFORMATION GÉNÉRALE Principales dnnées budgétaires et états financiers des tris dernières années Nmbre apprximatif d pératins Nmbre apprximatif de chèques Nmbre d emplyés Nmbre de cmptes de demandeurs de services Fnctinnement du système cmptable Traitement de la paie Lgiciels utilisés Furnisseurs imprtants 7. MISSION SUPPLÉMENTAIRE, S IL Y A LIEU

9 8. CONTENU DE L OFFRE DE SERVICES Prix fermes incluant tus les frais Exercices financiers cncernés Grille des tarifs hraires pur chaque catégrie de persnnel assciée à des travaux additinnels susceptibles d être prpsés à l expert-cmptable. D. GRILLE D ÉVALUATION S il existe une grille d évaluatin des ffres de services, il serait suhaitable qu elle sit furnie aux sumissinnaires, de même que les autres critères de sélectin qui purraient être ajutés. Pur faciliter l évaluatin, il peut être préférable de demander deux dcuments d ffre de services : l un relatif à la missin elle-même, et l autre cncernant les hnraires. Cette façn de prcéder favrise une évaluatin plus bjective qui ne tient pas uniquement cmpte du prix, même si celui-ci peut cnstituer un aspect imprtant de l évaluatin finale. La grille d évaluatin purrait prendre la frme suivante : Évaluatin des critères sauf prix (75 % du ttal) Taux de pndératin Cabinet A Cabinet B Cabinet C 1. Frmatin et cmpétence 2. Cmpréhensin 3. Organisatin et Structure 4. Expérience du persnnel 5. Budget de temps - réalisme 6. Autres critères (Max. 8) Sus-ttal Max. 75 Critère prix : (25 % du ttal) Max. 25 GRAND TOTAL 100 Pur cet exemple, nus avns utilisé les critères les plus fréquemment retenus :

10 1) frmatin et cmpétence de la persnne respnsable de la missin : spécialisatin dans ce type de missin et dans des travaux similaires réalisés ailleurs, et encadrement du persnnel; 2) cmpréhensin des bjectifs de la missin et de la méthdlgie utilisée, en fnctin du genre de rapprt à prduire; 3) rganisatin et structure du cabinet : évaluatin des ressurces humaines et autres dnt il dispse pur remplir la missin. Ce critère inclut les éléments suivants : suffisance du persnnel, capacité et dispnibilité, frmatin adéquate et pertinence du persnnel, cntrôle de la qualité; 4) expérience des membres de l équipe de vérificatin sur place : chargé de prjet, chef de grupe, chef d équipe; 5) caractère réaliste du budget de temps et de la répartitin des effectifs. L évaluatin à partir des critères autres que le prix devrait être effectuée avant de cnnaître le mntant sumis. On décide ensuite de la pndératin à leur accrder par rapprt à l élément prix (75 % dans l exemple). On peut aussi utiliser d autres critères que ceux cités dans l exemple, en ajuter u en retrancher (ex. : engagement des membres du cabinet dans le milieu, autres services fferts par le cabinet, etc.). Surce : Service Prduits et services prfessinnels, OCAQ Dépôt légal : Biblithèque natinale du Québec et Biblithèque natinale du Canada 2 e trimestre 1995 (révisé en mars 2006) ISBN :